المستندات الإدارية في العمل المكتبي. مبادئ توجيهية لإعداد الوثائق التنظيمية

ديكور المستندات الإدارية. الأنواع الشائعة من المستندات الإدارية هي القرارات والقرارات والأوامر والأوامر والتعليمات.

يجب أن تتوافق جميع المستندات الإدارية مع GOST R 6.30-2003 "الأنظمة الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. تصدر الوثائق الإدارية على أساس أو بموجب قوانين وقرارات وأوامر السلطات العليا أو ضمن صلاحيات واختصاصات الرئيس.

يعد إعداد الوثائق الإدارية عملية معقدة. يمكن أن يعهد بها إلى أحد المسؤولين أو مجموعة عمل.

قد يشمل إعداد الوثائق الإدارية المراحل التالية:

• دراسة جوهر القضية ؛
• إعداد مشروع الوثيقة الإدارية ؛
• الموافقة على الوثيقة ؛
• توقيع الوثيقة.

لقرارات ومقررات الهيئة الجماعية (مجلس الإدارة ، لجنة النقابات العمالية) ، تتم إضافة مرحلة مناقشة واعتماد هذه الوثائق في اجتماع الهيئة الجماعية.

تعليمات حول كيفية الإصدار بشكل صحيح

ترتيب – عمل قانونيصادر عن رئيس لحل التنظيمية التشغيلية والموظفين وغيرها من القضايا العمل الداخليضمن اختصاصها.

يتم وضع الترتيب على نموذج ويحتوي على التفاصيل التالية: اسم المنظمة ، واسم نوع المستند ، والتاريخ ، ورقم التسجيل ، ومكان التجميع ، وعنوان النص ، والنص ، والتوقيع. يدخل الأمر حيز التنفيذ من لحظة التوقيع عليه من قبل الرئيس ، ما لم تتم الإشارة إلى فترة أخرى في النص.

حسب التعيين ، يتم تقسيم الطلبات إلى أوامر للنشاط الرئيسي ول شؤون الموظفين.

يتكون نص الأمر ، كقاعدة عامة ، من جزأين: تأكيدي وإداري. يعكس الجزء التأكيدي أهداف وغايات الإجراءات المحددة ، وأسباب إصدار الأمر ، ويوفر ارتباطًا بالمستند الذي كان بمثابة أساس لإعداد الأمر. يحتوي الجزء الإداري على الإجراءات المقررة وأسماء المسؤولين عن تنفيذها والمواعيد النهائية لتنفيذها. يتم فصل الجزء الإداري عن الجزء المفروض بكلمة "أنا أطلب" ، والتي تتم طباعتها بأحرف كبيرة ويتم وضع علامة النقطتين. ينقسم الجزء الإداري من نص الأمر ، كقاعدة عامة ، إلى فقرات مرقمة بالأرقام العربية بالنقاط. في كل فقرة ، يتم تحديد المؤدي (المسؤول) ، والإجراء المحدد والموعد النهائي للتنفيذ. يشار إلى المؤدي في حالة الجرعات. يمكنك أيضًا أن تحدد بطريقة عامة ، على سبيل المثال: رؤساء المنظمات النقابية. تبدأ كل فقرة من الجزء الإداري بإشارة إلى إجراء معين ، يتم التعبير عنه بفعل في شكل غير محدد - "الاستعداد" ، "التنظيم" ، "تقديم" ، "تطوير" وغيرها.

فمثلا:

الاتحاد الروسي

منظمة نقابية لـ KSPU

ترتيب

04.03.2000 № 3

كراسنويارسك

حول مقدمة تعليمات العمل المكتبي

بهدف تحسين العمل بالمستندات والتأكد من سلامتها ، تم تنفيذ قرار رئاسة اللجنة النقابية بتاريخ 2/3/2010.

انا اطلب:

1. اعتماد التعليمات الخاصة بحفظ السجلات في التنظيم النقابي.

2. لدخول تعليمات العمل المكتبي حيز التنفيذ اعتبارًا من 10.03.2010

المسؤول: أخصائي ن. ناليموفا

3. الاسترشاد بجميع رؤساء المنظمات النقابية الانقسامات الهيكليةقواعد العمل مع المستندات ، المنصوص عليها في تعليمات العمل المكتبي.

4. تقديم متخصص ن. Nalimovoy يكرر تعليمات العمل المكتبي وينقل إلى جميع المنظمات النقابية للمعاهد والكليات حتى 10.03.2010.

5. يعهد بمراقبة تنفيذ هذا الأمر إلى نائب الرئيس E.N. Belova

يجب أن يتم صياغة عنوان الطلب بوضوح ، باختصار ، معبراً عن المحتوى الرئيسي للوثيقة والإجابة على السؤال "حول ماذا؟". لا يمكن أن يستغرق العنوان أكثر من 5 أسطر ، حيث تتم طباعته على الهامش الأيسر بعد فاصل زمني واحد.

تسجيل الطلبات هو تخصيص الأرقام التسلسلية داخل تقويم سنوي.

يتم إصدار أوامر الموظفين على أساس النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لمحاسبة العمالة ودفعها ، والتي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 06 أبريل 2004 رقم 1 و قانون العملالترددات اللاسلكية. أوامر على الموظفين هي الأساس لإجراء إدخالات في كتب العملوالبطاقات الشخصية لسجلات الموظفين والجوائز والوثائق الأخرى ويتم تخزينها لمدة 75 عامًا.

تعليمات حول كيفية الترتيب

تغير- وثيقة إدارية صادرة عن الرئيس أو نائبه عن الأعمال والأنشطة الفردية. في علاقة قانونيةالأمر والنظام متكافئان. الفرق بينهما هو أن الطلبات يتم استلامها وفقًا لـ القضايا العامة، والطلب خاص.

لذلك ، فيما يتعلق بتكوين التفاصيل وموقعها ، لا يختلف الترتيب عن الترتيب ، ولكنه غالبًا لا يحتوي على جزء موضح. يبدأ نص الجزء الإداري بكلمات "أنا أعرض" أو "ألزم".

فمثلا:

النقابة التجارية للعاملين في التعليم العام والعلوم

الاتحاد الروسي

منظمة كراسنويارسك الإقليمية (الإقليمية)

منظمة نقابية لـ KSPU

ترتيب

14.05.2012 № 12

كراسنويارسك

عن المنافسة

فنية وخلاقة

اعمال منسوبي الجامعة

فيما يتعلق بقرار هيئة رئاسة اللجنة النقابية بتاريخ 20 أبريل 2012 لإجراء مسابقة للأعمال الفنية والإبداعية ، ألتزم بما يلي:

1. إجراء مسابقة للأعمال الفنية والإبداعية لموظفي الجامعة. المسؤول V.I. تيخوميروف ، الموعد النهائي - 2012/05/25.

2. تسند مراقبة مسابقة الأعمال الفنية والإبداعية للموظفين إلى نائب رئيس مجلس الإدارة E.V. إيفانوف

رئيس Sofronova O.G. سوفرونوفا

تعليمات حول كيفية التنسيق

تعليمات -قانون صادر عن الرئيس أو نائبه بشأن المسائل الإعلامية والمنهجية وتنفيذ الأوامر واللوائح والتعليمات.

لا تختلف الإشارة إلى تكوين التفاصيل عن الأمر ، ويبدأ الجزء الإداري منه بالكلمات "أقترح" ، "أعتبره ضروريًا" ، "أوصي".

فمثلا:

النقابة التجارية للعاملين في التعليم العام والعلوم

الاتحاد الروسي

منظمة كراسنويارسك الإقليمية (الإقليمية)

منظمة نقابية لـ KSPU

ملاحظة

03.06.2002 № 26

كراسنويارسك

في موضوع تدريب النشطاء النقابيين

تنفيذا لقرار هيئة رئاسة اللجنة النقابية بتاريخ 20 أبريل 2012 "حول برنامج الموظفين"

أنا أعرض:

1. رؤساء المنظمات النقابية من المعاهد والكليات يقدمون إلى اللجنة النقابية الموضوعات المقترحة لتدريب النشطاء النقابيين قبل 20/06/2012.

2. تضع اللجنة التنظيمية الجماهيرية للجنة النقابية خطة تدريب للنشطاء النقابيين وتعرضها على هيئة رئاسة اللجنة النقابية قبل 7/1/2012 لاعتمادها. مسؤول - متخصص ن. ناليموفا

3. يُعهد بمراقبة تنفيذ هذه التعليمات إلى نائب الرئيس E.V. إيفانوف.

رئيس Sofronova O.G. سوفرونوفا

البروتوكول ، كيفية الإصدار

بروتوكول- وثيقة تسجل مسار مناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات. لذلك ، من ناحية ، يمكن أن يكون البروتوكول ورق ابيض(تحتوي على معلومات حول مسار مناقشة قضايا الإدارة) ، من ناحية أخرى ، إنها وثيقة إدارية ، لأن يحتوي على الجزء المنطوق.

يوثق البروتوكول أنشطة الهيئات الجماعية الدائمة ، مثل لجنة النقابات العمالية. يتم الاحتفاظ بالمحاضر الإلزامية في التقارير والاجتماعات الانتخابية والمؤتمرات والندوات والاجتماعات. السكرتير مسؤول عن إعداد البروتوكول وصحة الإدخالات في البروتوكول. يجب تحرير المحضر في موعد أقصاه 5 أيام من تاريخ الاجتماع. يتم وضع جميع أنواع البروتوكولات في نموذج مشترك ، والذي يتضمن التفاصيل التالية: اسم المنظمة ، واسم نوع الوثيقة (البروتوكول) ، وتاريخ ورقم البروتوكول ، ومكان إعداد البروتوكول ، وعنوان نص ، نص ، توقيعات. يجب أن يعكس البروتوكول محتوى الاجتماع ، والاجتماع ، وتلبية متطلبات اكتمال المعلومات وموثوقيتها. يتم ترقيم محاضر الاجتماعات واجتماعات اللجنة النقابية خلال السنة التقويمية.

العنوان إلى نص البروتوكول هو اسم الحدث الذي يتم تسجيله (اجتماع ، جلسة ، اجتماع) واسم الهيئة الجماعية التي يتم تسجيل عملها. يتكون نص البروتوكول من جزأين: تمهيدي وأساسي.

ينبغي أن يتضمن الجزء التمهيدي من نص البروتوكول الأسئلة التالية:

• من يدير الحدث المسجل ؛
• من حافظ على البروتوكول ؛
• من كان حاضرا في الاجتماع (الجلسة ، الاجتماع) ؛
• من تمت دعوته (إذا لزم الأمر) إلى الاجتماع ؛
• ما هي القضايا التي نوقشت في الاجتماع.

تتضمن المعلومات الخاصة بالرئيس والسكرتير والحاضرين والمدعوين أسماء المسؤولين والأحرف الأولى من اسمهم. بالإضافة إلى ذلك ، بالنسبة للأشخاص المدعوين إلى الاجتماع ، يتم توضيح الموقف الذي تم عقده. في الاجتماعات التي يوجد فيها عدد كبير من المشاركين ، يعد سرد الحاضرين في الجزء المائي غير عملي ، وبالتالي ، يتم تجميع قائمة منفصلة بالحاضرين في الاجتماع ، وفي قسم "الحضور" ، يكون العدد الإجمالي للحاضرين هو المشار إليها ، مع ارتباط إلى القائمة المرفقة.

مرسوم بشأن كيفية الإصدار بشكل صحيح

مرسوم- قانون معياري اعتمدته هيئة جماعية لمعالجة أهم قضايا النشاط. تُصاغ القرارات عادةً على نماذج وتحتوي على التفاصيل التالية: اسم الهيئة الإدارية ، ونوع الوثيقة ، وتاريخ اعتمادها ، ومكان نشرها ، وعنوان النص. في الوثائق الإدارية للهيئات الجماعية ، يرد النص بضمير الغائب المفرد "يقرر" ، "يقرر". تتم طباعة الكلمات "يقرر" ، "يقرر" ، "يقرر" ، "قرر" بأحرف كبيرة أو صغيرة في التفريغ ، أي يتم تمييزها بصريًا وبالتالي تفصل الجزء المؤكد من المستند عن الجزء الإداري.

يتكون نص القرار من جزأين: تأكيد وحكم. ويشير الجزء التأكيدي إلى أسباب النشر والأهداف التي يجب تحقيقها أثناء تنفيذه. إذا صدر القرار على أساس وثيقة إدارية من هيئة أعلى ، فيتم الإشارة إليه في الجزء المؤكد. يبدأ الجزء الإداري من القرار باسم الهيئة التي تتبناه. يتكون الجزء الإداري ، كقاعدة عامة ، من عدة فقرات ، كل منها يشير إلى المؤدي - المسؤول ، والعمولة ، والإجراء المحدد والموعد النهائي للتنفيذ. في الفقرة الأخيرة من القرار ، يتم تسمية الشخص الذي يُعهد إليه بالتحكم في التنفيذ. القرارات والقرارات لها توقيعان - رئيس وأمين سر الهيئة الجماعية.

إذا كانت المعلومات مفيدة ، فاترك تعليقات ، وشارك رابطًا لهذه المقالة في ملف في الشبكات الاجتماعية. شكرًا لك!

تتضمن وثائق المنظمة مجموعات من الوثائق تختلف من حيث الغرض وترتيب الاستخدام. الوثائق الأكثر شيوعًا هي القوانين ، وصف الوظيفةوالأوامر والبروتوكولات والأفعال والرسائل الرسمية والوثائق الأخرى التي تشكل جزءًا من المستندات التنظيمية والإدارية (ORD). يجب إعداد هذه المستندات وتنفيذها وفقًا لـ GOST 6.38.90 "نظام التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية "و USORD.

يتضمن هيكل الوثائق التنظيمية والإدارية المجموعات التالية وثائق الإدارة: الوثائق التنظيمية والإدارية والمعلوماتية والمرجعية.

الوثائق التنظيمية.

تعمل جميع المؤسسات الحكومية والبلدية والخاصة والجمعيات العامة على أساس الميثاق.

الميثاق عبارة عن مجموعة من القواعد التي تسجل أنشطة المنظمات والمؤسسات والجمعيات والمواطنين ، وعلاقتهم بالمنظمات الأخرى والمواطنين ، والحقوق والالتزامات في منطقة معينة من الدولة أو النشاط الاقتصادي. هناك ، على سبيل المثال. ميثاق الجمعية الرياضية التطوعية. الميثاق شركة مساهمةإلخ.

يتم اعتماد اللوائح العامة من قبل الهيئات العليا سلطة الدولةوالإدارة ، ومواثيق المنظمات العامة يتم اعتمادها والموافقة عليها من قبل مؤتمراتها. تتم الموافقة على مواثيق مؤسسات الدولة ومؤسساتها من قبل هيئاتها العليا (الوزارات والإدارات). المواثيق الشركات البلديةتمت الموافقة عليها من قبل إدارات المنطقة (المدينة) ، خاصة - من قبل المالكين المعنيين ، والتجمعات ، مسجلة في الإدارات الإقليمية والإقليمية والمدينة والمقاطعة.

يجب تقديم التفاصيل التالية في تصميم المواثيق: اسم الوزارة ، واسم المنظمة ، ونوع الوثيقة ، والفهرس ، والتاريخ ، ومكان النشر ، وختم الموافقة. في "نص" الدعائم ، من الضروري توفير أقسام مثل الأحكام العامةوالوظائف الأساسية والحقوق والالتزامات والإدارة والعلاقات والاتصالات والإنتاج والأنشطة الاقتصادية والتجارية والممتلكات والصناديق والرقابة والتحقق والتدقيق وإعادة التنظيم والتصفية. بعد النص ، يتم وضع توقيع القائد.

اللائحة هي قانون معياري يحدد إجراءات تشكيل وهيكل ووظيفة واختصاص وواجبات وتنظيم عمل نظام هيئات الدولة (هذه هي الأحكام العامة لوزارات الاتحاد الروسي) ، هيئة واحدة ( على سبيل المثال ، لائحة الإدارة العامة للإدارة الإقليمية) ، أو وحدة هيكلية (لجنة ، مجموعات). في مجموعة منفصلةمن الضروري تحديد الأحكام التي تنظم مجمل العلاقات التنظيمية والعمل والعلاقات الأخرى بشأن قضية محددة.

اللوائح قياسية وفردية. يتم تطوير النماذج النموذجية لنظام المؤسسات والشركات. يجب أن يشتمل نص اللائحة على أقسام مثل جزء مشترك(الديباجة) ، الوظائف الأساسية ، الحقوق ، إجراءات تشكيل وتنظيم العمل ، إلخ ، حسب طبيعة الموقف.

اللوائح واللوائح هي وثائق معقدة. عادة ما يتم تحديد هيكلها ومحتواها من قبل مؤسسات التنمية.

التعليمات هي عمل قانوني صادر عن سلطة تسيطر عليها الحكومة، من أجل وضع القواعد التي تحكم الجوانب التنظيمية والعلمية والتقنية والتكنولوجية والمالية وغيرها من الجوانب الخاصة لأنشطة المؤسسات والمنظمات والشركات (أقسامها وخدماتها) والمسؤولين والمواطنين. يتم إصدار التعليمات من أجل توضيح وتحديد إجراءات تطبيق القوانين التشريعية والوثائق الإدارية (على سبيل المثال ، الأوامر).

يجب أن يحدد عنوان التعليمات بوضوح مجموعة القضايا والأشياء والأشخاص التي تنطبق عليهم متطلباتها.

يتم تقسيم نص التعليمات وفقًا لمخطط منطقي معين إلى أقسام وفقرات وفقرات فرعية. التعليمات عبارة عن مستند دائم أو طويل الأجل (حتى يتم استبداله بآخر جديد).

يتم وضع التعليمات على شكل مشترك. تتم الموافقة عليها بموجب قانون إداري خاص أو مباشرة من قبل الرئيس. عندما تتم الموافقة على أمر من خلال مستند إداري (أمر ، تعليمات ، إلخ) ، فإنه يحدد الموعد النهائي لإدخال التعليمات ، ويسرد ما يلزم الترتيبات التنظيميةيشار إلى الأشخاص المسؤولين.

المستندات الإدارية.

أحد أشكال النشاط التنفيذي والإداري للمنظمات والمؤسسات والمنشآت هو نشر الوثائق الإدارية ، والتي يتم من خلالها حل أهم القضايا الإدارية. وفقا للتشريعات والاختصاصات الحالية ، تصدر الهيئات الإدارية الوثائق الإدارية التالية: أوامر ، تعليمات ، تعليمات ؛ حلول؛ المراسيم والمراسيم.

القرار ، كوثيقة إدارية ، هو عمل قانوني يتم تبنيه من قبل هيئة وزارة أو قسم ، أو مجلس علمي ، إلخ.

الأمر - إجراء إداري لهيئة حكومية ، له طبيعة رسمية ، صادر في إطار اختصاص مسؤول ، وكالة حكوميةالكفاءات قوة الربطللمواطنين والمنظمات التي يتم توجيه هذا الأمر إليها. الأوامر هي لوائح داخلية وتنقسم إلى مجموعتين: أوامر عامة وطويلة الأجل وأوامر تتعلق بقضية محددة ، حالة فردية. تصدر الأوامر من قبل الحكومة والوزارات والإدارات وإدارات الأقاليم والمناطق والمدن والمقاطعات وإدارات الشركات والمؤسسات ضمن الحقوق الممنوحة لها بموجب قوانين الاتحاد الروسي.

تعليمات - وثيقة إدارية صادرة عن الوزارات والإدارات والمنظمات بشكل رئيسي حول المعلومات والقضايا المنهجية ، وكذلك القضايا المتعلقة بتنظيم تنفيذ الأوامر والتعليمات وغيرها من الإجراءات. يفوض الرئيس حق توقيع التعليمات إلى نوابه أو رؤساء الدوائر في نطاق اختصاصهم. يتم إعداد وتنفيذ التعليمات وفقًا لـ النظام المعمول بهإعداد وإصدار الأوامر.

الأمر - قانون قانوني صادر عن رؤساء الوزارات والإدارات والإدارات والمؤسسات والجمعيات والمنظمات والشركات العاملة على أساس وحدة القيادة. يصدر الأمر بحل المهام التشغيلية الرئيسية التي تواجه هذه الهيئة.

الترتيب هو النوع الأكثر شيوعًا من المستندات الإدارية المستخدمة في ممارسة الإدارة. يتم نشره عن إنشاء أو تصفية أو إعادة تنظيم المؤسسات أو أقسامها الهيكلية ، والموافقة على اللوائح والتعليمات والقواعد والمستندات المماثلة التي تتطلب الموافقة ، والتنظيم ، والمؤسسة ، وكذلك بشأن قضايا الموظفين الخاصة بقبول الموظفين ونقلهم وفصلهم ، إلخ. عن طريق الأمر ، يحدد المدير المهام الرئيسية للموظفين ، ويشير إلى طرق حل المشكلات الأساسية. الطلب إلزامي لجميع الموظفين في منظمة أو صناعة معينة. في بعض الحالات ، قد ينطبق الأمر على مجموعة واسعة من المنظمات والمسؤولين ، بغض النظر عن تبعيتهم.

يجب أن تمتثل جميع المستندات الإدارية بدقة للقانون ، ولا يمكن أن يحتوي أي منها على أحكام تتعارض مع القانون.

هناك ثلاث مراحل في إعداد الوثيقة الإدارية:

(ب) هذه هي دراسة جوهر القضية وإعداد مشروع وثيقة ؛

مرحلة مناقشة واعتماد الوثيقة في اجتماعات الهيئة الجماعية (في حالة القرارات والمقررات).

ل تنسيق الوثيقة والتوقيع عليها.

يمكن أن يعهد بإعداد مسودة وثيقة إدارية إلى وحدة هيكلية واحدة أو أكثر ، أو مسؤولين فرديين. الشرط الرئيسي لضمان الجودة العالية للوثيقة هو الكفاءة الكافية للأشخاص الذين يعدونها.

يتطلب إعداد مشروع الوثيقة الإدارية جمع المعلومات الضرورية حول مزايا السؤال المطروح. بعد جمع ودراسة المواد اللازمة ، بعد تحديد واضح للغرض من إصدار وثيقة إدارية ، بدأوا في صياغة مسودته.

غالبًا ما يتكون نص المستند الإداري من جزأين مترابطين: تأكيد وإداري.

من الضروري مراعاة وقت تقديم المعلومات لفناني الأداء المحددين. قد يكون للوثيقة الإدارية موعد نهائي مشترك لجميع العناصر. ومع ذلك ، في كثير من الأحيان يتم تحديد الموعد النهائي لكل مهمة على حدة.

بعد إعداد نص الوثيقة الإدارية ، انتقل إلى تصميمها. يتم إعداد المستندات الإدارية على نموذج مشترك بتنسيق A4. يتضمن تكوين التفاصيل شعار النبالة للاتحاد الروسي ، واسم القسم ، واسم المؤسسة ، واسم نوع المستند ، والتاريخ ، والفهرس (الرقم) ، ومكان التجميع ، والعنوان ، والنص ، التوقيع (التوقيعات) ، علامات الموافقة.

المرحلة الأخيرة من العمل بمسودة الوثائق الإدارية هي الموافقة عليها والتوقيع عليها. قبل التوقيع ، يخضع المشروع للاتفاق مع المؤسسات المعنية ، وكذلك مع الوحدات الهيكلية أو المسؤولينالتي تهمها. يتم التنسيق عن طريق رؤية أو لصق ختم الموافقة.

يتم تقديم مسودات المستندات المعدة بالكامل للتوقيع. الأوامر والتعليمات موقعة من قبل الرئيس أو نائبه. يجب أن يكون للقرارات والقرارات توقيعان: رئيس وأمين سر الهيئة الجماعية. تدخل المستندات الإدارية حيز التنفيذ من لحظة توقيعها أو إبلاغ المقاول بها. في بعض الحالات ، يشار إلى تاريخ الدخول حيز التنفيذ ومدة فعل الإدارة في الوثيقة نفسها.

البروتوكول - وثيقة تنظيمية وإدارية "تحدد مسار مناقشة القضايا واتخاذ القرار في الاجتماعات والاجتماعات والمؤتمرات واجتماعات الهيئات الجماعية".

عادة ما يتم أخذ دقائق أثناء الاجتماع. في الحالات التي يتم فيها نسخ الاجتماع أو تسجيله على شريط مغناطيسي ، يمكن تحرير المحضر بعد نسخها. يجب أن يحتفظ بالمحضر سكرتير أو شخص معين بشكل خاص. تعتمد جودة تسجيل الخطاب على مؤهلاته وقدرته على الخوض في جوهر القضايا قيد المناقشة. تم وضع البروتوكول على نموذج مشترك بتنسيق A4.

يتم لصق تاريخ الاجتماع ، وليس التنفيذ النهائي أو التوقيع على البروتوكول ، على البروتوكول. إذا استمر الاجتماع عدة أيام ، فسيتم الإشارة إلى تاريخ بداية الاجتماع وتاريخ الانتهاء ، مفصولة بشرطة. رقم البروتوكول هو الرقم التسلسلي لاجتماعات هيئة الزمالة خلال العام. يشير "مكان الاجتماع" المطلوب إلى المدينة التي انعقد فيها الاجتماع.

يحتوي عنوان البروتوكول على إشارة إلى نوع النشاط الجماعي (جلسة ، اجتماع ، اجتماع) واسم هيئة الزمالة. ينقسم نص البروتوكول إلى جزأين: تمهيدي ، حيث يشار إلى الرئيس والسكرتير والحاضرين وجدول الأعمال ، والجزء الرئيسي حيث يتم تسجيل التقدم المحرز في الاجتماع.

وبحسب اكتمال تغطية مناقشة القضايا في الاجتماعات ، فإن المحاضر مقسمة إلى كاملة وقصيرة. في بروتوكول قصير يشير إلى أسماء المتحدث وموضوع التقرير وأسماء المتحدثين. من المستحيل الحصول على فكرة عن طبيعة التعليقات ، ومسار المناقشة ، والآراء المعبر عنها في المناقشة ، وفقًا لمثل هذا البروتوكول. لا يُسمح بالبروتوكول القصير إلا في حالة وجود نصوص أو عندما يتم إرفاق نصوص التقارير والخطب بالبروتوكول. كما يتم تسجيل الاجتماعات التنفيذية بإيجاز.

في جميع الحالات الأخرى ، يجب أن يحتوي البروتوكول على سجلات لجميع الخطب ، وإظهار تطور القرار في تضارب الآراء والمناقشات. خلال الاجتماع ، يمكن فقط صياغة مسودة البروتوكول. في غضون خمسة أيام ، يتم تحديد البروتوكول وإضافته والتحقق منه وتنفيذه. إذا تم إرفاق نسخة بالبروتوكول ، يتم عمل سجل لذلك بعد الجزء الأول من البروتوكول. يتم التوقيع على بروتوكول معدة بالكامل من قبل رئيس مجلس الإدارة والسكرتير.

المعلومات والوثائق المرجعية.

تحتوي الغالبية العظمى من المستندات التي تم إنشاؤها في المنظمة وإدخالها من الخارج على معلومات حول الحالة الفعلية في هذه المنظمة أو غيرها ، والتي تعمل كأساس لدراسة المستندات الإدارية. تتضمن المعلومات والوثائق المرجعية الشهادات والتقارير والمذكرات التفسيرية والملخصات والمراجعات والأفعال والرسائل والبرقيات وما إلى ذلك. فهي ذات طبيعة مساعدة فيما يتعلق بالوثائق التنظيمية والإدارية ، وعلى عكس الأخيرة ، فهي ليست ملزمة. قد تكون المعلومات الواردة في المعلومات والمواد المرجعية مصدر إلهام لاتخاذ إجراءات أو قد تؤخذ في الاعتبار فقط.

المساعدة عبارة عن مستند يحتوي على وصف وتأكيد لبعض الحقائق والأحداث. الشهادات من نوعين: مع معلومات حول وقائع وأحداث ذات طبيعة رسمية ويتم إصدارها للمواطنين والمؤسسات المهتمة للمصادقة على حقيقة قانونية معينة. تتكون المجموعة الأكبر من شهادات من النوع الثاني. يتم إصدارها يوميًا. هذه شهادات تؤكد مكان الدراسة والعمل والوظيفة والراتب ومكان الإقامة ووجود المعالين وما إلى ذلك.

مذكرة - وثيقة موجهة إلى رئيس مؤسسة معينة أو أعلى لإعلامه بالوضع الحالي ، أو الظاهرة أو الحقيقة التي حدثت ، حول العمل المنجز ، وكذلك تحتوي على استنتاجات ومقترحات المترجم. تم إعداد المذكرة حسب توجيهات الإدارة. الغرض من مذكرة المبادرة هو تشجيع القائد على اتخاذ قرار معين. لذلك ، من الواضح أن النص مقسم إلى جزأين. في الأول ، التأكيد ، يتم ذكر الحقائق التي حدثت أو يتم وصف الموقف ، في الاقتراح الثاني ، يتم ذكر الطلبات. تبلغ التقارير المدير عن سير العمل. يتم تقديم هذه الملاحظات بانتظام.

المذكرة التفسيرية هي وثيقة تشرح محتوى بعض أحكام الوثيقة الرئيسية (خطة ، تقرير ، مشروع ، إلخ) أو تشرح أسباب حدث ، حقيقة ، فعل. وفقًا لذلك ، يمكن تقسيم الملاحظات التفسيرية إلى مجموعتين. الأول يتضمن الوثائق التي غالبًا ما تصاحب الوثيقة الرئيسية وتشرح محتوى أحكامها الفردية. يتم إصدارها على الترويسة العامة للمؤسسة. تتكون المجموعة الثانية من ملاحظات توضيحية حول أي حوادث ومواقف وأفعال وسلوك الموظفين الفرديين. يجب أن يكون نص هذه الملاحظات مقنعًا وأن يحتوي على أدلة دامغة. مثل المذكرات الداخلية ، يتم وضعها على أوراق فارغة مع استنساخ نفس التفاصيل وتوقيعها من قبل المترجم.

قانون - وثيقة تم إعدادها من قبل عدة أشخاص وتأكيدها حقيقة ثابتةالحدث العمل. في أغلب الأحيان ، يتم وضع الأعمال من قبل اللجان ، سواء الدائمة أو المعينة من خلال وثيقة إدارية (عادة ما تكون أمرًا) بتوجيه من منظمة أو قائد أعلى. في بعض الحالات ، قد يتم صياغة القانون من قبل مسؤول واحد أو أكثر.

يمكن أن تكون أسباب صياغة قانون مختلفة ، ومن ثم هناك عدد كبير من الأعمال المتنوعة: أعمال التصفية (المؤسسات والشركات والمنظمات) ؛ قبول التحويل (عند تغيير الإدارة ، نقل الحالات ، القيم الماديةإلخ.)؛ تذوق. كائنات استقبال اختبارات؛ إتلاف الصناديق والبضائع التالفة وما إلى ذلك ؛ جرد ، حوادث ، حوادث ، إلخ.

بغض النظر عن التنوع ، يتم وضع الأفعال وفقًا لمخطط واحد. بادئ ذي بدء ، يجب على أعضاء اللجنة دراسة جوهر القضية التي يجب أن تنعكس في القانون ، وكذلك التشريع و أنظمةيحكم هذه القضية. على سبيل المثال ، تتحقق إحدى المؤسسات من تنظيم العمل برسائل وشكاوى وبيانات من المواطنين. يجب أن يكون أعضاء اللجنة على دراية توفير نموذجبشأن تسيير العمل المكتبي بشأن مقترحات وطلبات وشكاوى المواطنين في أجهزة الدولة والشركات والمؤسسات والمنظمات. ستساعد المعرفة بهذه الوثيقة اللجنة على تحديد توقيت النظر في الشكاوى ، وتحديد مجموعة من القضايا للتحقق منها.

يعكس القانون فقط تلك الحقائق التي تم تحديدها بدقة من قبل الأشخاص الموقعين على الوثائق. في البداية ، يتم الاحتفاظ بمسودات السجلات ، وتحديد البيانات الكمية.

تم وضع الفعل على شكل مشترك. يجب أن يتوافق تاريخ ومكان التحرير ، المُلصقان في شكل الفعل ، مع تاريخ ومكان الحدث المُفعَّل. لعدد كبير من المواقف المتكررة ، هناك أشكال موحدةيعمل على تصفية مؤسسة أو جمعية أو مشروع أو أعمال صاغتها مؤسسات أرشيفية عند التحقق من توفر الملفات الأرشيفية وحالتها ، إلخ. ينقسم نص القانون إلى ثلاثة أجزاء: مقدمة ، وتأكيد الجزء ، والاستنتاجات.

مرسوم. هذا قانون قانوني تبنته أعلى وبعض الهيئات المركزية للإدارة الجماعية من أجل حل أهم وأساسيات المهام التي تواجه هذه الهيئات.

قد يحتوي نص القرار على جزء ينص. في هذه الحالة ، يتم ذكر المقدمة (بيان سبب إصدار المستند) ، الإثبات (سرد الحقائق الرئيسية) ، الاستنتاج (بيان الغرض من إصدار المرسوم).

جزء المنطوق إلزامي ، بما في ذلك الإجراء الواجب اتخاذه ، والموعد النهائي للتنفيذ ، والمسؤولين عن التنفيذ (اللقب ، والأحرف الأولى من اسم المسؤول (الأشخاص). والكلمة الرئيسية في هذا الجزء هي "يقرر: ...". على سبيل المثال: قررت الجمعية العامة للمساهمين: ...

المحلول. هذا قانون قانوني تم تبنيه من قبل مجموعة من الوزارات أو الإدارات والمجالس الأكاديمية وما إلى ذلك. من أجل حل أهم القضايا المتعلقة بأنشطتهم.

يتم وضع القرارات وفقًا لنفس مخطط القرارات ، ولكن الكلمة الأساسية للنص هي "مقرر". على سبيل المثال: "^ قرر المجلس الأكاديمي ... للجامعة ..." ، "المجلس ... قرر ...".

تغير. هذا عمل إداري لهيئة حكومية ذات طبيعة موثوقة ، صادر ضمن الاختصاص المنوط بهيئة رسمية تابعة للدولة من أجل حل المشكلات التشغيلية.

تصدر الأوامر من قبل الحكومة والوزارات والإدارات وإدارات الأقاليم والمناطق والمدن والمقاطعات والشركات والمنظمات والمؤسسات. بالنسبة للمواطنين والمنظمات التي يتم توجيه الأمر إليها ، فهو ملزم.

قد يتضمن الأمر جزءًا من البيان ، حيث ، كما هو الحال في القرار ، هناك مقدمة ، دليل ، استنتاج. الجزء الرئيسي من هذه الوثيقة إداري. يشير إلى الإجراء الواجب اتخاذه ، والتعليمات المحددة ، والموعد النهائي ، والمسؤول عن التنفيذ. لا توجد كلمة رئيسية تفصل بين الجزأين التصريح والإداري.

دلالة. وثيقة إدارية صادرة عن الوزارات والإدارات والمنظمات والقيادات ، وتتعلق بشكل أساسي بالمسائل الإعلامية والمنهجية ، فضلاً عن القضايا المتعلقة بتنظيم تنفيذ الأوامر والتعليمات وغيرها من الإجراءات.

اعتمادًا على المحتوى ، يبدأ الجزء الإداري من التعليمات بالكلمات "أنا أقدم ..." أو "ألتزم ...". ويلي ذلك تعليمات مرقمة ، فقرة حول التحكم في التنفيذ. يجب أن يكون للملاحظة عنوان. الجزء التمهيدي غير مطلوب.

ترتيب.هذا قانون قانوني صادر عن رؤساء الوزارات والإدارات والإدارات والمؤسسات والجمعيات والمنظمات والشركات العاملة على أساس وحدة القيادة.

يتم إصدار الأمر لحل المشاكل التشغيلية. إنه النوع الأكثر شيوعًا من المستندات الإدارية المستخدمة في ممارسة الإدارة. في أنشطة المنظمات ، تختلف الأوامر حول القضايا التنظيمية والأنشطة الأساسية والتوظيف. الطلب إلزامي لجميع موظفي هذه المنظمة.

يتم إصدار الأمر على ورق خاص بالمؤسسة يشير إلى نوع المستند - ORDER. التفاصيل الإلزامية للأمر هي: اسم المنظمة الأم (إن وجدت) ، واسم نوع المستند ، وتاريخ ورقم المستند ، ومكان النشر ، والعنوان إلى النص ، والتوقيع ، و التأشيرات. يجب أن يكون العنوان قصيرًا ويعكس بوضوح المحتوى الرئيسي للمستند. على سبيل المثال: حول إجراء تغييرات على الوصف الوظيفي ؛ حول الموعد حول اجتياز الفحص الفلوروجرافي.

يشير الجزء الأول من الأمر إلى سبب أو أساس إنشاء المستند. عادة ما يبدأ بالكلمات فيما يتعلق بـ .... إذا كان محتوى المستند لا يحتاج إلى شرح ، فهو يحتوي فقط على الجزء الإداري.

يبدأ الجزء الإداري بكلمة "أنا أطلب ...". إذا كانت إجراءات الإدارة مطلوبة ، فسيتم استخدام الأفعال في شكل غير محدد: إجراء تغييرات ... ، تعيين ... ، ترجمة ... ، أعلن .... إذا كانت الإجراءات أو المهام تتضمن مؤديًا معينًا ، يبدأ الأمر بإشارة إلى الموضع والاسم الأخير لفناني الأداء في الحالة الأصلية (يتم وضع الأحرف الأولى في النص بعد الاسم الأخير). فمثلا:

انا اطلب:

كبير المحاسبين Novikova T.N. افتح حساب جاري منفصل ...

يتم تقديم الموعد النهائي في سطر منفصل ومُحدد في ثلاثة أزواج من الأرقام العربية: 15.04.05.

تشير الفقرة الأخيرة من الأمر إلى المسؤولين المحددين المكلفين بمراقبة تنفيذ هذه الوثيقة الإدارية. الصياغة المستخدمة هي: للسيطرة على تنفيذ الأمر في ... ، احتفظ بالسيطرة على تنفيذ هذا الأمر.

معلومات ومراجع ومراجع ووثائق تحليلية

تحتوي معظم الوثائق التي تم إنشاؤها في المنظمات والتي تأتي من الخارج على معلومات حول الوضع الفعلي في هذه المنظمات وغيرها ، والتي تعمل كأساس لدراسة الوثائق الإدارية.

تشمل المعلومات والمراجع والمراجع والمستندات التحليلية الشهادات والأفعال والمذكرات والملخصات والمراجعات والرسائل وما إلى ذلك. فيما يتعلق بالوثائق التنظيمية والإدارية ، فهي ذات طبيعة مساعدة وليست ملزمة. قد تؤدي المعلومات الواردة فيها إلى اتخاذ إجراء أو قد تؤخذ في الاعتبار.

المرجعي. الشهادات من نوعين: مع معلومات حول الحقائق والأحداث ذات الطبيعة الرسمية ومع المعلومات التي تثبت حقيقة قانونية معينة ضرورية للفرد لتقديمها إلى منظمة أو مؤسسة.

تفاصيل المساعدة: 1) اسم نوع المستند ؛ 2) تسمية الشخص (اللقب ، الاسم الأول ، اسم الأب) الذي صدرت له ؛ 3) نص يحتوي على المعلومات المطلوبة ؛ 4) اسم العنوان (المنظمة التي تستهدفها الشهادة) ؛ 5) توقيع المسؤول. عادة ما يتم تضمين تسمية المرسل إليه في ختم الزاوية الخاص بالمنظمة أو تصميم الاستنسل لشكل الشهادة ؛ غالبًا ما يتم تقديم التاريخ هناك. غالبًا ما يتم تأكيد القوة القانونية للوثيقة بختم المنظمة.

نماذج اللغة الرئيسية للمساعدة:

تعيين المرسل إليه: يعطى للعرض في ...

مذكرة. هذه وثيقة موجهة إلى الإدارة لإعلامهم بالوضع الحالي ، والحقيقة التي حدثت ، والعمل المنجز ، وكذلك تحتوي على استنتاجات ومقترحات المترجم. يتم إعداد المذكرة بمبادرة من الموظف وبتوجيه من الإدارة. الغرض من مذكرة المبادرة هو تشجيع القائد على اتخاذ قرار معين. غالبًا ما تكون مذكرات التقارير الصادرة بتوجيه من الإدارة ذات طبيعة إعداد التقارير.

تفاصيل المذكرة: 1) المرسل إليه (اسم المسؤول ، لقبه ، الأحرف الأولى) ؛ 2) اسم نوع المستند ؛ 3) النص (معلومات ، اقتراح ومناقشته) ؛ 4) قائمة بالمرفقات المستندية (إذا لزم الأمر) ؛ 5) اسم المنظمة (أو بختم). قد تحتوي المذكرة على عنوان.

الكلمة الرئيسية للمذكرة - من فضلك ... تستخدم الإنشاءات المبتذلة على نطاق واسع: فيما يتعلق بـ ... ، وفقًا لـ ... ، كانت هناك حاجة (لما) ... ، موافق على المشكلة ....

ملاحظة توضيحية. هذه وثيقة تشرح محتوى بعض أحكام الوثيقة الرئيسية (خطة ، تقرير ، مشروع) أو تشرح أسباب حدث ، حقيقة ، فعل. ملاحظات توضيحيةتنقسم إلى مجموعتين. الأول يتضمن الوثائق المصاحبة للوثيقة الرئيسية وشرح محتوى أحكامه الفردية. يتم إصدارها على الترويسة العامة للمؤسسة. تتكون المجموعة الثانية من ملاحظات توضيحية حول أي مواقف وحوادث وأفعال وسلوك الموظفين الفرديين. يجب أن يكون نص هذه الملاحظات مقنعًا ومحفزًا. مخطط نص المذكرة التفسيرية ، من حيث المبدأ ، لا يختلف عن تفاصيل المذكرة وموقعها.

بيان - تصريح. وثيقة رسمية داخلية مصممة لجذب انتباه المعلومات الرسمية ذات التركيز الضيق. يمكن أن يكون المرسل إليه من التطبيق مسؤولًا داخل نفس المنظمة (طلب رسمي) ، أو شخصًا خاصًا (تطبيق شخصي). في بعض الحالات ، يمكن أن يكون البيان جماعيًا: عندما تتعلق المشكلة التي أثيرت في المستند بالعديد من الأشخاص أو الفريق بأكمله.

تُكتب البيانات دائمًا في مناسبة معينة وعادةً ما تكون مكرسة لموضوع واحد. الغرض من البيان الشخصي هو تحقيق مصالح الفرد أو حمايتها.

تفاصيل البيان الشخصي: 1) المرسل إليه. 2) تسمية مقدم الطلب: الاسم الأخير ، الاسم الأول ، اسم الأب (العنوان ، رقم الهاتف - عند مخاطبة شخص خاص إلى منظمة) ؛ 3) اسم نوع المستند ؛ 4) نص يصوغ مصالح أو حقوق مقدم الطلب مع الحجج اللازمة ؛ 5) قائمة بالمرفقات المستندية (إن وجدت) ؛ 6) توقيع مقدم الطلب ؛ 7) التاريخ.

غالبًا ما تسبب السمة الثانية للوثيقة صعوبات: كيفية إصدار لقب مقدم الطلب - في شكل حالة مضافة بحرف جر (من) أو بدون حرف جر؟ من وجهة نظر معايير اللغة الأدبية ، كلا الخيارين مقبولان. في الحالة الأولى ، يتم التأكيد على طبيعة العنونة للوثيقة ويطرح السؤال من من؟ (من إيفانوف الأول) ، في الحالة الثانية ، تم التأكيد على ملكية المستند - بيان من؟ (إيفانوفا الأول). حاليًا ، يعد الخيار الثاني لتسمية المرسل إليه أكثر شيوعًا - بدون حرف جر.

يسبب اسم النوع أيضًا صعوبات: هل يجب كتابة بيان الكلمة بحرف كبير أو صغير ووضع نقطة بعده؟ يتعرف التقليد على كلا الخيارين: البيان - البيان. يمكن وضع النقطة لأنه بعد الكلمة ينتهي البيان الجملة. لا يمكنك وضع نقطة ، لأن. يتم وضع بيان الكلمة في عمود منفصل ، أي هو نوع من قواعد التقييم ، ولا يتم وضع علامات الترقيم في قواعد التقييم.

يمكن تنسيق التاريخ إما بثلاثة أزواج من الأرقام العربية (15/04/05) أو توسيعها (15 أبريل 2005)

يتم تنظيم البيان الرسمي وفقًا لنفس المخطط مثل البيان الشخصي.

الكلمة الأساسية لهذا النوع هي من فضلك. يتم استخدام صيغ اللغة: أعلمك ... ، ألفت انتباهك ... ، في ضوء حقيقة أن ... ، نظرًا لحقيقة ... ، أطلب إذنك ... ، أطلب إجابة ... ، أطلب المساعدة ... ، أطلب منك اتخاذ إجراء ... ، إذا لم تتلق ردًا ...

يمثل.وثيقة تؤكد الحقيقة الثابتة ، الحدث. في أغلب الأحيان ، تصدر الأفعال عن لجان ، وفي بعض الحالات - من قبل مسؤول واحد أو أكثر. يمكن أن تكون أسباب وضع الإجراءات مختلفة ، ومن ثم هناك عدد كبير من الأعمال المتنوعة: أعمال التصفية (المؤسسات والشركات والمنظمات) ؛ قبول التحويل (عند تغيير الإدارة ، نقل القضايا ، الأصول المادية) ؛ تدمير الحالات الجرد ، إلخ. يعكس القانون فقط تلك الحقائق التي تم تحديدها بدقة من قبل الأشخاص الموقعين على الوثيقة.

ينقسم نص القانون إلى ثلاثة أجزاء: مقدمة ، وتأكيد الجزء ، والاستنتاجات. تم إضفاء الطابع الرسمي على نص المقدمة في جميع الأعمال. يشير إلى المستند الإداري الذي تم على أساسه وضع الفعل ، والحدث أو الإجراء الذي تسبب في صياغة القانون ورقمه وتاريخه. ويلي ذلك الكلمة المترجمة ويتم سرد الأسماء (بالأحرف الأولى) لمجمعي الفعل.

يحدد الجزء التأكيدي أهداف وغايات وجوهر العمل الذي قام به واضعو القانون ونتائجه. يحتوي الجزء الأخير من القانون على استنتاجات وتوصيات. هذا الجزء اختياري - قد ينتهي النص ببيان الحقائق. في النهاية ، يتم وضع التوقيعات ، بينما لا يتم الإشارة إلى المواضع قبل الأسماء.

كما هو الحال في عدد من الوثائق الأخرى ، في الفعل ، النص يسبق العنوان ، والذي يبدأ بحرف الجر حول (about) ويتم صياغته بمساعدة اسم لفظي: حول التحقق ... ، حول الشطب ... ، عن القبول والإرسال ...

تتطلب بعض أنواع الأعمال موافقة قيادة الإدارة العليا (الوزارة).

الوثائق التنظيمية والإدارية هي مجموعة من الأعمال المستخدمة في مجال الإدارة. هم مقسمون إلى ثلاث مجموعات. دعونا نفكر فيها بمزيد من التفصيل.

الوثائق التنظيمية والإدارية: التصنيف

تستخدم الشركة مختلف الأعمال المحلية. يشمل نظام الوثائق التنظيمية والإدارية:

1. المعلومات والمواد المرجعية. وتشمل هذه المراسلات (البرقيات ، والرسائل ، وما إلى ذلك) ، والتوضيحات والمذكرات ، والأفعال ، والعقود ، والمراجعات ، والاستنتاجات ، والشهادات ، وما إلى ذلك.
2. الوثائق التنظيمية. فهي تحدد الوضع القانوني والأنشطة الرئيسية للمؤسسة والمؤسسة وكذلك الأقسام الهيكلية. وتشمل هذه القواعد والمواثيق وجداول التوظيف والتعليمات واللوائح وما إلى ذلك.
3. الوثائق الإدارية للمنظمة. يضعون تعليمات مختلفة من الهيئات الجماعية والمسؤولين. في الوقت نفسه ، تعمل هذه الأفعال كوسيلة لنقل أوامر مكتوبة إلى أشخاص ومرؤوسين محددين. وتشمل هذه القرارات والقرارات والأوامر والمراسيم وما إلى ذلك.

ليس المقصود ان تكون هذه القائمة مطلقة. التنظيمية والإدارية هي أيضا وثائق عن الموظفين. وتشمل هذه البطاقات والشهادات والبيانات والخصائص. تخصيص البروتوكول بشكل منفصل. فهو يجمع بين ميزات المرجع والمعلومات والوثيقة الإدارية.

الخصائص العامة

يعمل كل من أعلاه كحامل لمعلومات محددة. وفقًا لهذا ، فإنه يحتوي على مجموعة من المكونات ، والغرض المقصود منها لا يمكن وصفه بأنه لا لبس فيه. تتضمن بعض العناصر معلومات تعكس الظواهر التي تدعم إعداد الوثائق. تحمل المكونات الأخرى معلومات حول الفعل نفسه ، حيث تعمل كسمات إلزامية. في كل مؤسسة معينة ، يتم تحديد الإجراء الذي يتم بموجبه تسجيل المستندات التنظيمية والإدارية في تعليمات العمل المكتبي. تم تطويره من قبل الشركة بشكل مستقل ، مع مراعاة متطلبات القانون.

نظام الوثائق الإدارية

بمساعدة مثل هذه الأعمال ، يتم حل القضايا الإدارية الرئيسية. تنص الوثيقة الإدارية على تنظيم وتنسيق أنشطة المؤسسة ، وتسهم في تنفيذ المهام الموكلة إلى الهيئات الإدارية. يحق لرؤساء أي شركة إصدار مثل هذه التصرفات بغض النظر عن أعمالهم الوضع القانونيومحتوى وطبيعة الأنشطة والكفاءات والهياكل وما إلى ذلك. تحتوي الوثيقة الإدارية على قرار قادم من أعلى: من الهيئة الإدارية إلى المرؤوس ، من مدير المؤسسة إلى الأقسام وموظفيها. من خلال هذه الأعمال ، يتم تنفيذ وظيفة الإدارة الرأسية.

أنواع الفعل

وفق التشريعات الحالية، يتم تمييز الأنواع التالية من المستندات الإدارية:

النوعية

يتم اتخاذ المراسيم والقرارات والأوامر في جميع الحالات المتعلقة بالحاجة إلى إصدار قانون فردي أو معياري بشأن القضايا الرئيسية المتعلقة باختصاص المؤسسة. يتم إصدار التعليمات والأوامر وفقًا للمهام التشغيلية. كما أنها ضرورية لضمان تنفيذ القرارات والأوامر والأوامر. في المعنى القانونيتعتبر جميع أنواع الوثائق الإدارية بمثابة أعمال قانونية. إنها تعكس تعليمات قوة محددة قادمة من موضوعات الإدارة. يكمن اليقين في حقيقة أنه عن طريق الوثائق الإدارية يتم حل الأسئلة والمشاكل التي نشأت في مجال الإدارة. المرسلون هم مؤسسات محددة ، ومسؤولون ، ووحدات هيكلية ، وعمال عاديون. الوثيقة الإدارية هي حقيقة قانونية تحدد ظهور علاقات محددة ذات طبيعة إدارية-قانونية.

أسس

يتم اعتماد وثيقة إدارية إذا لزم الأمر:

تحضير الأعمال

هناك بعض المتطلبات التنظيميةإلى المستندات الإدارية. هناك ثلاث مراحل لإعدادهم:

1. دراسة قضية وتطوير المشروع.
2. تنسيق.
3. التوقيع.

بنية

في نص الوثيقة ، كقاعدة عامة ، يتم تمييز جزأين مترابطين: التحقق والإداري. الأول بمثابة مقدمة لجوهر القضية قيد النظر. من الضروري تبرير أسباب تجميع الوثيقة. على سبيل المثال ، يمكن سرد الأحداث والحقائق هنا ، ويمكن إعادة سرد ترتيب الهيكل الأعلى ، والذي تمت الموافقة على هذا القانون لتنفيذه. في هذه الحالة ، يمكن الإشارة إلى البيانات المرجعية (البحث). لا يعتبر الجزء المؤكد إلزاميًا إذا لم تكن هناك حاجة لشرح أسباب اعتماد القانون. يقع العبء الدلالي الرئيسي على الجزء الإداري. يتم تقديمه في شكل قصة.

ميزات التجميع

اعتمادًا على نوع المستند ، قد يبدأ الجزء الإداري بطرق مختلفة. في قرار جماعي ، على سبيل المثال ، قد تكون البداية: "يقرر". تحت تصرف - "أعرض" ، وبالترتيب ، على التوالي - "أطلب". تتم طباعة هذه الكلمات بأحرف كبيرة أو بأحرف صغيرة على التوالي. لذلك يفصلون بصريًا بين الأجزاء المؤكدة والإدارية. يتم وضع هذه الكلمات في سطر منفصل عن الحد الأيسر. يبدأ محتوى الجزء الإداري بسطر جديد. إذا كان النص يتضمن إشارة إلى العديد من المؤدين أو الإجراءات ذات الطبيعة المختلفة ، فسيتم استخدام القوائم المرقمة فيه. في كل فقرة ، يتم تحديد الشخص المسؤول والمهمة والموعد النهائي لتنفيذها. تشير الأوامر الواردة في القسم الأخير إلى الموظف المكلف بمراقبة تنفيذ المستند. يجب توقيع الأوامر والأوامر من قبل الرئيس أو نائب المدير. يدخل القانون حيز التنفيذ من لحظة التصديق عليه أو لفت انتباه المنفذين. في بعض الحالات ، يتم الإشارة إلى المصطلح في المستند نفسه.

بالإضافة إلى ذلك

يتم إصدار وثائق متجانسة مشتركة ذات طبيعة إدارية للعديد من المنظمات بالشكل المناسب. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون أوامر أو قرارات. تتم الموافقة على الإجراءات الإدارية المشتركة للهيئات مع سلطة اعتماد وثائق بأشكال مختلفة في النموذج حل مشترك. لها نفس الشيء إجراءات قانونية، وكذلك المفرد. يحدد مؤلف القانون الشكل الذي سيتم من خلاله نقل المحتوى إلى الأقسام الهيكلية والشركات التابعة ، وما إلى ذلك. وفي حالة عدم وجود تعليمات لذلك ، تقرر المنظمة هذه المسألة من تلقاء نفسها.

نقطة مهمة

قد يتم إلغاء المستند الإداري أو تغييره. لهذا ، يجب اعتماد الفعل من قبل المؤسسة نفسها أو من قبل هيكل أعلى. هذه الوثيقة مفيدة أيضا. قد يتم تعليق القانون الهيئات المخولة. إذا كانت مسودة الوثيقة تتعلق بمصالح الشركات الأخرى ، فيجب الاتفاق معها. إذا كانت هناك خلافات أو تعليقات أو خطاب تغطية مرفقة به ، يتم ذكرها فيه.

توحيد

تتمثل إحدى المهام الرئيسية للعمل المكتبي في تبسيط العمل بالوثائق وتسريع تنفيذها وتجميعها. يساهم تشكيل المعايير في حل هذه المشكلة إلى حد كبير. تعتمد المتطلبات الرئيسية لإعداد الوثائق في المقام الأول على متطلبات GOST. توفر المعايير قواعد عامةلهيكل الأفعال ، تفاصيلها الإلزامية. يساهم التوحيد في إعداد المستندات في الحد الأقصى من طباعة النصوص وطباعتها. كقاعدة عامة ، في الأعمال ، توجد التفاصيل الإلزامية عموديًا على اليمين. يمكن للمؤسسة أيضًا استخدام نسخة طولية من مؤشرها. يتسم النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية بطابع مشترك بين الإدارات.

استنتاج

وبالتالي ، فإن التوثيق التنظيمي والإداري هو مجموعة من الإجراءات التي تحدد قرارات القضايا الإدارية والتنظيمية وتنفيذ التفاعل والتنظيم وضمان عمل هياكل السلطة والمسؤولين والشركات والمؤسسات. هناك ثلاث فئات من الأوراق المالية داخل المجمع. من بين الوثائق التنظيمية والإدارية الأكثر شيوعًا ، هناك جداول التوظيف ، والقواعد ، والأوامر ، والمراسيم ، والأوامر ، والقرارات ، والقرارات ، والعقود. كما أنها تشمل المذكرات التفسيرية والمذكرات والاستنتاجات وغيرها. كل مستند مستخدم في النظام التنظيمي والإداري هو ناقل لمعلومات معينة. وهي تشمل عناصر مختلفة تميزها عن بعضها البعض. كقاعدة عامة ، عند صياغة الأعمال ، تسترشد المؤسسة بـ معايير الدولة، اللوائح الحكومية ، القواعد الارشاديةوإرشادات الصناعة. في الوقت نفسه ، يمكن للمنظمة تطوير إجراءاتها الخاصة ، والتي سيتم بموجبها تنفيذ المستندات الإدارية ، مع مراعاة اللوائح الحالية.
تم تحديد تكوين التفاصيل المستخدمة في التحضير والإعداد اللاحق للأعمال في GOST R 6.30-2003. هذا المعيار يحكم نظام موحد، يحدد الإجراء الخاص بمعالجة الوثائق. في الوقت نفسه ، يحدد GOST المحدد قواعد كتابة التفاصيل وتخطيطها ويشير بشكل منفصل إلى العناصر التي يجب استخدامها في تصنيع النماذج الموحدة.

الوثائق التنظيمية هي الوثائق التي تسجل قرارات القضايا الإدارية والتنظيمية لأنشطة المنظمة.

بمساعدة الوثائق الإدارية وظيفة مشتركةالتي تبرز المزيد وظيفة خاصةالتنظيم ، الذي يسمح للهيئة الإدارية بضمان تنفيذ المهام الموكلة إليها ، والاتساق في عمل جميع أجزاء الإنتاج.

هناك عدة أنواع من الوثائق الإدارية وهي:

مرسوم

المحلول

تغير

دلالة

الأكثر استخدامًا في ممارسة الإدارة نوعان من المستندات: الترتيب والنظام. يتم إنشاء هذه الوثائق في المنظمات التي تعمل على أساس وحدة القيادة ، أي هم ممتلئون قوة تنفيذيةينتمي إلى شخص واحد. غالبًا ما يكون التمييز بين الأمر والأمر غير واضح ؛ في المؤسسات ، يمكن إصدار كل من الأوامر والأوامر في نفس الحالات.

ترتيب - هو عمل قانوني صادر عن الرئيس ، يعمل على أساس اتخاذ القرار الوحيد ، من أجل حل المهام الرئيسية والتشغيلية التي تواجه المنظمة. يمكن إعداد هذا المستند في نموذج خاص - نموذج طلب أو نموذج بترتيب زاوي أو طولي للتفاصيل.

أوامر بشأن المسائل التنظيمية ؛

أوامر للأنشطة الأساسية ؛

القضايا الإدارية والاقتصادية ؛

طاقم شخصي.

تصدر الأوامر المتعلقة بالمسائل التنظيمية في حالات إنشاء المؤسسة أو إعادة تنظيمها أو تصفيتها بعد الموافقة عليها الهيكل التنظيميوالموظفين في المنظمة ، من أجل اعتماد وتنفيذ مختلف الوثائق التنظيمية والمنهجية والتخطيطية وإعداد التقارير.

تصدر الأوامر الخاصة بالأنشطة الأساسية بموجب الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات العليا والإدارة ، وكذلك من أجل تنفيذ أنشطتها التنفيذية والإدارية الناشئة عن الوظائف والمهام التي تواجه المنظمة.

مجموعات الطلبات الرئيسية للنشاط الرئيسي للمؤسسة:

تحديد طريقة التشغيل وإجراء التغييرات عليها ؛

أنشطة التمويل؛

الخدمات اللوجستية؛

دعم المعلومات والتوثيق ؛

أوامر أخرى حسب مواصفات المنظمة.

المجموعات الرئيسية للأوامر في القضايا الإدارية والاقتصادية:

الامتثال للوائح الداخلية للأنشطة ؛

تشغيل المباني والمباني ؛

خدمة النقل والاتصالات الداخلية.

أوامر تحركات الموظفين في المنظمة هي أوامر على الأفراد. المجموعات الرئيسية للأوامر من قبل الأفراد:

تسجيل عمل الموظف ؛

نقل موظف إلى وظيفة أخرى ؛

إقالة موظف ؛

تسجيل الحوافز للموظفين ؛

- فرض عقوبات على الموظفين ؛

تحديد علاوات الرواتب ؛

منح إجازة غير مدفوعة الأجر ؛

منح إجازة والدية ؛

تغيير اللقب والاسم واسم الأب ؛

إجراء شهادات الأفراد ؛

زيادة رتبة (رتبة) الموظف ؛

التحقيق في الحوادث مع العمال.

الاتجاه لرحلات العمل في الخارج.

الإرسال في رحلات عمل طويلة (أكثر من شهر) داخل الدولة ؛

اجتياز ممارسة الطلاب (إذا تم دفع أجر الطلاب خلال هذه الفترة الأجروهم يدفعون أقساط التأمين صندوق التقاعدالاتحاد الروسي).

تتكون هذه الطلبات من عناصر ، كل منها يتعلق بموظف فردي. يتم توجيه انتباه الموظف إلى الأمر الخاص بالموظفين مقابل إيصال بتوقيعه وتاريخ الإطلاع.

تشمل إجراءات إصدار الأوامر ما يلي:

الشروع في اتخاذ قرار (يبرر الحاجة لاتخاذ قرار) ؛

جمع وتحليل المعلومات حول هذه القضية ؛

إعداد مشروع الوثيقة الإدارية ؛

تنسيق مشروع الوثيقة ؛

تقديم مشروع وثيقة تنظيمية للنظر فيها ؛

توقيع وثيقة

إحضار المستند الإداري إلى فناني الأداء.

أولاً ، يتم إنشاء مسودة الوثيقة. يتم إعداده نيابة عن رئيس المنظمة ، بناءً على مبادرة رؤساء الأقسام الهيكلية ، وكذلك المتخصصين الأفراد (في الحالتين الأخيرتين ، تمت مناقشة مسألة إصدار الأمر مسبقًا مع رئيس المنظمة) . يسبق إنشاء مشروع النظام الكثير من الأعمال التحضيرية ، والتي تتكون من دراسة شاملة وشاملة للقضايا التي تحتاج إلى حل.

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى الدراسة القوانين التشريعيةوالقرارات الحكومية ، الإدارات أنظمة، الوثائق الإدارية السابقة بشأن هذه المسألة ، بحيث تتوافق التعليمات الواردة في الأوامر مع التشريعات الحالية. أيضًا ، يجب تزويد الإجراءات المقترحة لتنفيذ قرارات الأمر بالموارد المادية والتقنية والمالية الكافية.

إذا كان لا بد من الاتفاق على أمر المسودة مع كبار الخبراء ، فسيتم وضعه على ورقة قياسية مع وضع كلمة "مشروع" في الزاوية اليمنى العليا. يجب تجميع نص مسودة الوثيقة كوثيقة نهائية وأن يحتوي على التفاصيل التالية: "اسم المنظمة" ، "اسم نوع المستند" ، "التاريخ" ، "رقم تسجيل المستند" ، "مكان النشر" ، "العنوان إلى النص" ، "النص" ، "التوقيع" ، "تأشيرة الموافقة".

يجب أن يحتوي نص الطلب على عنوان. يبدأ العنوان بحرف الجر "o" ("about") ويتم صياغته بمساعدة الأسماء التي تسمي الموضوع الرئيسي للمستند (حول الموعد ... ، حول الموافقة ... ، حول النتائج ... ، حول التدابير ... ؛ على سبيل المثال: حول إنشاء لجنة تصديق).

يتكون النص الرئيسي للأمر من جزأين: تحقق وإداري. يقدم الجزء التأكيدي جوهر القضية قيد النظر ، ويشرح الحاجة إلى إنشاء نظام. يتم تمييز أصناف الجزء المؤكّد اعتمادًا على ما يخدم كمبرر للجزء الإداري من المستند.

يمكن أن يكون التبرير:

صياغة الغايات والأهداف التي تواجه المنظمة ، ووصف الوقائع أو الأحداث التي تسببت في إصدار الأمر ، وتقييمها.

الكلمات والعبارات الأكثر شيوعًا في هذا الجزء من المستند: وفقًا للقرار والقرار وما إلى ذلك ؛ بناءً على قرار ، أو قرار ، أو أمر ، أو أمر ، وما إلى ذلك ؛ فيما يتعلق بالإمكانية ، والضرورة ، والبداية ، والرفض ، وما إلى ذلك ؛ من أجل التحسين ، الحفظ ، الحد ، الزيادة ، إلخ.

إذا كانت الإجراءات المعينة لا تتطلب شرحًا خاصًا وكانت واضحة ، فلن يتم تضمين الجزء المؤكد في الطلب.

يبدأ الجزء الإداري من الأمر بكلمة "I ORDER" ، والتي تتم طباعتها بأحرف كبيرة بدون تفريغ من سطر جديد من الفقرة ، ويتم وضع علامة النقطتين في نهاية الكلمة. إذا كان الجزء الإداري يشير إلى أفعال ذات طبيعة مختلفة وعدة فنانين ، يتم تقسيمها إلى فقرات مرقمة بالأرقام العربية ، ويبدأ كل منها بخط أحمر.

قد تحتوي نقاط الجزء الإداري على تعليمات أو أحكام محددة ذات طبيعة تنظيمية ، بما في ذلك المعلومات التالية:

اسم المناصب ، واللقب ، والأحرف الأولى من فناني الأداء في حالة الجرعات. يمكن أيضًا الإشارة إلى المقاول بطريقة عامة ، على سبيل المثال: مديرو المصانع ، ورؤساء الأرشيف.

أمر يتم التعبير عنه بفعل في شكل غير محدد (تنفيذ ، توفير ، تحضير ، شحن ، إلخ).

الموعد النهائي لاستكمال المهمة ، سواء في كل فقرة ، أو كفقرة منفصلة لجميع الإجراءات المنصوص عليها.

وعليه فإن المخطط الهيكلي العام لنقاط الشق الإداري هو كما يلي: لمن؟ ماذا أفعل؟ في أي تاريخ؟ (على سبيل المثال: رئيس القسم الأول A.A. Ivanov لتطوير التوصيف الوظيفي بحلول 05/25/2015).

إذا كانت هناك مواعيد نهائية وسيطة لإكمال المهمة أو عندما يتم تقسيم الإجراء المحدد إلى مهام منفصلة ، تتم صياغة كل منها في فقرة فرعية منفصلة. تحتوي كل فقرة من الجزء الإداري لترتيب المسودة على مهمة واحدة فقط بموعد نهائي واحد ، فمثلا:

لم يتم تحديد الموعد النهائي إذا كانت التعليمات دائمة. عدد المؤدين لكل عنصر غير محدود.

إذا كانت الإجراءات الموصوفة ذات طبيعة منظمة ، تتم صياغتها على النحو التالي:

إذا ألغى أمر المسودة في أي جزء من المستندات التي سبق إصدارها بشأن المسألة قيد النظر ، فسيتم إدراجها في الفقرة قبل الأخيرة من المستند ، على سبيل المثال:

تشير الفقرة الأخيرة من الأمر - تحت المراقبة - إلى المسؤول المسؤول عن تنفيذ المستند ، والأحرف الأولى من اسمه ولقبه ، على سبيل المثال:

مع وجود كمية كبيرة من المعلومات في ترتيب المسودة ، يتم ذكر القضايا الرئيسية فقط ، بينما يتم وضع معلومات إضافية (الرسوم البيانية والمخططات والجداول والقوائم وما إلى ذلك) في التطبيقات. في هذه الحالة ، ترد المراجع في الفقرات ذات الصلة من الجزء الإداري:

في التطبيقات الموجودة في الزاوية اليمنى العليا ، تتم طباعة كلمة "الملحق" (إذا كان هناك العديد من التطبيقات ، يتم ترقيمها) للإشارة إلى الترتيب أو الفقرة المنفصلة من المستند التي يشير إليها التطبيق:

يجب أن تحتوي مرفقات الطلب على عناوين مناسبة (قائمة ، قائمة ، خطة عمل ، جدول ، إلخ). يتم اعتماد كل طلب في الورقة الأخيرة من قبل رئيس القسم الذي أعد طلب مسودة الوثيقة ، أو من قبل رئيسه.

بعد إعداد مسودة الوثيقة ، يجب الاتفاق عليها. يمكن أن تكون الموافقة داخلية أو خارجية (يتم وضع الموافقة الخارجية على ورقة منفصلة - ورقة الموافقة).

يتم تنفيذ التنسيق الداخلي (أو الرؤية) مع الأشخاص المسؤولين أو الموظفين المهتمين (على سبيل المثال ، يتم الاتفاق على امتثال الأمر مع التشريع الحالي مع محامٍ ، أسئلة مالية- محاسبة). خدمات قانونيةعند الموافقة على مسودة الوثيقة ، يجب أن تحدد جدوى الإصدار هذه المسألةأمر أو توجيه ، امتثال وثيقة المسودة للتشريع ، تحقق من عدم وجود تناقضات مع الأوامر الصادرة مسبقًا. تشمل تأشيرات الموافقة اسم منصب الموظف ، وظيفته توقيع شخصي، التوقيع ، التاريخ.

أثناء عملية الموافقة ، يمكن إبداء التعليقات والإضافات على مسودة الوثيقة. إذا كانت التعليقات والإضافات غير ذات أهمية ، يتم إجراؤها مباشرة على أمر المسودة وتوضع على الجانب الخلفي من الصفحة الأخيرة من النسخة الأولى من المستند (بالإضافة إلى التأشيرات ومعلومات حول منفذها ، بالإضافة إلى علامة بريدية ، يمكن الإشارة إليها على ظهر الورقة الأخيرة من المستند). إذا كانت التعليقات والإضافات ذات طبيعة جادة وأساسية ، يتم وضعها في ورقة موافقة منفصلة ، مع ملاحظة يتم تدوينها أثناء المشاهدة: التعليقات مرفقة.

يمكن لمطوري الوثيقة الموافقة على التعليقات وإنهاء المسودة ، لكن لهم الحق في رفضها. في الحالة الأخيرة ، يلتزم مطورو المشروع ، عند تقديم النسخة النهائية من المستند للنظر فيها من قبل المدير ، بإرفاق جميع التعليقات المستلمة أثناء الموافقة على المستند. إذا وافق الرئيس على التعليقات المقدمة ، يجب صياغة الوثيقة لتغيير النص ، مع مراعاة رأي الرئيس. لرئيس المنظمة ، عند اتخاذ قرار نهائي ، الحق في التعبير عن وجهة نظره أيضًا.

بعد اكتمال إجراء الموافقة ، يتم الانتهاء من المستند على ورق يحمل عنوان المؤسسة وتوقيعه من قبل الإدارة. يتم توقيع الأوامر من قبل رئيس المنظمة أو ، في حالة الغياب الطويل للرئيس ، من قبل الشخص الذي يتصرف بصفته. وبناءً عليه يمكن إصدار التوقيع بإحدى الطرق التالية:

بعد التوقيع ، يتم تسجيل الطلبات من قبل عامل المكتب بشكل منفصل عن المستندات الأخرى (يتم تعيين فهارس التسجيل للأوامر خلال السنة التقويمية) ، يتم إدخال التاريخ أثناء التسجيل (وبالتالي ، يكون تاريخ الطلب هو تاريخ توقيعه). من هذه اللحظة يدخل الأمر حيز التنفيذ (الشكل 5.1).

أرز. 5.1 نموذج الطلب.

بعد التوقيع ، يجب عرض المستند على المنفذين و الأشخاص المسؤولينالمدرجة في القائمة البريدية. يجب أن يتم توزيع المستند في أقرب وقت ممكن ، حيث يتم احتساب الموعد النهائي لتنفيذ الأمر من تاريخ توقيع المستند.

يتم وضع مقتطف من الأمر إذا كان الشخص المسؤول عن تنفيذ إحدى نقاط الجزء الإداري يحتاج إلى نص مناسب. يتم إصدار المقتطف في نموذج مشترك ، له نفس تفاصيل الطلب. يحتوي الجزء الإداري من النص الرئيسي للأمر فقط على العنصر الذي يحتاجه المقاول للعمل مع المستند (الشكل 5.2.).

أرز. 5.2 عينة من مستخرج من النظام.

يتم إعداد المستندات الإدارية الأخرى بنفس طريقة إعداد الأمر. يتم تحديد خصوصيتها من خلال مؤلف الوثيقة ، وكذلك طبيعة القضايا قيد النظر.

ينعكس حل أهم قضايا المنظمة في القرارات.

مرسوم - هذه وثيقة معتمدة من قبل الهيئات العليا وبعض الهيئات المركزية للإدارة الجماعية (اللجان ، اللجان) ، المنظمات العامةلحل المهام الهامة والأساسية التي تواجه هذه الهيئات والمنظمات.

تتكون القرارات من جزء تمهيدي ، يتم فيه تحديد حالة القضية قيد النظر. يبدأ الجزء الإداري بكلمة "يقرر" قبل الإشارة إلى اسم الهيئة الجماعية. يحتوي هذا الجزء على قائمة الأنشطة التي تشير إلى المواعيد النهائية والمسؤولين عن تنفيذها في الوقت المناسب ، بالإضافة إلى أولئك المكلفين بمراقبة تنفيذ القرار (الشكل 5.3).

أرز. 5.3 عينة من القرار.

المحلول - وثيقة إدارية من هيئة إدارية جماعية أو استشارية. يمكن إنشاء الحلول من قبل الوزارات والإدارات والمجالس الأكاديمية ومجالس الإدارة ومجالس التعاونيات والمنظمات العامة ، إلخ. على موضوعات هامةضمن اختصاص هذه الهيئات.

يكتسب القرار قوة قانونية بعد توقيعه من قبل رئيس وأمين سر الهيئة الجماعية ، وتكليفه بها رقم التسجيلوختم التاريخ. تاريخ القرار هو تاريخ اجتماع الهيئة الجماعية التي تم اعتماده فيها. يبدأ الجزء الإداري من المستند بالفعل "SOLVE" ("DECIDED") ، والذي قبله يشار إلى اسم الهيئة الجماعية (الشكل 5.4).

أرز. 5.4. نموذج الحل.

تغير - هذا عمل قانوني صادر عن رئيس هيئة إدارة جماعية فقط من أجل حل المشكلات التشغيلية. تصدر الأوامر أيضًا من قبل رؤساء المنظمات والشركات العاملة على أساس وحدة القيادة ونوابهم وكبار المتخصصين ورؤساء الأقسام الهيكلية.

يرتبط محتوى الطلبات بالقضايا التشغيلية الاقتصادية والإنتاجية ، الأنشطة الإدارية(هذه مهام رئيس المؤسسة أو نائبه للعمل الفردي ، الأنشطة التي تؤديها الوحدات الهيكلية أو المسؤولون). كقاعدة عامة ، يكون للأمر فترة صلاحية محدودة وينطبق على دائرة ضيقة من المنفذين أو الوحدات الهيكلية. كما لوحظ بالفعل ، غالبًا ما يتم التعرف على الطلب كمستند مكافئ للأمر. الفرق بين هذه الوثائق هو أن الأوامر تصدر بشأن قضايا أساسية أكثر عمومية ، بينما تصدر الأوامر بشأن قضايا أكثر تحديدًا.

لا يختلف الترتيب عن الترتيب من حيث تكوين التفاصيل وموقعها ، ومع ذلك ، غالبًا ما لا يحتوي النص الرئيسي على جزء موضح. في هذه الحالة ، يبدأ نص الأمر بإجراء إداري - "أنا أعرض" أو "ألتزم" ، متبوعًا بالفقرات التي تتم فيها صياغة الإجراءات الإدارية.

يتم وضع الأمر على ترويسة المؤسسة وتوقيعه من قبل المدير أو نائبه (الشكل 5.5).

أرز. 5.5 نموذج الطلب.

دلالة - هذا قانون قانوني صادر عن الهيئات الحكومية والوزارات والإدارات بشأن القضايا المتعلقة بتنظيم تنفيذ الأوامر والتعليمات وغيرها من الأعمال الصادرة عن منظمة معينة أو أعلى. وبالتالي ، يمكن تصنيف التعليمات على أنها وثائق إدارية وإرشادية. يُمنح حق إصدار التعليمات داخل المنظمات للمديرين ونوابهم.

في نص التعليمات ، عادةً ما يتم استخدام الأفعال "OBLIGATING" أو "OFFERING" ، اعتمادًا على محتوى المستند. يحتوي نص التعليمات في معظم الحالات على جزء تمهيدي ، والذي يكشف عن أهداف وأسباب نشره. يتم إرسال التعليمات إلى المنظمات التابعة من أجل تقديم القواعد واللوائح أو غيرها من المعلومات المشتركة للجميع (الشكل 5.6.).

أرز. 5.6 نموذج تنسيق التعليمات.