حفظ السجلات كتخصص علمي: موضوع وموضوع ومهام الدراسة. علم الوثيقة كنظام علمي إدارة الوثائق: المهام ، الاتجاهات الرئيسية للبحث العلمي

واحدة من القضايا الرئيسية المتعلقة بتعريف تخصص علمي معين هو توصيفه من حيث المعايير المتأصلة في أي علم. وتشمل هذه المعلمات: موضوع ، موضوع وهيكل العلم ، علاقته بالعلوم الأخرى ، المكانة في نظام العلوم ، طرق البحث العلمي. من المهم أيضًا النظر في تاريخ تكوين هذا العلم ، وتحليل المفاهيم الرئيسية المتعلقة بموضوعه ومهامه.

قبل الشروع في قضايا محددة ، دعنا نقدم تعريفًا عمليًا لإدارة المستندات: هذا هو - وثيقة العلمالتحقيق في عمليات إنشاء وتشغيل الوثائق.

8.1 المراحل الرئيسية للتطوير والمفاهيم الأساسية لإدارة الوثائق

علم الوثائق ، كمعرفة حول المستند بشكل عام ، له جذور قديمة: تقريبًا منذ ظهور المستندات نفسها ، بدأ الناس في تجميع المعرفة حول كيفية إنشاء المستندات ، وكيفية تقييمها ، وكيفية التعامل معها. لكن هذه المعرفة نشأت بشكل منفصل في مجالات ومجالات مختلفة لإنشاء واستخدام (بما في ذلك التخزين والتوزيع) للوثائق 1.

يحدث التسجيل العلمي للمعرفة حول الوثيقة في القرنين السابع عشر والثامن عشر. بدأ في دراسة الوثائق الرسمية والخاصة ذات المحتوى القانوني دبلوماسيات،تطورت إلى تخصص علمي في فرنسا في القرن السابع عشر.

في الوقت نفسه ، يتم تشكيل العديد من التخصصات التاريخية الخاصة ، والتي تهدف إلى دراسة الوثائق كمصادر تاريخية. هم معروفون بشكل جماعي باسم مصادر تاريخية.تضمنت العديد من التخصصات التاريخية والفلسفية المساعدة: علم الحفريات- يستكشف تاريخ الكتابة (طريقة الكتابة ، وشكل الحروف ، وخصائص المادة التي كتبوا عليها ، وما إلى ذلك) ، وتطورها وخصائصها المميزة ؛ sphragistics- دراسة الأختام التي ربطت بها الحروف وشهادة الشهادات ؛ علم النصوص- يفحص أعمال الكتابة والأدب والفلكلور والوثائق التاريخية لتحديد النص الدقيق ودراسته والتعليق عليه ونشره ؛ علم الآثاريدرس نظرية وممارسة نشر المصادر التاريخية المكتوبة ، ويطور مبادئ وأساليب نشر الوثائق التاريخية. يمكن أن تشمل المعرفة الوثائقية أيضًا ببليولوجياأو فهرس(تم التعامل مع هذه المفاهيم في البداية كمرادفات) ، والتي بدأت في التطور في القرن الثامن عشر - أوائل القرن التاسع عشر. لكن التخصص العلمي المنفصل ، الذي سيكون موضوعه أي وثيقة ، لم يكن موجودًا لفترة طويلة.

فقط في بداية القرن العشرين. نشأت علم التوثيقأسسها العالم البلجيكي بول أوتليت. دعا P. Otle توثيقكل من الأنشطة العملية لجمع وتخزين واستخدام الوثائق ، والبحث العلمي لهذا النشاط. في الوقت نفسه ، اقترح اسمًا منفصلاً للنشاط العلمي:

علم الوثائق أوببليولوجيا. فيفيما يتعلق بتحديد وثيقة وكتاب ، اعتبر أن الاسمين "علم الوثائق" و "الببليولوجيا" مترادفان. Otlet وضع الأسس النظرية لعلم الوثائق في العديد من المقالات ، دراسة "رسالة حول التوثيق" (1934) ، وكذلك في الأنشطة العملية لمعهد التوثيق الدولي ، وفيما بعد ، الاتحاد الدولي للتوثيق.

تم تداول أفكار التوثيق على نطاق واسع ، وتمت الموافقة عليها ودعمها من قبل العديد من الباحثين الذين تعاملوا مع وثائق من أصول مختلفة: مكتبة ، أرشيف ، متحف.

في أوائل الخمسينيات من القرن العشرين. على أساس التوثيق ، يظهر اتجاه علمي جديد: علم المعلومات أو علم المعلومات (معلومة علوم). تم تسهيل ظهورها من خلال تطوير نظرية الاتصال (أو نظرية المعلومات) في أواخر الأربعينيات. القرن ال 20 (المؤسسون - نوربرت وينر ، كلود شانون).

أكد أنصار علم المعلومات أن العمل مع الوثائق ليس غاية في حد ذاته ، وأن هدفه الرئيسي هو التقاط وحفظ واستخدام المعلومات الواردة في الوثائق. في هذا الصدد ، يتحول علم التوثيق ، حتى بالاسم ، إلى التوثيق وعلم المعلومات ، والاتحاد الدولي للتوثيق لدى الاتحاد الدولي للمعلومات والتوثيق (حالياً الاتحاد الدولي للمعلومات).

تدريجيا ، ضاع الجزء "الوثائقي" من اسم العلم ، ويتحول إلى "علم معلومات" بحت ، المعلوماتية كعلم "يدرس الأنماط عمليات المعلوماتفي الاتصالات الاجتماعية "1. أصبحت الوثيقة جزءًا من موضوع المعلوماتية ، حيث إنها تعد المصدر الرئيسي للمعلومات ومكونًا إلزاميًا لعمليات المعلومات في المجتمع.

في الستينيات من القرن العشرين. تطورت المعلوماتية بشكل رئيسي مثل المعلوماتية العلمية دراسة عمليات نشاط المعلومات العلمية ، وبالتالي ، الوثائق العلمية (أو الوثائق كمصادر للمعلومات العلمية).

الأنماط العامة لإنشاء المستندات واستخدامها في الستينيات والسبعينيات من القرن العشرين. بدأت الدراسة الافلام الوثائقية (أشهر ممثل روسي لهذا الاتجاه هو جينادي غريغوريفيتش فوروبيوف) 1. نشأ الاهتمام بالوثيقة بسبب الحاجة إلى دراسة مستندات كمبيوتر جديدة ، والتي كانت في ذلك الوقت بطاقات مثقوبة وأشرطة مثقوبة. ومع ذلك ، فإن هذا الاتجاه العلمي بعد ذلك لم ينتشر على نطاق واسع.

منذ نهاية الأربعينيات من القرن العشرين ، وخاصة بشكل مكثف من الستينيات ، بدأت في التطور إدارة الوثائقكجزء من تدريب المتخصصين في الأرشفة. في السابق ، كانت المعرفة المتعلقة بإدارة المستندات تتخللها تخصصات أرشفة مختلفة. كان الهدف الرئيسي من الانضباط العلمي الجديد هو دراسة عمليات الإعداد وثائق الإدارة، والتي ، بعد أداء وظائفها الرئيسية ، يتم تخزينها في الأرشيف. في الوقت نفسه ، وفي هذا الاتجاه العلمي ، تم طرح الأسئلة والنظر فيها جنرال لواءبشأن تعريف الوثيقة ، ووظائفها ، وأساليب البحث وتحسين الوثائق ، وكذلك بشأن التوثيق العلمي والتقني ، ووثائق الأفلام والصور ، والوثائق المقروءة آليًا ، وغيرها من الوثائق التي تدخل في التخزين في الأرشيف.

في السبعينيات والثمانينيات من القرن العشرين. يقدم الخبراء في علم المكتبات (Yu.N. Stolyarov) والببليوغرافيا (OP Korshunov) مفهوم "الوثيقة" في نظام المصطلحات لهذه العلوم. تدريجيًا ، تتحقق الحاجة إلى تعليم إدارة الوثائق لأمناء المكتبات المستقبليين. في إطار تعليم المكتبات والببليوغرافيا ، يظهر اتجاه جديد لعلم الوثائق ، والذي يدرس المشاكل العامة للوثيقة. في هذه الحالة ، يعتبر الكتاب نوعًا من المستندات. بالطبع ، هذا الاتجاه ليس "جديدًا" ، لأنه يعتمد على أفكار التوثيق (التوثيق) ، التي طورها بول أوتليت في بداية القرن العشرين ، ولكن بسبب التوقف المؤقت للبحث الوثائقي في الأربعينيات والستينيات من القرن الماضي. من القرن العشرين. يُنظر إليه على أنه شيء جديد ، وليس متأصلًا في إدارة المستندات "التقليدية". تتم عملية تشكيل هذا الاتجاه في التسعينيات من القرن العشرين. تم إنشاء المناهج من قبل مؤلفين مختلفين ، وهو كتاب مدرسي من تأليف ن. Kushnarenko "Document Science" 1 ، تم نشر المقالات والمراجعات ، وتناقش الجهاز المفاهيمي لعلم الوثائق.

حاليًا ، يهيمن مفهومان رئيسيان لإدارة المستندات في أوكرانيا ، وهما S.G. يقترح كوليشوف تسميتها "إدارة المستندات العامة" (أي دراسة المشكلات العامة لتحديد وتشغيل مستند في جميع المجالات أنشطة اجتماعية) و "إدارة المستندات التقليدية (أو الخاصة)" (دراسة الوثائق التي تم إنشاؤها في مجال الإدارة ، والتي يتم التعامل معها من خلال العمل المكتبي والتي ، بعد أداء وظيفتها الرئيسية ، يتم إرسالها إلى الأرشيف للتخزين) 2. من خلال ذكر هذا ، فإننا نعني تفسير إدارة المستندات من قبل مجموعة واسعة من المتخصصين الذين يتعاملون مع المستندات من مختلف الأنواع ، وكذلك المحتوى الدلالي للدورات التدريبية حول إدارة المستندات في مختلف المؤسسات التعليمية. قدم الكتاب المدرسي N.N. Kushnarenko ، الذي أصبح متاحًا عمليًا للجميع بفضل عمليات إعادة الطبع المتكررة.

يعتقد Mykhailo Semyonovich Slobodyanik أنه يوجد حاليًا في أوكرانيا ثلاثة مفاهيم لإدارة المستندات: "ممتد (N.N. Kushnarenko) ، متخصص (S. إدارة الوثائق وموقعها في منظومة العلوم "1. في رأينا ، المفاهيم المدرجة هي أنواع مختلفة من إدارة المستندات العامة ، لأنها تتعرف جميعها على تفسير واحد (واسع) للوثيقة ككائن لإدارة المستندات. إن المناقشات التي تجري بين ممثلي هذا المفهوم هي دليل على عدم كفاية التطوير ، وعدم اتساق الأحكام الفردية ، وفي النهاية ، لا ينبغي أن تؤدي إلى تفرع إدارة الوثائق العامة ، ولكن إلى إثرائها بالجوانب الإيجابية من كل نهج. وتجدر الإشارة إلى أنه كان بفضل تطوير إدارة الوثائق العامة في نهاية القرن العشرين - بداية القرن الحادي والعشرين. كان هناك إثراء كبير لنظريته ، وانتشار أفكاره حتى بين ممثلي حفظ السجلات "التقليدية" (الإدارية) 2.

في الوقت الحاضر ، توصل ممثلو علم الوثائق العامة إلى استنتاج مفاده أنه من الضروري تغيير اسمها إلى "علم الوثائق" لتجنب المناقشات غير المجدية حول علم الوثائق "الصحيح" و "التقليدي". على وجه الخصوص ، يو.ن. كتب ستولياروف: "... هناك حاجة موضوعية لإنشاء نظام علمي خاص يدرس بنية ووظائف أي وثيقة ، مهما كانت ، في جميع اتصالاتها ووساطاتها. دعنا نسمي هذا الانضباط الوثائقي" 3. يمكن أن تكون إعادة تسمية إدارة المستندات العامة إلى علم الوثائق قرارًا تقنيًا ومصطلحيًا بحتًا مصممًا لإزالة التناقضات الحالية بين إدارة المستندات العامة والإدارية.

استوفى العلماء الأوكرانيون هذا الاقتراح دون أي اعتراض تقريبًا ، ومع ذلك ، كانت هناك حاجة للاتفاق على قرارات سابقة بشأن تفسير الانضباط العلمي والتعليمي "علم الوثائق" ، وتخصص "علم الوثائق ونشاط المعلومات" ، والأفكار حول هيكل توثيق العلم والمكان فيه (أو خارجه) التوثيق وغيرها من المشاكل النظرية والعملية. كان موقف MS متناقضًا إلى حد ما. سلوبوديانيكا ، الذي اعترف ، من ناحية ، بأن "إعادة تسمية أحد مجالات علم الوثائق هو خيار ممكن تكتيكيًا للتخفيف من حدة التوتر في مجتمعنا المهني" ، ومن ناحية أخرى ، كان يخشى أن يكون مثل هذا قد تؤدي إعادة التسمية إلى تعقيد الانتقال من علم المستندات كمجموعة معقدة من التخصصات العلمية إلى علم واحد متكامل للوثيقة وإلى مناقشة حول العلاقة بين علم المستندات وعلم المستندات 1. في الوقت نفسه ، قال م. شارك Slobodyanik بنشاط في هذه المناقشة واعترف بالفعل بعلم الوثائق كاسم جديد لعلم المستند ، ليس فقط بالمعنى الواسع ، ولكن أيضًا فيما يتعلق بجميع أنواع وأنواع الوثائق ، بما في ذلك وثائق الإدارة والعمل المكتبي.

أما "اللحظة المؤلمة" الثانية في تطوير إدارة السجلات فهي علاقتها بعلم الكتاب كعلم وتخصص أكاديمي. تطورت مناقشة غير قابلة للتوفيق 2 حول هذه القضية ، والتي ، في رأينا ، تضخم إلى حد ما التناقضات بين هذه العلوم واستحالة تعايشها وتطورها في وقت واحد.

لذلك ، في بداية القرن الحادي والعشرين. يمر علم الوثيقة بفترة من المناقشات والتحولات الساخنة ، والتي ينبغي في النهاية أن تساهم في تطويرها والموافقة عليها لاحقًا.

بسبب التوسع النشاط الاقتصاديوانضمام روسيا إلى منظمة التجارة العالمية ، تتزايد مشكلة حماية المعلومات الخاصة بالوثائق ، سواء الورقية أو الإلكترونية. تفاقم المخاوف الأمنية في مجتمع حديثهي إحدى نتائج التقدم التكنولوجي. في الوقت الحالي ، أصبح من الواضح تمامًا أن المشكلات الأمنية ليست لها جوانب تقنية فحسب ، بل جوانب اجتماعية أيضًا. أصبح الحفاظ على التنمية المستدامة للاقتصاد باستخدام إدارة المستندات عالية الجودة مهمة ملحة بشكل متزايد.

إن أمن المعلومات ذو طبيعة نسبية ، وتسرع عمليات المعلوماتية التنمية الاجتماعية ، وفي نفس الوقت تُدخل قدرًا معينًا من عدم اليقين فيه ، مما يؤدي إلى تفاقم المخاطر الحالية وتوقع مخاطر جديدة. لذلك ، كونه نتيجة للتقدم العلمي والتكنولوجي والعمليات الاجتماعية والاقتصادية والسياسية الناتجة عنه ، فإن الأهمية مشاكل معاصرةأمن المعلومات لا يختفي. إلى جانب النتائج الإيجابية ، ظهرت مشاكل ضمان أمن المعلومات أيضًا في إدارة الوثائق. اليوم ، يعد هذا أحد المجالات الواعدة ليس فقط في مجال التطبيق العملي ، ولكن أيضًا البحث النظري يرتقي إلى مستوى جديد من البحث.

نشأت إدارة الوثائق في روسيا في السادس عشر - القرن السابع عشر، وكان هذا مرتبطًا بالتنمية علاقات دولية. مع نمو تداول الوثائق منذ بداية القرن الثامن عشر ، بدأت الأسس القانونية للتوثيق في التبلور ، وظهر تقسيم الوثائق إلى داخلية وخارجية. استمر هذا العمل حتى نهاية القرن التاسع عشر. في النصف الأول من القرن العشرين ، تم إنشاء أنظمة توثيق موحدة. يتزايد الاعتراف بأهمية الوثائق وقيمتها التاريخية والعلمية والإدارية والقانونية.

الانتباه إلى مشاكل نظريةتم تكثيف إدارة الوثائق بشكل خاص فيما يتعلق بتطوير وتنفيذ النظام الموحد لإدارة سجلات الدولة (EGSD) في الستينيات. في تلك السنوات ظهرت الأعمال النظرية الخاصة الأولى ، المكرسة لتوضيح موضوع إدارة الوثائق ومهامها.

مع تطور علوم الكمبيوتر في أواخر الستينيات ، تمت إعادة التفكير في إنجازات العلوم الوثائقية ، ولكن توقف وجود هذا الأخير كنظام علمي مستقل. في عام 1973 ، بذلت محاولات نادرة للتطوير الأسس المفاهيميةوثيقة باستخدام تحليل المعلومات. حتى منتصف الثمانينيات ، كانت المعلوماتية تعمل في دراسة المعلومات الوثائقية وغير الوثائقية. خارج مجال رؤيتها الوثيقة في أساسها المادي وشروط إنتاجها وتخزينها وتنظيم العمل بالوثائق.

في أوائل التسعينيات ، تم فهم الحاجة إلى إنشاء علم للوثيقة ، أو مجموعة معقدة من تخصصات إدارة الوثائق العلمية. بالنسبة للاسم العام لعلم الوثيقة ، يتم استخدام الصيغ التالية: المعلومات وعلوم الاتصال والتوثيق وعلم المعلومات. القاسم المشترك بينهم هو دراسة الوثيقة ككائن تم إنشاؤه خصيصًا لنقل المعلومات.

حدد الارتباط الوثيق بالممارسة هيكل موضوع إدارة المستندات ، والذي يتكون من جزأين: 1) النظري - دراسة وثيقة الفئات والمعلومات ؛ 2) التطبيقية - مراجعة وبحوث المستندات الإلكترونية نظم المعلوماتسير العمل. كلا الجزأين مترابطان بشكل مباشر. نطاق المهام التي تدرسها إدارة المستندات واسع جدًا ، لكن المهام الرئيسية هي:

• - أنماط تشكيل الوثائق ؛
• - أساسيات المعلومات.
• - إنشاء المستندات الإلكترونية والحفاظ عليها ؛
• - مبادئ تنظيم إدارة الوثائق.
• - تحسين عمليات التوثيق في المجتمع.

بعد فترة تاريخية طويلة في المرحلة الحاليةبعض الخصائصإدارة الوثائق التي تتكون من حقيقة أنها ، أولاً، لا يركز على احتياجات الإدارة ، ولا يركز على شكل أو تاريخ المستند. ثانيًا،يتركز الجزء الأساسي من إدارة المستندات حول الناقل المادي للمعلومات. ثالثا، تعتبر المعلومات في إدارة المستندات موضوعًا للحماية وليس كموضوع قبول قرار الإدارة. الرابعة، مفهوم "الوثيقة" و "المعلومات المحمية" في إدارة الوثائق متطابقان. لذلك يبدو الميزة الخامسةأن الغرض الرئيسي من إدارة الوثائق هو جوهرها.

يركز جوهر إدارة الوثائق على ثلاثة مكونات: سلامةتلقي معلومات لغرض مواصلة استخدامها ؛ نقلمعلومات عن حامل المواد لحماية المعلومات من التأثيرات السلبية ، المعارف التقليدية. خلاف ذلك ، لن تكون المعلومات قادرة على أداء أي وظيفة مفيدة أخرى ؛ الحمايةحاملة المواد.

لذلك ، إدارة التوثيق ، في الوقت الحالي ، هي تخصص علمي يدرس أنماط تكوين الوثائق كحاملات للمعلومات ، وطرق حفظها ونقلها وحمايتها ، فضلاً عن تطوير أنظمة المعلومات الحديثة لإدارة الوثائق.

الهدف من دراسة علم الوثائق هو المعلومات الواردة في الوثيقة.

موضوع دراسة إدارة الوثائق ، للتوجيه 090900.62 ، هو دعم التوثيق الآمن لجميع مجالات النشاط.

الغرض من إدارة الوثائق في المرحلة الحالية هو دراسة مشاكل التوثيق من وجهة نظر دعم المعلومات القانونية والاقتصادية والإدارية والاجتماعية والفنية والعلمية وتشكيل أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية التي تضمن النشاط الحيوي للمنظمات .

المهام الرئيسية لهذا التخصص العلمي تتبع من موضوع إدارة الوثائق:

• - الإثبات النظري لعمليات التوثيق في المجتمع ؛
• - ضمان جودة عالية المستندات التي تم إنشاؤهاوعملها الفعال ؛
• - تكوين بيئة معلومات يسهل الوصول إليها عالية التنظيم.

كيف الانضباط العلميتعتمد إدارة المستندات على مبادئ البحث التالية.

المبادئ التاريخيةنفذ الوظائف الاجتماعيهفي علم الوثائق: وظيفة الذاكرة الاجتماعية (التراكم والحفظ في ذاكرة البشرية لتجربة جميع الأجيال الماضية) ؛ الوظيفة العلمية والمعرفية. الوظيفة التعليمية الوظيفة الأيديولوجية والسياسية (المكون الاجتماعي). بشكل عام ، تشكل المبادئ التاريخية المتطلبات العلمية والمعرفية لإجراء بحث تاريخي محدد حول إدارة الوثائق. إنهم ، في تحقيق هدفهم الرئيسي ، يخلقون متطلبات علمية مسبقة لـ:

• - تكوين وعي عام إيجابي بالذات في الوثائق الإدارية وغيرها من وثائق الدولة الصادرة ؛
• - إدارة التنبؤ والتطوير.

المبادئ الاجتماعية (العامة)لديهم هدف مشترك للدراسة ويختلفون في موضوعات دراستهم. كل علم اجتماعي يدرس العام ، متأصل في مجال معين من الحياة الاجتماعية. جنبا إلى جنب مع تطور المجتمع ، هناك عملية تطوير وتعديل وسائل الاتصال التي تخدم هذا المجتمع. لا تحدث هذه التعديلات بدون صدام ومنافسة بين قواعد التعلم المعمول بها.

مبدأ وظيفييعكس ديناميكيات الكائن قيد الدراسة. تكمن أهمية هذا المبدأ في حقيقة أنه يرتبط ارتباطًا مباشرًا بالجوانب العملية والتطبيقية للتواصل الاجتماعي للوثائق ، مع وظائفها الأساسية للتفاعل والتأثير.

مبدأ النظاميفترض مسبقًا بنية معينة للهيكل ، ويفترض الهيكل وجود علاقات نموذجية بين العناصر. يتضمن تنفيذ مبدأ التناسق ترتيب الوحدات وتنظيم الفئات. في علم الوثائق ، تعتبر هذه الأسباب علامات على الانتماء المنظم للمعلومات إلى المستندات وتفاعلها في أنظمة المعلومات.

مبدأ النزاهةفي علم الوثائق هو تحليل شامل ومركب لوثيقة هيكلها ووظائفها. يؤدي انتهاك هذا المبدأ إلى عدم اكتمال الدراسة أو حتى تشويه نتائجها. لذلك ، على سبيل المثال ، إذا لم يتم أخذ واحدة على الأقل من نقاط الطلب في الاعتبار ، فسنحصل على فكرة غير كاملة ، وبالتالي ، إلى حد ما ، فكرة مشوهة عن النظام ككل. يعد الامتثال لهذا المبدأ مهمًا أيضًا لأنه فقط في التمثيل الشامل للمستند يمكن تحديد وظائفه.

المبدأ المعرفييرتبط بالنظرية الفلسفية العامة للمعرفة وهو الأساس المنهجي لإدارة الوثائق. نظرًا لأن المفاهيم ذات الصلة من "المعرفة" و "الإدراك" تُستخدم غالبًا في النظرية المعرفية ، فيجب توضيح محتواها فيما يتعلق بإدارة المستندات. والمعرفة هي مجموعة من المعلومات الضرورية لفهم المعلومات وإنتاجها. والإدراك عملية توفر الفهم وإنتاج المعلومات ؛ في بعض الأحيان يُفهم الإدراك على أنه حقيقة منتجة للمعرفة ، فالمبدأ المعرفي ليس له حدود محددة بوضوح ، وإمكانيات استخدامه يتم تحديدها من خلال تفاصيل الوثيقة ، وفي علم الوثائق ، يتضمن هذا المبدأ دراسة الدور المعلومات الخاصة بتشغيل وتنفيذ وظائف المستند. يغطي الاتجاه العملي في علم الوثائق مشاكل الاتصال ويسمح لك باستكشاف طرق لنقل المعلومات بشكل فعال والإدراك الملائم وفقًا لعرضها في المستند.

يرتبط الاتجاه البراغماتي ارتباطًا وثيقًا بالاتجاه المعرفي وفقًا للمبدأ التكامل.استكشاف جوانب مختلفة من نشاط احتياجات المجتمع للمعلومات والوثائق ، وهذه المبادئ تكمل بعضها البعض بشكل كبير. نظرًا لتعدد استخداماتهم ، فإنهم يساهمون في دراسة إدارة المستندات ككائن شامل.

بفضل دراسة علم الوثائق كعلم ، يمكننا المضي قدمًا في دراسة الوثيقة كناقل للمعلومات.

1.1 موضوع وأهداف الدورة

كل واحد منا يتعامل مع وثائق مختلفة: جواز سفر ، بطاقة طالب ، دفتر علامات ، تذكرة حافلة أو ترام ، فاتورة نقديةعند شراء البضائع في متجر ، وما إلى ذلك. تصاحب المستندات شخصًا من الأول إلى بالأمسحياته (شهادة الميلاد ، دبلوم المدرسة الثانوية ، شهادة الزواج ، شهادة المعاش ، إلخ). الوثيقة هي واحدة من أهم وسائل العمل والإدارة والمعرفة الذاتية للمجتمع البشري.

في المجتمع ، يتم إنشاء عدد كبير من الوثائق المختلفة باستمرار ويتم تداولها. يمكن مقارنة هذه العملية بالبركان النشط ، حيث تتدفق الحمم البركانية من فمه في تيار مستمر ، مما يؤدي إلى إبطاء حركته تدريجياً ، ثم يتوقف ، ثم يتجمد. وكذلك الوثائق. في البداية ، هناك عمل مكثف ، ولكن ظاهريًا في العادة ، غير مزعج بشأن إعدادها ، وتجميعها ، والموافقة عليها ، وإصدار الشهادات لها. بعد ذلك ، يتم وضع الوثائق ، بعد أن اكتسبت القوة القانونية اللازمة أو الشكل النهائي ، حيز التنفيذ ، ودخل حيز التشغيل ، حيث يمكنها التأثير على كل من مصير الفرد وحياة الملايين من الناس. هذه هي البيئة التشغيلية لوجود المستندات.

بعد ذلك ، عندما يحققون أهدافهم وغاياتهم ، تبدأ المستندات تدريجياً ، وإن كانت غير متساوية للغاية ، في فقدان خصائصها التشغيلية وأهميتها ، مثل "تجميد" الحمم البركانية ، أي الاستقرار في المحفوظات ، وبالتالي الانتقال إلى بيئة استعادية ، واكتساب قيمة تاريخية في الغالب. في أدبيات اللغة الإنجليزية ، على وجه الخصوص ، يتم إعطاء المعلومات أن الاستخدام الأكثر كثافة لمعلومات الإدارة الموثقة يقع في الأشهر الستة الأولى بعد حدوثها. ثم تنخفض القيمة التشغيلية للوثائق بسرعة وتصل بالفعل بعد عام ونصف من إنشائها إلى الحد الأدنى. يستمر الفصل الكامل للوثائق من عملية الإدارة لمدة ربع قرن تقريبًا 1.

استمرارًا للمقارنة مع البركان ، الذي يحاول العلماء ، من بين أمور أخرى ، توقع ثورانه ، تجدر الإشارة إلى أن المستندات قابلة أيضًا لتوقعات ونمذجة معينة. يمكن تصميمها ، إذا لزم الأمر ، لتخطيط التركيب الكمي والنوعي. بمعنى آخر ، تتمتع المستندات أيضًا ببيئة واعدة.

بالفعل في العصور القديمة ، بدأ الناس يدركون أن إنشاء المستندات وحركتها وتخزينها تخضع لأنماط وقواعد معينة. في البداية ، تم تعزيز هذا الفهم في الممارسة المكتبية ، في تشكيل عادات وتقاليد العمل مع الوثائق. ثم تم تعميم التقنيات العملية وتحليلها وأصبحت تدريجيًا قواعد ملزمةوالقواعد ، تلقي التوحيد في التشريعات الرسمية و أنظمة. وهكذا ، حفز النشاط العملي الفهم النظري للقضايا المتعلقة بعمل الوثائق في المجتمع. ونتيجة لذلك ، ولد النظام العلمي لإدارة الوثائق.

حدد الارتباط الوثيق بالممارسة هيكل موضوع إدارة الوثائق ، والذي يتكون من جزأين: 1) نظري و 2) مطبق. كلا الجزأين مترابطان بشكل مباشر. إن نطاق المشكلات التي تدرسها إدارة المستندات واسع جدًا ، ولكن أهمها: أنماط تكوين المستندات ؛

طرق إنشائها ؛

الوظائف والخصائص وهيكل الوثيقة ؛

مبادئ تنظيم سير العمل.

تشكيل وتطوير أنظمة التوثيق ، وكذلك مجمعات الوثائق ؛

طرق لتحسين عمليات التوثيق في المجتمع.

الهدف من إدارة المستندات هو المجموعة الكاملة من المستندات في المجتمع ، أي الوثائق بجميع أنواعها وأنواعها وأشكالها ، وكذلك جميع أنظمة وأنظمة التوثيق الفرعية. ومع ذلك ، فإن التركيز على الوثائق وأنظمة التوثيق المتعلقة بمجال الإدارة ، مع بيئة التشغيل.

في الواقع ، أي علم يعتمد على الطريقة التاريخية للمعرفة. حفظ السجلات ليس استثناء في هذا الصدد. علاوة على ذلك ، فإن موضوع بحثه يتم تحليله بالضرورة بأثر رجعي تاريخي ، في الديناميكيات ، مما يجعل من الممكن تتبع المراحل والأنماط واتجاهات التطوير والترابط بين الوثائق بكل تنوعها. وبالتالي ، فإن الجانب التاريخي هو أحد أهم الجوانب في إدارة الوثائق.

تأتي المهام الرئيسية لهذا التخصص العلمي من موضوع إدارة التوثيق: الإثبات النظري لعمليات التوثيق في المجتمع.

ضمان الجودة العالية للوثائق المنشأة وأدائها الفعال ؛

تشكيل بيئة معلومات عالية التنظيم ، أي تزويد المجتمع بمعلومات موثقة كاملة وتشغيلية ؛

تطوير وتحسين ثقافة المعلومات البشرية.

يحل علم المستندات مهامه جنبًا إلى جنب مع التخصصات الأخرى ، المطبقة بشكل أساسي ، لدورة إدارة المستندات ، والتي يعد الأساس النظري لها. وهي تشمل: تنظيم وتكنولوجيا الدعم الوثائقي للإدارة (الأعمال الكتابية) ، والتي تدرس مباشرة تنظيم العمل مع الوثائق: الاستقبال والتوزيع والتسجيل ، عمل مرجعي، يبحث المستندات المطلوبةإلخ. (لسوء الحظ ، وضع الكثيرون علامة متساوية بين إدارة المستندات والعمل المكتبي ، عن طريق خلط هذين التخصصين عن طريق الخطأ) ؛

لغويات وثائقية

تنظيم خدمات السكرتارية والبعض الآخر.

1.2 تشكيل وتطوير التوثيق

ارتبط أصل إدارة الوثائق في روسيا بما يسمى بإدارة الوثائق "العملية" ، أي مع إنشاء قواعد للعمل مع المستندات والمتطلبات للوثائق نفسها في الممارسة العملية ، في عملية العمل المكتبي ، في المجال التطبيقي. نشأت إدارة الوثائق العملية مع ظهور علم الباليوغرافيا (علم تطور الكتابة ، المخطوطات القديمة) والدبلوماسية (العلم الذي يدرس شكل ومحتوى الأعمال القانونية) ، أي في القرنين السادس عشر والسابع عشر. حتى ذلك الحين ، ظهرت نماذج مستندات موحدة في روسيا ، تتكون من حالات خاصة فردية ، تم تعميمها في المكاتب ثم إصلاحها رسميًا 2. استمرت ممارسة حفظ السجلات في أن يكون لها تأثير دائم وهام على عملية تكوين علم الوثائق.

ومع ذلك ، منذ بداية القرن الثامن عشر ، بدأ وضع الأسس القانونية للتوثيق ، بشكل أساسي في مجال تسيطر عليها الحكومة. تم تكريس العديد من أشكال الوثائق في القوانين التشريعية. استمر هذا العمل في القرن التاسع عشر. علاوة على ذلك ، في منتصف القرن ، ظهرت أولى المحاولات لفهم عمليات التوثيق نظريًا في المجتمع الروسي. تم إجراؤها في أعمال N. Varadinov و V. Veldbrecht ، اللذين نظما التوثيق ، وقسموه إلى مجموعات ، وعلى أساس القوانين التشريعية ، اقترحوا قواعد لتجميع الوثائق. في هذه الأعمال ، بالإضافة إلى نماذج الوثائق ، كان هناك أيضًا جزء نظري.

فاردينوف ، على وجه الخصوص ، قسم العمل المكتبي إلى 1) نظري و 2) عملي. كان أول من أدخل مصطلح "الأعمال الورقية النظرية" للتداول. بالمعنى النظري ، في رأيه ، فإن العمل المكتبي هو "علم يحدد قواعد تجميع أوراق الأعمال والأفعال والقضايا نفسها" ، بالإضافة إلى دراسة الخصائص "الخارجية" و "الداخلية" لأوراق الأعمال. العمل المكتبي العملي هو " ترتيب عامالإجراءات في الدوائر الحكومية وفق النماذج التي ينص عليها القانون وطبقاً لنماذج ثابتة من أوراق العمل 3 ".

ومع ذلك ، في العقود التالية ، وحتى ثورة 1917 ، لم تحظ الدراسات الوثائقية بأي استمرار جدي ، باستثناء محتمل لأعمال مهندس السكك الحديدية I.I.Richter ، التي نُشرت في بداية القرن العشرين. احتوتوا على تعميمات نظرية منفصلة وتعريفات لعدد من المفاهيم. بالإضافة إلى ذلك ، قام المؤلف بمحاولة فاشلة لتصنيف "حفظ السجلات وحفظ السجلات للسكك الحديدية المملوكة للدولة" 4.

ترافق وصول البلاشفة إلى السلطة مع مزيد من التطوير لإدارة الوثائق العملية في اتجاه توحيد الوثائق ، بدءًا من نماذج المستندات المنفصلة وانتهاءً بإنشاء أنظمة توثيق موحدة. ومع ذلك ، منذ البداية ، بعض أسئلة نظرية(على وجه الخصوص ، في كتب P.V. Verkhovsky ، S.N. Golubov ، NV Rusinov).

في العشرينات من القرن الماضي ، انعكست مشاكل إدارة الوثائق بطريقة معينة في الدراسات في مجال الإدارة. في ذلك الوقت ، كان هناك نظام كامل للبحث ، والدعم الذاتي ، والإدارات و المنظمات العامةالتعامل مع قضايا التنظيم العلمي للإدارة. كانت هناك عدة مدارس مستقلة للفكر الإداري: مدرسة A.K. Gastev (معهد العمل المركزي) ، اتجاه P.M. كما تناول عدد من المنظمات الأخرى قضايا التنظيم العلمي للعمل وتحسين العمل المكتبي.

ربما كان هذا العمل مثمرًا للغاية في معهد تكنولوجيا التحكم. قام موظفوها "بحل المشاكل النظرية الرئيسية للعمل المكتبي: المصطلحات ، التنظيمي والتكنولوجي ، توحيد وتوحيد الوثائق ، تصنيف الوثائق ، الربط بين العمل المكتبي والمحفوظات" 5. هنا المسودة " قواعد عامةالتوثيق وسير العمل "، الذي لخص الدراسات النظرية و خبرة عمليةالعلماء المحليين والأجانب.

بحلول هذا الوقت ، أدرك الغرب أيضًا بشكل واضح الحاجة إلى دراسة جادة لمجموعة المشكلات المرتبطة بعمل الوثائق. وهكذا ، كتب العالم البلجيكي بول أوتليت في أحد أعماله: "إن فوضى الكتب والوثائق تتطلب اليوم علمًا يمكن أن يمنع شرًا محتملًا في مسائل التوثيق غير المطلوبة والمكررة والمتناقضة للغاية".

ومع ذلك ، أدى التحول الحاد الذي حدث في الاتحاد السوفياتي في مطلع عشرينيات وثلاثينيات القرن الماضي إلى تغييرات مهمة في جميع مجالات الحياة في المجتمع السوفيتي. كان يرافقه ضخمة القمع السياسي، الذين ساروا مثل الأسطوانة الثقيلة من خلال الموظفين العلميين والإداريين. تم تقليص البحث في مجال إدارة الوثائق. كانت الاستثناءات هي بعض المجالات التي ركزت إما على تحقيق النظام الاجتماعي للحكومة الشمولية (تحسين نظام التسجيل للمواطنين السوفييت ، وإدخال نظام جوازات السفر) ، أو تم تنفيذها في إطار بعض الإدارات الكبيرة (ترشيد المحاسبة ، وثائق الموظفينإلخ.).

في الوقت نفسه ، خلال فترة الستالينية ، تم إنشاء بعض المتطلبات الأساسية لتطوير إدارة الوثائق في المستقبل. الحقيقة هي أنه في أوائل الثلاثينيات. تم افتتاح معهد الدولة للتاريخ والأرشيف (MGIAI) في موسكو ، وهو مصمم لتدريب المتخصصين المؤهلين تأهيلا عاليا للعمل فيه محفوظات الدولةثم الموظفين عمل مكتب الدولة. بدأت MGIAI بتدريس الدورة التدريبية " أعمال المكتب العامفي البداية ، في إطار التخصص الأكاديمي "نظرية وممارسة الأرشفة" ، ومنذ عام 1942 ، تم تقديم دورة مستقلة بعنوان "تاريخ وتنظيم العمل المكتبي في الاتحاد السوفياتي". في عام 1943 ، ظهر مصطلح علم الوثيقة نفسه لأول مرة.

دراسة المشاكل الوثائقية في دورات تدريبيةحفز البحث في هذا المجال. أصبحت الستينيات نقطة تحول ، عندما أصبحت إدارة الوثائق تخصصًا علميًا مستقلاً. في عام 1969 ، تم تضمينه في تسمية اختصاصات العاملين العلميين.

ازداد الاهتمام بالمشكلات النظرية لإدارة الوثائق بشكل خاص فيما يتعلق بتطوير وتنفيذ نظام إدارة وثائق الدولة الموحدة (EGSD) ، وكذلك في عملية إنشاء قاعدة معلومات النظام الآليالتحكم (ACS). لهذه الأغراض ، في عام 1966 ، تم إنشاء معهد عموم الاتحاد للبحوث العلمية لإدارة السجلات والمحفوظات (VNIIDAD). في تلك السنوات ظهرت الأعمال النظرية الخاصة الأولى ، المكرسة لتوضيح موضوع إدارة الوثائق ومهامها 7.

منذ الستينيات ، تم تحديد مركزين رئيسيين في بلدنا يقومان بنشاط وفعالية بإجراء بحث علمي في مجال إدارة الوثائق - وهما MGIAI ، حيث تم إنشاء كلية إدارة سجلات الدولة في عام 1964 ، و VNIIDAD.

لم يكن الدور الأخير في تكثيف الدراسات الوثائقية العلمية نوعًا من "انفجار النشاط الوثائقي للمجتمع" في الستينيات والسبعينيات. ثم تجاوز عدد نسخ الوثائق في جميع أنحاء العالم 1 تريليون نسخة سنويًا ، وفي الإدارات المركزية لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، تجاوز التوزيع السنوي للوثائق (بما في ذلك النسخ) مليون قطعة. بحلول ذلك الوقت ، اتضح أن النهج الكتابي البحت لتنظيم وإجراء الدراسات الوثائقية قد استنفد نفسه إلى حد كبير ، بسبب قيوده. في إطار هذا النهج ، تمت دراسة وثائق العمل المكتبي الحالي ، بالإضافة إلى العمليات التي تمت مع المستندات التي تم إعدادها بالفعل.

في غضون ذلك ، ساهم التطور السريع لعلوم المعلومات ، والذي بدأ في منتصف القرن العشرين ، في إنشاء وجهة نظر مختلفة تمامًا عن التوثيق. بدأ اعتباره كنظام معلومات واحد يساهم في تحقيق أهداف وغايات إدارية معينة. في الوقت نفسه ، توسع مفهوم التحكم بشكل كبير وبدأ تقديمه كتأثير منظم على أي كائن. أتاح النهج المنهجي لتوثيق العلم إمكانية استكشاف كل مستند أو نوع من المستندات بشكل شامل ، وتوسيع نطاقها الكمي والكمي بشكل كبير خصائص الجودة. وهكذا ، كان مطلع الستينيات والسبعينيات من القرن الماضي نوعًا من نقطة التحول في تطوير إدارة المستندات.

ارتبطت بداية نهج منهجي في أبحاث إدارة الوثائق إلى حد كبير بظهور الأعمال الأساسية لـ GG Vorobyov ، وبشكل أساسي كتابه "Document: Information Analysis" (موسكو ، 1973). في وقت لاحق ، في إطار هذا النهج ، العديد من المنشورات من قبل V.D. Banasyukevich ، BS Ilizarov ، MP Ilyushenko ، VI Kokorev ، T.V. ، KI Rudelson ، E.A. Stepanova ، VF Yankova ومؤلفون آخرون. نتيجة البحث العلمي في مجال إدارة الوثائق في الستينيات - النصف الأول من الثمانينيات. تم تلخيصها في أطروحة الدكتوراه لـ A.N. Sokova (1986).

بدأت مرحلة جديدة في تطوير إدارة الوثائق المحلية في التسعينيات ، عندما ، وتحت تأثير العوامل الداخلية والخارجية ، تغيير ملحوظعمليات المعلومات والتوثيق. في روسيا ، كان هناك تغيير في النظام السياسي والاقتصادي ، بدأ استخدام أحدث تقنيات الكمبيوتر على نطاق واسع في العمل مع المستندات ، وبدأت الدولة في الدخول بسرعة إلى مساحة المعلومات العالمية. تعطى الأولوية للتطوير في البحث العلمي في هذا الوقت لمجالات مثل إدارة المعلومات والوثائق ، إدارة المستندات الإلكترونية، الجوانب المختلفة لأمن المعلومات ، مشاكل فحص قيمة الوثائق ، إنشاء المحفوظات الإلكترونية وغيرها. بمعنى آخر ، يتم تحفيز التطوير الإضافي لإدارة الوثائق كنظام علمي معقد من خلال الاحتياجات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والثقافية والتقنية وغيرها من الاحتياجات المتزايدة والمتغيرة بشكل كبير.

تنشر نتائج البحث العلمي في مؤلفات علمية ومقالات ، وأطروحات وخطب في مؤتمرات علمية ، تنعكس في وسائل تعليمية، في القواعد الارشاديةللهيئات الإدارية ، إلخ. منذ منتصف التسعينيات ، تم نشر معلومات متخصصة ومجلة عملية Deloproizvodstvo في روسيا. النظرية و أمور عمليةعلم الوثائق ، كما تنعكس جوانبها التاريخية على صفحات المجلات "المحفوظات المحلية" ، "هيرالد المحفوظات" ، "أمين الشؤون" ، "خدمة الموظفين" ، "إدارة شؤون الموظفين" وبعض المجلات الأخرى.

1.3 مكانة التوثيق في نظام العلوم

تنتمي إدارة الوثائق إلى دورة العلوم الاجتماعية ، والتي يرتبط العديد منها بعلاقة وتفاعل وثيقين. يظهر هذا التفاعل في أشكال مختلفةويحدث على مستويات مختلفة ، في المقام الأول على مستوى موضوع البحث وموضوع البحث ، والجهاز المفاهيمي ، وطرق البحث.

يرتبط حفظ السجلات ارتباطًا وثيقًا بالعلوم التاريخية. كما لوحظ بالفعل ، فإن موضوع علم الوثائق هو وثيقة في التطور التاريخي. يرتبط ظهور وثائق معينة ، ناهيك عن أنظمة التوثيق ، ارتباطًا مباشرًا بتطور المجتمع بمراحل معينة. لذلك ، لا يمكن فهم أداء الوثائق وأنظمة التوثيق ، وطي مجمعات المستندات دون معرفة الجوانب الاجتماعية والاقتصادية ، التاريخ السياسيوالتاريخ الثقافي وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى ، يتميز شكل الوثيقة بالاستقلال النسبي ، ووجود أنماط التنمية الخاصة بها ، والتي بدورها لها تأثير معين على جوانب معينة من التنمية الاجتماعية. لذلك ، فإن دراسة الماضي تعني أيضًا معرفة نشأة الأشكال الوثائقية.

يسهم علم السجلات بشكل موضوعي في تكوين قاعدة مصادر البحث التاريخي ، وبهذه الصفة ، يربط عن كثب دراسات المصدر ، وهي واحدة من أهم فروع العلوم التاريخية التي تدرس نظرية ومنهجية وتقنية المصادر التاريخية. يدرس باحثو المصدر أيضًا شكل المستند وبنية وخصائص المعلومات الموثقة في تطورهم التاريخي. عادةً ما يتم فصل مستندات Office في دراسات المصدر إلى قسم مستقل.

على أساس قربه من دراسة المصدر ، يُشار عادةً إلى العلوم الوثائقية إلى فئة العلوم التاريخية ، بما في ذلك كجزء مما يسمى التخصصات التاريخية المساعدة والخاصة 9 ، والتي تعتبر تخصصات فرعية للدراسة المصدر. في الوقت نفسه ، وضع عدد من المؤلفين (A.I. Gukovsky ، S.M. Kashtanov ، B.G. Litvak ، O.M. Medushushskaya ، V.V. على العكس من ذلك ، يقترح باحثون آخرون توسيع نطاق مشكلات التوثيق من خلال تضمين التخصصات التاريخية المساعدة مثل الدبلوماسية ، وعلم الحفريات القديمة ، والقياس ، وعلم الأنساب. علاوة على ذلك ، فإن كلاهما ، في الغالب ، يضع في الواقع علامة متساوية بين إدارة المستندات والعمل المكتبي.

ومع ذلك ، على الرغم من الارتباط الوثيق بين علم الوثائق ودراسات المصدر ، إلا أن هناك اختلافات كبيرة بينهما ، والتي لوحظت: في موضوع الدراسة (دراسات دراسة المصدر ، بالإضافة إلى المصادر الوثائقية المكتوبة ، وكذلك أنواع وأشكال أخرى من المصادر التاريخية ، على وجه الخصوص ، المواد) ؛

لأغراض البحث (دراسة المصدر تدرس الوثيقة من أجل تطوير طرق لاستخراج المعلومات اللازمة) ؛

في التسلسل الزمني (دراسات المصدر تدرس الوثائق حصريًا في بيئة استعادية ، وتوثق العلوم أيضًا في بيئة تشغيلية ومستقبلية).

لا يسمح الاختلاف الأخير ، في رأينا ، بتصنيف إدارة الوثائق كنظام تاريخي ، كما يفعل العديد من المؤلفين ، لأن العلم التاريخي يقتصر على دراسة ماضي المجتمع البشري فقط.

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه كان هناك اتجاه مؤخرًا إلى أخذ دراسة المصدر نفسها خارج إطار العلوم التاريخية الحصرية واعتبارها نظامًا متكاملاً في نظام العلوم الإنسانية ، كعنصر من الأنثروبولوجيا التاريخية ، وعلم الأعراق البشرية ، وعلم الاجتماع ، أي. من كل العلوم الإنسانية. نتيجة لهذا النهج ، تنشأ المشكلة المعقدة لظاهرة الوثيقة بشكل طبيعي ، ونتيجة لذلك ، فإن مهمة تطوير نظام جديد - فينومينولوجيا الوثيقة 11.

وفقًا للأهداف والهدف من الدراسة ، ترتبط إدارة المستندات ارتباطًا وثيقًا بعلم الأرشفة. إنهم متحدون من خلال مهمة مشتركة - تشكيل بيئة معلومات فعالة ، هدف واحد للدراسة - وثيقة ، بالإضافة إلى وحدة طرق التنظيم والتخزين والبحث عن المعلومات وتطوير مبادئ تكوين الوثيقة.

في الوقت نفسه ، يدرس علم الوثائق وعلم المحفوظات وثيقة من جانبين متعارضين: علم الأرشيف - من القيمة المعلوماتية للوثيقة كمصدر تاريخي ، مع التركيز على مجمعات الوثائق ، وليس على مستندات منفصلة. يدرس علم الوثائق هدفه من جانب القيمة المعلوماتية والتشغيلية ، كحامل للمعلومات ، ويعمل بشكل أساسي في البيئة الاجتماعية الحديثة.

إدارة السجلات لها تأثير مباشر على تطوير علم الأرشفة ، منذ ذلك الحين مستندات بجودة أفضلالتي تم إنشاؤها في العمل المكتبي ، سيكون العمل الأكثر نجاحًا هو عمل المحفوظات لتخزين واستخدام الثروة الوثائقية.

يمكن أيضًا العثور على الكثير من الأشياء المشتركة بين علم الوثائق وعلوم الكتب. يتم تجميعها معًا: الجوهر الإعلامي والاجتماعي لأشياء الدراسة - وثيقة وكتاب ؛ إلى حد كبير نفس الأهداف والوظائف ؛ الورق باعتباره ناقلًا شائعًا للمعلومات ؛ حرف بنفس طريقة نقل المعلومات. ومع التطور تكنولوجيا الكمبيوترهناك تقارب آخر بين المستند والكتاب ، والذي يمكن تمثيله بالتساوي في نسخة إلكترونية. في الوقت نفسه ، هناك أيضًا اختلافات بين علم الوثائق وعلم الكتب ، والتي تكمن أساسًا في حقيقة أن الكتاب - موضوع علم الكتاب - مخصص للتكرار ، والاستنساخ المتعدد للمعلومات ، في حين أن الوثيقة فريدة من نوعها.

ترتبط إدارة الوثائق بالفقه ، ولا سيما مع فروعه مثل القانون الدستوري والمدني والإداري والعمل وقانون الأعمال. في حفظ السجلات ، يتم استخدام إنجازات العلوم القانونية على نطاق واسع: إعطاء القوة القانونية للوثائق ، الطرق القانونيةسنها ، وتصنيف الأعمال القانونية ، وما إلى ذلك. التشريعات الحديثةيتم التمييز بين الوثائق حسب النوع والأهمية ويتم تمييز أنظمة المستندات المنفصلة. أحد أهداف إدارة الوثائق هو نظام التوثيق التنظيمي والقانوني. لا يمكن للمحامين في أنشطتهم اليومية الاستغناء عن معرفة أساسيات إدارة المستندات وتنظيمها وتكنولوجيا دعم إدارة المستندات. يقوم المجرمون بالتحقيق في طبيعة الوثائق والتقنيات وطرق التشويه المتعمد للمعلومات الموثقة ، إلخ. لغرض كشف التزوير الرسمي والتحقيق فيه.

من المستحيل عدم الحديث عن علاقة إدارة الوثائق بالعلوم الاقتصادية. تحسين أنشطة خدمات دعم التوثيق الإداري أمر مستحيل دون تحديدها الكفاءة الاقتصادية، بدون تحليل شامل لاستخدام الموارد المالية والمادية لإنشاء المستندات ومعالجتها ، دون تجميع الأساليب المناسبة ، ومعايير العمل ، وما إلى ذلك. يشمل عدد أنظمة التوثيق التي يدرسها علم الوثائق مثل هذه الأنظمة الخاصة التي تعكس بشكل مباشر المجال الاقتصادي للحياة ونشاط المجتمع ، مثل المحاسبة وإعداد التقارير والإحصائية والتقنية والاقتصادية والتجارة الخارجية والمصرفية والمالية.

العلاقة والتفاعل بين إدارة المستندات ونظرية الإدارة ، الإدارة قوية تقليديًا ، حيث تنعكس كل من وظائف الإدارة وتنظيمها بشكل مباشر في الوثائق. في هذا الصدد ، صاغ V.S Mingalev حتى "الأكثر القانون العامإدارة الوثائق "، وجوهرها هو" مطابقة محتوى الوثائق لوظائف الإدارة "14. بدوره ، فإن التنظيم العقلاني للعمل مع المستندات يساهم في تحسين أنشطة الإدارة ، وزيادة كفاءتها ، حيث أن جميع موظفي الجهاز الإداري تقريبًا مشغولون بالعمل مع المستندات ، والإنفاق لهذه الأغراض ، وفقًا لبعض البيانات ، 60٪ على الأقل من وقت عملهم 15.

ظهور وتطور ناجح السنوات الاخيرةالانضباط العلمي الجديد - جمعت إدارة المعلومات دراسة مشاكل الإدارة وإدارة الوثائق بشكل أكبر ، حيث يتم تسجيل معظم المعلومات في الوثائق. علاوة على ذلك ، يتوقع بعض المؤلفين (M.V. Larin) في المستقبل توحيد خدمات الدعم الوثائقي للإدارة وإدارة المعلومات.

يتأثر التوثيق أيضًا بالتخصصات التطبيقية مثل علم اجتماع الإدارة وعلم نفس الإدارة والاتصالات التجارية.

في علم الوثائق ، تُستخدم إنجازات علم اللغة التطبيقي على نطاق واسع ، في المقام الأول لغرض توحيد نصوص الوثائق ، وتوحيد الوحدات اللغوية ، وأيضًا في عملية تحرير مستندات الخدمة.

يجب إيلاء اهتمام خاص للعلاقة بين إدارة الوثائق وعلوم المعلومات. لم يؤثر النمو السريع لموارد المعلومات ، والتطور السريع لتكنولوجيا الكمبيوتر والفهم النظري النشط لعمليات المعلومات في النصف الثاني من القرن العشرين على طبيعة ومحتوى أبحاث إدارة المستندات فحسب ، بل أدى أيضًا إلى تكامل إدارة المستندات في دورة علوم المعلومات الاجتماعية. نتيجة لذلك ، تبين أن علم الوثائق وثيق الصلة بالتخصصات العلمية مثل المعلوماتية الاجتماعية ، وصناعة الأفلام الوثائقية ، وتكنولوجيا الكمبيوتر والبرمجة ، وأمن المعلومات وحماية المعلومات ، وما إلى ذلك. والمشكلات التطبيقية في المرحلة الحالية المتعلقة بإنتاج ونقل واستهلاك وتخزين المعلومات الموثقة.

لحل بعض مشاكلها ، تستخدم إدارة المستندات الإنجازات في مجال العلوم التقنية والطبيعية بشكل مكثف ، نظرًا لأن المستند عبارة عن كائن مادي ، وناقل معلومات له خصائص فيزيائية محددة جيدًا. بالإضافة إلى ذلك ، يرتبط إنشاء المستندات والبحث فيها وتخزينها بوسائل توثيق المعلومات ونقلها ، بما في ذلك استخدام المعدات المكتبية الحديثة المعقدة.

إن الارتباط الوثيق بين إدارة الوثائق ومجموعة متنوعة من التخصصات العلمية النظرية والتطبيقية قد حدد إلى حد كبير أساليب البحث في إدارة الوثائق ، أي. طرق وتقنيات لحل مشاكل علمية محددة. وتنقسم هذه الأساليب إلى عامة علمية و خاصة و خاصة. تشمل العناصر العلمية العامة تلك المستخدمة من قبل جميع العلوم أو معظمها: الطريقة المنهجية ؛

طريقة النمذجة

طريقة وظيفية

مقارنة؛

تصنيف؛

تعميم؛

الصعود من الخلاصة إلى الملموسة ، إلخ.

يمكن أيضًا تصنيف بعض الطرق المدرجة. على وجه الخصوص ، تنقسم النمذجة إلى وصفي ، رسومي ، رياضي ، طبيعي (فيزيائي). علاوة على ذلك ، يتم استخدام معظم هذه الأصناف في إدارة المستندات.

ترتبط الأساليب الخاصة ارتباطًا وثيقًا بالطرق العلمية العامة. ومع ذلك ، فإن نطاق تطبيقها أضيق كثيرًا ومحدودًا ، كقاعدة عامة ، لواحد أو أكثر من العلوم وثيقة الصلة. الأساليب الخاصة في إدارة الوثائق تشمل: طرق توحيد وتوحيد الوثائق.

طريقة تحليل الوصفات

طريقة المرة الواحدة في التوثيق والعمليات الكتابية ؛

طريقة فحص قيمة المستندات.

1.4 المصادر في السجلات

يمكن أن تكون أي مستندات وأنظمة توثيق ومجموعات من المستندات تقريبًا بمثابة مصادر في أبحاث إدارة المستندات. بناءً عليها ، يمكنك الحصول على فكرة معينة حول مستوى العمل مع المستندات ، وطرق التوثيق ، وحول الثقافة الكتابية لعصر معين. ومع ذلك ، لا يزال الدور الرئيسي يلعبه تلك الوثائق التي يتم فيها تثبيت القواعد والقواعد والتوصيات والمعايير وما إلى ذلك ، وتنظيم وتنظيم مختلف المجالات والأساليب وأشكال العمل مع الوثائق. هذه هي في المقام الأول تشريعية و الأعمال القانونية، المعايير ، المصنفات ، التعليمات ، القواعد الارشادية. تعد المصادر أساسًا ضروريًا لإجراء البحث النظري ، لتحسين ممارسة الدعم الوثائقي للإدارة وتحديد الاتجاهات الرئيسية في تطوير عمليات التوثيق.

يمكن تصنيف مصادر التوثيق وفقًا لعدة معايير: ترتيبًا زمنيًا (مصادر ما قبل الثورة ، والسوفييت ، وما بعد الاتحاد السوفيتي) ؛

فيما يتعلق ببيئة معلومات معينة (بأثر رجعي أو تشغيلية أو مستقبلية) ؛

مصادر "في العرف" ومصادر "في القانون" (N.V. Varadinov) ، إلخ.

منذ علم الوثائق ، كما لوحظ بالفعل ، نشأ من الاحتياجات العملية للعمل مع الوثائق ، لعبت التقاليد والعادات دورًا مهمًا في تطويره ، خاصة في البداية. بعد ذلك ، عندما تم فهمها وتعميمها ، بدأت هذه العادات والتقاليد في ترسيخها في مختلف القوانين واللوائح. وفقًا لذلك ، يمكن تقسيم المصادر التي تجعل من الممكن تتبع ، أولاً وقبل كل شيء ، تاريخ تكوين إدارة المستندات ، إلى مجموعتين كبيرتين: أولاً ، هذه هي المستندات التي جاءت مباشرة من ممارسة المكتب وتحتوي على معايير وقواعد تم تطويرها تلقائيًا التي تعكس تقاليد العمل المكتبي ؛ ثانيًا ، أنواع مختلفة من الإجراءات القانونية التي تنظم العمل بالوثائق قانونًا لعدة قرون.

إلى المجموعة الأولى من المصادر التي راكمت أغنى الخبرات والتقاليد والعادات عمل المكتب الروسي، تشمل ، على وجه الخصوص ، مجموعات عديدة من نماذج الوثائق المنشورة قبل عام 1917 (ما يسمى بـ "الرسائل"). انتشروا في بلادنا في القرنين الثامن عشر والتاسع عشر. أسلافهم كانوا "الصيغة" ، المعروفة في الغرب بالفعل في القرن السابع ، وفي روسيا - في الثلث الأول من القرن السادس عشر (على وجه الخصوص ، أشكال مدينة موسكو الكبرى). حتى الآن ، هناك أكثر من 100 مجموعة من هذه المجموعات معروفة.

نظمت "الحروف" تكوين وشكل ومحتوى الوثائق. أسمائهم رائعة. لذلك ، ظهر أحد أوائل الرسائل في عام 1765 "تعليمات حول كيفية تأليف وكتابة جميع أنواع الرسائل لأشخاص مختلفين". بعد عقدين من الزمان ، تم نشر "كتاب الرسائل" ، الذي يحتوي على رسائل مختلفة ، وعرائض ، وملاحظات حول القضية ، وعقود ، وشهادات ، وموافقات ، وإيصالات ، وتصاريح ، و جاري الكتابةالأقنان ، أمر موجه إلى الزعيم ، وهو شكل من أشكال الأوراق النقدية التجارية ، والإيصالات ، والإيصالات ، وخطابات البريد والائتمان "(سانت بطرسبرغ ، 1788). وصلت "الرسائل" في كثير من الأحيان إلى أحجام كبيرة. على سبيل المثال ، متاح في أموال المكتبة العلمية لجامعة ولاية تومسك "إرشادات لتجميع الأوراق التجارية. العينات والنماذج معلومات مرجعية "بقلم ف. ماكسيموف (موسكو ، 1913) يحتوي على أكثر من 2000 ألف صفحة.

تضم مجموعة أخرى المصادر ، وهي قواعد ومعايير ثابتة تشريعيًا للعمل مع المستندات. لوحظ ظهورهم منذ منتصف القرن السابع عشر ، لكن الخطوة الحاسمة اتخذتها بطرس 1 ، الذي وافق على "اللوائح العامة" في 172016. وصفت هذه الوثيقة بالتفصيل هيكل وعمل المكاتب ، وقضايا تسجيل المستندات ، وواجبات الموظفين ، وما إلى ذلك.

من بين المصادر المهمة ، إلى جانب "اللوائح العامة" ، هناك أيضًا "النماذج العامة" التي تم تطويرها في زمن بطرس الأكبر - نماذج من الوثائق ؛ "مؤسسة إدارة المقاطعات" ، التي نشرتها كاترين الثانية عام 1775 ؛ "المؤسسة العامة للوزارات" التي ظهرت عام 1811 ، وغيرها الكثير القوانين التشريعيةالتي تنظم عمل المكتب المنزلي على مستويات مختلفة من الحكومة.

أهمية كبيرة هي المصادر الوثائقية لفترة الثورة و حرب اهلية(1917-1922). كان لديهم تفاصيلهم الخاصة ، على الرغم من أن العمل مع الوثائق ، خاصة على أراضي روسيا البيضاء ، كان يعتمد بشكل أساسي على القوانين والتقاليد التشريعية للعمل المكتبي قبل الثورة.

عدد كبير من المصادر خلفها الحقبة السوفيتية التاريخ الروسي. بالفعل في الأشهر الأولى التي أعقبت وصول البلاشفة إلى السلطة ، تم التوقيع على مرسوم صادر عن مجلس مفوضي الشعب "بشأن إجراءات الموافقة على القوانين ونشرها" ، وتم اعتماد قرار من مجلس مفوضي الشعب "بشأن شكل الاستمارات" المؤسسات العامة". هؤلاء وغيرهم هذا النوعتم تضمين المستندات لاحقًا في الدورة التعليمية"مجموعة القوانين التشريعية المتعلقة بالعمل المكتبي (1917-1970)" (M. ، 1973). كانت أهم مصادر العقود الأخيرة من وجود القوة السوفيتية هي "الأحكام الأساسية للنظام الموحد لحفظ سجلات الدولة" (1973) ، التي تمت الموافقة عليها في عام 1988 من قبل "نظام إدارة وثائق الدولة" ، ومصنفات جميع الاتحادات (على وجه الخصوص ، مصنف All-Union وثائق الإدارة- OKUD) ، الأنظمة الموحدةالوثائق (بالدولار الأمريكي) ، إلخ.

حاليا في الاتحاد الروسيهناك ما هو واسع النطاق القاعدة المعياريةدعم التوثيق للإدارة ، وهو في نفس الوقت أهم مصدرلدراسة المشاكل الوثائقية. وهي تشمل: الأفعال القانونية المعيارية الهيئات الفيدراليةالسلطات والكيانات المكونة للاتحاد الروسي بشأن قضايا الدعم الوثائقي للإدارة ( القانون المدنيالترددات اللاسلكية، القوانين الفدرالية"في المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، "تشغيل سر الدولة"،" بشأن التوحيد "،" أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي بشأن صندوق المحفوظاتالاتحاد الروسي والمحفوظات "وغيرها ؛

على مستوى الإدارات وعلى مستوى الصناعة التنظيمية والتعليمية و وثائق منهجيةصادر عن السلطات قوة تنفيذيةمراحل مختلفة؛

المواد التعليمية والمنهجية التي تحدد متطلبات المستندات وتقنيات إنشائها ومعالجتها على مستوى مؤسسة فردية أو وحدتها الهيكلية 17.

في تسعينيات القرن الماضي ، انتعشت ممارسة تجميع ونشر مجموعات من نماذج الوثائق ، التي كانت نصف منسية في الحقبة السوفيتية ، وانتشرت على نطاق واسع. حتى الآن ، تم نشر العشرات من هذه المجموعات ، ولا سيما: Zagorskaya A.P. و Petrochenko P.F. و Petrochenko N.P. دفتر رسائل لإجراء المراسلات التجارية (M. ، 1992) ؛ مجموعة العقود القياسية(م ، 1995) ؛ ستينيوكوف م. عينات من وثائق العمل المكتبي (M. ، 1996) ؛ أندريفا ف. نماذج من المستندات الورقية (M. ، 1997) وغيرها الكثير.

أسئلة للفحص الذاتي:

ما هي البيئة التشغيلية ، بأثر رجعي والمستقبلية لوجود الوثائق؟

ما هو الفرق بين الموضوع والموضوع من التوثيق؟

ما هي المهام الرئيسية لإدارة الوثائق؟

ما هي التخصصات التي تنتمي إلى دورة التوثيق؟ هل توجد اختلافات بين إدارة المستندات والعمل المكتبي؟

متى ظهر علم الوثائق العملية في روسيا وما هي المحاولات الأولى للفهم النظري للعمل بالوثائق؟

كيف تطورت إدارة الوثائق المحلية في ظل ظروف السلطة الشمولية؟

لماذا أصبحت الستينيات والسبعينيات نقطة تحول في تطوير إدارة الوثائق؟

ما هي العوامل التي تؤثر على أبحاث إدارة الوثائق في فترة ما بعد الاتحاد السوفياتي؟

ما هي العلاقة بين التوثيق والتاريخ؟ هل يمكن أن ينسب إلى فئة العلوم التاريخية؟

ماذا يمكنك أن تقول عن الجوانب القانونية والاقتصادية والإدارية والفنية لإدارة الوثائق؟

ما هو مكان علم الوثائق في دورة علوم المعلومات؟

ما هي طرق البحث العلمي المستخدمة في إدارة الوثائق؟

ماذا يمكنك أن تقول عن دور المصادر في إدارة الوثائق؟ أعط تصنيفهم.

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

مقدمة 2

1. المراحل الرئيسية في تطوير إدارة الوثائق 5

2. هيكل إدارة الوثائق 8

3. علاقة إدارة السجلات بالعلوم الأخرى 10

4. مصادر في إدارة السجلات 22

خاتمة 32

المراجع 35

المقدمة

الخلق في بلادنا قواعد القانونمع مؤسسات عاملة بشكل فعال من التمثيل والتنفيذي ، القضاءلا يتم تحديد الإنتاج والعلم والتعليم فقط من خلال تبرير قانوني شامل وكامل لأنشطتهم ، ولكن أيضًا من خلال تشكيل قواعد وإجراءات منطقية ومحددة لعملهم ، بما في ذلك في مجال العمل مع الوثائق.

المعلومات الموثقة هي أساس الإدارة ، وتستند فعاليتها إلى حد كبير على إنتاج واستهلاك المعلومات. يتم تسجيل المعلومات في المستندات التي تعطيها شكلاً تنظيميًا وتنقلها في الزمان والمكان.

زيادة الأهمية في الإدارة الحديثةالحصول على تقنيات وأدوات الكمبيوتر التي توفرها ، على أساس التشريعات الحالية وغيرها تنظيمات قانونيةكفاءة تثبيت المعلومات وجمعها ومعالجتها والبحث عنها ونقلها. الانتقال إلى طرق جديدة في الأساس لتنظيم المعلومات والوصول إليها ، وتحديد أهمية الدورة التدريبية "التوثيق".

هناك تعريفات مختلفة لمفهوم "إدارة الوثائق" ، ولكن لم يتم قبول أي منها بشكل عام. ومع ذلك ، وكذلك مفهوم "الوثيقة". وهذا أمر طبيعي ، لأن "علم الوثائق" هو ​​مصطلح متعدد الأبعاد ومتفرع من الناحية الهيكلية ، ويتعلق بالجوانب المختلفة لأنشطة الوثائق والوثائق والاتصالات - وهي ظواهر لا تقل تعقيدًا ومتعددة الأوجه.

يمكننا أن نقول أن علم الوثائق هو علم الوثيقة وأنشطة التواصل الوثيق. هذا تخصص علمي يدرس أنماط إنشاء الوثائق وتشغيلها ، ويطور مبادئ بناء أنظمة اتصالات الوثائق وأساليب نشاطها.

يستكشف علم الوثائق الوثيقة كمصدر للمعلومات ووسيلة للتواصل الاجتماعي. هذا علم معقد لنشاط الاتصال بالوثائق والوثائق ، والذي يدرس عمليات إنشاء وتوزيع واستخدام مصادر المعلومات الوثائقية في المجتمع من الناحية التاريخية والحديثة والتنبؤية.

يتضمن تكوين إدارة الوثائق كنظام علمي تعريف مكوناته الرئيسية: الكائن ، والموضوع ، والبنية ، والأساليب ، والجهاز المفاهيمي - في وحدتها وسلامتها ، أي. كتخصص علمي منهجي.

يجيب موضوع العلم على السؤال: ما الذي يدرسه العلم. الهدف من علم الوثائق كعلم هو دراسة شاملة لمستند ككائن نظام تم إنشاؤه خصيصًا لتخزين وتوزيع (نقل) المعلومات في المكان والزمان. يتم إنشاء المستند في سياق أنشطة الوثائق والاتصالات ، وبالتالي ، فإن موضوع العلم هو جميع أنواع هذا النشاط - إنشاء المستندات وإنتاجها وتخزينها وتوزيعها واستخدامها ، وإنشاء أنظمة التوثيق.

يجب أن يجيب موضوع العلم على السؤال: بأي طريقة ، ولماذا ، ولأي غرض ولأي غرض تمت دراسته بالضبط ، ومن خلاله الواقع الموضوعي. يحدد موضوع العلم محتوى المعرفة العلمية حول الكائن - نشاط الوثيقة والاتصال بالوثيقة. موضوع إدارة الوثائق هو خلق المعرفة العلمية حول الوثيقة في وحدة مكوناتها الإعلامية والمادية ، حول أنماط إنشاء وعمل الوثائق في المجتمع.

يدرس التوثيق الوثيقة كموضوع على المستويات النظرية والتاريخية والمنهجية (العملية). يستكشف الوثيقة كنظام وخصائصها ومعلماتها وهيكلها ووظائفها وطرقها وطرق توثيقها وتصنيفها وتصنيفها. في مجال اهتمامه هي الأنماط العامة لإنشاء وتوزيع وتخزين واستخدام الوثائق. علاوة على ذلك ، يمكن أن يكون موضوع الدراسة هو الوثيقة ككل أو جوانبها الفردية ، مواصفات خاصةالأنشطة الوثائقية والتواصلية.

يدرس التوثيق الوثيقة في تطورها التاريخي ، وأنماط تشكيلها ، وطرق إنشائها ، ومبادئ تنظيم التوثيق وأنظمة التوثيق. وهكذا ، فإن علم التوثيق يدرس بشكل كامل جميع الوظائف ، العامة والخاصة ، المتأصلة في الوثائق. ومع ذلك ، لا تقتصر إدارة المستندات على الدراسة السلبية للوثيقة. الكشف عن أنماط تكوين الوثيقة ، تبدأ إدارة المستندات في التأثير بشكل فعال على عملية التوثيق نفسها ، وتقديمها أسس علمية، القيام بتوحيد وتوحيد الوثائق وأنظمة التوثيق ، وإحالة مجموعات معينة من أنواع الوثائق إلى أنظمة وظيفية وقطاعية ، داخلها إلى العمليات الفردية.

الغرض من هذا العمل هو دراسة متعمقة لأنظمة الوثائق والتوثيق في تطورها التاريخي ، والمشاكل النظرية والعملية لإنشاء معلومات موثقة للمؤسسات من أي شكل قانوني.

في سياق تحقيق الهدف ، يتم حل المهام التالية:

إظهار علاقة إدارة الوثائق بالعلوم الأخرى ؛

تتبع تطور الوثيقة كناقل للمعلومات ؛

تحليل عملية تكوين وتطوير أنظمة التوثيق ؛

1. المراحل الرئيسية في تطوير التوثيق

تنتمي إدارة السجلات إلى فئة العلوم الشابة ، ولم يتم تشكيلها بالكامل بعد باعتبارها تخصصًا علميًا يلخص مجموعة المعرفة حول المستند. لم يظهر هذا العلم على الفور ، فقد مر بعدة مراحل في تطوره.

من الناحية التاريخية ، كان الأول في هذه السلسلة هو علم التوثيق ، الذي ظهر في نهاية القرن التاسع عشر. وتلقى الإعتراف الدوليفي النصف الأول من القرن العشرين. تحت هذا الاسم ، تطور العلم ، وكان موضوعه أنشطة التوثيق ، بما في ذلك عمليات جمع وتنظيم وتخزين والبحث وتوزيع الوثائق (ومن منتصف الأربعينيات ، إنشاء) في جميع مجالات الحياة العامة. كان لهذا العلم أيضًا اسم "علم الكتب - المحفوظات - المتاحف".

مؤسس علم التوثيق هو بول أوتليت. واقترح تسمية العلم الذي يدرس النشاط الوثائقي بببليولوجيا أو علم وثائقي ، والذي ارتبط بتحديد كتاب ووثيقة.

مع مرور الوقت ، في عملية التمايز ، ظهرت نظرية تصنيف المستندات ، ونظرية تدفق المستندات ، ونظرية الفهرسة والتلخيص كمجالات علمية مستقلة.

تبين أن تاريخ علم التوثيق قصير. في منتصف القرن العشرين. (50-60s) بدأ النظر إلى عمليات الاتصال ليس فقط من منظور إحدى وسائلها - الوثيقة ، ولكن أيضًا على نطاق أوسع - باعتبارها معلوماتية. يفسح مفهوم "الوثيقة" الطريق لمفهوم "المعلومات" ، حيث أن الأول مشتق من الثاني. تم تحديث الأفكار الأولية حول موضوع العلوم الوثائقية واكتسبت محتوى إعلاميًا وسيبرانيًا.

منذ أوائل الستينيات ، بدأت المجالات العلمية المسماة علم الوثائق والوثائق في التطور. الأول يعتبر فرعًا تطبيقيًا لعلم التحكم الآلي ، والذي يشارك في تحسين إدارة أنظمة المستندات بجميع أنواعها - من الفنون الجميلة إلى العمل المكتبي. تحقيقا لهذه الغاية ، يدرس الوثائقي بنية وخصائص مستندات المصفوفة ، وطرق ووسائل المعالجة التلقائية ، والتخزين ، والبحث ، والاستخدام ، وتدفق المستندات ، ومصفوفات المستندات لتحسين إدارة أنظمة المستندات الكبيرة والمتعددة القنوات بشكل أساسي. ومع ذلك ، لا يعكس الفيلم الوثائقي النطاق الكامل لدراسات الوثيقة ، ومشاكل إنتاجها وتوزيعها واستخدامها ، ولا يمكن أن يكون علمًا معممًا حول الوثيقة.

في هذا الوقت ، تتطور إدارة المستندات كإتجاه علمي ، وتشمل مهامه (وفقًا لـ K.G. Mityaev) دراسة الجانب التاريخيتطوير الأساليب والأفعال والأنظمة الفردية لتوثيق ظواهر الواقع الموضوعي ونتائجها - إنشاء الوثائق ومجمعاتها وأنظمتها. في وقت لاحق ، بدأ فهم إدارة الوثائق على أنها علم قواعد إصدار الوثائق الإدارية والحفاظ على اقتصاد التوثيق. يتم تحديد إدارة السجلات مع العمل المكتبي وتعتبر قسمًا من أقسام الأرشفة. لقد نجا مثل هذا التفسير الضيق لإدارة المستندات إلى حد معين حتى يومنا هذا. بطبيعة الحال ، في هذا الفهم ، لا يمكن لعلم الوثائق أن يدعي دور علم التعميم حول الوثيقة ، لأنه يقتصر على مجال الإدارة. خارج حدودها توجد مجالات أخرى للنشاط البشري - العلم والتكنولوجيا والثقافة والحياة الاجتماعية ، إلخ.

في أواخر الستينيات ، مع تطور المعلوماتية (A.I. Mikhailov ، A.I. Cherny ، RS Gilyarevsky) ، أعيد التفكير في إنجازات العلوم الوثائقية إلى حد كبير ، وتوقف بالفعل وجود هذا الأخير كنظام علمي مستقل. في عام 1973 ، بذلت محاولات نادرة (GG Vorobyov ، K.N Rudelson) للتعميم المعلومات النظريةحول الوثيقة ، تطوير إطارها المفاهيمي من خلال تحليل المعلومات. يتم تضمين جزء من القضايا المتعلقة بتصنيف الوثائق ، وإنشاء نماذج معلومات الوثيقة ، ودراسة تدفق معلومات الوثيقة ، في الأقسام ذات الصلة من المكتبة ، الببليوغرافيا ، الأرشفة والمعلوماتية.

حتى منتصف الثمانينيات ، كانت الأفلام الوثائقية والمعلوماتية تعتبر العلوم المعممة حول الوثيقة. ومع ذلك ، فإن المعلوماتية تتعامل مع دراسة المعلومات الوثائقية وغير الوثائقية. خارج مجال رؤيتها وثيقة في تجسدها المادي ، شروط الإنتاج ، التخزين ، تنظيم العمل بالوثائق. لذلك ، مثل الفيلم الوثائقي ، من الصعب جدًا استخدام علوم الكمبيوتر كعلم معمم حول المستند.

بحلول النصف الثاني من الثمانينيات ، تم إدراك حقيقة أن المفهوم العام للوثيقة هو الذي يعكس بشكل مناسب موضوع النشاط المهني لموظفي المكتبات ووكالات المعلومات ودور المحفوظات والمتاحف والمكتبات ، إلخ. تم تسهيل ذلك من خلال إدخال النشاط المهني تكنولوجيا الكمبيوترووسائط التخزين المقروءة آليًا.

يرتبط تطوير مناهج الوثائقية العامة بأسماء D.Yu. تيبلوفا ، أ.ف. سوكولوفا ، يو. ستولياروفا ، أو.بي. كورشونوف ، الذي يعمل مفهوم "الوثيقة" في أعماله كوحدة معجمية مستقلة. يو. ستولياروف ، ج. شفيتسوفا-فودكا ، S.G. كوليشوف. مع ظهور عملهم في تشكيل وتطوير إدارة الوثائق يبدأ نوعيا عصر جديد. تكتسب مشاكل إدارة التوثيق طابعًا متعدد التخصصات ؛ يتم التعامل معها من قبل المكتبات ومصنعي الببليوغرافيين والمتخصصين في مجال علوم الكمبيوتر وعلماء المراجع.

في أوائل التسعينيات ، كانت هناك حاجة لإنشاء علم الوثائق أو مجموعة معقدة من تخصصات التوثيق العلمي. لتعميم اسم علم الوثيقة ، بدأ استخدام عدد من الأسماء: علم المعلومات والاتصالات (A.V. Sokolov) ، وعلوم التوثيق والمعلومات (G.N. Shvetsova-Vodka) ، إلخ. جوهر هذا المجمع المعقد من علوم الوثائق هو المكتبات ، والببليوغرافيا ، وعلوم الكتب ، وعلوم المحفوظات ، وعلم المتاحف ، والمعلوماتية. من الشائع بينهم دراسة الوثيقة ككائن تم إنشاؤه خصيصًا لنقل المعلومات.

كل مجال من مجالات المعرفة هذه له مهامه الخاصة ، وأشكاله وطرقه للعمل مع المستندات ، لكن نظرية وتاريخ الوثيقة مشتركة بينهما. تشمل المشكلات النظرية العامة ، أولاً وقبل كل شيء ، التحليل الوظيفي للوثائق ، ودراسة ميزاتها كأشياء مادية مع المعلومات المسجلة فيها ، وقضايا تصنيف وتصنيف الوثائق ، إلخ. إن دراسة القضايا الوثائقية العامة مدعوة للتعامل مع إدارة الوثائق.

2. هيكل إدارة الوثائق

مثل أي تخصص علمي ، فإن إدارة السجلات لها بنية لا تزال في مهدها. من الناحية الهيكلية ، ينقسم علم الوثائق إلى نظامين فرعيين: علم الوثائق العام والخاص. جوهرها وموضوعها وموضوعها وهيكلها ومصطلحاتها ومفاهيمها وإقامة علاقات مع العلوم الأخرى ونظم ومبادئ تطوير المستند وتشغيله في نظام اتصالات المستندات ، إلخ. يتكون علم الوثائق العامة من ثلاثة أقسام: نظرية الوثيقة ، وتاريخ الوثيقة ، وتاريخ ونظرية أنشطة الوثائق والاتصالات.

نظرية الوثيقة (علم الوثائق) هي جوهر علم الوثائق. تدرس القضايا النظرية العامة المتعلقة بالجهاز المفاهيمي ، والتحليل الوظيفي للوثائق ، ودراسة خصائصها كأشياء مادية والمعلومات المسجلة فيها ، وقضايا تصنيف وتصنيف الوثائق ، ومعاييرها وخصائصها ، كوسيلة للاتصال و عنصر من وثائق الأموال.

يكشف التاريخ عن أنماط تكوين الوثيقة وتطويرها كمصدر للمعلومات ووسيلة اتصال في سياق تغيير في حالة معينة في مرحلة معينة من تطور التواصل الاجتماعي ، وتغييرات في محتواها وشكلها. وفقًا لاحتياجات المجتمع الوثائقية في فترة زمنية معينة.

يدرس القسم الخاص بالنشاط الوثائقي التاريخ والمنهجية العامة لإنشاء وتشغيل مستند في نظام الاتصال الوثائقي (الإنشاء والإنتاج والتجميع والتخزين والتوزيع والاستخدام) ، أي وثيقة تعمل في دورة تواصلية متكاملة "مؤلف المعلومات الوثائقية - مستهلكها".

تدرس علوم المستندات الخاصة السمات المميزة لأنواع وأنواع معينة من المستندات (كتب ، براءات اختراع ، ملاحظات ، خرائط ، أفلام ، أقراص ضوئية ، إلخ) ، العمليات الفردية لأنشطة المستندات والاتصال (التوثيق ، نشر المستندات ، توزيع المستندات ، تخزين المستندات ، استخدام الوثيقة). يمكن لأي ميزة تستحق الدراسة النظرية أن تكون بمثابة ميزة خاصة.

تنقسم إدارة المستندات الخاصة إلى إدارة المستندات الخاصة والخاصة. يدرس علم المستندات الخاص ميزات المستندات التي هي كائنات للمكتبات والأرشيف والمتاحف ، أي تفاصيل الوثائق التي تعمل في مراكز المعلومات والمكتبات ودور المحفوظات والمتاحف وغيرها من هياكل الوثائق والاتصالات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تكون دراسة تفاصيل العمليات المختلفة للأنشطة الوثائقية وأنشطة الاتصالات (التوثيق ، والعمل المكتبي ، وإدارة الأموال ، وما إلى ذلك) بمثابة موضوع إدارة المستندات الخاصة.

موضوع إدارة المستندات الخاصة أنواع وأنواع معينة من المستند. ومن ثم ، يتم تقديم ما يلي كتخصصات خاصة لإدارة الوثائق العلمية: علم الكتاب ، وعلوم براءات الاختراع ، ورسم الخرائط ، وما إلى ذلك.

وبالتالي ، فإن إدارة الوثائق الخاصة والخاصة هي مظهر محدد من مظاهر العامة. جنبا إلى جنب مع إدارة الوثائق العامة والخاصة تشكل إدارة وثيقة واحدة.

3. علاقة إدارة الوثائق بالعلوم الأخرى

تتميز المرحلة الحديثة بتفعيل دراسة الوثيقة من قبل جميع العلوم ، حيث تكون المادة الرئيسية أو أحد أهداف الدراسة. يؤدي الجمع بين جهود هذه العلوم إلى إنشاء اتجاه تكاملي لتطوير المعرفة حول المستند. ونتيجة لذلك ، أدى ذلك إلى تشكيل نظرية نشاط الوثيقة والوثيقة ، وتشكيل علم الوثائق باعتباره ميتاسيانس لجميع علوم دورة التواصل الوثائقي.

يرتبط علم المستندات كنظام علمي تكاملي ارتباطًا وثيقًا بالعمل المكتبي ، ومسك الدفاتر ، وعلوم المكتبات ، والببليوغرافيا ، وعلوم المحفوظات ، وعلوم الكمبيوتر ، وما إلى ذلك. في نهج أوسع ، يتضمن علم الوثائق المصدر التاريخي وعلم المتاحف ، والسيميائية ، والنقد النصي وغيرها من العلوم.

حفظ السجلات مرتبط بالعلوم التاريخية. يرتبط ظهور وثائق معينة ، ناهيك عن أنظمة التوثيق ، ارتباطًا مباشرًا بتطور المجتمع بمراحل معينة. لذلك ، لا يمكن فهم أداء الوثائق وأنظمة التوثيق ، وطي مجمعات المستندات دون معرفة التاريخ الاجتماعي والاقتصادي والسياسي والتاريخ الثقافي وما إلى ذلك. من ناحية أخرى ، يتميز شكل الوثيقة بالاستقلال النسبي ، ووجود أنماط التنمية الخاصة بها ، والتي بدورها لها تأثير معين على جوانب معينة من التنمية الاجتماعية.

يساهم التوثيق بشكل موضوعي في تكوين قاعدة مصادر البحث التاريخي ، وبهذه الصفة ، يرتبط ارتباطًا وثيقًا بدراسات المصدر - أحد أهم فروع العلوم التاريخية التي تدرس نظرية ومنهجية وتقنية المصادر التاريخية. يدرس باحثو المصدر أيضًا شكل المستند وبنية وخصائص المعلومات الموثقة في تطورهم التاريخي. عادةً ما يتم فصل مستندات Office في دراسات المصدر إلى قسم مستقل.

كلما ارتفع مستوى التعميم في الأسس النظريةلتفسير مفهوم "الوثيقة" ، سيكون نطاق الفروع المعرفية التي يتضمنها علم الوثائق أكبر. إن تقوية الروابط بين فروع المعرفة التي تدرس الوسائط المختلفة يعود بالنفع على الطرفين.

هناك علاقة وثيقة بشكل خاص بين علم الوثائق وعلم الببليوغرافيا والمكتبات والكتب والأرشيف. وهذا يشمل أيضًا علوم الكمبيوتر ، خاصةً ذلك الجزء منه الذي يدرس معلومات وثائقيةتم إنشاؤها باستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر على وسائط منفصلة. القاسم المشترك بينهم هو أن هذه الأنظمة تعمل مع المستندات ككائنات تم إنشاؤها خصيصًا لتخزين المعلومات ونقلها.

يتم الجمع بين علم الوثائق وعلم الكتاب من خلال الجوهر الإعلامي والاجتماعي لأشياء الدراسة - وثيقة وكتاب ؛ إلى حد كبير نفس الأهداف والوظائف ؛ الورق باعتباره ناقلًا شائعًا للمعلومات ؛ حرف بنفس طريقة نقل المعلومات. علاوة على ذلك ، مع تطور تكنولوجيا الكمبيوتر ، هناك تقارب إضافي بين المستند والكتاب ، والذي يمكن تقديمه أيضًا في شكل إلكتروني.

وفقًا للأهداف والهدف من الدراسة ، ترتبط إدارة المستندات ارتباطًا وثيقًا بعلم الأرشفة. إنهم متحدون من خلال مهمة مشتركة - تشكيل بيئة معلومات فعالة ، هدف واحد للدراسة - وثيقة ، بالإضافة إلى وحدة طرق التنظيم والتخزين والبحث عن المعلومات وتطوير مبادئ تكوين الوثيقة. علم الوثائق له تأثير مباشر على تطوير علم الأرشفة ، حيث أنه كلما كانت المستندات التي تم إنشاؤها في العمل المكتبي أفضل ، كلما كان الأرشيف أكثر نجاحًا في تخزين واستخدام الثروة الوثائقية.

ترتبط إدارة الوثائق بالفقه ، ولا سيما مع فروعه مثل القانون الدستوري والمدني والإداري والعمل وقانون الأعمال. تُستخدم إنجازات العلوم القانونية على نطاق واسع في إدارة الوثائق: إعطاء القوة القانونية للوثائق ، والطرق القانونية لوضعها موضع التنفيذ ، وتصنيف الأعمال القانونية ، وما إلى ذلك. أحد أهداف الدراسة في علم الوثائق هو نظام التوثيق التنظيمي والقانوني. لا يمكن للمحامين في أنشطتهم اليومية الاستغناء عن معرفة أساسيات إدارة المستندات ودعم إدارة المستندات. يقوم علماء الجريمة بالتحقيق في طبيعة الوثائق والتقنيات وطرق التشويه المتعمد للمعلومات الموثقة وما إلى ذلك من أجل الكشف عن التزوير والتحقيق فيه.

حفظ السجلات مرتبط بالعلوم الاقتصادية. من المستحيل تحسين أنشطة خدمات دعم الوثائق الإدارية دون تحديد كفاءتها الاقتصادية ، دون تحليل شامل لاستخدام الموارد المالية والمادية لإنشاء المستندات ومعالجتها ، دون تجميع الأساليب المناسبة ، ومعايير العمل ، وما إلى ذلك. يشمل عدد أنظمة التوثيق التي يدرسها علم الوثائق مثل هذه الأنظمة الخاصة التي تعكس بشكل مباشر المجال الاقتصادي للحياة ونشاط المجتمع ، مثل المحاسبة وإعداد التقارير والإحصائية والتقنية والاقتصادية والتجارة الخارجية والمصرفية والمالية.

العلاقة والتفاعل بين إدارة المستندات ونظرية الإدارة ، الإدارة قوية تقليديًا ، حيث تنعكس كل من وظائف الإدارة وتنظيمها بشكل مباشر في الوثائق. بدوره ، فإن التنظيم العقلاني للعمل مع الوثائق يساهم في تحسين أنشطة الإدارة ، وزيادة كفاءتها. أدى ظهور نظام علمي جديد وتطويره بنجاح - إدارة المعلومات إلى تقريب دراسة مشاكل الإدارة والتوثيق ، حيث يتم تسجيل معظم المعلومات الإدارية في المستندات.

تتأثر إدارة السجلات بالتخصصات التطبيقية مثل علم اجتماع الإدارة وعلم نفس الإدارة والاتصالات التجارية. في علم الوثائق ، تُستخدم إنجازات علم اللغة التطبيقي على نطاق واسع ، في المقام الأول لغرض توحيد نصوص الوثائق ، وتوحيد الوحدات اللغوية ، وكذلك في عملية تحرير الوثائق الرسمية.

توجد علاقة خاصة بين إدارة الوثائق وعلوم المعلومات. لم يؤثر النمو السريع لموارد المعلومات ، والتطور السريع لتكنولوجيا الكمبيوتر والفهم النظري النشط لعمليات المعلومات على طبيعة ومحتوى أبحاث إدارة الوثائق فحسب ، بل أدى أيضًا إلى دمج إدارة المستندات في دورة علوم المعلومات الاجتماعية. نتيجة لذلك ، تبين أن علم الوثائق أكثر ارتباطًا بالتخصصات العلمية مثل المعلوماتية الاجتماعية ، وصناعة الأفلام الوثائقية ، وتكنولوجيا الكمبيوتر والبرمجة ، وأمن المعلومات وحماية المعلومات ، إلخ.

لحل بعض مشاكله ، يستخدم علم الوثائق الإنجازات في مجال العلوم التقنية والطبيعية على نطاق واسع ، نظرًا لأن المستند عبارة عن كائن مادي ، وناقل معلومات له خصائص فيزيائية محددة جيدًا. بالإضافة إلى ذلك ، يرتبط إنشاء المستندات وإصدار صريرها وتخزينها بوسائل توثيق ونقل المعلومات ، بما في ذلك استخدام معدات مكتبية معقدة.

قد تتضمن خصائص وجوانب وميزات ووظائف منفصلة للمستند جزء لا يتجزأإلى التخصصات العلمية الأخرى لدورة الوثائق والاتصال التي تدرس ميزات تلك المجموعات من الوثائق التي يتعامل معها المجال المقابل للعلم الأنشطة العملية. إن دراسة الوثيقة في سلامتها (وحدتها) هي موضوع إدارة المستندات فقط. يميز هذا الظرف علم الوثائق عن التخصصات العلمية الأخرى ، حيث يتم تضمين المستند في نوع ما ، مكون ، خاصية ، علامة - كجزء لا يتجزأ منها.

وبالتالي ، فإن أنواع معينة من الوثائق وأنشطة اتصالات الوثائق لها التفاصيل الأساسيةوهو موضوع دراسة تخصصات التوثيق العلمي الخاص. على وجه الخصوص ، فإن موضوع الببليولوجيا كنظام علمي خاص هو الكتاب وأعمال الكتاب ، وعلوم براءات الاختراع - أعمال براءات الاختراع وبراءات الاختراع. العلاقة بين إدارة الوثائق والمعلوماتية ملحوظة بشكل خاص في الجزء الذي يدرس مصادر علميةمعلومة. تقوم الدراسات الأرشيفية بدراسة الوثائق التي تحتوي على معلومات بأثر رجعي ، وبشكل أساسي على نسخة ورقية؛ علم المتاحف - الوثائق المادية (الممتلكات) ، آثار الثقافة المادية ؛ المراجع - الكتب (المنشورات) ، الوثائق النصية ؛ العمل المكتبي - الوثائق الناشئة في عملية الإدارة ، العمل المكتبي ؛ علم المكتبات - وثائق ذات أغراض اجتماعية واسعة (منسوخة) ؛ ببليوغرافيا - وثائق ثانوية ، إلخ.

أولئك. في التخصصات العلمية الخاصة ، لا يتم النظر في القضايا المتعلقة بالوثيقة على وجه التحديد ، ولكن فقط إلى الحد الذي تحدث فيه في مجال أو آخر من أنشطة اتصالات الوثائق.

وبالتالي ، فإن إدارة المستندات هي نظام علمي معمم فيما يتعلق بالتخصصات الأخرى لدورة إدارة المستندات. ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه "يستوعب" التخصصات المرتبطة بفروع معينة من أنشطة الوثائق والاتصالات. علم الوثائق ، مثل أي مجال تخصصي ، محدود ذاتيًا بطبيعته: فهو يغطي موضوعات الدراسة في السمات المحددة الرئيسية ، والمعايير ، والصفات ، والاتجاهات ، تاركًا العديد من المشكلات الأخرى المحددة البحتة لحصة التخصصات العلمية الخاصة. إثراء التخصصات الخاصة والخاصة مع تطوير المشاكل النظرية والمنهجية الأساسية ، يزيد العلم التكاملي من الإمكانات الإبداعية لهذه التخصصات ويثري منهجيتها. يعد الترابط والتكامل والتمايز بين التخصصات العلمية أحد شروط التطوير الناجح لكل منها.

حددت العلاقة الوثيقة بين إدارة الوثائق ومجموعة متنوعة من التخصصات العلمية النظرية والتطبيقية إلى حد كبير أساليب البحث في إدارة الوثائق ، أي. طرق وتقنيات لحل مشاكل علمية محددة. تنقسم هذه الأساليب إلى علمية عامة وخاصة. تشمل العناصر العلمية العامة تلك المستخدمة من قبل جميع العلوم أو معظمها: الطريقة المنهجية ؛ طريقة النمذجة طريقة وظيفية التحليلات؛ تركيب؛ مقارنة؛ تصنيف؛ تعميم؛ الصعود من الخلاصة إلى الملموسة ، إلخ.

يمكن أيضًا تصنيف بعض الطرق المدرجة. على وجه الخصوص ، تنقسم النمذجة إلى وصفي ، رسومي ، رياضي ، إلخ. علاوة على ذلك ، يتم استخدام معظم هذه الأصناف في إدارة المستندات.

ترتبط الأساليب الخاصة ارتباطًا وثيقًا بالطرق العلمية العامة. ومع ذلك ، فإن نطاق تطبيقها أضيق كثيرًا ومحدودًا ، كقاعدة عامة ، لواحد أو أكثر من العلوم وثيقة الصلة. الأساليب الخاصة في إدارة الوثائق تشمل: طرق توحيد وتوحيد الوثائق. طريقة تحليل الوصفات طريقة المرة الواحدة في التوثيق والعمليات الكتابية ؛ طريقة فحص قيمة المستندات.

تنتمي إدارة الوثائق إلى دورة العلوم الاجتماعية ، والتي يرتبط العديد منها بعلاقة وتفاعل وثيقين. يتجلى هذا التفاعل في أشكال مختلفة ويحدث على مستويات مختلفة ، في المقام الأول على مستوى موضوع البحث وموضوع البحث ، والجهاز المفاهيمي ، وطرق البحث.

يرتبط حفظ السجلات ارتباطًا وثيقًا بالعلوم التاريخية. كما لوحظ بالفعل ، فإن موضوع علم الوثائق هو وثيقة في التطور التاريخي. يرتبط ظهور وثائق معينة ، ناهيك عن أنظمة التوثيق ، ارتباطًا مباشرًا بتطور المجتمع بمراحل معينة. لذلك ، لا يمكن فهم أداء الوثائق وأنظمة التوثيق ، وطي مجمعات المستندات دون معرفة التاريخ الاجتماعي والاقتصادي والسياسي والتاريخ الثقافي وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى ، يتميز شكل الوثيقة بالاستقلال النسبي ، ووجود أنماط التنمية الخاصة بها ، والتي بدورها لها تأثير معين على جوانب معينة من التنمية الاجتماعية. لذلك ، فإن دراسة الماضي تعني أيضًا معرفة نشأة الأشكال الوثائقية.

يساهم التوثيق بشكل موضوعي في تكوين قاعدة مصادر البحث التاريخي ، وبهذه الصفة ، يرتبط ارتباطًا وثيقًا بدراسات المصدر - أحد أهم فروع العلوم التاريخية التي تدرس نظرية ومنهجية وتقنية المصادر التاريخية. يدرس باحثو المصدر أيضًا شكل المستند وبنية وخصائص المعلومات الموثقة في تطورهم التاريخي. عادةً ما يتم فصل مستندات Office في دراسات المصدر إلى قسم مستقل.

على أساس قربه من دراسة المصدر ، يُشار عادةً إلى العلوم الوثائقية إلى فئة العلوم التاريخية ، بما في ذلك كجزء مما يسمى التخصصات التاريخية المساعدة والخاصة 9 ، والتي تعتبر تخصصات فرعية للدراسة المصدر. في الوقت نفسه ، وضع عدد من المؤلفين (A.I. Gukovsky ، S.M. Kashtanov ، B.G. Litvak ، O.M. Medushushskaya ، V.V. على العكس من ذلك ، يقترح باحثون آخرون توسيع نطاق مشاكل التوثيق من خلال تضمين مثل هذه التخصصات التاريخية المساعدة مثل الدبلوماسية ، وعلم الحفريات القديمة ، والقياس ، وعلم الأنساب. علاوة على ذلك ، فإن كلاهما ، في الغالب ، يضع في الواقع علامة متساوية بين إدارة المستندات والعمل المكتبي.

ومع ذلك ، على الرغم من الارتباط الوثيق بين إدارة المستندات ودراسة المصدر ، إلا أن هناك اختلافات كبيرة بينهما ، والتي لوحظت:

في موضوع الدراسة (دراسات دراسة المصدر ، بالإضافة إلى المصادر الوثائقية المكتوبة ، وكذلك أنواع وأشكال أخرى من المصادر التاريخية ، على وجه الخصوص ، المواد) ؛

لأغراض البحث (دراسة المصدر تدرس الوثيقة من أجل تطوير طرق لاستخراج المعلومات اللازمة) ؛

في التسلسل الزمني (دراسات المصدر تدرس الوثائق حصريًا في بيئة استعادية ، وتوثيق العلم - أيضًا في بيئة تشغيلية ومستقبلية).

لا يسمح الاختلاف الأخير ، في رأينا ، بتصنيف إدارة الوثائق كنظام تاريخي ، كما يفعل العديد من المؤلفين ، لأن العلم التاريخي يقتصر على دراسة ماضي المجتمع البشري فقط.

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه كان هناك اتجاه مؤخرًا إلى أخذ دراسة المصدر نفسها خارج إطار العلوم التاريخية الحصرية واعتبارها نظامًا متكاملاً في نظام العلوم الإنسانية ، كعنصر من الأنثروبولوجيا التاريخية ، وعلم الأعراق البشرية ، وعلم الاجتماع ، أي. من كل العلوم الإنسانية. نتيجة لهذا النهج ، تنشأ المشكلة المعقدة لظاهرة الوثيقة بشكل طبيعي ، ونتيجة لذلك ، فإن مهمة تطوير نظام جديد - فينومينولوجيا الوثيقة.

وفقًا للأهداف والهدف من الدراسة ، ترتبط إدارة المستندات ارتباطًا وثيقًا بعلم الأرشفة. إنهم متحدون من خلال مهمة مشتركة - تشكيل بيئة معلومات فعالة ، هدف واحد للدراسة - وثيقة ، بالإضافة إلى وحدة طرق التنظيم والتخزين والبحث عن المعلومات وتطوير مبادئ تكوين الوثيقة.

في الوقت نفسه ، يدرس علم الوثائق وعلم المحفوظات وثيقة من جانبين متعارضين: علم الأرشيف - من القيمة المعلوماتية للوثيقة كمصدر تاريخي ، مع التركيز على مجمعات الوثائق ، وليس على الوثائق الفردية. يدرس علم الوثائق هدفه من جانب القيمة المعلوماتية والتشغيلية ، كحامل للمعلومات ، ويعمل بشكل أساسي في البيئة الاجتماعية الحديثة.

علم الوثائق له تأثير مباشر على تطوير علم الأرشفة ، حيث أنه كلما كانت المستندات التي تم إنشاؤها في العمل المكتبي أفضل ، كلما كان الأرشيف أكثر نجاحًا في تخزين واستخدام الثروة الوثائقية.

يمكن أيضًا العثور على الكثير من الأشياء المشتركة بين علم الوثائق وعلوم الكتب. يتم تجميعها معًا: الجوهر الإعلامي والاجتماعي لأشياء الدراسة - وثيقة وكتاب ؛ إلى حد كبير نفس الأهداف والوظائف ؛ الورق باعتباره ناقلًا شائعًا للمعلومات ؛ حرف بنفس طريقة نقل المعلومات. علاوة على ذلك ، مع تطور تكنولوجيا الكمبيوتر ، هناك تقارب إضافي بين المستند والكتاب ، والذي يمكن تقديمه أيضًا في شكل إلكتروني. في الوقت نفسه ، هناك اختلافات بين علم الوثائق وعلم الكتب ، والتي تكمن أساسًا في حقيقة أن الكتاب - موضوع علم الكتاب - مخصص للتكرار ، والاستنساخ المتعدد للمعلومات ، في حين أن الوثيقة فريدة من نوعها.

ترتبط إدارة الوثائق بالفقه ، ولا سيما مع فروعه مثل القانون الدستوري والمدني والإداري والعمل وقانون الأعمال. تُستخدم إنجازات العلوم القانونية على نطاق واسع في إدارة الوثائق: إعطاء القوة القانونية للوثائق ، والأساليب القانونية لتنفيذها ، وتصنيف الأعمال القانونية ، وما إلى ذلك في التشريعات الحديثة ، يتم التمييز بين الوثائق حسب النوع والأهمية وأنظمة المستندات المنفصلة. أحد أهداف إدارة الوثائق هو نظام التوثيق التنظيمي والقانوني. لا يمكن للمحامين في أنشطتهم اليومية الاستغناء عن معرفة أساسيات إدارة المستندات وتنظيمها وتكنولوجيا دعم إدارة المستندات. يقوم المجرمون بالتحقيق في طبيعة الوثائق والتقنيات وطرق التشويه المتعمد للمعلومات الموثقة ، إلخ. لغرض كشف التزوير الرسمي والتحقيق فيه.

من المستحيل عدم الحديث عن علاقة إدارة الوثائق بالعلوم الاقتصادية. من المستحيل تحسين أنشطة خدمات دعم الوثائق الإدارية دون تحديد كفاءتها الاقتصادية ، دون تحليل شامل لاستخدام الموارد المالية والمادية لإنشاء المستندات ومعالجتها ، دون تجميع الأساليب المناسبة ، ومعايير العمل ، وما إلى ذلك. يشمل عدد أنظمة التوثيق التي يدرسها علم الوثائق مثل هذه الأنظمة الخاصة التي تعكس بشكل مباشر المجال الاقتصادي للحياة ونشاط المجتمع ، مثل المحاسبة وإعداد التقارير والإحصائية والتقنية والاقتصادية والتجارة الخارجية والمصرفية والمالية.

العلاقة والتفاعل بين إدارة المستندات ونظرية الإدارة ، الإدارة قوية تقليديًا ، حيث تنعكس كل من وظائف الإدارة وتنظيمها بشكل مباشر في الوثائق. في هذا الصدد ، قال ف. بل إن مينجاليف صاغ "القانون الأكثر عمومية لإدارة الوثائق" ، والذي يتمثل جوهره في "تطابق محتوى الوثائق مع وظائف الإدارة". بدوره ، فإن التنظيم العقلاني للعمل مع المستندات يساهم في تحسين أنشطة الإدارة ، وزيادة كفاءتها ، حيث أن جميع موظفي الجهاز الإداري تقريبًا مشغولون بالعمل مع المستندات ، والإنفاق لهذه الأغراض ، وفقًا لبعض البيانات ، 60٪ على الأقل من وقت عملهم.

أدى ظهور تخصص علمي جديد وتطوره الناجح في السنوات الأخيرة - إدارة المعلومات إلى تقريب دراسة مشاكل الإدارة وإدارة المستندات ، حيث يتم تسجيل معظم المعلومات في المستندات. علاوة على ذلك ، يتوقع بعض المؤلفين (M.V. Larin) في المستقبل توحيد خدمات دعم التوثيق للإدارة وإدارة المعلومات.

يتأثر التوثيق أيضًا بالتخصصات التطبيقية مثل علم اجتماع الإدارة وعلم نفس الإدارة والاتصالات التجارية.

في علم الوثائق ، تُستخدم إنجازات علم اللغة التطبيقي على نطاق واسع ، في المقام الأول لغرض توحيد نصوص الوثائق ، وتوحيد الوحدات اللغوية ، وأيضًا في عملية تحرير مستندات الخدمة.

يجب إيلاء اهتمام خاص للعلاقة بين إدارة الوثائق وعلوم المعلومات. لم يؤثر النمو السريع لموارد المعلومات ، والتطور السريع لتكنولوجيا الكمبيوتر والفهم النظري النشط لعمليات المعلومات في النصف الثاني من القرن العشرين على طبيعة ومحتوى أبحاث إدارة المستندات فحسب ، بل أدى أيضًا إلى تكامل إدارة المستندات في دورة علوم المعلومات الاجتماعية. نتيجة لذلك ، تبين أن علم الوثائق وثيق الصلة بالتخصصات العلمية مثل المعلوماتية الاجتماعية ، وصناعة الأفلام الوثائقية ، وتكنولوجيا الكمبيوتر والبرمجة ، وأمن المعلومات وحماية المعلومات ، وما إلى ذلك. والمشكلات التطبيقية في المرحلة الحالية المتعلقة بإنتاج ونقل واستهلاك وتخزين المعلومات الموثقة.

لحل بعض مشاكلها ، تستخدم إدارة المستندات الإنجازات في مجال العلوم التقنية والطبيعية بشكل مكثف ، نظرًا لأن المستند عبارة عن كائن مادي ، وناقل معلومات له خصائص فيزيائية محددة جيدًا. بالإضافة إلى ذلك ، يرتبط إنشاء المستندات والبحث فيها وتخزينها بوسائل توثيق المعلومات ونقلها ، بما في ذلك استخدام المعدات المكتبية الحديثة المعقدة.

إن الارتباط الوثيق بين إدارة الوثائق ومجموعة متنوعة من التخصصات العلمية النظرية والتطبيقية قد حدد إلى حد كبير أساليب البحث في إدارة الوثائق ، أي. طرق وتقنيات لحل مشاكل علمية محددة. وتنقسم هذه الأساليب إلى عامة علمية و خاصة و خاصة. تشمل العناصر العلمية العامة تلك التي تستخدمها جميع أو معظم العلوم:

طريقة النظام

طريقة النمذجة

طريقة وظيفية

مقارنة؛

تصنيف؛

تعميم؛

الصعود من الخلاصة إلى الملموسة ، إلخ.

يمكن أيضًا تصنيف بعض الطرق المدرجة. على وجه الخصوص ، تنقسم النمذجة إلى وصفي ، رسومي ، رياضي ، طبيعي (فيزيائي). علاوة على ذلك ، يتم استخدام معظم هذه الأصناف في إدارة المستندات.

ترتبط الأساليب الخاصة ارتباطًا وثيقًا بالطرق العلمية العامة. ومع ذلك ، فإن نطاق تطبيقها أضيق كثيرًا ومحدودًا ، كقاعدة عامة ، لواحد أو أكثر من العلوم وثيقة الصلة. تشمل الأساليب الخاصة في إدارة المستندات ما يلي:

طرق توحيد وتوحيد المستندات ؛

طريقة تحليل الوصفات

طريقة المرة الواحدة في التوثيق والعمليات الكتابية ؛

طريقة فحص قيمة المستندات.

4. مصادر في إدارة السجلات

يمكن أن تكون أي مستندات وأنظمة توثيق ومجموعات من المستندات تقريبًا بمثابة مصادر في أبحاث إدارة المستندات. بناءً عليها ، يمكنك الحصول على فكرة معينة حول مستوى العمل مع المستندات ، وطرق التوثيق ، وحول الثقافة الكتابية لعصر معين. ومع ذلك ، لا يزال الدور الرئيسي يلعبه تلك الوثائق التي يتم فيها تثبيت القواعد والقواعد والتوصيات والمعايير وما إلى ذلك ، وتنظيم وتنظيم مختلف المجالات والأساليب وأشكال العمل مع الوثائق. هذه هي ، أولاً وقبل كل شيء ، الأفعال التشريعية والقانونية ، والمعايير ، والمصنفات ، والتعليمات ، والمبادئ التوجيهية. تعد المصادر أساسًا ضروريًا لإجراء البحث النظري ، لتحسين ممارسة الدعم الوثائقي للإدارة وتحديد الاتجاهات الرئيسية في تطوير عمليات التوثيق.

منذ نشأ علم الوثائق من الاحتياجات العملية للعمل مع الوثائق ، لعبت التقاليد والعادات دورًا مهمًا في تطويره ، خاصة في البداية. بعد ذلك ، عندما تم فهمها وتعميمها ، بدأت هذه العادات والتقاليد في ترسيخها في مختلف القوانين واللوائح. وفقًا لذلك ، يمكن تقسيم المصادر التي تجعل من الممكن تتبع ، أولاً وقبل كل شيء ، تاريخ تكوين إدارة المستندات ، إلى مجموعتين كبيرتين:

المستندات التي جاءت مباشرة من العمل المكتبي وتحتوي على قواعد وقواعد تم تطويرها تلقائيًا والتي تعكس تقاليد العمل المكتبي ؛

أنواع مختلفة من الإجراءات القانونية التي تنظم العمل بالوثائق بشكل قانوني لعدة قرون.

تتضمن المجموعة الأولى من المصادر ، التي جمعت أغنى تجربة وتقاليد وعادات عمل المكتب الروسي ، على وجه الخصوص ، مجموعات عديدة من عينات المستندات المنشورة قبل عام 1917 (ما يسمى "كتب الرسائل"). انتشروا في بلادنا في القرنين الثامن عشر والتاسع عشر. أسلافهم كانوا "الصيغة" (الثلث الأول من القرن السادس عشر). على وجه الخصوص ، انظر كتيب الوصفات لمدينة موسكو. حتى الآن ، هناك أكثر من 100 مجموعة من هذه المجموعات معروفة.

نظمت "الحروف" تكوين وشكل ومحتوى الوثائق. أسمائهم رائعة. لذلك ، ظهر أحد أوائل الكتاب في عام 1765 "تعليمات حول كيفية تأليف وكتابة جميع أنواع الرسائل إلى أشخاص مختلفين". بعد عقدين من الزمان ، "تم نشر كتاب رسائل يحتوي على رسائل مختلفة ، وعرائض ، وملاحظات حول القضية ، وعقود ، وشهادات ، وموافقات ، وإيصالات ، وتصاريح ، ونموذج مكتوب إلى الأقنان ، وأمر إلى رئيس الشركة ، وشكل من الأوراق النقدية التجارية ، والإيصالات ، الإيصالات وخطابات البريد والائتمان "(سانت بطرسبرغ ، 1788). وصلت "الرسائل" في كثير من الأحيان إلى أحجام كبيرة. على سبيل المثال ، متاح في أموال المكتبة العلمية لجامعة ولاية تومسك "إرشادات لتجميع الأوراق التجارية. عينات ونماذج ، معلومات مرجعية "بقلم ف. ماكسيموفا (موسكو ، 1913) يحتوي على أكثر من 2000 صفحة.

تضم مجموعة أخرى المصادر ، وهي قواعد ومعايير ثابتة تشريعيًا للعمل مع المستندات. لوحظ ظهورهم منذ منتصف القرن السابع عشر ، لكن الخطوة الحاسمة اتخذها بيتر الأول ، الذي وافق على "اللوائح العامة" في عام 1720. وصفت هذه الوثيقة بالتفصيل هيكل وعمل المكاتب ، وقضايا تسجيل المستندات ، وواجبات الموظفين ، وما إلى ذلك.

من بين المصادر المهمة أيضًا العديد من "الأشكال العامة" في زمن بطرس الأكبر - نماذج من الوثائق ؛ "مؤسسة إدارة المقاطعات" ، التي نشرتها كاترين الثانية عام 1775 ؛ "المؤسسة العامة للوزارات" ، التي ظهرت عام 1811 ، والعديد من القوانين التشريعية الأخرى التي تنظم عمل المكاتب المحلية على مختلف مستويات الحكومة.

تحظى المصادر الوثائقية لفترة الثورة والحرب الأهلية (1917-1922) باهتمام كبير. كان لديهم تفاصيلهم الخاصة ، على الرغم من أن العمل مع الوثائق ، خاصة على أراضي روسيا البيضاء ، كان يعتمد بشكل أساسي على القوانين والتقاليد التشريعية للعمل المكتبي قبل الثورة.

ترك عدد كبير من المصادر وراء الفترة السوفيتية من التاريخ الروسي. بالفعل في الأشهر الأولى بعد وصول البلاشفة إلى السلطة ، تم التوقيع على مرسوم صادر عن مجلس مفوضي الشعب "بشأن إجراءات الموافقة على القوانين ونشرها" ، وتم اعتماد قرار "بشأن شكل أشكال مؤسسات الدولة". وقد أُدرجت هذه الوثائق وغيرها من الوثائق المماثلة لاحقًا في الكتاب المدرسي "مجموعة القوانين التشريعية المتعلقة بالعمل المكتبي (1917-1970)" (موسكو ، 1973). كانت أهم مصادر العقود الأخيرة من وجود القوة السوفيتية هي "الأحكام الأساسية للنظام الموحد لحفظ سجلات الدولة" (1973) ، التي تمت الموافقة عليها في عام 1988 من قبل "نظام دعم التوثيق الحكومي للإدارة" ، ومصنفات جميع الاتحادات ، أنظمة التوثيق الموحدة ، إلخ.

في الوقت الحاضر ، يوجد في الاتحاد الروسي قاعدة تنظيمية ومنهجية واسعة النطاق إلى حد ما للدعم الوثائقي للإدارة ، والتي تعد أيضًا أهم مصدر لدراسة مشاكل إدارة المستندات. القاعدة المعيارية والمنهجية لدعم التوثيق للإدارة هي مجموعة من القوانين والإجراءات القانونية التنظيمية والوثائق المنهجية ، معايير الدولةتنظيم تقنية إنشاء المستندات ومعالجتها وتخزينها واستخدامها في الأنشطة الحالية للمنظمة ، وكذلك أنشطة خدمة العمل المكتبي: هيكلها ووظائفها وموظفيها ، دعم فنيوبعض الجوانب الأخرى. إنها تتكون من:

الإجراءات القانونية الصادرة عن السلطات العليا سلطة الدولةوالإدارة؛

القوانين الصادرة عن الهيئات التنفيذية الاتحادية: الوزارات واللجان والإدارات على مستوى القطاع والإدارات ؛

الإجراءات القانونية الصادرة عن السلطات التشريعية والتنفيذية للكيانات المكونة للاتحاد الروسي وكياناتها الإقليمية ؛

القضايا التنظيمية لعمل المكتب ؛

الأعمال القانونية ذات الطبيعة التنظيمية والإرشادية ، وكذلك الوثائق المنهجية المتعلقة بالدعم الوثائقي للإدارة ، المنشورة من قبل إدارة المؤسسات والمنظمات.

يتم توثيق المعلومات (إنشاء الوثائق) على أساس القواعد التي وضعتها الهيئات من مختلف مستويات الحكومة. يتكون الإطار التنظيمي الذي يحكم إعداد المستندات وتنفيذها من الإجراءات القانونية المكرسة تمامًا لهذه القضايا ، بالإضافة إلى بعض أحكام القوانين المعيارية التي لها نطاق أوسع (على سبيل المثال ، المعلوماتية ، وسن القوانين ، وأنشطة الأعمال التجارية. الهياكل ، وبناء أنظمة عمل المكاتب ، وما إلى ذلك).

وافقت القوانين التنظيمية للاتحاد الروسي والكيانات المكونة للاتحاد الروسي على القواعد الأساسية لتوثيق المعلومات ، ومتطلبات أنواع معينةالوثائق ، العديد من أشكال وثائق الإدارة. يتم إنشاء المستندات المستخدمة في حالات إدارة محددة وفقًا للعينات المعتمدة - القياسية و أشكال نموذجيةأو ، في حالة عدم قبول مثل هذه النماذج ، بناءً على قواعد العمل الورقي. قد تكون متطلبات تنفيذ المستندات ذات طبيعة عالمية أو تنطبق فقط على أنواع معينة من المستندات وأشكالها وأشكالها وتفاصيلها.

يمكن تقسيم اللوائح التي تحدد متطلبات تنفيذ المستندات إلى عدد من المجموعات.

ترد المتطلبات العامة لتكوين الوثائق وتنفيذها في دستور الاتحاد الروسي ، وقوانين الاتحاد الروسي التي تحدد إجراءات أنشطة سلطات الدولة و حكومة محلية، والمنظمات التجارية وغير التجارية (على سبيل المثال ، القانون الدستوري الاتحادي "بشأن حكومة الاتحاد الروسي" ، والقانون الاتحادي "بشأن مبادئ عامةالمنظمات التشريعية (التمثيلية) و الهيئات التنفيذيةسلطة الدولة لرعايا الاتحاد الروسي "، القانون الاتحادي" بشأن المبادئ العامة لتنظيم الحكم الذاتي المحلي في الاتحاد الروسي "، القانون المدني للاتحاد الروسي ، القوانين الفيدرالية:" في الشركات المساهمة"،" في الشركات ذات المسؤولية المحدودة "،" تشغيل منظمات غير ربحية" وإلخ.).

يحتوي التشريع على القواعد التي تحدد قواعد معالجة مجموعات مختلفة من الوثائق. إذن ، القواعد الأساسية للختام والتغيير والإنهاء عقود القانون المدني، وكذلك تصميمها منصوص عليه في القانون المدني للاتحاد الروسي. ينظم تنفيذ عدد من الوثائق المتعلقة بالموظفين المرسوم الصادر عن لجنة الإحصاء الحكومية في روسيا بتاريخ 5 يناير 2005 رقم 1 ، والذي تمت الموافقة عليه أشكال موحدةالوثائق المحاسبية الأولية لمحاسبة العمالة ودفعها.

تحدد اللوائح على مختلف المستويات متطلبات تنفيذ التفاصيل الفردية للوثائق. نعم في قانون اتحادييحتوي على قواعد لاستخدام الرموز الرسمية في تصنيع نماذج المستندات. تم تصوير شعار دولة الاتحاد الروسي على الوثائق وفقًا للقانون الدستوري الاتحادي الصادر في 25 ديسمبر 2000 رقم 2-FKZ "بشأن شعار دولة الاتحاد الروسي" ؛ ينظم استخدام الطوابع المرسوم الحكومي رقم 1268 المؤرخ 27 كانون الأول (ديسمبر) 1995. علامات الشعارات - الشعارات الهياكل الفيدرالية(القوات المسلحة للاتحاد الروسي ، المنظمات الاتحادية خدمه بريديه، وزارة حالات الطوارئ في روسيا ، وزارة الشؤون الداخلية لروسيا ، وما إلى ذلك) بمراسيم صادرة عن رئيس الدولة وتستخدم في إعداد الوثائق. يتم تحديد استخدام العلامات التجارية في إعداد الوثائق بموجب قانون "العلامات التجارية وعلامات الخدمة وتسميات منشأ السلع" (رقم 3520-1 بتاريخ 23 سبتمبر 1992). تحتوي تشريعات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي أيضًا على قواعد لتصوير رموزها على الترويسة والأختام.

يحتوي التشريع على قواعد تحكم استخدام اللغة في العمل المكتبي. القانون المعياري الرئيسي في هذا المجال هو قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 25 أكتوبر 1991 رقم 1807-1 "بشأن لغات شعوب الاتحاد الروسي" (بصيغته المعدلة في 24 يوليو 1998). تم تحديد أحكامه في قوانين أخرى فيما يتعلق بحفظ السجلات في مجالات مثل الاتصالات والنقل والإجراءات القانونية وكتاب العدل وغيرها.

تحدد اللوائح متطلبات كتابة الأسماء الفردية ، على سبيل المثال: الأسماء الجغرافية (القانون الاتحادي المؤرخ 18 ديسمبر 1997 رقم 152-FZ "بشأن أسماء الأشياء الجغرافية") ؛ أسماء "روسيا" ، "الاتحاد الروسي" في أسماء المنظمات (مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 ديسمبر 1996 رقم 1463) ؛ ماركات(القانون المدني للاتحاد الروسي والقوانين الفيدرالية التي تنظم أنشطة المنظمات ذات الأشكال التنظيمية والقانونية المختلفة) ، إلخ.

يؤدي التوسع في استخدام تقنيات الكمبيوتر في الإدارة إلى زيادة أهمية هذا الجزء من الإطار التنظيمي للعمل المكتبي المرتبط بالتشريعات المتعلقة بالمعلوماتية واستخدام أنظمة المعلومات الآلية والاتصالات. يتم تنفيذ أتمتة العمل المكتبي وفقًا لقوانين "المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" (بتاريخ 20 فبراير 1995 رقم 24-FZ) ، "في الحماية القانونيةبرامج الكترونية أجهزة الكمبيوتروقواعد البيانات "(بتاريخ 23 سبتمبر 1992 رقم 3523-1). تم فتح فرص جديدة لاستخدام المستندات الإلكترونية بموجب القانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني". يعرّف الشروط القانونيةاستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في عمليات التبادل المستندات الإلكترونية، والتي بموجبها يتم الاعتراف بالتوقيع الرقمي الإلكتروني كمكافئ قانوني لتوقيع الشخص بخط اليد.

تنعكس قضايا التوثيق في اللوائح المعمول بها في مجال الاتصالات البريدية والاتصالات. تم تحديد الأساس القانوني للأنشطة في مجال الاتصالات بموجب القانون الاتحادي الصادر في 16 فبراير 1995 رقم 15-FZ "بشأن الاتصالات". يتم تحديد متطلبات المراسلات والرسائل المكتوبة المرسلة عبر شبكات البريد والاتصالات السلكية واللاسلكية وفقًا لقرارات الاتحاد البريدي العالمي والاتحاد الدولي للاتصالات.

جزء مهم من الإطار التنظيمي لإعداد وتنفيذ الوثائق هو الأفعال القانونية المعيارية ذات الطبيعة المشتركة بين الإدارات والإدارات ، الصادرة عن السلطات التنفيذية الاتحادية. الوثيقة الأكثر اكتمالا على مستوى الصناعة التي تنظم العمل بالوثائق ، لفترة طويلة ، تم اعتمادها من قبل خدمة الأرشفة الحكومية في البلاد في عام 1988 "نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة. المتطلبات الأساسية لخدمات دعم الوثائق والتوثيق (GSDOU) ". وضعت GSDOU مبادئ وقواعد موحدة لتوثيق أنشطة الإدارة ، وكذلك تنظيم العمل مع الوثائق في المؤسسات. تم تطوير أحكام GSDOU في نموذج التعليماتبشأن العمل المكتبي في وزارات وإدارات الاتحاد الروسي (1993) ، والذي تم استبداله بأمر دائرة المحفوظات الفيدرالية لروسيا بتاريخ 27 نوفمبر 2000 رقم 68 بتعليمات قياسية جديدة بشأن أعمال المكاتب في الهيئات التنفيذية الفيدرالية. مجموعات التعليمات النموذجية المتطلبات العامةلعمل خدمات الدعم الوثائقي للإدارة ، وتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل مع الوثائق في الهيئات التنفيذية الاتحادية. تنطبق أحكام التعليمات النموذجية على تنظيم العمل مع المستندات ، بغض النظر عن نوع الوسائط ، بما في ذلك إعدادها وتسجيلها والمحاسبة والتحكم في التنفيذ ، والتي يتم تنفيذها باستخدام تقنيات (كمبيوتر) مؤتمتة.

قواعد معالجة المستندات ثابتة في المعايير ووثائق التقييس الأخرى. تنفيذ GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. تزامنت متطلبات التسجيل "مع بداية مرحلة جديدة في تطوير التقييس في بلدنا ، والتي يحدد القانون الاتحادي الصادر في 27 ديسمبر 2002 رقم 184-FZ الاتجاهات الرئيسية لها" في اللائحة الفنية". يجب النظر في أحكام GOST R 6.30-2003 بناءً على حقيقة أنه تم تطويرها واعتمادها على أساس قانون الاتحاد الروسي الصادر في 10 يونيو 1993 رقم 5154-1 "بشأن التوحيد القياسي" ، والذي تم إلغاؤه في 1 يوليو ، 2003 ، وهو صالح في ظل الأساليب الجديدة للتوحيد القياسي.

وثائق مماثلة

مراحل تطور إدارة الوثائق وعلاقتها بالعلوم الأخرى. التوحيد كعملية لتحقيق التوحيد في إنشاء وتنفيذ الوثائق. القاعدة المعيارية والمنهجية التي تنظم العمل بالوثائق في الظروف الحديثة.

ورقة مصطلح ، تمت إضافتها في 12/17/2013


دور وأهمية الوثائق في حياة الإنسان. البيئة التشغيلية لوجود المستندات. نطاق المشاكل التي يتم دراستها دعم المعلوماتالعمليات التجارية للمنظمة. قائمة التخصصات التطبيقية لدورة التوثيق.

عرض تقديمي ، تمت إضافة 09/23/2014


مفهوم "الوثيقة" في المجتمع الحديث. تطوير إدارة الوثائق كعلم. دعم التوثيق للإدارة كنظام علمي. سرعة نقل المعلومات ودائرة مستخدميها عبر الإنترنت. التبرعات والملاحظات والإيصالات.

ورقة مصطلح ، تمت إضافة 06/08/2014


دراسة الموضوع وتحليل أساليب وخصائص الإدارة كعلم وممارسة الإدارة الفعالة. الإفصاح عن محتوى وظائف الإدارة وتكوين مبادئها الأساسية. المهام الرئيسية و أهداف مشتركةالإدارة كفن الإدارة.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة 06/24/2011


أهم الأخطاء في إعداد الوثائق. صياغة خطاب عمل. مشروع قرار مدير المصنع بمكافآت لموظفي دائرة التخطيط والاقتصاد من أجل التطوير المبكر للخطة المالية الفنية والصناعية. طلب نقل للعمل داخل المنظمة.

الاختبار ، تمت إضافة 2015/06/22


الإدارة كنظام علمي ، وموضوع وأساليب بحثه ، وتاريخ تكوين وتطوير مدارس إدارة محددة. تصنيف مدارس الإدارة وتوجهات نشاطها. مكانة تعاليم تايلور في نظام الإدارة الحديثة.

ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 08/20/2009


مراحل تطوير المحفوظات والعمل المكتبي والقضايا الطبيعية والتقنية وعلوم الإدارة في روسيا. تحليل أنظمة تحسين دعم التوثيق لأجهزة الوزارات والدوائر. فحص قيمة المستندات والقوائم.

ورقة مصطلح تمت إضافتها في 02/11/2010


كائن وموضوع ومحتوى علوم الإدارة. تصنيف علاقات إدارة الإنتاج حسب النوع والطبيعة. مراحل تطور علم الإدارة في القرن العشرين. نمذجة كائن مُدار أو موضوع إداري لدراسة ممتلكاتهم.

تمت الإضافة في 10/07/2009


الإدارة كحقل نشاط وعلم وموضوع للدراسة وأساليب القيادة. ظهور نظرية الإدارة العلمية. المدرسة العلمية للإدارة. الهياكل الإدارية الوظيفية الخطية والتقسيمية والنطاق والمزايا والعيوب.

ورقة الغش ، تمت الإضافة في 07/31/2010


توصيف مفهوم الوثيقة - وسيلة لتثبيت المعلومات حول الحقائق أو الأحداث أو الظواهر للواقع الموضوعي والنشاط العقلي البشري بطرق مختلفة على مادة خاصة. إشارات ووظائف وخصائص الوثيقة.

توثيق

الدورة التعليمية

المقدمة

الفصل 1. السجلات باعتبارها تخصص علمي

1.1 موضوع وأهداف الدورة

1.2 تشكيل وتطوير الوثائق

1.3 مكانة التوثيق في نظام العلوم

1.4 مصادر في إدارة السجلات

الفصل 2. الوثيقة ووظائفها

2.1. أصل الوثيقة. توسيع مفهوم "الوثيقة"

2.3 الجوهر الاجتماعي للوثيقة ووظائفها

الفصل 3. خصائص المعلومات وقدرات الاتصال للوثيقة

3.1. المعلومات الموثقة وخصائصها

3.2 توثيق مستويات المعلومات

3.3 مشاكل البحث عن المعلومات الموثقة وترجمتها

3.4. حواجز المعلومات

الفصل 4. طرق التوثيق

4.1 مفهوما "التوثيق" و "طرق التوثيق"

4.2 وثائق نصية

4.3 الاختزال

4.4 التوثيق الفني

4.5 توثيق الصور

4.6 توثيق الفيلم. تسجيل الفيديو

4.7 توثيق الفونو (صوتي) وخصائصه وتطبيقاته

4.8 التوثيق باستخدام تقنية الحوسبة الإلكترونية

الفصل 5. أدوات التوثيق

5.1 أدوات الكتابة اليدوية

5.2 التوثيق الميكانيكي والكهروميكانيكي

5.3 أدوات آلية لتجميع وإنتاج المستندات

5.4. التقنيات الأساسية لنسخ المستندات واستنساخها

الفصل 6. ناقلات المواد للمعلومات الموثقة

6.1 أقدم المواد للكتابة

6.2 اختراع الورق وتحسين إنتاجه

6.3 تصنيف الناقلين الحديثين للمعلومات الموثقة. صفتهم

6.4. تأثير نوع ناقل المعلومات على متانة المستند وتكلفته

الفصل 7. علامات الوثائق. خيارات ونسخ من المستندات

7.1. ميزات التوثيق. قوة قانونيةوثيقة

7.2 المسودات ، الأصول ، الأصول

7.3. المستندات المزورة. طرق تزوير المستندات

7.4. النسخ وتطورها التاريخي وأنواعها

ملحوظات

المقدمة

تميز الثلث الأخير من القرن العشرين بانتقال عدد من البلدان إلى مجتمع معلومات ما بعد الصناعة ، حيث يشارك معظم العمال في الأنشطة الإعلامية ، والمعلومات هي المنتج الرئيسي للإنتاج والسلع. في الوقت الحاضر ، أصبحت المعلومات أهم مورد للمجتمع واكتسبت أهمية استراتيجية.

إن عولمة العمليات العالمية ، من ناحية ، والتحولات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية العميقة التي تكشفت في التسعينيات ، من ناحية أخرى ، خلقت الشروط المسبقة لدخول روسيا السريع إلى فضاء المعلومات العالمي. في القرن القادم ، سيعتمد مستقبل بلدنا إلى حد كبير على مدى قوة وفعالية التحرك في هذا الاتجاه.

تؤثر عمليات المعلومات بشكل فعال على جميع الأطراف الحياة البشرية. إن استخدام أحدث تقنيات المعلومات يعزز بشكل كبير من هذا التأثير. من أجل تحقيق إمكاناتهم وتحقيق النجاح المهني ، لتصبح شخصية متطورة بشكل متناغم ، الإنسان المعاصريجب أن يتمتع بمستوى عالٍ بدرجة كافية من ثقافة المعلومات. وفي الوقت نفسه ، يتم تسجيل معظم المعلومات على وسائل الإعلام المادية ، الواردة في وثائق مختلفة. وبالتالي ، فإن معرفة عمليات المعلومات والتوثيق ، وأساسيات العمل مع المستندات هي جزء لا يتجزأ من ثقافة معلومات الشخص.

إن دور المعلومات في عملية الإدارة كبير بشكل خاص - على جميع مستوياتها وفي جميع المجالات: السياسية ، والاقتصادية ، والعلمية ، والثقافية ، إلخ. في الواقع ، الإدارة نفسها ، التي نشأت منذ حوالي 7 آلاف عام ، مستحيلة بدون معلومات. يتطلب توثيق المعلومات والبحث فيها ومعالجتها وتخزينها ونقلها موارد مالية ومادية وعمالية كبيرة ووقتًا. لذلك ، المنظمة عمل فعالمع الوثائق ، فإن تحسين جميع عمليات المعلومات والتوثيق على مستوى المجتمع ككل وعلى مستوى المؤسسات الفردية والمنظمات والمؤسسات هو أهم اتجاه لنشاط الإدارة. في المقابل ، يتطلب العمل المؤهل بالمعلومات الموثقة عددًا كبيرًا من المتخصصين المدربين تدريباً مهنياً. ليس من قبيل المصادفة أنه بحلول عام 2000 ، بدأت أكثر من 30 مؤسسة للتعليم العالي في الاتحاد الروسي في تدريب موظفين مؤهلين تأهيلا عاليا - متخصصين في الوثائق.

يحتوي المعيار التعليمي الحكومي للتعليم المهني العالي في الاتحاد الروسي ، الذي وافقت عليه المدينة للتخصص 350800 "علم الوثائق وإدارة الوثائق" ، على عشرات التخصصات الأكاديمية التي يجب دراستها للحصول على مؤهل "مدير المستندات". من بين أهم التخصصات المهنية العامة إدارة الوثائق.

"الوثيقة ووظائفها وطرق التوثيق ؛ العلاقة بين مفهومي المعلومات والوثيقة ؛ ناقلات المواد المادية ؛ خصائص وخصائص الوثيقة: الأصالة ، الموثوقية ، رقم النسخة ؛ هيكل الوثيقة ؛ شكل الوثيقة ، تطورها ، المتطلبات الحديثة لشكل وثيقة الإدارة ؛ السمات اللغوية للوثيقة ؛ أنظمة التوثيق ؛ أنظمة التوثيق الموحدة ؛ النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD) والأنظمة الأخرى ؛ متطلبات إعداد وتنفيذ الأنواع الرئيسية لوثائق الإدارة ؛ تحسين التوثيق العمليات ؛ القيمة العلمية والتاريخية والعملية للوثيقة ؛ مجموعات بسيطة ومعقدة من الوثائق.

تتطلب دراسة هذه المشكلات دعمًا تعليميًا ومنهجيًا مناسبًا. ومع ذلك ، في الوقت الحالي لا توجد كتب مدرسية تلبي تمامًا متطلبات المعيار التعليمي لإدارة المستندات. الكتب المدرسية المنشورة في السبعينيات والثمانينيات قديمة إلى حد كبير ، بالإضافة إلى أنها أصبحت نادرة ببليوغرافية. العديد من الأدلة والكتب المرجعية التي ظهرت مؤخرًا مخصصة بشكل أساسي لتنظيم وتكنولوجيا الدعم الوثائقي للإدارة (أي العمل المكتبي) وتتطرق إلى حد صغير فقط إلى المشكلات النظرية للعمل مع المستندات.

ازداد الاهتمام بالمشكلات النظرية لإدارة الوثائق بشكل خاص فيما يتعلق بتطوير وتنفيذ نظام إدارة سجلات الدولة الموحد (EGSD) ، وكذلك في عملية إنشاء قاعدة معلومات لنظام التحكم الآلي (ACS). لهذه الأغراض ، في عام 1966 ، تم إنشاء معهد عموم الاتحاد للبحوث العلمية لإدارة السجلات والمحفوظات (VNIIDAD). في تلك السنوات ظهرت الأعمال النظرية الخاصة الأولى ، المكرسة لتوضيح موضوع إدارة الوثائق ومهامها 7.

منذ الستينيات ، تم تحديد مركزين رئيسيين في بلدنا يقومان بنشاط وفعالية بإجراء بحث علمي في مجال إدارة الوثائق - هذا هو MGIAI ، حيث تم إنشاء كلية حفظ السجلات الحكومية في عام 1964 ، و VNIIDAD.

ظهور وتطور ناجح في السنوات الأخيرة لتخصص علمي جديد - إدارة المعلوماتاقتربت دراسة المشكلات الإدارية وإدارة المستندات من بعضهما البعض ، حيث يتم تسجيل معظم المعلومات في المستندات. علاوة على ذلك ، يتوقع بعض المؤلفين () في المستقبل توحيد خدمات إدارة الوثائق وإدارة المعلومات.

يتأثر التوثيق أيضًا بمثل هذه التخصصات التطبيقية مثل علم اجتماع الإدارة وعلم نفس الإدارة والاتصالات التجارية.

تستخدم الإنجازات على نطاق واسع في إدارة الوثائق اللغويات التطبيقيةفي المقام الأول لغرض توحيد نصوص الوثائق ، توحيد وحدات اللغة ، وكذلك في عملية تحرير الوثائق المكتبية.

يجب إيلاء اهتمام خاص للعلاقة بين الوثائق و علوم حول المعلومات. لم يؤثر النمو السريع لموارد المعلومات ، والتطور السريع لتكنولوجيا الكمبيوتر والفهم النظري النشط لعمليات المعلومات في النصف الثاني من القرن العشرين على طبيعة ومحتوى أبحاث إدارة المستندات فحسب ، بل أدى أيضًا إلى تكامل إدارة المستندات في دورة علوم المعلومات الاجتماعية. نتيجة لذلك ، تبين أن إدارة الوثائق أكثر ارتباطًا بالتخصصات العلمية مثل المعلوماتية الاجتماعية ، الوثائقية ، تكنولوجيا الكمبيوتر والبرمجة ، أمن المعلومات وحماية المعلوماتبالاقتران مع هذه العلوم فقط ، تمتلك إدارة الوثائق القدرة في المرحلة الحالية على حل المشكلات النظرية والتطبيقية بشكل فعال المتعلقة بإنتاج ونقل واستهلاك وتخزين المعلومات الموثقة.

لحل بعض مشاكله ، يستخدم علم الوثائق على نطاق واسع التطورات في مجال العلوم التقنية والطبيعيةنظرًا لأن المستند عبارة عن كائن مادي ، فهو ناقل معلومات له خصائص فيزيائية محددة جيدًا. بالإضافة إلى ذلك ، يرتبط إنشاء المستندات والبحث فيها وتخزينها بوسائل توثيق المعلومات ونقلها ، بما في ذلك استخدام المعدات المكتبية الحديثة المعقدة.

إن الارتباط الوثيق بين إدارة الوثائق ومجموعة متنوعة من التخصصات العلمية النظرية والتطبيقية قد حدد إلى حد كبير و طُرقالبحث الوثائقي ، أي طرق وتقنيات حل مشاكل علمية محددة. وتنقسم هذه الأساليب إلى عامة علمية و خاصة و خاصة. إلى العدد علمي عامتشمل تلك التي تستخدمها جميع أو معظم العلوم:

ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالعلم العام طرق خاصة. ومع ذلك ، فإن نطاق تطبيقها أضيق كثيرًا ومحدودًا ، كقاعدة عامة ، لواحد أو أكثر من العلوم وثيقة الصلة. تشمل الأساليب الخاصة في إدارة المستندات ما يلي:

1.4 المصادر في السجلات

يمكن أن تكون أي مستندات وأنظمة توثيق ومجموعات من المستندات تقريبًا بمثابة مصادر في أبحاث إدارة المستندات. بناءً عليها ، يمكنك الحصول على فكرة معينة حول مستوى العمل مع المستندات ، وطرق التوثيق ، وحول الثقافة الكتابية لعصر معين. ومع ذلك ، لا يزال الدور الرئيسي يلعبه تلك الوثائق التي يتم فيها تثبيت القواعد والقواعد والتوصيات والمعايير وما إلى ذلك ، وتنظيم وتنظيم مختلف المجالات والأساليب وأشكال العمل مع الوثائق. هذه هي ، أولاً وقبل كل شيء ، الأفعال التشريعية والقانونية ، والمعايير ، والمصنفات ، والتعليمات ، والمبادئ التوجيهية. تعد المصادر أساسًا ضروريًا لإجراء البحث النظري ، لتحسين ممارسة الدعم الوثائقي للإدارة وتحديد الاتجاهات الرئيسية في تطوير عمليات التوثيق.

يمكن تصنيف مصادر التوثيق وفق عدة معايير:

منذ علم الوثائق ، كما لوحظ بالفعل ، نشأ من الاحتياجات العملية للعمل مع الوثائق ، لعبت التقاليد والعادات دورًا مهمًا في تطويره ، خاصة في البداية. بعد ذلك ، عندما تم فهمها وتعميمها ، بدأت هذه العادات والتقاليد في ترسيخها في مختلف القوانين واللوائح. وفقًا لذلك ، يمكن تقسيم المصادر التي تجعل من الممكن تتبع ، أولاً وقبل كل شيء ، تاريخ تكوين إدارة المستندات ، إلى مجموعتين كبيرتين: أولاً ، هذه هي المستندات التي جاءت مباشرة من ممارسة المكتب وتحتوي على معايير وقواعد تم تطويرها تلقائيًا التي تعكس تقاليد العمل المكتبي ؛ ثانيًا ، أنواع مختلفة من الإجراءات القانونية التي تنظم العمل بالوثائق قانونًا لعدة قرون.

تتضمن المجموعة الأولى من المصادر ، التي جمعت أغنى خبرة وتقاليد وعادات العمل المكتبي الروسي ، على وجه الخصوص ، مجموعات عديدة من عينات المستندات المنشورة قبل عام 1917 (ما يسمى ب " الكتابانتشروا في بلادنا في القرنين 18-19. وكان أسلافهم "فورميولارز" ، المعروفين في الغرب بالفعل في القرن السابع ، وفي روسيا - في الثلث الأول من القرن السادس عشر (على وجه الخصوص ، أشكال مقاطعة موسكو الكبرى) حتى الآن ، هناك أكثر من 100 مجموعة من هذه المجموعات معروفة.

نظمت "الرسائل" تكوين وشكل ومحتوى الوثائق. أسمائهم رائعة. لذلك ، ظهرت إحدى أولى الرسائل في عام 1765 "تعليمات حول كيفية تأليف وكتابة جميع أنواع الرسائل لأشخاص مختلفين". بعد عقدين من الزمان ، نُشر "كتاب الرسائل" ، الذي يحتوي على رسائل مختلفة ، وعرائض ، وملاحظات حول القضية ، وعقود ، وشهادات ، وموافقات ، وإيصالات ، وتصاريح مرور ، واستمارة مكتوبة إلى الأقنان ، وأمر موجه إلى المسؤول ، وشكل من الأوراق النقدية للتاجر ، والإيصالات والإيصالات وخطابات البريد والائتمان "(سانت بطرسبرغ ، 1788). وصلت "الرسائل" في كثير من الأحيان إلى أحجام كبيرة. على سبيل المثال ، دليل V.

تضم مجموعة أخرى المصادر ، وهي قواعد ومعايير ثابتة تشريعيًا للعمل مع المستندات. لوحظ ظهورهم منذ منتصف القرن السابع عشر ، لكن الخطوة الحاسمة اتخذها بيتر 1 ، الذي وافق على "اللوائح العامة" في 172016. وصفت هذه الوثيقة بالتفصيل هيكل وعمل المكاتب ، وقضايا تسجيل المستندات ، وواجبات الموظفين ، وما إلى ذلك.

من بين المصادر الهامة ، إلى جانب "اللوائح العامة" ، تم تطويرها أيضًا في عهد بطرس الأكبر "نماذج عامة" - عينات من الوثائق ؛ "مؤسسة لإدارة المقاطعات" ، نشرتها كاترين الثانية عام 1775 ؛ "المؤسسة العامة للوزارات" ، التي ظهرت عام 1811 ، والعديد من القوانين التشريعية الأخرى التي تنظم عمل المكاتب المحلية على مختلف مستويات الحكومة.

تحظى المصادر الوثائقية لفترة الثورة والحرب الأهلية (gg.) بأهمية كبيرة. كان لديهم تفاصيلهم الخاصة ، على الرغم من أن العمل مع الوثائق ، خاصة على أراضي روسيا البيضاء ، كان يعتمد بشكل أساسي على القوانين والتقاليد التشريعية للعمل المكتبي قبل الثورة.

ترك عدد كبير من المصادر وراء الفترة السوفيتية من التاريخ الروسي. بالفعل في الأشهر الأولى بعد وصول البلاشفة إلى السلطة ، تم التوقيع على مرسوم صادر عن مجلس مفوضي الشعب "بشأن إجراءات الموافقة على القوانين ونشرها" ، وقرار مجلس مفوضي الشعب "بشأن شكل استمارات الدولة المؤسسات ". وقد أُدرجت هذه الوثائق وغيرها من الوثائق المماثلة لاحقًا في الكتاب المدرسي "مجموعة القوانين التشريعية المتعلقة بالعمل المكتبي ()" (M. ، 1973). كانت أهم مصادر العقود الأخيرة من وجود القوة السوفيتية هي "الأحكام الأساسية للنظام الموحد لحفظ السجلات الحكومية" (1973) ، التي تمت الموافقة عليها في عام 1988 من قبل "نظام الدولة لدعم التوثيق الإداري" ، ومصنفات جميع الاتحاد ( على وجه الخصوص ، مصنف كل الاتحاد لوثائق الإدارة - OKUD) ، وأنظمة التوثيق الموحدة (USD) ، إلخ.

يوجد حاليًا في الاتحاد الروسي إطار تنظيمي واسع إلى حد ما لإدارة المستندات ، وهو أيضًا أهم مصدر لدراسة مشاكل إدارة المستندات. إنها تتكون من:

	الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات الفيدرالية والكيانات المكونة للاتحاد الروسي بشأن قضايا الدعم الوثائقي للإدارة (القانون المدني للاتحاد الروسي ، والقوانين الفيدرالية "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، و "بشأن أسرار الدولة" ، و "بشأن التوحيد القياسي" ، "أساسيات تشريعات الاتحاد الروسي بشأن صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والمحفوظات" وغيرها ؛
	الوثائق التنظيمية والتعليمية والمنهجية على مستوى الإدارات وعلى مستوى الصناعة الصادرة عن السلطات التنفيذية على مختلف المستويات ؛
	المواد التعليمية والمنهجية التي تحدد متطلبات المستندات وتقنيات إنشائها ومعالجتها على مستوى مؤسسة فردية أو وحدتها الهيكلية 17.

في تسعينيات القرن الماضي ، انتعشت ممارسة تجميع ونشر مجموعات من نماذج الوثائق ، التي كانت نصف منسية في الحقبة السوفيتية ، وانتشرت على نطاق واسع. حتى الآن ، تم نشر العشرات من هذه المجموعات ، ولا سيما: Petrochenko للمراسلات التجارية (M. ، 1992) ؛ تحصيل العقود المعيارية (M. ، 1995) ؛ وثائق Stenyukov على الأعمال الورقية (M. ، 1996) ؛ وثائق Andreeva للعمل المكتبي (M. ، 1997) وغيرها الكثير.

2.1. أصل الوثيقة.

توسيع مفهوم "الوثيقة"

من أهم مظاهر السلوك البشري هو التواصل ، أي التواصل مع الآخرين من خلال علامات أو رموز معينة. في البداية ، كان الشخص ينقل معلومات حول العالم من حوله باستخدام الإيماءات وتعبيرات الوجه والصراخ واللمس وما إلى ذلك ، وهي أبسط وسائل الاتصال المرئي والسمعي واللمسي. تميز ظهور الكلام واللغة الهادفين ، حسب عدد من العلماء ، بظهور الأول تكنولوجيا المعلوماتفي تاريخ المجتمع البشري.