كيفية التوصل إلى توقيع: خيارات جميلة لتوقيع فريد من نوعه. قواعد إصدار التوقيعات في المستندات توقيع وثيقة الجودة

يشهد التوقيع على صحة الوثيقة ويجعلها صالحة. التوقيع غير الصحيح يمكن أن يسبب تحديًا في المحكمة ويسبب العديد من المشاكل الأخرى. يجب على رواد الأعمال معرفة القواعد الأساسية للموافقة على المستندات حتى لا يقعوا في مواقف غير سارة عندما يمكن إعلان أن الوثيقة غير صالحة.

• من له الحق في التوقيع على الوثائق المهمة، وهل يمكن تفويض هذا الحق لأشخاص آخرين؟
• كيف تضع توقيعك وفق قواعد العمل المكتبي؟
• ماذا لو كان على عدة أشخاص التوقيع في وقت واحد؟

الحاجة إلى التوقيع

الحياة الاقتصادية الكاملة للمنظمة مصحوبة بوثائق مكتوبة. المواثيق والتقارير والإعلانات والعقود وغيرها من الوثائق لها أثر قانونيإذا كانت مكتوبة، والدليل على الشكل الكتابي هو وجود توقيع الأطراف أو على المستندات الأشخاص المسؤولينبالصلاحيات اللازمة .

من لديه سلطة التوقيع؟

يجب ذكر من له الحق في التوقيع على وثيقة معينة بوضوح في الوثيقة ذات الصلة أنظمة، التي يمكن أن تكون:

• الوثائق التأسيسية للمنظمة؛
• المسمى الوظيفي؛
• اللوائح المحلية؛
• طلب؛
• طلب؛
• تفويض.

الحق المطلق في التوقيع(بدون توكيل أو مبررات خاصة أخرى) مملوكة للرئيس أي المدير أو رئيس مجلس الإدارة. يجب أن تكون بياناته موجودة في سجل الدولة (EGRLE أو EGRIP).

معلومات مهمة! إذا أعطى الرئيس، عند تسجيل المؤسسة، الحق في التوقيع دون توكيل مع نفسه لشخص أو أشخاص آخرين، يتم إدخال هذه المعلومات أيضًا في السجل.

IP واحد للجميع

يمكن لرجل أعمال فردي له الحق في أداء وظائف كبير المحاسبين أن يضع توقيعه ليس فقط على المستندات التي تتطلب تأشيرة مدير، ولكن أيضًا التوقيع في العمود " رئيس الحسابات"، على سبيل المثال، في بوليصة الشحن.

توقيع التوكيل

تفويض- هذا وثيقة مكتوبةلمن يتم تفويض صلاحيات معينة. في حالتنا، هذا هو نقل الحق في وضع توقيعك. لا يمكن إصدار هذا إلا من قبل الشخص الذي لديه هذا الحق دون قيد أو شرط وفقًا للبيانات التأسيسية، أي في أغلب الأحيان ممثل الإدارة.

يجب أن يتطابق تنسيق التوكيل مع تنسيق المستند الموقع. على سبيل المثال، إذا تم التوقيع على معاملة بموجب توكيل يتطلب تصديقًا من كاتب العدل، فيجب أيضًا توثيق التوكيل.

إذا كنت تتبع القواعد بدقة، فيجب أن تحتوي الوثيقة بالضرورة على إشارة إلى حق الموقع في التصرف نيابة عن المنظمة: التوقيع على أساس الوثائق التأسيسية، أمر أو أمر من الإدارة، التوكيل .

ملحوظة! إذا تم إصدار التوكيل نيابة عن كيان قانوني، ثم المدير أو أي شخص آخر محدد في الوثائق التأسيسية.

من سيوقع الوثيقة في حالة غياب المدير؟

إذا كان الشخص الذي يتمتع بالحق المطلق في التوقيع، لأي سبب من الأسباب، غائبًا عن مكان عمله في الوقت الذي يكون فيه التوقيع مطلوبًا، فيجب توقع هذا الخيار مسبقًا. هناك عدة طرق لحل هذا الموقف:

1. توفر في الوثائق التأسيسية إمكانية التوقيع لنائب المدير أو أي مسؤول آخر.
2. قم بإصدار توكيل رسمي للتوقيع لشخص مفوض (يمكنك القيام بذلك فورًا طويل الأمدمثلا لمدة عام).
3. إصدار أمر أو تعليمات بحق التوقيع وثيقة محددة(خيار لمرة واحدة).
4. استخدامها في الحالات التي لا تتعارض مع القانون.

تم التوقيع بواسطة I.O.

إذا كانت الوثيقة موقعة من القائم بأعمال المدير أو نائبه، فإن حق التوقيع يفوض له على أساس المستندات المذكورة أعلاه. وفي الوقت نفسه، ليس من الضروري وضع إشارة "التمثيل" في التوقيع نفسه، وفقًا لقواعد GOST، مطلوب فقط اسم الوظيفة، والذي ظل كما هو بالنسبة للموظف الذي تولى المهام مؤقتًا من الإدارة. ويجب الإشارة إليه عند الموافقة على الوثيقة. من غير المقبول أيضًا استخدام شرطة مائلة واستخدام حرف الجر "لـ" قبل التوقيع.

معلومات مهمة!لا يمكن توثيق المستندات الموقعة من قبل شخص يتصرف بشكل ينتهك تصميم هذا الشرط (بأحرف "التمثيل" أو الشرطة المائلة أو حرف الجر "من أجل")، ويمكن الطعن فيها في المحكمة.

بدلا من المدير - توقيع القائم بأعمال المدير

إذا كان منصب المدير على النموذج في المكان المخصص للتوقيع، وقام الممثل بالتوقيع، فأنت بحاجة إلى شطب العبارة المطبوعة وإدخال اسم المنصب الحقيقي للموقع. يجب أن يتم الأمر نفسه إذا تمت طباعة اللقب والأحرف الأولى للزعيم الغائب. تتم التصحيحات في شكل مكتوب بخط اليد.

ما الذي لا يمكن أن يكون فاكس؟

يمكن ترك توقيع عينة البصمة، والذي يسهل نقله إلى أي موظف وبالتالي فهو مناسب جدًا للاستخدام، بعيدًا عن جميع المستندات. أسباب قانونيةيحظر وضع مثل هذا التوقيع الذي لا يتطلب مشاركة "مباشرة" من الشخص المخول، على الوثائق التالية:

• المتعلقة بالمدفوعات المصرفية؛
• تصريحات مختلفة.
• أوراق الموظفين؛
• تصريحات؛
• الفواتير؛
• المستندات النقدية؛
• العقود المراد تسجيلها؛
• التوكيلات.

يمكن تركهاالتوقيع بالفاكس عند تبادل المستندات بموجب اتفاقية واحدة، إذا:

• العقد الموقع بالطريقة المعتادة ينص على مثل هذه الإمكانية؛
• هناك اتفاق بين الشركاء على استخدام الفاكس المبتذل.

ويمكن أن تكون هذه الأوراق عروضاً تجارية، وخطابات، وتصرفات، ومواصفات، وما إلى ذلك.

كيف يتم "التوقيع" المطلوب

يبدو أنه قد يكون من الأسهل - وضع توقيعك؟ وفي الوقت نفسه، فإن هذا هو نفس المطلب الخطير مثل اسم المنظمة وخصائصها المصرفية. ولذلك فإن صحة تصميمه يجب أن تتوافق مع متطلبات العمل المكتبي.

عناصر التوقيع

التوقيع كدعم يتكون من ثلاثة أجزاء.

1. مسمى وظيفييجب الإشارة إليه بشكل كامل وفقًا لـ . إذا لم يكن التوقيع على ورق رسمي، فيجب إضافة اسم المنظمة إلى عنوان الوظيفة. هو مكتوب بحرف كبير. يقع هذا العنصر على الحافة اليسرى للمستند.
2. توقيع شخصي- ما يسمى عادة بالرسم. لا توجد متطلبات خاصة به: يمكن أن يكون إما سكتة دماغية أو لقبًا به حرف واحد أو أكثر من الأحرف الأولى. بواسطة قواعد غير معلنةيجب أن يكون حرف واحد على الأقل من الاسم وثلاثة من اللقب واضحًا من السكتة الدماغية.
3. الاسم الكامل- الأحرف الأولى واللقب. ويجب أن تكون مطابقة تماماً لبيانات جواز السفر، حتى النقاط الموجودة في حرف ё، إذا كانت موجودة في بطاقة الهوية. توضع على مستوى السطر الأخير من التوقيع.

موقع التوقيع

التوقيع لا ينفصل عن نص الوثيقة. إذا انتهى النص في أسفل الصفحة، فلا يمكن نقل التوقيع إلى ورقة منفصلة إذا لم يكن هناك نص آخر على الورقة بجانبه. من المعتاد نقل الفقرة الأخيرة على الأقل، مع عدم نسيان ترقيم الصفحات الصحيح.

إذا تم تقديم عدة توقيعات، فسيتم وضعها واحدة تحت الأخرى بترتيب تنازلي لأهمية تسميات المشاركات.

لمعلوماتك! إذا قام أعضاء اللجنة بالتوقيع، فمن الضروري الإشارة ليس إلى مناصبهم الفعلية، بل إلى دورهم في تكوين اللجنة ("الرئيس"، "عضو اللجنة"). لكن يجب ترتيبهم حسب التبعية.

قوات الاحتلال أم الاسم الكامل؟

يتم تحديد ترتيب وضع الأحرف الأولى - قبل اللقب أو بعده - بموجب مرسوم معيار الدولة للاتحاد الروسي بتاريخ 03.03.2003 N 65-st والنظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية "متطلبات تنفيذ المستندات . غوست آر 6.30-2003.

وفقا لهؤلاء أنظمة, الأحرف الأولى بعد اللقبيوضع في الحالات التالية:

• عند توجيه مستند إلى فرد (على سبيل المثال، Koroleva A.P.)؛
• عند إعلان أو فرض قرار عند تحديد المؤدي (على سبيل المثال، "يتم تعيين الأمر إلى Romanov I.I.").

إذا كان التوقيع دعامة، إذن يتم وضع الأحرف الأولى قبل اللقب. يتم وضع نقطة بعد الأحرف الأولى، ولا يتم فصلها عن اللقب بمسافة.

السيرة الذاتية

غير مطلوب لبعض النماذج النشاط الريادي، على سبيل المثال، للملكية الفكرية. ولكن بالنسبة لمعظم الوثائق، فإن وجود الختم سيشهد على صحتها. وينظم استخدامه متطلبات الزاميةالتي يجب اتباعها.

1. لا يمكن وضع الختم قبل التوقيع، بل وأكثر من ذلك على ورقة فارغة.
2. إذا تم وضع الوثيقة على شكل خاص، فسيتم وضع الختم في المكان المخصص لذلك، مخبوز بالحروف M.P. ("مكان الختم").
3. وفي حالات أخرى، يتم وضع الختم بجوار التوقيع، ويُسمح (ولكن ليس من الضروري) بتداخل جزء من الختم مع حافة الختم. توقيع شخصي. لا يمكن منع السكتة الدماغية بشكل كامل، حيث يجب التحقق من صحتها.

1. تحقق من سلطة الطرف المقابل في التوقيع، خاصة إذا كانت هذه هي تجربتك الأولى في التعاون الكتابي.
2. لا تحدد فقط هوية الموقع وصحة وثيقة التفويض، ولكن أيضًا فترة صلاحيتها.
3. إذا كان المستند يتكون من عدة صفحات، فيجب توقيع كل ورقة، وليس فقط نهاية المستند. يمكنك وميض المستند والتوقيع على كل مكان من البرامج الثابتة.
4. يجب أن تنص الوثائق التأسيسية على إجراءات إخطار الشركاء بنقل سلطة التوقيع من قبل الإدارة إلى أشخاص آخرين.

التوقيع هو شيء يمكنه توفير مظهر فريد لأي مستند نصي، سواء كان مستند عمل أو قصة خيالية. من بين الوظائف الغنية لبرنامج Microsoft Word، تتوفر أيضًا القدرة على إدراج التوقيع، ويمكن أن يكون الأخير مكتوبًا بخط اليد ومطبوعًا.

سنتحدث في هذه المقالة عن جميع الطرق الممكنة لوضع التوقيع في Word، وكذلك كيفية إعداد مكان مخصص له في المستند.

لإضافة توقيع مكتوب بخط اليد إلى مستند، يجب عليك إنشاؤه أولاً. للقيام بذلك، ستحتاج إلى ورقة بيضاء وقلم وماسح ضوئي متصل بجهاز الكمبيوتر الخاص بك وإعداده.

إدخال التوقيع المكتوب بخط اليد

1. خذ قلمًا وقم بالتوقيع على قطعة من الورق.

2. قم بمسح الصفحة التي تحمل توقيعك ضوئيًا باستخدام الماسح الضوئي واحفظها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بأحد تنسيقات الرسوم الشائعة (JPG، BMP، PNG).

ملحوظة:إذا كنت تواجه صعوبة في استخدام الماسح الضوئي الخاص بك، فارجع إلى الدليل المرفق مع الماسح الضوئي أو قم بزيارة موقع الشركة المصنعة على الويب للحصول على إرشادات مفصلة حول إعداد الجهاز واستخدامه.

نصيحة:إذا لم يكن لديك ماسح ضوئي، فيمكن أيضًا استبداله بكاميرا الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي، ولكن في هذه القضية، قد يتعين عليك أن تبذل قصارى جهدك للتأكد من أن الصفحة التي تحمل التوقيع في الصورة بيضاء اللون ولا تبرز مقارنة بصفحة مستند Word الإلكتروني.

3. قم بإضافة صورة مع تسمية توضيحية للمستند. إذا كنت لا تعرف كيفية القيام بذلك، استخدم تعليماتنا.

4. على الأرجح، يجب قص الصورة الممسوحة ضوئيًا، مع ترك المنطقة التي يوجد بها التوقيع فقط. أيضا، يمكنك تغيير حجم الصورة. دليلنا سوف يساعدك في هذا.

5. انقل الصورة الممسوحة ضوئيًا، والتي تم اقتصاصها وتغيير حجمها مع التسمية التوضيحية إلى المكان الصحيحوثيقة.

إذا كنت بحاجة إلى إضافة نص مكتوب على الآلة الكاتبة إلى توقيعك المكتوب بخط اليد، فاقرأ القسم التالي من هذه المقالة.

إضافة نص إلى التوقيع

في كثير من الأحيان، في المستندات التي تتطلب التوقيع، بالإضافة إلى التوقيع نفسه، من الضروري تحديد المنصب أو تفاصيل الاتصال أو بعض المعلومات الأخرى. للقيام بذلك، يجب عليك حفظ المعلومات النصية مع التوقيع الممسوح ضوئيًا كنص تلقائي.

1. أسفل الصورة المدرجة أو على يسارها، أدخل النص المطلوب.

2. باستخدام الماوس، حدد النص الذي تم إدخاله مع صورة التوقيع.

3. انتقل إلى علامة التبويب "إدراج"واضغط على الزر "الكتل السريعة"تقع في المجموعة "نص".

5. في مربع الحوار الذي يفتح، أدخل المعلومات المطلوبة:

• المجموعة - حدد عنصرًا "النص السيارات".
• اترك بقية العناصر دون تغيير.

6. انقر "نعم"

7. سيتم حفظ التوقيع المكتوب بخط اليد الذي قمت بإنشائه مع النص المصاحب كنص تلقائي، ويكون جاهزًا لمزيد من الاستخدام وإدراجه في المستند.

إدراج توقيع مكتوب بخط اليد مع نص مكتوب على الآلة الكاتبة

لإدراج توقيع مكتوب بخط اليد مع النص الذي قمت بإنشائه، تحتاج إلى فتح وإضافة الكتلة السريعة التي حفظتها إلى المستند "النص السيارات".

1. انقر في مكان المستند حيث يجب أن يكون التوقيع، وانتقل إلى علامة التبويب "إدراج".

2. اضغط على الزر "الكتل السريعة".

3. في القائمة المنسدلة، حدد العنصر "النص السيارات".

4. حدد الكتلة المطلوبة في القائمة التي تظهر وألصقها في المستند.

5. سيظهر التوقيع المكتوب بخط اليد مع النص المصاحب في الموقع الذي حددته في المستند.

إدخال سطر التوقيع

بالإضافة إلى التوقيع المكتوب بخط اليد، يمكنك أيضًا إضافة سطر توقيع إلى مستند Microsoft Word. يمكن القيام بهذا الأخير بعدة طرق، كل منها سيكون الأمثل لموقف معين.

ملحوظة:تعتمد طريقة إنشاء سطر التوقيع أيضًا على ما إذا كان سيتم طباعة المستند أم لا.

إضافة سطر توقيع عن طريق وضع خط تحت المسافات في مستند عادي

لقد كتبنا سابقًا عن كيفية تسطير النص في Word، بالإضافة إلى الحروف والكلمات نفسها، يتيح لك البرنامج أيضًا وضع خط تحت المسافات بينها. مباشرة لإنشاء سطر التوقيع، نحتاج إلى وضع خط تحت المسافات فقط.

لتبسيط وتسريع حل المشكلة، من الأفضل استخدام علامات التبويب بدلاً من المسافات.

2. اضغط على المفتاح "فاتورة غير مدفوعة"مرة واحدة أو أكثر، اعتمادًا على المدة التي تريد أن تكون عليها سلسلة التوقيع.

3. قم بتشغيل وضع عرض الأحرف غير القابلة للطباعة من خلال النقر على الزر الذي يحمل علامة "pi" في المجموعة "فقرة"، فاتورة غير مدفوعة "بيت".

4. قم بتمييز الحرف أو علامات التبويب التي تريد وضع خط تحتها. سيتم عرضها على شكل أسهم صغيرة.

5. قم بالإجراء المطلوب:

6. بدلاً من المسافات التي قمت بتعيينها (أحرف الجدولة)، سيظهر خط أفقي - خط للتوقيع.

7. قم بإيقاف تشغيل عرض الأحرف غير المطبوعة.

إضافة سطر التوقيع عن طريق تسطير المسافات في مستند ويب

إذا كنت بحاجة إلى إنشاء سلسلة توقيع تحتها خط ليس في مستند قابل للطباعة ولكن في نموذج ويب أو مستند ويب، فستحتاج إلى إضافة خلية جدول حيث يكون الحد السفلي فقط مرئيًا. هي التي ستكون بمثابة خط للتوقيع.

في هذه الحالة، عند إدخال نص في المستند، سيظل التسطير الذي أضفته في مكانه. يمكن أن يكون السطر المضاف بهذه الطريقة مصحوبًا بنص تمهيدي، على سبيل المثال، "تاريخ", "إمضاء".

إدراج الخط

1. انقر في المستند حيث تريد إضافة سطر التوقيع.

2. علامة التبويب "إدراج"اضغط الزر "طاولة".

3. قم بإنشاء جدول بحجم خلية واحدة.

4. انقل الخلية المضافة إلى الموقع المطلوب في المستند وقم بتغيير حجمها لتلائم الحجم المطلوب لخط التوقيع الذي يتم إنشاؤه.

5. انقر بزر الماوس الأيمن على الجدول وحدد "الحدود والتظليل".

6. في النافذة التي تفتح، انتقل إلى علامة التبويب "حدود".

7. القسم "يكتب"حدد العنصر "لا".

8. القسم "أسلوب"حدد لون الخط المطلوب لخط التوقيع ونوعه وسمكه.

9. القسم "عينة"انقر بين علامات عرض الهامش السفلي على المخطط لعرض الحد السفلي فقط.

ملحوظة:سيتم تغيير نوع الحدود إلى "آخر"، بدلاً من المحدد مسبقًا "لا".

10. القسم "تنطبق على"حدد الخيار "طاولة".

11. انقر "نعم"لإغلاق النافذة.

ملحوظة:لعرض جدول بدون خطوط رمادية لن تتم طباعتها على الورق عند طباعة مستند، في علامة التبويب "تَخطِيط"(الفصل "العمل مع الجداول") حدد اختيارا "شبكة العرض"، الموجود في القسم "طاولة".

إدراج سطر مع النص المصاحب لسطر التوقيع

يوصى بهذه الطريقة لتلك الحالات التي لا تحتاج فيها إلى إضافة سطر توقيع فحسب، بل تحتاج أيضًا إلى تحديد نص توضيحي بجانبه. يمكن أن يكون هذا النص عبارة عن كلمة "التوقيع" و"التاريخ" و"الاسم" والمنصب الذي يشغله وغير ذلك الكثير. من المهم أن يكون هذا النص والتوقيع نفسه والسطر الخاص به على نفس المستوى.

1. انقر في مكان المستند حيث يجب أن يكون سطر التوقيع.

2. علامة التبويب "إدراج"انقر على الزر "طاولة".

3. أضف جدول 2 × 1 (عمودين، صف واحد).

4. قم بتغيير موقع الجدول، إذا لزم الأمر. قم بتغيير حجمه عن طريق سحب المقبض في الزاوية اليمنى السفلية. اضبط حجم الخلية الأولى (للنص التوضيحي) والثانية (سطر التسمية التوضيحية).

5. انقر بزر الماوس الأيمن على الجدول، وحدد العنصر في قائمة السياق "الحدود والتظليل".

6. في مربع الحوار الذي يفتح، انتقل إلى علامة التبويب "حدود".

7. في القسم "يكتب"حدد الخيار "لا".

8. القسم "تنطبق على"يختار "طاولة".

9. انقر "نعم"لإغلاق مربع الحوار.

10. انقر بزر الماوس الأيمن في مكان الجدول حيث يجب أن يكون سطر التوقيع، أي في الخلية الثانية، وحدد العنصر مرة أخرى "الحدود والتظليل".

11. انتقل إلى علامة التبويب "حدود".

12. القسم "أسلوب"اختر نوع الخط المناسب واللون والسمك.

13. القسم "عينة"انقر فوق العلامة التي تعرض الحقل السفلي لجعل الحد السفلي للجدول فقط مرئيًا - سيكون هذا هو سطر التوقيع.

14. القسم "تنطبق على"حدد الخيار "خلية". انقر "نعم"لإغلاق النافذة.

15. أدخل النص التوضيحي اللازم في الخلية الأولى من الجدول (لن يتم عرض حدوده، بما في ذلك السطر السفلي).

ملحوظة:لا تتم طباعة الحد الرمادي المنقط الذي يحيط بالخلايا الموجودة في الجدول الذي قمت بإنشائه. لإخفائه أو، على العكس من ذلك، إظهاره إذا كان مخفيًا، انقر فوق الزر "الحدود"تقع في المجموعة "فقرة"(فاتورة غير مدفوعة "بيت") وحدد خيارًا "شبكة العرض".

هذا، في الواقع، هو كل ما تعلمته الآن عن جميع الطرق الممكنة لوضع التوقيع في مستند Microsoft Word. يمكن أن يكون إما توقيعًا مكتوبًا بخط اليد أو سطرًا لإضافة توقيع يدويًا على مستند مطبوع بالفعل. وفي كلتا الحالتين يمكن أن يكون التوقيع أو مساحة التوقيع مصحوبة بنص توضيحي، والذي أخبرناك به أيضًا عن كيفية إضافته.

اعتمادا على طريقة استبدال الرأس الغائب مؤقتا، سيكون توقيع بديله على الوثيقة مختلفا (يتم كتابة المنصب الذي يتم استبداله أو كتابة "أصلي"). نوضح الفرق بين الاستبدال بدوام كامل، والنقل المؤقت، والجمع بين المناصب، وكذلك نوع المستندات التي تم إعدادها (بعد ذلك ستتمكن من فهم الفرق وإثبات لجميع الأطراف المعنية أن الوثيقة تم توقيعها من قبل بديل معتمد). نوضح أيضًا ميزات الأداء المؤقت لواجبات القائد المفصول.

بالإضافة إلى ذلك، سوف تتعامل مع البادئات "تمثيل"، و"تمثيل"، و"من أجل" وشرطة مائلة قبل الموضع، والتي يمكنك وضع نسخة طبق الأصل عليها. سوف تفهم كيفية إجراء تصحيحات على المعلومات المتعلقة بالموقع إذا كان من المستحيل إعادة طباعة مسودة المستند قبل التوقيع (كيفية شطب ذلك والمصادقة عليه بشكل صحيح).

مثل هذه الدعامة البسيطة

بالطريقة المعتادة، لا يوجد أي شيء معقد على الإطلاق في تصميم دعائم "التوقيع" - التعليمات الواردة في البند 3.22 من GOST R 6.30-2003 بسيطة للغاية. الشخص الذي له صلاحية التوقيع هذا المستند:

• يشير أولاً إلى موقعه (من حدود الحقل الأيسر)،
• يضع لمسة شخصية،
• ثم - فك تشفيره في شكل الأحرف الأولى والألقاب.

إذا تم توقيع مستند على ترويسة المنظمة، فسيتم الإشارة إلى موضع التوقيع لفترة وجيزة (دون تكرار اسم المنظمة الذي يظهر بالفعل في الجزء العلوي من النموذج) - راجع المثال 1. إذا تم إعداد مستند في مكان آخر تم توقيع الطريقة، فيجب الإشارة إلى الاسم في منظمات الموقف - انظر المثال 2.

ماذا لو كان الموقع غائباً مؤقتاً؟

هذا ما قالوه الوثائق المنهجيةبخصوص موضوعنا - توقيع المستندات في غياب المسؤول:

جزء الوثيقة

الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. القواعد الارشاديةلتنفيذ GOST R 6.30-2003

في حالة عدم وجود مسؤول مطبوع اسمه على مسودة الوثيقة، يمكن أن يوقعها الشخص الذي يقوم بدور الرئيس، أو نائبه، الذي يتولى مهامه في الوقت المناسبيُعهد إليه بإدارة اتجاه النشاط ذي الصلة.

جزء الوثيقة

لا يجوز التوقيع على المستندات التي تحتوي على حرف الجر "ل" أو وضع شرطة مائلة قبل عنوان المنصب. إذا لم يكن هناك مسؤول تم وضع توقيعه على مسودة المستند، يتم توقيع المستند من قبل نائب الرئيس الذي له حق التوقيع على المستندات للرئيس، أو مسؤول آخر له حق التوقيع وفقًا للأمر الصادر توزيع الواجبات، مع بيان الوضع الفعلي للشخص الموقع على الوثيقة، واسم عائلته.

ويمكن استخلاص الاستنتاجات التالية من هذين الجزأين:

• يمكن التوقيع على مسودة الوثيقة من قبل الموظف الذي "تُنقل" إليه صلاحيات المسؤول الغائب حسب الأصول؛
• حتى لو تم بالفعل إدخال منصب ولقب الرئيس الغائب في المشروع، يجب أن تشير وثيقة التوقيع إلى بياناتهم. لم يُقال أي شيء عما يجب فعله بالمشروع في هذه الحالة، ولكن من الواضح أنه سيتعين إعادة بنائه: لن يزين المستند يتوسطه خط، ولا الدعائم الفارغة مع نقش مكتوب بخط اليد؛
• لاحظ أن الحظر المفروض على وضع شرطة مائلة أو إضافة حرف الجر "من أجل" لا ينطبق فقط على الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية، ولكنه مدرج أيضًا في العديد من تعليمات العمل المكتبي الخاصة بالصناعة، على سبيل المثال، في الأعلى المؤسسات التعليمية، في الخدمة المحضرين، في الاتحادية خدمة الهجرةوإلخ.

خيارات لاستبدال الرأس

مدير نادر سيترك المؤسسة أو القسم الموكل إليه دون أن يترك نائبا. لكن يمكنك تفويض السلطة إليه بطرق مختلفة. علاوة على ذلك، في غياب الشخص الرئيسي، يمكن توزيع وظائفه على عدة أشخاص.

وتعتمد طريقة تسجيل توقيع البديل على طريقة نقل السلطة. ولذلك، عليك أن تفهم ما هي الخيارات المتاحة وكيف تختلف.

مع الاستبدال بدوام كامل، ينص عقد العمل أو الوصف الوظيفي للموظف على أنه في حالة غياب الرئيس، هو الذي سيتولى واجباته. يحدث "الاستبدال في الميدان" تلقائيًا: في الصباح، اتضح أن المدير اضطر إلى المغادرة بشكل عاجل في رحلة عمل، وتنتقل جميع القضايا على الفور إلى النائب المتفرغ.

لتسجيل استبدال البنود بدوام كامل في عقد العمل و/أو الوصف الوظيفي لا يكفي. ويلزم وجود أمر، بالإضافة إلى توكيل صادر لهذا الموظف من قبل المدير، يتضمن الصلاحيات التي تنتقل إلى النائب. على سبيل المثال، يجوز للمدير أن يسمح للنائب بإبرام المعاملات بسعر يصل إلى مبلغ معين فقط، أو منع توظيف الأشخاص. كل هذه الفروق الدقيقة منصوص عليها في التوكيل. يتم إصدار كل من الأمر والتوكيل مرة واحدة.

أثناء غياب الرئيس، قد يتم إصدار نقل مؤقت إلى منصبه لموظف آخر. يتم النقل وفقًا للمادة 72.2 قانون العملالترددات اللاسلكية. يبرم الطرفان اتفاقًا مكتوبًا، ولمدة تصل إلى سنة واحدة أو حتى اليوم الذي يغادر فيه الرأس الغائب، لمن يتم الاحتفاظ به طوال مدة الغياب مكان العمليشغل المنصب موظف آخر. بالإضافة إلى الاتفاقية، يتم إصدار أمر نقل مؤقت وتوكيل رسمي.

من وجهة نظر قانون العملسيكون صحيحا. ولكن في حالة النقل المؤقت إلى منصب الهيئة التنفيذية الوحيدة للشركة (والتي عادة ما تكون المدير العام)، قد تنشأ صعوبات إضافية. أولاً، عادة ما يكون تغيير المدير (ولو على المدى القصير) من اختصاص أصحاب الأعمال (المشاركين أو المساهمين) أو مجلس الإدارة. ثانيا، يجب تقديم المعلومات المتعلقة بتغيير الرأس إلى مصلحة الضرائب لإدراجها في سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية. لذلك، لا يزال من المستحسن إصدار تحويل مؤقت، ولكن استخدام خيارات أخرى.

ربما يكون الخيار الأكثر شيوعًا للاستبدال الآن هو الجمع بين المواقف وفقًا للمادة. 60.2 من قانون العمل في الاتحاد الروسي. يتم توجيه النائب، بموافقته، إلى جانب العمل الرئيسي الذي يجب القيام به عمل اضافيفي منصب آخر مقابل رسوم.

عند الجمع بين الأمرين، يمكن إصدار أمر "بشأن إسناد الواجبات" وأمر "بشأن أداء الواجبات"، مما سيؤثر بشكل كبير على تصميم "التوقيع" المطلوب.

إن توقيع الشخص المفوض، وليس أي موظف في هذه المنظمة، يعطي القوة القانونية للوثيقة. ولهذا السبب من المهم تفويض البديل بكفاءة. تم التنفيذ وثائق مختلفة. دعونا نوضح الغرض من كل منهم:

• في عقد العمل أو أي اتفاق مكتوب آخر بين الموظف وصاحب العمليعكس نطاق واجبات وحقوق الموظف. فإذا أداها بشكل سيء، فهناك أساس لمسؤوليته عن ذلك. وفي كثير من الأحيان، لا يذكر عقد العمل بالتفصيل كافة الواجبات والصلاحيات، بل يشير إلى الوصف الوظيفي. تنظيم الوثائق علاقات العمل(بين الموظف وصاحب العمل)، سوف تحتاج إلى إصدار استبدال بدوام كامل ونقل مؤقت؛
• طلب:
  • إضفاء الطابع الرسمي على تفويض صلاحيات / مسؤوليات محددة لشخص معين لفترة معينة وبشروط معينة؛
  • هذه وثيقة داخلية تُعلم موظفي المؤسسة المحلية بحدوث عملية استبدال.
  النظام مطلوب في بدون فشلبأي طريقة لتفويض السلطات، يحدد تكوينها. لكن شروط الدفع مقابل الاستبدال تنعكس بشكل أفضل في أمر منفصل، حتى لا تثير خيال القراء. على الرغم من أن نطاق الصلاحيات، إذا تم نقلها إلى البديل في مجملها دون تعديلات، لا يمكن إدراجها في الترتيب، ولكن يمكن عمل رابط إلى مستند آخر حيث تكون، على سبيل المثال، إلى "اللائحة العامة" مدير الشركه"؛
• تفويضهناك حاجة لإبلاغ الأشخاص خارج المنظمة رسميًا عن تكوين البديل ومدة ولايته. إذا كان يريد أن يكون لديه مثل هذا التفاعل (لتوقيع العقود والمستندات الأخرى لإرسالها إلى البيئة الخارجية، لتمثيل المنظمة في العلاقات مع الضرائب والضرائب) القضاءالخ)، فيلزم التوكيل! وبدون ذلك، ستعتبر الأطراف الثالثة أن البديل غير مرخص له بتمثيل مصالح المنظمة.

عند التوقيع على مستند بديل، كن مستعدًا لتزويد المستلم بنسخ من المستندات التي تثبت كفاءة الموقع. في بعض الحالات، لا يمكنك انتظار الطلب وإرفاقه على الفور، على سبيل المثال، التوكيل (غالبًا ما يتم ذلك عند إعداد العقود).

مما لا شك فيه، من بين جميع الطرق المدرجة لاستبدال القائد الغائب، فإن الخيار الأفضل هو الاستبدال بدوام كامل. هناك حالات في التاريخ عندما لم يتمكن المدير الذي وصل فجأة إلى المستشفى من تعيين نائب جسديًا لعدة أيام، حيث كان يرقد أولاً على طاولة العمليات، ثم في العناية المركزة. يتم تشغيل النائب المتفرغ تلقائيًا في مثل هذه المواقف النادرة ولكن غير السارة للغاية. وإذا لم يكن هذا مهمًا جدًا بالنسبة للمديرين المتوسطين، فمن الأفضل لكبار المديرين أن يتصرفوا بطريقة آمنة.

الفروق الدقيقة في تسجيل الاستبدال هي مجال مسؤولية قسم شؤون الموظفين. وسوف تحتاج إلى:

• اكتشف بالضبط طريقة الاستبدال التي تم اختيارها؛
• الحصول على نسخة من الأمر.
• إذا كان لدى البديل توكيل، فخذ نسخة منه.

بعد ذلك سوف تكون قادرا على:

• لفهم المستندات التي يحق للبديل التوقيع عليها، وأيها سينتظر المدير الغائب. أي نائب عاقل يتأكد بعناية من أنه لا يوقع على أي شيء غير ضروري، ولكن حتى يمكنه "الإشراف" على شيء مهم؛
• رسم توقيعه على الوثيقة بشكل صحيح؛
• تأكيد سلطته لجميع الأطراف المعنية.

إذن كيف تقوم بالتوقيع؟

لقد اكتشفنا بالفعل أنه لا ينبغي أن يكون هناك أي خطوط مائلة وإضافات "لـ" في الدعائم. الآن دعونا نلقي نظرة على بقية الخيارات.

الحروف "تمثيل" أو "الواقع الافتراضي. وعن." يتم إدخالها في الدعائم فقط إذا كان الأمر يحتوي على عبارة "تعيين التمثيل" أو، على التوالي، "تعيين مؤقتاالتمثيل." ثم يتم تنسيق الدعائم مثل هذا:

إذا كانت الوثيقة تحتوي على عبارة "إسناد واجبات"، فينبغي وضع توقيع البديل للرئيس الغائب كما في المثال 5. وفي الواقع، في هذه الحالة، يبقى البديل في منصبه، بالإضافة إلى تحمل واجبات الرئيس الغائب. الرأس - هذا مزيج مؤقت.

ولكن في غضون سنوات قليلة (أو حتى قبل ذلك) قد تنشأ حادثة: يجب توقيع نوع من الوثيقة من قبل المدير العام روكوتوف، ولكن في بعض الأحيان تحتوي على توقيع المدير المالي سوكولوف، أو كبير المحاسبين كوماروف، الذين لديهم الواجبات الرسميةلم يتم كتابة هذا. بسرعة "للعثور على النهايات"، على وثائق مهمةيمكن إضافة شرح للشخصية غير القياسية للموقع إلى الحد الأدنى من تكوين التوقيع (ثم يصبح من الواضح على الفور من يحل محل من وعلى أساس ماذا):

بين قوسين، يمكنك تحديد تفاصيل كل من الأمر والتوكيل. على الرغم من أن بيانات الطلب تكون كافية عادةً في المستندات الداخلية التي لا تهم أطرافًا ثالثة. وعلى العكس من ذلك، إذا كانت الوثيقة متضمنة في علاقة المنظمة أثناء بيئة خارجية، عادة ما تشير بين قوسين إلى التوكيل فقط.

إذا تم الاستبدال عن طريق النقل المؤقت، فإن منصب المدير العام مشغول مؤقتًا ببديل (أي يتغير منصب سوكولوف)، فسيتم وضع التوقيع على النحو التالي:

بموجب الاستبدال بدوام كامل، فإن سلطة التوقيع على وثيقة للمدير العام منصوص عليها في عقد العمل أو الوصف الوظيفي، وبالتالي فهي "أصلية" بالنسبة للبديل. يشير التوقيع إلى موقفه المعتاد:

يرجى ملاحظة: في الأمثلة من 1 إلى 9، تتم الإشارة إلى الموضع بشكل مختلف، ولكن الخط الشخصي يتوافق دائمًا مع فك تشفيره في شكل اسم كامل.

كما ترون، هناك عدة خيارات لتصميم نائب التوقيع. إن الفهم الواضح لكيفية استبدال القائد الغائب لن يسمح لهم بالارتباك.

...وختم الموافقة؟

سيتم تطبيق منطق مماثل على سمة "ختم الموافقة": لن يتمكن الطالب البديل من الموافقة على الوثيقة إلا إذا تم منحه السلطة المناسبة. وما هو الوضع الذي يجب الإشارة إليه في ختم الموافقة في كل منها الحالات المحتملةأنت تعرف الآن. ومع ذلك، من الناحية العملية، إذا كانت الوثيقة المراد الموافقة عليها يمكن "الصبر" حتى يعود المدير إلى العمل، فسيتم اتخاذ قرار بذلك. التفسير بسيط: إذا كان من الضروري في المستقبل استخدام هذه الوثيقة كدليل في المحكمة أو تقديمها إلى السلطات التنظيمية، فسيكون من الضروري في الوقت نفسه إثبات أن البيان تم إجراؤه وفقًا للقواعد، وأن الشخص من وقع على الختم كان له الحق في القيام بذلك. ولذلك، فإن النواب المؤقتين يوافقون فقط على مشاريع الوثائق العاجلة حقا.

هل يمكن استخدام الفاكس؟

قد يبدو أن هذه طريقة أولية للخروج من الموقف. سيكون المدير في غضون أسبوع، ولكن الختم الذي يحمل توقيعه يكمن بهدوء في خزانة المساعد ومتاح على مدار الساعة. لماذا لا نستفيد منهم؟

لو نحن نتكلمحول التوقيع على بطاقة تهنئة أو دعوة إلى غداء عمل أو شهادة شرف، فنعم - يمكنك استخدام الفاكس. فيما يتعلق بجميع الوثائق الأخرى الأكثر أهمية التي يمكن أن تترتب عليها عواقب اقتصادية وقانونية، يجب على المرء أن يتذكر الفن. 160 من القانون المدني للاتحاد الروسي:

جزء الوثيقة

الفقرة 2 من المادة 160 " إستمارة خطيةصفقات" القانون المدنيالترددات اللاسلكية

يُسمح باستخدام نسخة الفاكس للتوقيع عن طريق النسخ الآلي أو غيره أو التوقيع الإلكتروني أو أي نموذج آخر مماثل للتوقيع المكتوب بخط اليد في المعاملات في الحالات وبالطريقة قانوني، الأفعال القانونية الأخرى أو اتفاق الطرفين.

لم "ينص" "القانون" بعد على مثل هذا الأمر، لذلك، يجب عليك الاتفاق على وجه التحديد مع الطرف المقابل على استخدام الفاكس في المستندات التي تحدد علاقتك، وصياغة هذه الاتفاقية كتابيًا. خلاف ذلك، لن تساعد أي اليمين والتأكيدات التي أمر بها المدير شخصيا عبر الهاتف بوضع فاكس على الوثيقة. اتفاقية مكتوبة فقط - في شكل بند مختصر أو وصف تفصيلي في العقد (انظر المثالين 10 و11) أو في النموذج وثيقة منفصلة.

فى علاقة الوثائق الداخليةأنت بحاجة إلى النظر في لوائح الفاكس المعمول بها في المنظمة. وليس هناك شك في وجود ختم فاكس على وثائق الموظفين (لا يمكن أن تكون هناك اتفاقيات هنا، فقط التوقيع الشخصي للمدير أو المسؤول المعتمد).

إذا تم الإشارة إلى الموقع في نص الوثيقة

كن حذرًا - هناك مستندات يُشار إليها في نصها بالتوقيع الرسمي (ليس فقط منصبه، ولكن أيضًا شخصيته). كقاعدة عامة، يتم ذلك في الديباجة. إنه، على سبيل المثال، في العقود والاتفاقيات الإضافية لهم، وثائق مهمة بشأن تنفيذ العقود (الأفعال، وما إلى ذلك)، في التوكيلات.

هذا يعني أن البديل يجب أن يظهر ليس فقط في أسفل المستند (الدعائم "التوقيع")، ولكن أيضًا في الجزء العلوي (في الديباجة، حيث تتم الإشارة إلى أساس سلطة الموقع):

إذا تم توقيع الاتفاقية من قبل المدير العام نفسه، وفي وقت تنفيذ الاتفاقية الإضافية لها كان غائبا، فيمكن توقيع هذه الوثيقة التالية من قبل شخص آخر مخول بالتوقيع على اتفاقيات مماثلة.

عندما لا يكون من الممكن إعادة طباعة مسودة مستند

لذلك، اكتشفنا أين وكيف يتم الإشارة إلى المنصب عندما يتم توقيع الوثيقة من قبل بديل. ولكن ماذا تفعل إذا تم استلام مسودة المستند مع المنصب والاسم الكامل. هل من غير الواقعي إصلاح الرئيس التنفيذي "الرئيسي" قبل التوقيع؟ هل تريد حذف المعلومات القديمة وإدخال معلومات جديدة بجانبها؟

دعونا ننتقل إلى التفسيرات القديمة (لأن التفسيرات الحالية لا توضح هذه النقطة على الإطلاق).

جزء الوثيقة

« نظام الدولةدعم إدارة الوثائق. الأحكام الأساسية. المتطلبات العامةلخدمات دعم الوثائق والوثائق "(تمت الموافقة بأمر من الأرشيف الرئيسي لاتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية بتاريخ 23 مايو 1988 رقم 33)

إذا لم يكن هناك مسؤول تم إعداد توقيعه على مسودة المستند، فيتم توقيع المستند من قبل الشخص الذي يقوم بواجباته أو نائبه. في الوقت نفسه، من الضروري الإشارة إلى الموقع الفعلي للشخص الذي وقع الوثيقة واسم عائلته (يمكن إجراء التصحيحات بالحبر أو بالآلة الكاتبة، على سبيل المثال: "بالنيابة"، "نائب"). لا يجوز التوقيع على المستندات التي تحتوي على حرف الجر "لـ" أو وضع شرطة مائلة قبل عنوان الوظيفة.

وقد تكرر هذا الحكم في تعليمات النموذجبشأن الأعمال الورقية في الهيئات التنفيذية الفيدرالية. ومع ذلك، فهو غائب في قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية التي حلت محله (تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477). وتحدث عن إمكانية إجراء التصحيحات "بالحبر أو الكتابة على الآلة الكاتبة"، على الرغم من أنه لم يذكر شيئًا عن الشطب.

إذا ننتقل إلى العام الممارسة القانونية، فيُسمح بإجراء التصحيحات في المستندات (ليست ذات طبيعة مالية) على النحو التالي (يجب تأكيد التصحيحات بتوقيعاتهم من قبل جميع أطراف المستند - راجع "!" في المثال 13، في هذه الحالة، إرفاق نسخة من التوكيل الرسمي للعقد إلزامي):

إذا كان منصب المدير شاغرا

من الممكن أن يحدث موقف عندما استقال المدير (أو طُرد)، ولم يتم العثور على بديل دائم له بعد. كيف تكون في هذه الحالة؟

رأي

ناتاليا كوموفاخبير في مجلة "خدمة الموظفين وإدارة شؤون الموظفين في المؤسسة"

إمكانية تشكيل هيئة تنفيذية وحيدة مؤقتة منصوص عليها في الفقرة 4 من الفن. 69 القانون الاتحاديبتاريخ 26 ديسمبر 1995 رقم 208-FZ "On الشركات المساهمة". وهذا ممكن في حالة عزل المدير من منصبه أو عدم قدرته على أداء واجباته. ويكون تشكيل مثل هذه "الحكومة المؤقتة" من اختصاص مجلس الإدارة (مجلس الإشراف) أو اجتماع عامالمساهمين. على أية حال، ينبغي تحديد إجراءات تشكيل هيئة تنفيذية مؤقتة في ميثاق الشركة.

ما الذي يجب فعله في حالة "الفوضى" التي نشأت؟ تأكد من التعرف على هذا الإجراء وجلب الموظفين وفقًا للميثاق. وهذا هو، إذا كان الميثاق يقول أن الوحيد المؤقت الهيئة التنفيذيةعلى سبيل المثال، "نائب الرئيس"، تأكد من وجود مثل هذا المنصب في قائمة الموظفين واجعله أول شخص في لجنة الأوراق المالية.

لاحظ أنه لا يوجد مثل هذا البند في قانون الشركات ذات المسؤولية المحدودة.

كيفية ترتيبها بكفاءة من الموقف قانون العمل؟ لنبدأ بحقيقة أنه لا يوجد منصب، ناهيك عن مهنة "التمثيل". لن تجد مثل هذا التعريف سواء في قانون العمل في الاتحاد الروسي أو في أي تنظيم آخر عمل قانونيمجالات العمل. ومع ذلك، هناك مفهوم "أداء واجبات الموظف الغائب مؤقتا" (في المادتين 60.2، 151 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). الكلمات الأساسية بالنسبة لنا هي "غائبة مؤقتًا"، أي أن هذا هو الحال عندما شخص معينيشغل منصب مدير، لكنه يتغيب مؤقتًا عن مكان العمل بسبب الإجازة أو المرض أو رحلات العمل وما إلى ذلك. في هذه الحالات، ينص قانون العمل في الاتحاد الروسي على الجمع بين الوظائف (توسيع مجالات الخدمة، زيادة حجم العمل)، النقل المؤقت أو الاستنتاج عقد محدد المدة. إذا كان منصب الرأس شاغرا، سيتم تطبيق قواعد مختلفة.

لذا فإن منصب "التمثيل" غير موجود لأحد. وبالإضافة إلى ذلك، تنص الفقرة 2 من توضيحات عام 1965 على أنه من المستحيل القيام بواجبات الوظيفة الشاغرة. الاستثناء هو المنصب الذي يتم التعيين فيه من قبل هيئة إدارة أعلى. وبعد ذلك يجب حل مسألة التعيين في منصب على أساس دائم خلال شهرين. كان هذا الاستثناء ذا صلة خلال فترة الاتحاد السوفياتي، عندما تم تعيين المناصب العليا "من الأعلى". الآن يمكن تطبيقه على مؤسسات الميزانية. إذا تم تعيين سلطة عليا المنصب الشاغربالنيابة المؤقتة، فإن رئيس المنظمة ملزم بتقديم المستندات إلى هيئة الإدارة العليا في موعد لا يتجاوز شهر واحد لتعيينه في هذا المنصب. بدورها السلطة العليا شهرمن تاريخ استلام الوثائق يجب إبلاغ رئيس قراره. وبالتالي، يمكن للموظف المؤقت أن يبقى في هذه الحالة لمدة لا تزيد عن شهرين: ونتيجة لذلك، يتم تعيينه في المنصب بشكل دائم، أو في حالة صدور قرار سلبي، يجب أن يُعرض عليه وظيفة أخرى. في حالة عدم وجود عمل ذي صلة أو رفض العرض، يتم إعفاءه من العمل للأسباب المنصوص عليها في القانون، على سبيل المثال، باتفاق الطرفين.

إذا كانوا يريدون تعيين نائب المدير (أو موظف آخر في المنظمة) مؤقتًا في منصب شاغر، فإن قانون العمل في الاتحاد الروسي يسمح بذلك بطريقة النقل المؤقت لمدة لا تزيد عن عام واحد (المادة 72.2 من قانون العمل في الاتحاد الروسي). ولا تنسى أن تخطر مصلحة الضرائبعن الرئيس "المؤقت" الجديد. في موعد لا يتجاوز سنة واحدة، يجب حل مسألة النقل الدائم للنائب السابق إلى منصب المدير أو نقله العكسي إلى المنصب السابق.

لتعيين شخص "من الخارج"، ستكون هناك حاجة إلى نتيجة عاجلة عقد التوظيفلمنصب القائد . نكرر مرة أخرى: من المستحيل تعيين "مدير بالنيابة" في هذا المنصب، وليس هناك حاجة، لأن إبرام عقد عمل محدد المدة يعني بالفعل الطبيعة المؤقتة لهذا العمل.

كوزانوفا إيفجينيا- متخصص في المؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وإدارة سجلات الموظفين، خبير في مجلة "إدارة المستندات وإدارة المستندات في المؤسسة"

ج- يتولى مكتب الإدارة (أو السكرتير) للمنظمة رقابة جودةصياغة وتنفيذ الوثائق الرسمية التي يتم إعداد مشاريعها من قبل المنفذين في الانقسامات الهيكلية. يجب تكريس هذه الوظيفة في موضع الوحدة (أو الوصف الوظيفي).

تقوم خدمة العمل المكتبي بالتحكم المعياري في مسودة الوثيقة وفقًا للخوارزمية المثالية التالية:

• يتم عرض النص وتقييمه: معرفة القراءة والكتابة والامتثال لمتطلبات أسلوب العمل للغة الأدبية الروسية، وتحديد الأخطاء النحوية والنحوية، والأخطاء الأسلوبية التي لم يأخذها المقاول في الاعتبار في عملية تنسيق المشروع (أو تم تجاهلها ببساطة من قبله) تم تصحيحها؛
• يتم تحليل الجزء الرئيسي، حيث تفاصيل المنظمة - المؤلفوثيقة. مُقدَّر التطبيق الصحيح للنموذجمن نوع أو آخر؛
• يتم التحقق من صحة تصميم سمتين لسمة "التوقيع" التي تظهر في مسودة المستند قبل التوقيع عليها: المسمى الوظيفي وفك تشفير التوقيع (اللقب بالأحرف الأولى). وهنا يتم لفت الانتباه إلى سلطة المسؤول المسجل في التوقيع على مثل هذه الوثائق. من المهم تتبع العلاقة المنطقية بين التفاصيل في كل مستند المؤلف - النص - التوقيع، الإجابة على السؤال: هل يحق للمسؤول، الذي يشار إلى اسمه وتوقيعه في مسودة الوثيقة، اتخاذ القرارات المصاغة في نص الوثيقة نيابة عن مؤلفها.

عادةً ما يتم التحقق من تسجيل التفاصيل المدرجة وفقًا لمتطلبات تعليمات حفظ السجلات الخاصة بالمنظمة، والتي كقاعدة عامة:

• أحكام GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة" لا تزال سارية. نظام موحدالوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق، أو
• تتم الإشارة بشكل مباشر إلى نص هذا المعيار حتى نتمكن من الإجابة على السؤال "البلاغي": "أين هو مكتوب؟"

يرجى ملاحظة أنه اعتبارًا من 1 يوليو 2017، تم استبدال GOST R 6.30-2003 بـ GOST R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات ومكتبات المكتبات والنشر. الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. ولذلك، في وقت لاحق من هذه المقالة سوف نقوم بمقارنة توصيات هذه المعايير.

يتم تقديم الوثيقة الصحيحة فقط للتوقيع على المدير المعتمد. التاريخ والفهرسيتم وضعها من قبل الخدمة الكتابية بعد لصقها توقيع شخصي.

تكتسب الوثيقة القوة القانونية بعد تسجيل جميع تفاصيل التعريف: المؤلف، التاريخ، الفهرس، النص، التوقيع.

جزء الوثيقة

طي العرض

GOST R 7.0.8-2013 "نظام معايير المعلومات وعلم المكتبات والنشر. العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف"

57) التوقيع (مستند): التصديق على مستند بتوقيع مكتوب بخط اليد من مسؤول أو فرديبالشكل المقرر .

58) التوقيع : الدعائم التي تحتوي على التوقيع المكتوب بخط اليد لمسؤول أو فرد.

العناصر المكونة للتوقيع

يشير كلا المعيارين لتصميم المستندات التنظيمية والإدارية (GOST R 6.30-2003 وGOST R 7.0.97-2016) إلى أن سمة "التوقيع" تتكون من السمات التالية:

• اسم منصب الشخص الذي وقع على الوثيقة؛
• التوقيع بخط اليد؛
• فك تشفير التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب).

مثل المسميات الوظيفيةيتم استخدام كلمات "عامة"، على سبيل المثال: رئيس قسم، رئيس قسم، مدير عام، مدير المعهد، رئيس مجلس الإدارة، نائب المدير التنفيذي، نائب المدير للأنشطة الإدارية والتنظيمية، المدير التجاري، رئيس الخدمة، مدير القسم، إلخ. يتم كتابة اسم المنصب بحرف كبير من حدود الحقل الأيسر.

مثال 1

طي العرض

مثال 2

طي العرض

مثال 3

طي العرض

الرتب والرتب والدرجات العلمية

إذا كان الموقع لديه العسكرية أو اللقب الفخريأو رتبة دبلوماسية أو رتبة فئة أو فئة أو رتبة دولة الخدمة المدنية، اللقب الأكاديمي أو الدرجة العلميةوما إلى ذلك، ثم يتم الإشارة إلى أسمائهم بعد اسم المنصب مفصولة بفاصلة ويتم وضعها بحرف صغير، على سبيل المثال: ملازم أول؛ كولونيل؛ تكريم عامل الثقافة الاتحاد الروسي; مبعوث مستشار؛ عضو نشط الأكاديمية الروسيةعلوم؛ مستشار الخدمة المدنية للدولة من الدرجة الثانية ، إلخ.

إذا لزم الأمر، عند تصميم العناوين، المقبولة عموما و اختصارات مشروطةعلى سبيل المثال: أكاديمي الأكاديمية الروسية للعلوم؛ عميد الكلية دكتور في التاريخ؛ رئيس القسم والأستاذ وما إلى ذلك.

مثال 4

طي العرض

مثال 5

طي العرض

مثال 6

طي العرض

المسمى الوظيفي الكامل أو المختصر

تعتمد كيفية الإشارة إلى الموضع (بالكامل أو بشكل مختصر) على ما إذا كان المستند قد تم إعداده بالشكل المناسب.

وفقًا لـ GOST R 7.0.8-2013، نموذج المستند عبارة عن ورقة أو قالب إلكتروني يحتوي على تفاصيل تحدد هوية المؤلف وثيقة رسمية. لا يمكن أن يكون شكل المستند مع المنظمة فحسب، بل أيضًا مع قسمها أو مسؤولها (على التوالي، يتم وضع البيانات المتعلقة بهم في النموذج في الرأس)، ثم في توقيعهم لا حاجة للتكرار(أنظر الأمثلة 1-3 و7-9). إذا لم تكن الوثيقة مكتوبة على ورق ذي رأسية، فيجب أن يتضمن شرط "التوقيع". المسمى الوظيفي الكامل(الأمثلة 10-12). في هذا، يتضامن GOST R 6.30-2003 وGOST R 7.0.97-2016 الجديد.

مثال 7

طي العرض

مثال 8

طي العرض

مثال 9

طي العرض

توضح الأمثلة من 7 إلى 9 بوضوح أنه كلما زادت المعلومات حول مؤلف المستند في النموذج، قلت المعلومات المتبقية في سمة "التوقيع".

والأمثلة 10-13 تبين ذلك مع الإشارة الكاملة للموقف فيه يتم تضمين اسم المنظمةوهو مؤلف الوثيقة والذي يحق للموقع (المسؤول المعتمد) التصرف نيابة عنه. إذا كانت هناك اختصارات رسمية لهذا الاسم (في ميثاق المنظمة، في اللائحة، في سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية، وما إلى ذلك)، فيمكن استخدامها.

مثال 10

طي العرض

مثال 11

طي العرض

مثال 12

طي العرض

مثال 13

طي العرض

التوقيع في أداء واجبات شخص آخر

يحدد GOST R 7.0.97-2016 الجديد (على عكس GOST R 6.30-2003) قواعد إصدار "التوقيع" المطلوب في حالة توقيع المستند من قبل الشخص الذي يتصرف رئيس معتمدأو مسؤول آخر. ومن المتصور أن يتم توثيق الحالة التي تمنح الحق في التوقيع على الوثيقة.

يتم إضفاء الطابع الرسمي على التفويض المؤقت أو أداء الواجبات النظام / النظام. يقدم GOST R 7.0.97-2016 أمثلة تعكس ذلك واجب مؤقت. لاحظ أن الاختصارات الشرطية التمثيل، التمثيل، التمثيل(حيث يكون كلا الحرفين كبيرًا) لا ينطبق:

مثال 14

طي العرض

مثال 15

طي العرض

• لا يجوز وضع شرطة مائلة أو حرف الجر "ل" قبل عنوان المنصب؛
• يمكن إجراء التصحيحات في عنوان الموضع وفك تشفير التوقيع في مسودة الوثيقة المعدة والمتفق عليها بالفعل يدويًا أو باستخدام الطوابع المناسبة، ودون شطب السمات المعدة مسبقًا "للتوقيع" المطلوب:

مثال 16

طي العرض

في المثال 16، قام المدير التجاري بتروف بتوقيع الوثيقة لصالح المدير العام إيفانوف. ولإثبات أهلية الأداء المؤقت للواجبات، قد يكون من الضروري تقديمه طلباتعنه (أو نسخة مصدقة منه).

ولكن هناك أيضًا ما يسمى بالاستبدال بدوام كامل، على سبيل المثال، عندما يؤدي نائبه تلقائيًا في غياب الرئيس واجباته. يجب أن يتم تنسيق هذا محلي الوثائق المعيارية (المسمى الوظيفينائب، منصب، الخ.)إذن لم يعد من الضروري إصدار أمر إضافي بشأن أداء الواجبات / التفويض. في مثل هذه الحالة، يمكن للشخص البديل أن يوقع الوثيقة فورًا في منصبه:

مثال 17

طي العرض

يرجى ملاحظة أن ديباجة العقد تشير إلى الأشخاص الموقعين على هذه الوثيقة. إذا لم يكن من الممكن طباعة موقع حقيقي في مسودة الاتفاقية، فسيلزم إجراء التصحيحات ليس فقط في سمة "التوقيع"، ولكن أيضًا في الديباجة (انظر المثال 18). يمكن الإشارة إلى الموقعين في نص المستندات الأخرى (على سبيل المثال، في الأفعال)، وسيحتاجون إلى معاملتهم بالمثل.

- الدعائم الإجبارية وثيقة رسميةوإعطائها القوة القانونية.

يوقع المسؤولون الوثائق التي تقع في نطاق اختصاصهم. يتم التوقيع على الوثائق التي يتم إعدادها في المؤسسات التي تعمل على أساس رجل واحد من قبل شخص واحد رسمي. يجب أن تكون الوثائق المعتمدة من قبل الهيئات الجماعية مرفقة بتوقيعين. على سبيل المثال، يتم توقيع القرار من قبل رئيس وسكرتير الهيئة الجماعية. تم التوقيع على البروتوكول أيضا.

يتم وضع توقيعين أو أكثر على المستندات التي يكون محتواها مسؤولاً عن عدة أشخاص. يتم توقيع الاتفاقيات والعقود من قبل الأطراف المتعاقدة.

الوثائق التي تعدها اللجنة، مثل الأفعال، يتم توقيعها من قبل جميع أعضائها.

تحتوي المستندات النقدية والمالية على ميزات في تكوين الشهادة. يتم توقيعها من قبل رئيس المؤسسة وكبير المحاسبين. تم تخصيص فقرة خاصة من القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" لإجراءات توقيع المستندات المحاسبية الأولية. تقول: "قائمة الأشخاص الذين يحق لهم التوقيع على المستندات المحاسبية الأولية تتم الموافقة عليها من قبل رئيس المنظمة بالاتفاق مع كبير المحاسبين. المستندات التي يتم من خلالها المعاملات التجارية نقدا، موقعة من قبل رئيس المنظمة وكبير المحاسبين أو الأشخاص المفوضين من قبلهم.

التوقيع كدعائم

الدعائم "التوقيع" يتكون من المسمى الوظيفي للشخصالتوقيع على الوثيقة توقيعه الشخصي ونصه، حيث يشار إلى الأحرف الأولى واللقب.

إعطاء أهمية عظيمةإشارة إلى توقيع المسؤولين على الوثيقة، في القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة" (المادة 9) و"قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية"، ينقسم "التوقيع" المطلوب إلى شرطين: "وضع الشخص "توقيع الوثيقة" و"توقيع الوجوه الرسمية".

في الوثائق المعدة على الورق، لا يتم تضمين اسم المؤسسة في عنوان الوظيفة.

عند إعداد مستند على ورقة فارغة، يتضمن عنوان الوظيفة اسم المعهد.

وفي الجامعات والمؤسسات العلمية تشير المواقف الدرجة العلمية واللقب.

يُسمح في سمة "التوقيع" بتوسيط موضع الشخص الذي قام بتوقيع المستند، بالنسبة إلى السطر الأطول.

توجد توقيعات العديد من المسؤولين على الوثيقة واحد تحت الآخربالتسلسل الذي يلي المنصب الذي يشغلونه. يتم فصل المسميات الوظيفية بمسافة سطرين.

إذا تم توقيع الوثيقة من قبل عدة أشخاص متساوين في المركز، فإن توقيعاتهم تقع على نفس المستوى.

يجب أن نتذكر أنه في حالة عدم وجود مسؤول تم إعداد توقيعه على المستند، وإذا تم توقيع المستند من نائبه أو من ينوب عنه، فيجب الإشارة إلى الوضع الفعلي للموقع على المستند عن طريق إجراء التصحيحات ("النائب" أو "تمثيل" مطبوع) ويشار إلى اسمه الأخير. إن وضع شرطة مائلة قبل الإشارة إلى الموضع أو حرف الجر "من أجل" سيكون خطأً فادحًا. التوقيع المكتوب بخط اليد "النائب" غير مسموح به أيضًا.

التوقيع الرقمي الإلكتروني

يتم تحديد إجراءات توقيع المستندات التي تم إنشاؤها ونقلها باستخدام أنظمة الكمبيوتر في الفن. 5 من القانون الاتحادي " حول المعلومات والمعلوماتية وحماية المعلومات»:

1. سوف توثيق المعلومات المتطلبات المسبقةبما في ذلك المعلومات في موارد المعلومات. يتم توثيق المعلومات بالطريقة التي تحددها السلطات سلطة الدولةمسؤول عن تنظيم العمل المكتبي، وتوحيد الوثائق ومصفوفاتها، وأمن الاتحاد الروسي.
2. تكتسب الوثيقة المستلمة من نظام معلومات آلي القوة القانونية بعد توقيعها من قبل مسؤول بالطريقة المنصوص عليها في تشريعات الاتحاد الروسي.
3. يمكن تأكيد القوة القانونية للوثيقة المخزنة والمعالجة والمرسلة باستخدام أنظمة المعلومات والاتصالات الآلية من خلال التوقيع الرقمي الإلكتروني.
4. يتم التعرف على القوة القانونية للتوقيع الرقمي الإلكتروني إذا كان موجودا في الآلي نظام معلوماتأدوات البرامج والأجهزة التي تضمن التعرف على التوقيع والامتثال للطريقة المحددة لاستخدامها.
5. يتم ممارسة الحق في التصديق على هوية التوقيع الرقمي الإلكتروني على أساس الترخيص. يتم تحديد إجراءات إصدار التراخيص بموجب تشريعات الاتحاد الروسي.

المستندات الإلكترونية مع التوقيع الالكترونيأصبحت في الآونة الأخيرة أكثر انتشارًا، وهو ما يرتبط باعتماد القانون الاتحادي " حول التوقيع الرقمي الإلكتروني". الغرض من القانون "سيكون ضمان الشروط القانونيةاستخدام التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستندات الإلكترونية، مع مراعاة ما يلي، يتم التعرف على التوقيع الرقمي الإلكتروني في المستند الإلكتروني كمعادل للتوقيع المكتوب بخط اليد في مستند ورقي.

إن اعتماد قانون "التوقيع الرقمي الإلكتروني" يفتح آفاقا واسعة لاستخدام الوثيقة الإلكترونية في مجال الإدارة. نعم الفن. تقول المادة 16 من القانون: السلطات الاتحاديةسلطات الدولة وسلطات الدولة في الكيانات المكونة للاتحاد الروسي والهيئات حكومة محلية، وكذلك المنظمات المشاركة في تدفق المستندات مع الجهات المشار إليها، تستخدم المستندات الإلكترونية لتوقيع مستنداتها الإلكترونية. التوقيعات الرقميةالأشخاص المرخص لهم من الهيئات والمنظمات المذكورة ".

التوزيع الأوسع الوثائق الإلكترونيةيجب الحصول على التوقيع الإلكتروني في المنظمات التجارية، وقبل كل شيء، في معاملات البيع والشراء وفي العمليات الأخرى لتقديم الخدمات التي تتطلب أكبر قدر من الكفاءة.