(بالأحمر. المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 07.09.2011 برقم 751 بتاريخ 26.04.2016 برقم 356)
لأغراض هذه القواعد ، يتم استخدام المصطلحات والتعاريف التالية:
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"التوثيق" - تحديد المعلومات على الوسائط الملموسة بتنسيق في الوقت المناسب;
"الأعمال الورقية" - نشاط يضمن إنشاء الوثائق الرسمية وتنظيم العمل معها في الهيئات التنفيذية الاتحادية ؛
"وثيقة" - وثيقة رسميةالتي أنشأتها وكالة حكومية حكومة محليةأو قانوني أو فردالصادرة وفقًا للإجراءات المعمول بها والمتضمنة في تدفق وثائق الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
"تدفق المستندات" - حركة المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ ووضعها في الحالة و (أو) إرسالها ؛
"وثيقة مطلوبة" - عنصر من الوثيقة ضروري لتصميمها وتنظيم العمل معها ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"المستند الأصلي" - النسخة الأولى أو الوحيدة من المستند ؛
"نسخة من وثيقة" - وثيقة تستنسخ بالكامل معلومات المستند الأصلي وخصائصه الخارجية ، التي ليس لها قوة قانونية ؛
"تسجيل المستند" - تعيين رقم تسجيل لمستند ، وإدخال معلومات حول المستند في نموذج التسجيل والمحاسبة ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"تسمية الحالات" - قائمة منهجية لعناوين القضايا مع الإشارة إلى فترات تخزينها ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"حالة" - مجموعة من المستندات أو وثيقة منفصلةتتعلق بموضوع واحد أو مجال نشاط للهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
"خدمة إدارة المكاتب" - وحدة هيكلية يُعهد إليها بمهام إجراء أعمال المكتب ، وكذلك الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على العمل المكتبي في جهات أخرى الانقسامات الهيكلية;
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"نسخة إلكترونية من مستند" - نسخة من مستند تم إنشاؤه بتنسيق نموذج إلكتروني;
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
الفقرة غير صالحة. - ;
"النظام إدارة المستندات الإلكترونية»- نظام معلومات آلي يوفر الإبداع المستندات الإلكترونيةوالنسخ الإلكترونية للوثائق وإدارتها وتخزينها والوصول إليها ، فضلاً عن تسجيل المستندات ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"إدارة المستندات الإلكترونية" - إدارة المستندات باستخدام نظام المعلومات.
()
تتوافق المفاهيم الأخرى المستخدمة في هذه القواعد مع المفاهيم المحددة في تشريعات الاتحاد الروسي.
(تم تقديم الفقرة بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 سبتمبر 2011 رقم 751)
ثالثا. إنشاء الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
يتم وضع المستندات التي أنشأتها الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أوراق ذات رأسية ، على أوراق قياسية من A4 (210 × 297 مم) أو A5 (148 × 210 مم) ، أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن تحتوي على مجموعة من التفاصيل ، موقعهم وتنفيذهم.
يتم تطوير نماذج الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أساس النسخة الزاويّة أو الطولية لموقع التفاصيل. باستخدام إصدار الزاوية ، توجد تفاصيل النموذج في الزاوية اليسرى العلوية من الورقة. في النسخة الطولية ، توجد تفاصيل النموذج في منتصف الورقة على طول الهامش العلوي.
عند إنشاء المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم استخدام قوالب المستندات الإلكترونية.
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يجب أن تحتوي كل ورقة من المستند ، يتم رسمها على ورقة ذات رأسية وعلى ورقة قياسية ، على هوامش لا تقل عن 20 مم - يسار ، و 10 مم - يمين ، و 20 مم - أعلى و 20 مم - أسفل.
يتم اعتماد نماذج النماذج والقوالب الإلكترونية للوثائق من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية.
(ص 8 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
تفاصيل الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية هي:
أ) شعار دولة الاتحاد الروسي ؛
ب) اسم الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
ج) اسم التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
د) المسمى الوظيفي.
هـ) بيانات مرجعية عن الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
و) اسم نوع الوثيقة.
ز) تاريخ الوثيقة.
ح) رقم التسجيلوثيقة؛
ي) مكان تجميع (نشر) الوثيقة ؛
ك) ختم تقييد الوصول إلى المستند ؛
ل) المرسل إليه.
م) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ن) تعليمات لتنفيذ الوثيقة (القرار) ؛
ن) عنوان النص ؛
ع) نص الوثيقة ؛
ج) علامة السيطرة.
ص) ملاحظة حول التطبيق ؛
ق) التوقيع.
ر) علامة التوقيع الإلكتروني.
خ) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ح) الطباعة.
ث) علامة على التصديق على النسخة ؛
ث) ملاحظة عن المؤدي.
هـ) مذكرة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية.
ي) ملاحظة على استلام الوثيقة ؛
(ص 9 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم تحديد تكوين تفاصيل المستند حسب نوعه والغرض منه.
الموافقة على الوثيقة في الهيئة التنفيذية الاتحادية تصدر بتأشيرة المفوضين الرسميةهيئة تنفيذية اتحادية. تنسيق وثيقة تم إنشاؤها في هيئة تنفيذية اتحادية مع هيئات أخرى سلطة الدولةيتم وضع المنظمات بختم (ورقة) موافقة أو بروتوكول أو خطاب موافقة.
رابعا. متطلبات تنظيم تداول الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
في تدفق وثائق الهيئة التنفيذية الاتحادية ، يتم تمييز تدفقات الوثائق التالية:
أ) الوثائق الواردة (واردة) ؛
ب) الوثائق المرسلة (الصادرة) ؛
ج) الوثائق الداخلية.
في الهيئة التنفيذية الاتحادية ، يتم تسليم وإرسال الوثائق عن طريق خدمه بريديهوالاتصالات السلكية واللاسلكية.
تخضع المستندات التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الفيدرالية للمعالجة الأولية والتسجيل استعراض أولي، يتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، يتم نقلها إلى فناني الأداء ، وبعد التنفيذ ، يتم وضعها في الملفات.
تشمل المعالجة الأولية للوثائق الواردة التحقق من التسليم الصحيح للوثائق وتوافر المستندات والمرفقات بها ، فضلاً عن توزيع المستندات في مسجلة وغير خاضعة للتسجيل.
يتم تسجيل المستندات المستلمة والمنشأة في يوم الاستلام أو الإنشاء (التوقيع أو الموافقة) أو في يوم العمل التالي ، ما لم ينص تشريع الاتحاد الروسي على خلاف ذلك.
(ص 16 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
القوة المفقودة. - مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
يتم نقل المستندات المسجلة عن طريق خدمة حفظ السجلات للنظر فيها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية أو ، بقرار من رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، إلى المسؤولين الآخرين في الهيئة التنفيذية الفيدرالية.
يتم نقل المستندات أو نسخها مع تعليمات التنفيذ (القرارات) بواسطة خدمة إدارة السجلات إلى فناني الأداء.
(الفقرة 18 بصيغتها المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم إرسال أصل الوثيقة إلى التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الفيدرالية المسؤولة عن تنفيذ الوثيقة. إذا كان هناك عدة منفذين ، يتم نقل المستند الأصلي إلى الوحدة الهيكلية التي هي المنفذ المسؤول ، وتتلقى الوحدات المتبقية نسخة من المستند.
عند توفير الوصول إلى المؤدي إلى نسخة إلكترونيةالمستند في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، قد يظل المستند الأصلي في خدمة حفظ السجلات ، إذا تم إثبات ذلك من خلال التعليمات الخاصة بحفظ السجلات في الهيئة التنفيذية الفيدرالية.
(تم تقديم الفقرة بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم نقل المستندات بعد توقيعها من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية أو أي شخص مخول آخر إلى خدمة حفظ السجلات للتسجيل والإرسال.
(الفقرة 20 بصيغتها المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
تتحقق خدمة إدارة السجلات من صحة المستند ، واكتمال المستند ومراسلات عدد نسخ المستند مع القائمة البريدية. يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى المقاول.
يجب إرسال المستندات في يوم التسجيل أو يوم العمل التالي.
يتم نقل الوثائق بين الأقسام الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال الخدمة الكتابية.
في الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، تحتفظ خدمة إدارة السجلات بسجلات المستندات الواردة والمنشأة والمرسلة. يتم تلخيص البيانات الخاصة بعدد المستندات وتحليلها بواسطة خدمة حفظ السجلات وتقديمها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية بالطريقة التي يحددها.
من أجل تسجيل المستندات والبحث عنها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يتم استخدام المعلومات الإلزامية حول المستندات وفقًا للملحق. في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، معلومات إضافيةحول المستندات.
خامساً - صندوق التوثيق التابع للهيئة التنفيذية الاتحادية
السلطة التنفيذية الاتحادية:
أ) تشكل صندوقها الوثائقي من الوثائق التي تشكل في سياق أنشطتها ؛
ب) يطور ويعتمد ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطتها ، وكذلك في سياق أنشطة المنظمات التابعة لها ، مع تحديد فترات التخزين. ؛
ج) يطور ويوافق على ألبوم من القوالب أشكال موحدةالوثائق التي أنشأتها الهيئة التنفيذية الاتحادية.
(ص. تم تقديم "ج" بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم تشكيل الصندوق الوثائقي للهيئة التنفيذية الاتحادية عن طريق خدمة إدارة السجلات من خلال تجميع تصنيفات القضايا وتشكيلها ومعالجتها وضمان سلامتها وتسجيلها وتحويلها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية.
تسمية قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) يتم تجميعها بواسطة خدمة إدارة السجلات على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية ؛
ب) تتم الموافقة عليها بعد التنسيق مع الجهاز المركزي لجنة الخبراءالهيئة التنفيذية الاتحادية من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية في موعد لا يتجاوز نهاية العام الحالي ويدخل حيز التنفيذ في 1 يناير من العام التالي ؛
ج) يتم التنسيق مرة واحدة كل 5 سنوات مع الخبراء ولجنة التحقق التابعة للاتحاد أرشيف الدولة، حيث يتم نقل الوثائق التي تم تشكيلها في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية للتخزين الدائم صندوق المحفوظاتالاتحاد الروسي؛
د) في حالة حدوث تغيير في وظائف وهيكلية الهيئة التنفيذية الاتحادية ، فإنها تخضع للاتفاق مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية.
أسماء أقسام تسميات قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية هي أسماء التقسيمات الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
يتم تشكيل القضايا وفقًا لمصطلحات القضايا ، وكذلك وفقًا لمبادئ تنظيم المستندات وتوزيعها (التجميع) لحالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك حالات التخزين شؤون الموظفين، ولحالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).
يتم تخزين القضايا من تاريخ تشكيلها حتى نقلها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية أو للتدمير في وحدات هيكلية في مكان تشكيلها.
تصدر القضايا للاستخدام المؤقت لموظفي الأقسام الهيكلية لفترة يحددها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، وبعد انتهاء صلاحيتها قابلة للإرجاع.
آخر الهيئات الحكوميةيتم إصدار القضايا والمنظمات بناءً على طلباتهم المكتوبة بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو نائبه المسؤول عن أعمال المكتب.
سحب المستندات من القضايا التخزين الدائمالمسموح بها في حالات إستثنائيةويتم بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، مع ترك في الملف نسخة من الوثيقة مصدقة على النحو المقرر ، والعمل على أسباب إصدار الأصل.
يتم نقل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية في موعد لا يتجاوز سنة واحدة ولا يتجاوز 3 سنوات بعد الانتهاء من القضايا بواسطة خدمة إدارة السجلات. يتم نقل الملفات إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أساس قوائم جرد حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) وملفات الموظفين ، والتي تشكلت في التقسيمات الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية. لا يتم نقل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية وتخضع للتدمير بالطريقة المنصوص عليها عند انتهاء فترة التخزين.
(ص 34 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
أساس تجميع قوائم جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) هو تسمية الحالات.
ملحوظة.
للأسئلة المتعلقة بتجميع تصنيفات القضايا وقوائم جرد القضايا ، وتشكيل القضايا وتنفيذها ، فضلاً عن إتلاف حالات التخزين المؤقت ، انظر "القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات" (التي تمت الموافقة عليها بالقرار من كوليجيوم المحفوظات الاتحادية في 6 فبراير 2002) ، تمت الموافقة على قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477 ، بشأن قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات المحلية و المنظمات المعتمدة. قرار من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 31 مارس 2015 رقم 526.تحدد الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة إجراءات تجميع تصنيفات القضايا وجرد القضايا ، وتشكيل القضايا وتسجيلها ، وكذلك إتلاف حالات التخزين المؤقت في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
السادس. مميزات العمل بالمستندات الإلكترونية في الهيئة التنفيذية الاتحادية
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)يتم إنشاء المستندات الإلكترونية ومعالجتها وتخزينها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية.
يجب أن يكون المستند الإلكتروني قواعد عامةالعمل المكتبي والحصول على التفاصيل المحددة لوثيقة مماثلة على نسخة ورقية، باستثناء "شعار الدولة للاتحاد الروسي" المطلوب.
تستخدم الهيئة التنفيذية الفيدرالية المستندات الإلكترونية (بدون توثيق مسبق على الورق) والنسخ الإلكترونية للوثائق.
يتم تحديد تكوين المستندات الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال قائمة من الوثائق ، يتم إنشاءها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند التنظيم الأنشطة الداخليةهيئة تنفيذية اتحادية ، تم تطويرها على أساس توصيات وكالة المحفوظات الفيدرالية.
يتم اعتماد قائمة الوثائق ، التي يتم إنشاءها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند تنظيم الأنشطة الداخلية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، من قبل رئيس هذه الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الأرشيف الاتحادي وكالة.
يتم توقيع المستندات الإلكترونية المرسلة إلى السلطات العامة والحكومات المحلية بواسطة مؤهل محسن التوقيع الإلكترونيمسؤول الهيئة التنفيذية الاتحادية وفقا ل قانون اتحادي"على التوقيع الإلكتروني".
في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يمكن استخدام طرق تأكيد الإجراءات باستخدام المستندات الإلكترونية ، حيث يتم استخدام أنواع أخرى من التوقيعات الإلكترونية وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن التوقيع الإلكتروني".
يتم استلام وإرسال المستندات الإلكترونية من قبل الخدمة الكتابية.
بعد استلام المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني ، تتحقق خدمة إدارة المكتب من صحة التوقيع الإلكتروني.
بعد تضمين المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم إنشاء بيانات التسجيل والمحاسبة حول المستند والتي توفر إدارة المستندات ، بما في ذلك البحث والوصول إلى المستند والتحكم والتخزين والاستخدام وغيرها من البيانات.
يتم تسجيل المستندات التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الفيدرالية و (أو) التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الفيدرالية على الورق في نظام إدارة المستندات الإلكترونية مع إنشاء نسخة إلكترونية من هذا المستند فيه.
يتم تسجيل ومحاسبة المستندات الإلكترونية في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
يتم تشكيل المستندات الإلكترونية في ملفات إلكترونية حسب تسميات القضايا.
تشير تسمية الحالات إلى أن القضية تجري في شكل إلكتروني ، وهو مذكور في عنوان القضية أو في عمود "الملاحظة".
تخضع المستندات الإلكترونية بعد تنفيذها أو إرسالها للتخزين وفقًا للإجراء المتبع في نظم المعلوماتهيئة تنفيذية اتحادية في غضون المهل المنصوص عليها لوثائق مماثلة على الورق.
بعد انتهاء صلاحية الشروط الموضوعة لتخزين المستندات الإلكترونية ، فإنها تخضع للتدمير على أساس قانون يوافق عليه رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية.
أولا - أحكام عامة
تحدد هذه القواعد طلب واحدالعمل في المكتب الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية.
لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.
على أساس هذه القواعد ، تضع الهيئة التنفيذية الاتحادية ، مع مراعاة شروط وخصوصيات أنشطتها ، تعليمات حول العمل المكتبي ، يوافق عليها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة. .
II. المصطلحات والتعريفات
()
طلب
لقواعد العمل
في الوكالات الفيدرالية
قوة تنفيذية
قائمة المعلومات المطلوبة حول المستندات ،
تستخدم لغرض المحاسبة والبحث عن الوثائق
في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية
السلطات التنفيذية الاتحادية
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند
اسم نوع المستند
تاريخ الوثيقة
رقم تسجيل المستند
تاريخ استلام الوثيقة
رقم التسجيل وثيقة واردة
معلومات حول الوثائق ذات الصلة(اسم نوع الوثيقة ، التاريخ ، رقم التسجيل ، نوع الاتصال)
عنوان النص (ملخص الوثيقة)
فهرس الحالة حسب تسميات القضايا
معلومات إعادة توجيه المستند
عدد أوراق المستند الأساسي
مذكرة التطبيق (عدد الطلبات ، إجمالي عدد أوراق التطبيق)
تعليمات لتنفيذ الوثيقة (المنفذ ، الأمر ، تاريخ التنفيذ)
علامة الاختيار
شريط تقييد الوصول
معلومات عن التوقيع الالكتروني
التحقق من التوقيع الإلكتروني
التقسيم - المنفذ المسؤول للوثيقة
آنا إرمولايفا
القواعد الجديدة لعمل المستندات في السلطات التنفيذية الفيدرالية: مشكلات التطبيق
المقال يعطي التحليل النقديقواعد جديدة للأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، ومن المتوقع تأثيرها على تنظيم العمل مع الوثائق الرسمية.
ترد في المقالة التحليل النقدي لقواعد إدارة السجلات الجديدة في السلطات التنفيذية الفيدرالية ؛ من المتوقع تأثيره على العمل بالوثائق الرسمية.
الكلمات الدالة:
السلطات التنفيذية ، العمل المكتبي ، المستند الورقي ، المستند الإلكتروني ؛ السلطات التنفيذية ، إدارة السجلات ، المستندات في صورة مطبوعة ، المستند الإلكتروني.
وفقا لل قانون اتحادييجب أن يتم العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية وفقًا للقواعد المعتمدة من قبل حكومة الاتحاد الروسي 1. ظهرت هذه القواعد بعد ثلاث سنوات من دخول هذه القاعدة حيز التنفيذ 2. خلال هذه الفترة ، تم تنظيم العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية على أساس التعليمات المعيارية للعمل المكتبي 3 ، والتي وردت إشارة إليها في لائحتين. فمن الممكن للمناقشة الوضع القانونيمن هذه التعليمات ، ولكن نظرًا لعدم وجود نظام واضح في بلدنا للأفعال القانونية التنظيمية المنصوص عليها في القانون الفيدرالي ذي الصلة ، فستكون هذه مهمة غير مرغوب فيها. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه في ظل غياب التنظيم التشريعي لمجال إدارة الوثائق هذه التعليماتيؤدي بشكل غير مباشر وظيفة مهمة لضمان التوحيد في عمليات توثيق وتنظيم العمل مع الوثائق الرسمية في جميع أنحاء الاتحاد الروسي.
إن اعتماد المرسوم الصادر في يونيو 2009 عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477 "بشأن الموافقة على قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية" يجعل من الممكن توضيح شرعية الطبيعة المعيارية لـ القواعد الجديدة للعمل المكتبي. على أساس هذه القواعد ، يجب على السلطات التنفيذية الاتحادية ، بالاتفاق مع وكالة المحفوظات الفيدرالية ، إصدار تعليمات فردية لعمل المكتب. بجانب، تنظيمات قانونيةالواردة في القواعد تنطبق على السلطات العامة الأخرى ، وكذلك على الحكومات المحلية.
السؤال الذي يطرح نفسه: ما سبب استبدال النوع التقليدي من المستندات - التعليمات التي تنظم نطاق التوثيق
1 القانون الاتحادي المؤرخ 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات ، تكنولوجيا المعلوماتوحماية المعلومات "// SZ RF، 2006، No. 31 (1 part)، art. 3448.
2 مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477 "بشأن الموافقة على قواعد عمل المكتب في الهيئات التنفيذية الاتحادية" // СЗ RF ، 2009 ، رقم 25 ، مادة. 3060.
3 قرار وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 8 نوفمبر 2005 رقم 536 "بشأن التعليمات المعيارية للأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الاتحادية" (مسجل من قبل وزارة العدل في الاتحاد الروسي في 27 يناير 2006 رقم 7418 ) // صحيفة روسية، 2006 ، 7 فبراير.
يرمولايف
فسيفولودوفنا - مرشح العلوم التاريخية ، أستاذ القسم
دعم الوثائق لإدارة PAGS لهم. ب. ستوليبين [البريد الإلكتروني محمي]
ضمان الإدارة ، على القواعد؟ تم تحديد التعليمات الخاصة بفئة القوانين المعيارية بوضوح في المرسوم المقابل الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي 1. لا شك في أن تنظيم "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية" يتضمن ، أولاً وقبل كل شيء ، إنشاء تقنية واحدة تهدف إلى تنفيذ جميع مراحل العمر التشغيلي للوثيقة.
من لحظة الخلق إلى تنفيذ الوظيفة المقابلة. لهذه الأغراض ، كانت التعليمات كنوع من المستندات هي الأفضل ، لأن محتواها ، على عكس الأنواع الأخرى من الأعمال المعيارية ، يسمح لك بالحصول على إجابات ليس فقط على السؤال: ما يجب القيام به ، ولكن أيضًا كيفية القيام به. الإشارة إلى حقيقة أن حق التصرف المعياري هو التأسيس القواعد العامةدون وجود آلية لتنفيذها ، ولا سيما فيما يتعلق بعمليات المعلومات والتوثيق ، غير مبرر ، ومحتوى القواعد الجديدة نفسها يشير إلى عكس ذلك.
يوجد في عنوان الوثيقة المعنية بعض الانحراف عن الصياغة الواردة في القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات" ، والتي بموجبها يجب وضع القواعد على إجراء "الأعمال الكتابية وتدفق المستندات". لوحظ عدم الدقة في استخدام المصطلحات على الفور من قبل خبراء الأفلام الوثائقية والمحفوظات. يعتبر مصطلح "تدفق المستندات" ثانويًا بالنسبة لمصطلح "إدارة المكاتب" ، نظرًا لأن تنظيم إدارة المستندات هو أحد مكونات العمل المكتبي كفرع مستقل للنشاط.
هناك تفسيرات مختلفة لأسباب الاستخدام والتأسيس الفعلي للمساواة بين هذين المصطلحين. أحد الإصدارات - مصطلح "العمل المكتبي" يتم تعيينه لنطاق تنظيم العمل بالوثائق الورقية ، ومصطلح "تدفق المستندات" ،
1 المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 13 أغسطس 1997 رقم 1009 "بشأن الموافقة على قواعد إعداد الإجراءات القانونية التنظيمية للهيئات التنفيذية الفيدرالية و تسجيل الدولة"(بصيغته المعدلة في 24 مارس / آذار 2009) // SZ RF ، 1997 ، العدد 33 ، المادة. 3895 ؛ روسيسكايا جازيتا ، 2009 ، 27 مارس.
والذي يستخدم على نطاق واسع من قبل الممثلين تكنولوجيا الكمبيوتر، يشير إلى الإجراءات التكنولوجية لتنظيم العمل مع المستندات الإلكترونية. ومع ذلك ، فإن تقنية تنظيم العمل مع المستندات على الورق والوسائط الإلكترونية متطابقة وتتضمن إجراءات قياسية (التجميع والمعالجة والنقل والتخزين وما إلى ذلك) ، والتي تستخدم لتنفيذ الأدوات المختلفة ( الوسائل التقنية). وهذا ما تؤكده أيضًا قواعد عمل المكتب الجديدة في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، والتي تعكس المبادئ الأساسية لتنظيم العمل مع المستندات على الورق والوسائط الإلكترونية.
من أجل تحديد الأهمية العملية للأحكام الواردة في القواعد ، تم إجراء مسح مكتوب لموظفي الخدمة المدنية الهيئات الإقليميةالسلطة التنفيذية (إجمالي 52 شخصًا) - طلاب برنامج التدريب المتقدم "الدعم الوثائقي للإدارة والقواعد الجديدة للعمل المكتبي". في إطار هذه المقالة ، سوف نتناول فقط بعض الأحكام التي تسببت في أكبر نقاش ، وسنقدم التعليقات اللازمة.
الجانب الأول هو الشكل الخارجي للوثائق. وفقًا للقواعد ، "تتحقق الخدمة الكتابية من صحة المستند" ، و "تُعاد المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى المقاول" (الفقرة 21). ومع ذلك ، فإنه لا يشير إلى المعايير التي يجب أن تمتثل لها الوثائق التنظيمية الوطنية أو المحلية ، باستثناء الإعلان بأن "تكوين تفاصيل المستند يتم تحديده حسب نوعه والغرض منه" (البند 10). كما تعلم ، يرتبط تعريف نوع المستند ارتباطًا مباشرًا بالغرض منه. في المقابل ، يعود الغرض من الوثيقة إلى تفاصيل أنشطة كل من نظام السلطات التنفيذية بشكل عام ووظائف سلطة تنفيذية معينة على وجه الخصوص. ومع ذلك ، فإن قواعد العمل المكتبي قيد النظر تفتقر إلى المعايير الرئيسية التي تحدد نهجًا منهجيًا لتحديد التكوين المحدد للوثائق في السلطات التنفيذية الاتحادية.
بالإضافة إلى ذلك ، فإن أحكام القواعد المتعلقة
إنشاء مستندات تتعارض مع أحكام المعيار الخاص بالنظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية (USORD) 1 من حيث عدد التفاصيل المستخدمة وأسمائها. وتجدر الإشارة إلى أن هذا المعيار قد تم تطويره من أجل ضمان توحيد الشكل الخارجي للمعيار الرئيسي وثائق الإدارة، وتفرده يكمن في حقيقة أنه يستخدم في أي مؤسسة ، بغض النظر عن شكل الملكية. لذلك ، فإن رفض التوحيد الحالي يمكن أن يؤثر سلبًا الأنشطة العمليةالسلطات التنفيذية في جميع أنحاء العمودي في تفاعلها مع كل من الكيانات القانونية والأفراد. إن تجاهل أحكام المعيار من حيث تنظيم تصميم التفاصيل نفسها لن يضمن فقط توحيد الشكل الخارجي المستندات التي تم إنشاؤها، ولكنه يسمح لك أيضًا بمعالجة المعلومات المقدمة. تشير هذه الملاحظة ، على وجه الخصوص ، إلى الممارسة الحديثة لإصدار مثل هذا الشرط باعتباره "علامة على وجود المرفقات" ، والتي تشير فقط إلى عدد الأوراق (على سبيل المثال: المرفقات: إجمالي 51 ورقة). كيف يمكن إذن التعرف على تكوين الملاحق ، إذا لم يتم توضيح أسماء أنواع المستندات المرفقة وعدد الأوراق في كل منها وتوافر النسخ اللازمة؟
وتجدر الإشارة إلى أن القواعد تحدد التفاصيل فقط للوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية. ونتيجة لذلك ، تبين أن تدفق الوثائق الواردة كان خارج نطاق التنظيم من حيث إصدار التفاصيل اللازمة لها. لذلك ، قد لا تكون "التعليمات الخاصة بتنفيذ المستند" عنصرًا إلزاميًا لوثيقة واردة تتطلب قرارًا (تنفيذًا) ، أو يمكن وضعها في ورقة منفصلة.
الجانب التالي هو تنظيم العمل بالوثائق الإلكترونية
1 GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات تنفيذ المستندات المعتمدة. مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 3 مارس 2003 رقم 65. - M. ، IPK Publishing House of Standards ، 2003.
في الهيئة التنفيذية الاتحادية. لوحظ وجود قسم خاص في القواعد مخصص لهذه الفئة من الوثائق من قبل جميع المشاركين في المسح ، ووفقًا للمشاركين ، سيساهم في تحسين تنظيم العمل المكتبي. مع إدخال القواعد الجديدة ، وإنشاء مبادئ عامةفي تنظيم العمل بالوثائق على الورق والوسائط الإلكترونية:
الحاجة إلى وضع تسمية موحدة للحالات ؛
تنظيم المعلومات الإلزامية حول المستندات المستخدمة لغرض المحاسبة والبحث في أنظمة المستندات ؛
تحديد فترات تخزين المستندات الإلكترونية ، على غرار المستندات الورقية ، إلخ.
وهذا يستلزم تطوير أساليب موحدة للتصنيف والترميز معلومات موثقةبناء نظام مركزي لاسترجاع المعلومات يعتمد على وثائق الهيئة التنفيذية الاتحادية.
والجانب الأخير. كأحد الأحكام الرئيسية الواردة في القسم. 5ـ "الصندوق الوثائقي للهيئة التنفيذية الاتحادية" ، أشار إلى ضرورة وضع قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية والمنظمات التابعة لها ، مع بيان فترات التخزين. ومع ذلك ، فإن حل هذه المشكلة مستحيل دون تحسين العملية الإدارية نفسها ، الأمر الذي يتطلب توضيح المهام التي تواجه السلطة التنفيذية ، وتوزيعًا واضحًا لهذه المهام والوظائف لتنفيذها بين جميع المنظمات والأقسام الهيكلية. تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في التخلف في عمليات تكوين المستندات على مستوى الولاية والإدارات.
دراسة شاملة للاتجاهات نشاطات الادارة، تقسيم الاتجاه إلى وظائف ، ووظائف فرعية ، ومهام ، وإجراءات ، وتحديد وتثبيت تكوين المستندات التي ترسم كل إجراء ، أي يتم حاليًا تنفيذ تصميم نظام توثيق يعكس هذا النوع من العمل كجزء من تطوير الإدارة
لوائح التنفيذ وظائف الدولة(خدمات). وبالتالي ، يجب أن تجمع هذه القائمة جميع أنواع وأنواع الوثائق المصاحبة لتنفيذ جميع وظائف وخدمات سلطة تنفيذية معينة في جميع أنحاء القطاع الرأسي. وفقًا للقواعد ، يجب الاتفاق على قائمة الوثائق المطورة مع وكالة المحفوظات الفيدرالية. ومع ذلك ، يبدو أن هذا الإجراء سيكون رسميًا ولن يكون له سوى الطابع الإيضاحي ، حيث من المفترض أن يتم تنفيذ الاتفاقية في المرحلة الأخيرة من تشكيل نظام التوثيق الإداري.
وبالتالي ، يشير حتى التحليل غير الكامل للقواعد إلى الحاجة إلى صقل وتحديد عدد من الأحكام الحالية وإدراج أحكام جديدة ، الأمر الذي سيتطلب إضافات وتغييرات مناسبة. دعونا نصوغ بعض التوجيهات الرئيسية التي ، في رأينا ، ستسمح ، من ناحية ، بضمان توحيد عمليات التوثيق ، من ناحية أخرى ، لتعكس تفاصيل توثيق أنشطة سلطة تنفيذية معينة:
1) يجب أن تضمن التغييرات والإضافات تنسيق نظام المصطلحات في مجال دعم المعلومات والتوثيق للإدارة ؛
ما يسمى "النهج الكتابي" لتنظيم العمل مع الوثائق الرسمية لتطوير نظام إدارة الوثائق (إدارة المعلومات) ؛
3) يجب أن يكون أحد الأحكام الرئيسية للقواعد مؤشراً على الحاجة إلى التطوير من قبل السلطة التنفيذية (الوزارة ، الخدمة الفيدرالية، وكالة) وظيفية أنظمة موحدةالوثائق وإدراجها لاحقًا في من مصنف عموم روسياوثائق الإدارة. يجب تنسيق تطوير هذه الأنظمة الهيئة التنفيذيةمسؤول عن الدعم الوثائقي للإدارة ، ويكون قائمًا على أساس منهجي واحد. فقط إذا تم استيفاء هذه الشروط ، سيكون من الممكن تقديم سير عمل مشترك بين الإدارات.
في نهاية المطاف ، يجب أن تصبح قواعد إدارة السجلات جزءًا لا يتجزأ من نظام القوانين المعيارية التي تنظم أنشطة الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، والوثيقة التنظيمية والتنظيمية الرئيسية في مجال إدارة الوثائق.
حكومة الاتحاد الروسي
الدقة
حول اعتماد لائحة العمل المكتبي في الجهات التنفيذية الاتحادية
الوثيقة بصيغتها المعدلة:
(Rossiyskaya Gazeta، N 207، 09/16/2011) ؛
(بوابة الإنترنت الرسمية المعلومات القانونية www.pravo.gov.ru ، 28 أبريل 2016 ، N 0001201604280021).
____________________________________________________________________
وفقًا للمادة 11 من القانون الاتحادي "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات" ، فإن حكومة الاتحاد الروسي
يقرر:
1. الموافقة على لائحة العمل المكتبي في الأجهزة التنفيذية الاتحادية المرفقة.
2 - شرط الولاية 11.1 من اللوائح النموذجية لتفاعل السلطات التنفيذية الاتحادية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 19 كانون الثاني / يناير 2005 N 30 (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii، 2005، N 4، Art. 305؛ 2009 العدد 12 ، المادة 1429) ، في الطبعة التالية:
"11-1- يُنفَّذ العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية وفقاً لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، تمت الموافقة عليها بالقرارحكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477. على أساس هذه القواعد ، تصدر السلطات التنفيذية الاتحادية ، بالاتفاق مع السلطة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، تعليمات بشأن أعمال المكتب. ".
3. فقرات الدولة 2.38 و 2.39 من اللوائح النموذجية للتنظيم الداخلي للهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 28 يوليو 2005 رقم 452 (التشريعات المجمعة للاتحاد الروسي ، 2005 ، رقم 31 ، المادة 3233) على النحو التالي:
"2-38. يُنفَّذ العمل المكتبي في الهيئة التنفيذية الاتحادية وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 حزيران / يونيه 2009 رقم 477. على أساس هذه القواعد تقوم الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة بنشر تعليمات العمل المكتبي.
يتم العمل باستخدام المستندات السرية والبرقيات المشفرة والمستندات الأخرى ذات الوصول المحدود ، بالإضافة إلى معالجة المعلومات السرية وغيرها من المعلومات ذات الوصول المحدود وفقًا لتعليمات خاصة.
2.39 يتم تنفيذ التنظيم وحفظ السجلات في الهيئة التنفيذية الفيدرالية من خلال التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية ، والذي يُعهد إليه بوظائف حفظ السجلات ، وكذلك من قبل الأشخاص المسؤولين عن حفظ السجلات في الأقسام الهيكلية الأخرى للهيئة التنفيذية الاتحادية .
4. قبل 1 يناير 2010 ، يجب أن توافق وكالة المحفوظات الفيدرالية القواعد الارشاديةبشأن تطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية.
رئيس الوزراء
الاتحاد الروسي
في بوتين
قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية
وافق
قرار حكومي
الاتحاد الروسي
بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477
أولا - أحكام عامة
1. تحدد هذه القواعد إجراءات موحدة للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية.
2. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل مع الوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.
3 - على أساس هذه القواعد ، تضع الهيئة التنفيذية الاتحادية ، مع مراعاة شروط وخصوصيات أنشطتها ، تعليمات بشأن العمل المكتبي ، يوافق عليها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في هذا المجال. من الأرشفة.
II. المصطلحات والتعريفات
(الاسم بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
4 - لأغراض هذه القواعد ، تستخدم المصطلحات والتعاريف التالية:
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
"التوثيق" - تحديد المعلومات على الوسائط المادية بالطريقة المنصوص عليها ؛
"الأعمال الورقية" - نشاط يضمن إنشاء الوثائق الرسمية وتنظيم العمل معها في الهيئات التنفيذية الاتحادية ؛
"الوثيقة" - وثيقة رسمية تم إنشاؤها من قبل هيئة حكومية أو هيئة حكومية ذاتية محلية أو كيان قانوني أو فرد ، تم إعدادها وفقًا للإجراءات المعمول بها وتضمينها في تدفق المستندات للهيئة التنفيذية الفيدرالية ؛
"تدفق المستندات" - حركة المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ ، ووضعها في الملف و (أو) الإرسال ؛
"الوثيقة المطلوبة" - عنصر من الوثيقة ضروري لتصميمها وتنظيم العمل معها ؛
(الفقرة بصيغتها المعدلة ، دخلت حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 26 أبريل 2016 رقم 356.
"المستند الأصلي" - النسخة الأولى أو الوحيدة من المستند ؛
"نسخة من وثيقة" - وثيقة تستنسخ بالكامل معلومات المستند الأصلي وخصائصه الخارجية ، التي ليس لها قوة قانونية ؛
"تسجيل المستند" - تعيين رقم تسجيل لمستند ، وإدخال معلومات حول المستند في نموذج التسجيل والمحاسبة ؛
(الفقرة بصيغتها المعدلة ، دخلت حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 26 أبريل 2016 رقم 356.
"تسمية الحالات" - قائمة منهجية لعناوين القضايا مع الإشارة إلى فترات تخزينها ؛
(الفقرة بصيغتها المعدلة ، دخلت حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 26 أبريل 2016 رقم 356.
"القضية" - مجموعة من الوثائق أو وثيقة منفصلة تتعلق بموضوع واحد أو مجال نشاط للهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
"خدمة إدارة المكاتب" - وحدة هيكلية يُعهد إليها بمهام إجراء الأعمال المكتبية ، وكذلك الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على العمل المكتبي في الوحدات الهيكلية الأخرى ؛
(الفقرة بصيغتها المعدلة ، دخلت حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 26 أبريل 2016 رقم 356.
"نسخة إلكترونية من المستند" - نسخة من مستند تم إنشاؤه في شكل إلكتروني ؛
المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 سبتمبر 2011 رقم 751 المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
تم تضمين الفقرة بالإضافة إلى ذلك من 24 سبتمبر 2011 بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 7 سبتمبر 2011 N 751 ، أصبح غير صالح اعتبارًا من 6 مايو 2016 - ؛
"نظام إدارة المستندات الإلكترونية" - نظام معلومات آلي يوفر إنشاء المستندات الإلكترونية والنسخ الإلكترونية للوثائق وإدارتها وتخزينها والوصول إليها بالإضافة إلى تسجيل المستندات ؛
(تم تضمين الفقرة أيضًا اعتبارًا من 24 سبتمبر 2011 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 سبتمبر 2011 N 751 ؛ بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي في أبريل 26 ، 2016 ن 356.
"إدارة المستندات الإلكترونية" - إدارة المستندات باستخدام نظام معلومات (تم تضمين الفقرة أيضًا اعتبارًا من 24 سبتمبر 2011 بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 7 سبتمبر 2011 N 751).
تتوافق المفاهيم الأخرى المستخدمة في هذه القواعد مع المفاهيم المحددة في تشريعات الاتحاد الروسي (تم تضمين الفقرة أيضًا اعتبارًا من 24 سبتمبر 2011 بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 سبتمبر 2011 رقم 751).
ثالثا. إنشاء الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
5. المستندات التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الفيدرالية يتم وضعها على أوراق ذات رأسية أو على أوراق قياسية بحجم A4 (210 × 297 مم) أو A5 (148 × 210 مم) أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن يكون لها التكوين المحدد من التفاصيل وموقعها والديكور.
6. يتم تطوير نماذج الهيئة التنفيذية الاتحادية على أساس الخيار الزاوي أو الطولي لموقع التفاصيل. باستخدام إصدار الزاوية ، توجد تفاصيل النموذج في الزاوية اليسرى العلوية من الورقة. في النسخة الطولية ، توجد تفاصيل النموذج في منتصف الورقة على طول الهامش العلوي.
عند إنشاء المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم استخدام قوالب المستندات الإلكترونية.
(تم تضمين الفقرة أيضًا اعتبارًا من 24 سبتمبر 2011 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 سبتمبر 2011 N 751 ؛ بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي في أبريل 26 ، 2016 ن 356.
7. يجب أن يكون لكل ورقة من المستند ، موضوعة على ورقة ذات رأسية وعلى ورقة قياسية ، هوامش لا تقل عن 20 مم - يسار ، و 10 مم - يمين ، و 20 مم - أعلى و 20 مم - أسفل.
8. يتم اعتماد نماذج النماذج والنماذج الإلكترونية للوثائق من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية.
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
9 - تفاصيل الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية هي:
أ) شعار دولة الاتحاد الروسي ؛
ب) اسم الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
ج) اسم التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
د) المسمى الوظيفي.
هـ) بيانات مرجعية عن الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
و) اسم نوع الوثيقة.
ز) تاريخ الوثيقة.
ح) رقم تسجيل الوثيقة ؛
ي) مكان تجميع (نشر) الوثيقة ؛
ك) ختم تقييد الوصول إلى المستند ؛
ل) المرسل إليه.
م) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ن) تعليمات لتنفيذ الوثيقة (القرار) ؛
ن) عنوان النص ؛
ع) نص الوثيقة ؛
ج) علامة السيطرة.
ص) ملاحظة حول التطبيق ؛
ق) التوقيع.
ر) علامة التوقيع الإلكتروني.
خ) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ت) تأشيرة ؛
ح) الطباعة.
ث) علامة على التصديق على النسخة ؛
ث) ملاحظة عن المؤدي.
هـ) مذكرة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية.
ي) ملاحظة على استلام الوثيقة ؛
ط) الارتباط بالمستند.
(العنصر بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
10. يتم تحديد تكوين تفاصيل الوثيقة حسب نوعها والغرض منها.
11. تصدر الموافقة على الوثيقة في الهيئة التنفيذية الاتحادية بتأشيرة من مسؤول مفوض من الهيئة التنفيذية الاتحادية. تتم الموافقة على المستند الذي تم إنشاؤه في هيئة تنفيذية اتحادية مع سلطات ومؤسسات أخرى تابعة للدولة من خلال ختم (ورقة) موافقة أو بروتوكول أو خطاب موافقة.
رابعا. متطلبات تنظيم تداول الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
12- وتتميز تدفقات الوثائق التالية في تدفق وثائق الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) الوثائق الواردة (واردة) ؛
ب) الوثائق المرسلة (الصادرة) ؛
ج) الوثائق الداخلية.
13- في الهيئة التنفيذية الاتحادية ، يتم تسليم الوثائق وإرسالها عن طريق الاتصالات البريدية والاتصالات البريدية والاتصالات السلكية واللاسلكية.
14. تخضع الوثائق التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الاتحادية للمعالجة الأولية ، والتسجيل ، والنظر الأولي ، والتحويل إلى الإدارة للنظر فيها ، وتحويلها إلى المنفذين ، وبعد التنفيذ ، يتم وضعها في ملفات.
15. تشمل المعالجة الأولية للوثائق المستلمة التحقق من التسليم الصحيح للوثائق وتوافر المستندات والمرفقات بها ، فضلاً عن توزيع المستندات في مسجلة وغير خاضعة للتسجيل.
16. يتم تسجيل المستندات المستلمة والمنشأة في يوم الاستلام أو الإنشاء (التوقيع أو الموافقة) أو في يوم العمل التالي ، ما لم ينص تشريع الاتحاد الروسي على خلاف ذلك.
(العنصر بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
17. أصبح البند غير صالح في 6 مايو 2016 - المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 26 أبريل 2016 رقم 356 ..
18- تُنقل الوثائق المسجلة عن طريق دائرة حفظ السجلات للنظر فيها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو ، بقرار من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، إلى المسؤولين الآخرين في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
يتم نقل المستندات أو نسخها مع تعليمات التنفيذ (القرارات) بواسطة خدمة إدارة السجلات إلى فناني الأداء.
(العنصر بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
19. يتم إرسال أصل الوثيقة إلى التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية المسؤولة عن تنفيذ الوثيقة. إذا كان هناك عدة منفذين ، يتم نقل المستند الأصلي إلى الوحدة الهيكلية التي هي المنفذ المسؤول ، وتتلقى الوحدات المتبقية نسخة من المستند.
عند تزويد المنفذ بإمكانية الوصول إلى نسخة إلكترونية من المستند في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، قد يظل المستند الأصلي في خدمة حفظ السجلات ، إذا تم إثبات ذلك من خلال تعليمات حفظ السجلات في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
(تم تضمين الفقرة أيضًا اعتبارًا من 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
20- تُنقل المستندات بعد توقيعها من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو شخص مخول آخر إلى خدمة حفظ السجلات للتسجيل والإرسال.
(العنصر بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
21. تتحقق خدمة إدارة السجلات من صحة المستند واكتمال المستند وتوافق عدد نسخ المستند مع القائمة البريدية. يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى المقاول.
22. يجب إرسال المستندات في يوم تسجيلها أو في يوم العمل التالي.
23- يتم نقل الوثائق بين الأقسام الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال خدمة حفظ السجلات.
24- في الهيئة التنفيذية الاتحادية ، تحتفظ خدمة إدارة السجلات بسجلات الوثائق الواردة والمنشأة والمرسلة. يتم تلخيص البيانات الخاصة بعدد المستندات وتحليلها بواسطة خدمة حفظ السجلات وتقديمها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية بالطريقة التي يحددها.
25- من أجل تسجيل المستندات والبحث عنها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، تُستخدم المعلومات الإلزامية حول المستندات وفقًا للملحق. يمكن استخدام معلومات إضافية حول المستندات في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية.
خامساً - صندوق التوثيق التابع للهيئة التنفيذية الاتحادية
26- الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) تشكل صندوقها الوثائقي من الوثائق التي تشكل في سياق أنشطتها ؛
ب) يطور ويعتمد ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطتها ، وكذلك في سياق أنشطة المنظمات التابعة لها ، مع تحديد فترات التخزين. ؛
ج) تطوير واعتماد ألبوم من النماذج للنماذج الموحدة للوثائق التي أنشأتها الهيئة التنفيذية الاتحادية.
(تم تضمين الفقرة الفرعية بشكل إضافي منذ 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي في 26 أبريل 2016 رقم 356)
27- وتتولى إدارة السجلات تشكيل الصندوق الوثائقي للهيئة التنفيذية الاتحادية عن طريق تجميع تصنيفات القضايا وتشكيلها ومعالجتها وضمان سلامتها وتسجيلها وإحالتها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية.
28 - قائمة قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) يتم تجميعها بواسطة خدمة إدارة السجلات على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية ؛
ب) تمت الموافقة عليها بعد اتفاقها مع لجنة الخبراء المركزية للهيئة التنفيذية الاتحادية من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية في موعد لا يتجاوز نهاية العام الحالي وتدخل حيز التنفيذ في 1 يناير من العام المقبل ؛
ج) مرة واحدة كل 5 سنوات ، يتم التنسيق مع لجنة الخبراء والتحقق لأرشيف الدولة الفيدرالي ، حيث يتم تحويل وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي الذي تم تشكيله في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الفيدرالية إلى هيئة دائمة. تخزين؛
د) في حالة حدوث تغيير في وظائف وهيكلية الهيئة التنفيذية الاتحادية ، فإنها تخضع للاتفاق مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية.
29- إن أسماء أقسام تصنيف قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية هي أسماء التقسيمات الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
30- تُشكَّل القضايا وفقاً لتسميات القضايا ، وكذلك امتثالاً لمبادئ تنظيم الوثائق وتوزيعها (تجميعها) في حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك حالات الموظفين ، و لحالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).
31- تخزن القضايا من تاريخ تشكيلها حتى نقلها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية أو للتدمير في وحدات هيكلية في مكان تشكيلها.
32- وتصدر القضايا للاستخدام المؤقت لموظفي الأقسام الهيكلية لفترة يحددها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، وبعد انتهاء صلاحيتها قابلة للإعادة.
يتم رفع القضايا إلى الهيئات والمنظمات الحكومية الأخرى بناءً على طلباتهم المكتوبة بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو نائبه المسؤول عن العمل المكتبي.
33- يُسمح بسحب المستندات من ملفات التخزين الدائم في حالات استثنائية ويتم ذلك بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، مع ترك نسخة من المستند مصدقة بالطريقة المقررة في حالة على اسباب اصدار الاصل.
34- تُنقل حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية في موعد لا يتجاوز سنة واحدة ولا تزيد عن 3 سنوات بعد الانتهاء من القضايا من قبل الخدمة الكتابية. يتم نقل الملفات إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أساس قوائم جرد حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) وملفات الموظفين ، والتي تشكلت في التقسيمات الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية. لا يتم نقل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية وتخضع للتدمير بالطريقة المنصوص عليها عند انتهاء فترة التخزين.
(العنصر بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
35- إن أساس تجميع قوائم جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) هو تسمية الحالات.
36- وتحدد الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال المحفوظات إجراءات تجميع أسماء القضايا وقوائم جرد القضايا ، وتشكيل القضايا وتنفيذها ، فضلاً عن إتلاف حالات التخزين المؤقت في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
السادس. مميزات العمل بالمستندات الإلكترونية في الهيئة التنفيذية الاتحادية
(القسم بصيغته المعدلة ، دخل حيز التنفيذ في 6 مايو 2016 بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
37 - يتم إنشاء الوثائق الإلكترونية ومعالجتها وتخزينها في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
38. يجب إعداد المستند الإلكتروني وفقًا للقواعد العامة للعمل المكتبي وأن تكون التفاصيل محددة لوثيقة مماثلة على الورق ، باستثناء التفاصيل "شعار الدولة للاتحاد الروسي".
تستخدم الهيئة التنفيذية الفيدرالية المستندات الإلكترونية (بدون توثيق مسبق على الورق) والنسخ الإلكترونية للوثائق.
39- يتم تحديد تكوين الوثائق الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال قائمة الوثائق ، التي يتم إنشاءها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند تنظيم الأنشطة الداخلية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، وضعت على أساس توصيات وكالة المحفوظات الاتحادية.
يتم اعتماد قائمة الوثائق ، التي يتم إنشاءها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند تنظيم الأنشطة الداخلية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، من قبل رئيس هذه الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الأرشيف الاتحادي وكالة.
40- يتم توقيع المستندات الإلكترونية المرسلة إلى سلطات الدولة والحكومات المحلية بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز لمسؤول في الهيئة التنفيذية الاتحادية وفقًا لـ.
41- في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يمكن استخدام طرق تأكيد الإجراءات باستخدام المستندات الإلكترونية ، حيث تُستخدم أنواع أخرى من التوقيعات الإلكترونية وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن التوقيع الإلكتروني".
42. يتم استلام وإرسال الوثائق الإلكترونية من قبل الخدمة الكتابية.
43. بعد استلام المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني ، تتحقق خدمة حفظ السجلات من صحة التوقيع الإلكتروني.
44. بعد أن يتم تضمين المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم إنشاء بيانات التسجيل والمحاسبة الخاصة بالمستند والتي تضمن إدارة المستند ، بما في ذلك البحث ، والوصول إلى المستند ، والتحكم ، والتخزين ، والاستخدام وغيرها من البيانات.
45- يتم تسجيل المستندات التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الاتحادية و (أو) التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الاتحادية على الورق في نظام إدارة المستندات الإلكترونية مع إنشاء نسخة إلكترونية من هذه الوثيقة فيه.
46- يتم تسجيل المستندات الإلكترونية وحسابها في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
47- تُشكل المستندات الإلكترونية في ملفات إلكترونية وفقاً لتسمية القضايا.
تشير تسمية الحالات إلى أن القضية تجري في شكل إلكتروني ، وهو مذكور في عنوان القضية أو في عمود "الملاحظة".
48- تخضع الوثائق الإلكترونية ، بعد تنفيذها أو إرسالها ، للتخزين وفقاً للإجراء المتبع في نظم المعلومات التابعة للهيئة التنفيذية الاتحادية للفترات المنصوص عليها في الوثائق المماثلة على الورق.
49- بعد انقضاء المواعيد النهائية المحددة لتخزين المستندات الإلكترونية ، فإنها عرضة للإتلاف على أساس قانون يوافق عليه رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية.
طلب. قائمة بالمعلومات الإلزامية حول المستندات المستخدمة لغرض المحاسبة والبحث عن المستندات في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية للهيئات التنفيذية الاتحادية
طلب
لقواعد العمل
في الوكالات الفيدرالية
قوة تنفيذية
(بصيغته المعدلة بـ
من 6 مايو 2016 بموجب قرار
حكومة الاتحاد الروسي
بتاريخ 26 أبريل 2016 N 356. -
انظر الإصدار السابق)
قائمة بالمعلومات الإلزامية حول المستندات المستخدمة لغرض المحاسبة والبحث عن المستندات في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية للهيئات التنفيذية الاتحادية
2. المرسل إليه
3. المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي وقع على الوثيقة
4. اسم نوع الوثيقة
5. تاريخ الوثيقة
6. رقم تسجيل الوثيقة
7. تاريخ استلام الوثيقة
8. رقم تسجيل المستند الوارد
9. معلومات حول المستندات ذات الصلة (اسم نوع المستند والتاريخ ورقم التسجيل ونوع الاتصال)
10. عنوان النص (ملخص الوثيقة)
12. معلومات حول إعادة توجيه المستندات
13. عدد أوراق الوثيقة الرئيسية
14- مذكرة التطبيق (عدد الطلبات ، إجمالي عدد أوراق التقديم)
15. تعليمات تنفيذ المستند (المنفذ ، الأمر ، تاريخ التنفيذ)
16. علامة الاختيار
17. شريط تقييد الوصول
18. معلومات عن التوقيع الالكتروني
19. التحقق من التوقيع الإلكتروني
20. الإدارة - المسؤول عن تنفيذ الوثيقة
21. ملفات المستندات الإلكترونية (عدد الملفات وأسماء الملفات)
مراجعة الوثيقة مع مراعاة
التغييرات والإضافات المعدة
JSC "Kodeks"
حول "قواعد تسيير العمل المكتبي في الهيئات الاتحادية
قوة تنفيذية"
(المقالة معدة للمجموعة وثائق منهجية، من إعداد معهد ريازان الإقليمي لتطوير التعليم في
من الجدول المقارن أعلاه ، يمكن ملاحظة أن عددًا من التفاصيل التي حددتها GOST R 6.30-2003 غائبة في القواعد ، حيث لا يتم استخدامها عند العمل مع المستندات في الهيئات التنفيذية الفيدرالية. هذه تفاصيل مثل: "شعار الكيان المكون من الاتحاد الروسي" ، "شعار منظمة أو علامة تجارية(علامة الخدمة) "،" رمز نموذج المستند "،" رمز المنظمة "،" رقم تسجيل الدولة الأساسي (OGRN) كيان قانوني», « رقم تعريفرمز دافع الضرائب / سبب التسجيل (TIN / KPP) ". لفهم سبب استبعاد هذه التفاصيل من القواعد ، يكفي أن نتذكر السبب في وقت ما لإدراج الرموز (OKPO ، OGRN ، TIN / KPP) في التفاصيل: الحاجة إلى المنظمات في مواقف معينة للتحقق من شرعية أنشطة المنظمة المراسلة. إذا كانت لدى منظمة أي شكوك حول وجود منظمة مراسلة ، وما إذا كانت مسجلة رسميًا ، يحق للمنظمة الاتصال مصلحة الضرائبمع طلب. من غير المحتمل أن تكون هناك حاجة لمثل هذا الفحص فيما يتعلق بالهيئات التنفيذية الفيدرالية.
سبب عدم وجود "ملاحظة عند استلام الوثيقة من قبل المنظمة" في قواعد الدعائم هو أنها رسمية بحتة بطبيعتها ولا تستخدم في إعداد المستندات.
معظم التفاصيل الواردة في GOST R 6.30-2003 والقواعد لها نفس الأسماء أو الأسماء التي تختلف قليلاً. لكن هناك بعض التفاصيل التي تحتاج إلى توضيح. بادئ ذي بدء ، هذه هي "تعليمات تنفيذ المستند" المطلوبة ، والتي حلت محل "القرار" المطلوب. سبب تغيير اسم المطلوب هو أنه في السلطات التنفيذية الاتحادية ، يتم وضع التعليمات الخاصة بتنفيذ الوثيقة ليس فقط في شكل قرار ، ولكن أيضًا في شكل تعليمات.
تلقت الدعائم المألوفة لدى الجميع "التوجه إلى النص" اسم "اسم المستند" في القواعد. ويفسر ذلك حقيقة أنه في الهيئات التنفيذية الاتحادية جزء كبير من الوثائق الصادرة أنظمة(القواعد واللوائح والإجراءات والتعليمات واللوائح وما إلى ذلك) ، وهذه الوثائق لها اسم يتكون من نوع الوثيقة و ملخصتم دمج المستندات بشكل وثيق في عنوان واحد. على سبيل المثال: "قواعد حفظ السجلات في الهيئات التنفيذية الاتحادية" ، "لوائح حماية البيانات الشخصية لموظفي الخدمة المدنية وموظفي الوزارات". بمعنى آخر ، اسم المستند هو الاسم الذي يتضمن تعيين نوع المستند ومحتواه المختصر.
قدمت القواعد تفاصيل جديدة مثل "منصب الشخص الذي وقع على الوثيقة" ، "علامة السرية". "المنصب المطلوب للشخص الذي وقع على الوثيقة" هو شرط ما يسمى بالنماذج الرسمية للوثائق. تم استخدام هذه الدعامة في الممارسة العملية لفترة طويلة. وعلى الرغم من إنشاء GOST R 6.30-2003 النماذج الرسميةكنوع خاص من النماذج ، لم يتم تضمين المتطلب المقابل الذي يميز هذا النوع من النماذج عن الأنواع الأخرى في المعيار. يشار إلى اسم منصب الشخص الذي وقع على الوثيقة تحت اسم الهيئة التنفيذية الفيدرالية في ترويسة المسؤولين.
خاصية "Privacy Mark" هي أيضًا دعامة تُستخدم على نطاق واسع في الممارسة العملية. يتم لصق علامة السرية على المستندات التي تحتوي على معلومات مصنفة كأسرار رسمية أو أنواع أخرى من المعلومات السرية. في الإصدارات السابقة من معيار GOST R 6.30-2003 (R 6 ، R 6.30-1997) ، كانت هذه السمة موجودة ، ولكن تحت اسم "ختم تقييد الوصول إلى المستند". في الواقع ، فإن علامة السرية هي ختم تقييد الوصول إلى المستند.
يحتوي القسم الرابع من القواعد "متطلبات تنظيم توزيع الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية" على أحكام تحدد المراحل الرئيسية والمواعيد النهائية لتمرير الوثائق والنظر فيها. من الأهمية بمكان في هذا القسم الأحكام التي تحدد دور الخدمة الكتابية في تنظيم سير العمل. تؤكد القواعد على أن المستندات التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، في خدمة إدارة السجلات ، تخضع للمعالجة الأولية ، والتسجيل ، والاعتبار الأولي ، والتحويل إلى الإدارة للنظر فيها ، ويتم نقلها إلى المنفذين في الأقسام الهيكلية. تتحقق خدمة إدارة السجلات من صحة المستندات واكتمال المستند ومراسلات عدد نسخ المستند مع القائمة البريدية. يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى المنفذ بواسطة الخدمة الكتابية. يتم أيضًا نقل المستندات بين الأقسام الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الفيدرالية من خلال خدمة حفظ السجلات. حاول مطورو القواعد ، قدر الإمكان ، تحديد الدور التنظيمي لخدمة إدارة السجلات.
يحتوي القسم الخامس من القواعد - "الصندوق الوثائقي للهيئة التنفيذية الاتحادية" - على أحكام تحدد إجراءات تخزين المستندات التي تم تشكيلها في أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية. تتضمن الأحكام الأساسية لهذا القسم الأحكام التالية التي يجب على الهيئة التنفيذية الاتحادية:
· يصوغ صندوقه الوثائقي من الوثائق التي تشكل في سياق نشاطه.
· يطور ويعتمد ، بالاتفاق مع الجهاز التنفيذي الاتحادي في مجال الأرشفة ، قائمة بالوثائق الصادرة في سياق أنشطته ، وكذلك في أنشطة المنظمات التابعة له ، مع بيان فترات التخزين.
وبالتالي ، فإن القواعد تلزم السلطات التنفيذية الاتحادية ، من أجل تشكيل صندوق وثائقي كامل الأهلية ، بوضع قوائم للوثائق الإدارية مع فترات الاحتفاظ. لا تتم الموافقة على هذه القوائم ، وكذلك الموافقة على التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي للهيئة الاتحادية ، إلا بعد الاتفاق مع الأرشيف الاتحادي.
يتم تشكيل الصندوق الوثائقي للهيئة التنفيذية الاتحادية على أساس تسمية القضايا. تسمية الحالات على النحو المنصوص عليه الوثائق المعياريةفي مجال الأرشفة ، يتم تجميعها من قبل خدمة إدارة السجلات والموافقة عليها من قبل الرئيس بعد اتفاقها مع لجنة الخبراء المركزية (CEC) للسلطة التنفيذية الاتحادية ، سلطة الدولة في المناطق. ينص هذا القسم من القواعد على إجراءات إصدار الملفات للاستخدام المؤقت لموظفي الهيئة التنفيذية الفيدرالية والهيئات والمنظمات الحكومية ، بالإضافة إلى إجراءات سحب المستندات من الملفات ، وهو أمر ممكن فقط في حالات استثنائية. في نفس الوقت ، يتم وضع نسخة من المستند المحجوز ، مصدقة بالطريقة المقررة ، وتصرف بشأن أسباب إصدار الأصل في الملف. هذا القسمتحدد القواعد شروط تخزين مستندات حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) في الأقسام الهيكلية حتى يتم نقلها إلى أرشيف الإدارات: لا تقل عن سنة ولا تزيد ثلاث سنوات من تاريخ بدء استخدامها أو تخزينها في التقسيمات الهيكلية. يتم تحويل القضايا إلى أرشيف الدائرة على أساس أوصاف الحالة ، والتي يكون أساسها تسمية القضايا.
تكتسي أحكام القواعد أهمية خاصة التي تحدد خصائص العمل مع المستندات الإلكترونية (القسم السادس ، الفقرة 25 من القسم الرابع). تحتوي القواعد على عدد من الأحكام الأساسية بشأن التعامل مع المستندات الإلكترونية ، وهي كالتالي:
· يتم إنشاء المستندات الإلكترونية ومعالجتها وتخزينها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
· يتم استخدام المعلومات الإلزامية حول المستندات في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية لغرض المحاسبة والبحث عن المستندات.
· تستخدم التوقيعات الرقمية الإلكترونية لتوقيع المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية.
· عند تنظيم المستندات الإلكترونية في حالات ، وتحديد شروط تخزينها ، وإتلافها ، وما إلى ذلك ، تنطبق القواعد الموضوعة للوثائق الورقية المماثلة.
أعطت الفقرة 4 من مرسوم حكومة الاتحاد الروسي ، الذي وافق على قواعد حفظ السجلات في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، وكالة المحفوظات الفيدرالية (Rosarchiv) مهمة تطوير واعتماد المبادئ التوجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بحفظ السجلات في الهيئات التنفيذية الاتحادية. بأمر من الأرشيف الفيدرالي ، تمت الموافقة على هذه التوصيات. تهدف التوصيات إلى استخدامها من قبل خدمات إدارة المكاتب عند وضع تعليمات للعمل المكتبي ، وهي مصممة لتكون بمثابة أساس منهجي موحد لإجراء الأعمال المكتبية في الهيئات التنفيذية الفيدرالية.
في 15 يونيو 2009 ، وافق المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 على "قواعد عمل المكتب في الهيئات التنفيذية الفيدرالية". ما هو سبب ظهور هذه الوثيقة؟ ماذا جلب إلى الإطار التنظيميعمل مكتبي؟ ما هو هيكلها؟ سوف تجد الإجابات في المقال رقم 9 من مجلة "دليل السكرتير ومدير المكتب" ... 24.09.2009
قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية
إن حقيقة اعتماد مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي ، بالموافقة على قواعد العمل المكتبي ، ذات أهمية قصوى ، لأنه في تاريخ بلدنا ، بما في ذلك الحقبة السوفيتية ، لا توجد قوانين معيارية بشأن العمل المكتبي لمثل هذا تم اعتماد مستوى عال. في وقت واحد أهمية عظيمة"نظام الدولة الموحد للعمل المكتبي" (M. ، 1973) و " نظام الدولةدعم التوثيق للإدارة "(M. ، 1988) لم تكن وثائق معيارية ، أي أنها كانت استشارية بطبيعتها.
والآن نلفت انتباهكم إلى مقتطف من مقال بقلم إم. لارينا ، د. العلوم ، الأستاذ ، مدير VNIIDAD و V.F. يانكوفا ، دكتوراه. IST. العلوم ، مساعد. نائب. مدير VNIIDAD "قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية" ،نشرت في رقم 9 من كتيب السكرتير ومدير المكتب
"المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 بتاريخ 15 يونيو 2009 (المشار إليه فيما يلي باسم مرسوم حكومة الاتحاد الروسي) لا يوافق على القواعد فحسب ، بل يُدخل أيضًا عددًا من التغييرات على اللوائح القياسية التي تحديد أنشطة الهيئات التنفيذية الاتحادية. وتحدد الصياغة الجديدة البند 11.1 اللوائح النموذجية لتفاعل الهيئات التنفيذية الاتحادية ،وافق مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 30 بتاريخ 19 يناير 2005 ، وهو:
« 11.1. يتم تنفيذ العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477. على أساس هذه القواعد ، تقوم الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الفيدرالية في مجال قضايا الأرشيف (حاليًا هي وكالة المحفوظات الفيدرالية (Rosarchiv) - مذكرة المؤلفين) بإصدار تعليمات حول العمل المكتبي.
تذكر أنه في النسخة الأصلية من هذه الوثيقة ، تم تنفيذ العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية وفقًا لـ التعليمات القياسيةبشأن العمل المكتبي في الهيئة التنفيذية الاتحادية ، تمت الموافقة عليه بأمر من وزارة الثقافة بتاريخ 08.11.2005 برقم 536 ، والذي كان أيضًا خاضعًا للاتفاق مع وكالة المحفوظات الفيدرالية.
كما تم إجراء تعديلات على الفقرتين 2.38 و 2.39 تنظيم النموذج التنظيم الداخليالسلطات التنفيذية الاتحادية، وافق مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 28 يوليو 2005 رقم 452. طبعة جديدةهذه العناصر:
"2.38. يتم تنفيذ العمل المكتبي في الهيئة التنفيذية الفيدرالية وفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477. على أساس هذه القواعد ، تصدر الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال شؤون المحفوظات التعليمات الخاصة بأعمال المكاتب.
يتم العمل باستخدام المستندات السرية والبرقيات المشفرة والمستندات الأخرى ذات الوصول المحدود ، بالإضافة إلى معالجة المعلومات السرية وغيرها من المعلومات ذات الوصول المحدود وفقًا لتعليمات خاصة.
2.39 يتم تنظيم وتسيير العمل المكتبي في الهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال التقسيم الفرعي الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية ، الذي يعهد إليه بمهام تسيير أعمال المكتب ، وكذلك من قبل الأشخاص المسؤولين عن تسيير أعمال المكتب في هيكلية أخرى. وحدات الهيئة التنفيذية الاتحادية "...
اقرأ المقال كاملاً في العدد 9 2009 من كتيب السكرتير ومدير المكتب.