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Sur le sujet: "Analyse de la terminologie de GOST R 7.08-2013"

Introduction

Caractéristiques de la conception des termes

Réglementaire bases législatives réglementer le travail de bureau dans les structures commerciales

Conclusion

Liste des sources et de la littérature utilisées

Introduction

Mission pour travaux de contrôle.

.Analyse de la terminologie GOST R 7.08-2013. Identifiez tous les termes dont l'utilisation n'est pas recommandée, les synonymes, dans la définition desquels les développeurs ne sont pas parvenus à un consensus.

.Bases normatives-législatives réglementant le travail de bureau dans les structures commerciales.

Souvent, la normalisation de la terminologie et sa fixation dans le dictionnaire terminologique est la première étape de l'unification du système terminologique. L'étape suivante est généralement la normalisation des termes et la création d'une norme terminologique. La tâche du glossaire des termes est de normaliser, si possible, toute la terminologie du domaine, tandis que la tâche de la norme est de refléter la partie principale et fondamentale de la terminologie professionnelle. Le volume total du dictionnaire est de 550 termes, dont plus de 100 termes sont des termes synonymes (au lieu d'une définition, ces termes contiennent une entrée de référence). Dans la norme, le nombre de travaux de bureau et de conditions générales pour le travail de bureau et les archives est de 99.

1. Caractéristiques de la conception des termes

Dans GOST R 7.0.8-2013, les termes normalisés sont en gras. Leur formes courtes sont représentés par une abréviation (donnée si elles sont fixées par la terminologie), par exemple : une forme unifiée du document ; UVD.

Les termes synonymes dans la norme sont dactylographiés en italique, par exemple, accord du document ; observation.

Un certain nombre de termes contiennent des parties entre parenthèses, par exemple : support de documentation (gestion), DOW. Lors de l'utilisation du terme dans les documents de normalisation, la partie entre parenthèses peut être omise.

Faire la distinction entre le contenu du concept et la portée du concept. Le contenu du concept est le volume de caractéristiques qui forment ensemble le concept. La portée du concept est un ensemble d'objets, de phénomènes, de processus qui composent le groupe inclus dans le concept. La définition d'un terme doit révéler le contenu du concept, mais non sa portée. De plus, révélant le contenu du concept, la définition ne devrait indiquer que les caractéristiques (propriétés) du concept, qui sont ses caractéristiques essentielles qui distinguent ce concept des autres concepts qui sont au même niveau que lui. L'inclusion dans la définition non seulement des caractéristiques essentielles conduit à brouiller la définition, à la suite de quoi un concept peut être remplacé par un autre.

Considérons cela sur l'exemple de la définition du concept de "classificateur à l'échelle de la ville", qui est donnée dans l'un des documents normatifs: classificateur à l'échelle de la ville - un classificateur obligatoire pour l'échange intersectoriel d'informations des systèmes d'information urbains.

Dans la définition ci-dessus, les mots « obligatoires pour l'application » ne sont pas une caractéristique essentielle du concept en cours de définition, car tout classificateur, s'il est approuvé et mis en œuvre dans en temps voulu, est obligatoire. Par conséquent, cette fonctionnalité est redondante. Cette partie devrait être exclue de la définition ; par conséquent, la définition sera la suivante : classificateur à l'échelle de la ville - un classificateur utilisé dans l'échange intersectoriel d'informations des systèmes d'information de la ville.

Les définitions des termes dans GOST R 7.0.8-2013 reflètent uniquement caractéristiques essentielles notion définie. C'est pour cette raison que les définitions données dans la norme peuvent être modifiées, si nécessaire, en y introduisant des caractéristiques supplémentaires. Les modifications et les ajouts apportés aux définitions lorsqu'elles sont utilisées ne doivent pas violer la portée et le contenu des concepts définis dans la norme.

En comparant la terminologie de la norme avec GOST R 51141-98, les groupes de termes suivants peuvent être distingués :

· les termes dont les définitions n'ont pas été modifiées ;

· les termes dont les définitions ont été modifiées ;

· les termes non inclus dans la norme comme obsolètes ;

· nouveaux termes qui n'étaient pas dans GOST R 51141-98 et qui constituent une nouvelle partie du système terminologique.

Les termes et définitions, conservés tels quels, forment le noyau du système de termes, assurant sa stabilité et sa cohérence.

Une certaine partie des termes a subi des changements, et ces changements n'ont pas tant affecté le terme lui-même que sa définition. Il existe de nombreux termes de ce type dans la Norme.

Considérons, par exemple, deux termes de la norme :

signification juridique d'un document : la propriété d'un document à servir de preuve d'une activité commerciale ou d'événements personnels ;

force juridique du document : Propriété document officiel appeler certains conséquences juridiques.

Dans GOST R 51141-98, il n'y avait que le concept de la force juridique d'un document: la propriété d'un document officiel qui lui était communiqué Législation actuelle, la compétence de l'organisme qui l'a délivré et ordre établi formalisation, dont il résulte que tout acte public :

doit se conformer à la loi;

doit être délivré par une autorité ou un fonctionnaire disposant de l'autorité appropriée ;

doit être correctement formaté.

Conformément à cette définition, tant l'ordre de l'organisation que lettre d'affaires conformément aux critères ci-dessus ont force de loi. Une telle interprétation de la notion de valeur juridique d'un document est contraire à l'interprétation ce concept avocats qui l'associent à la capacité de mettre en œuvre, à travers certains types de documents, les instructions impérieuses des autorités et fonctionnaires. De ce point de vue Force juridique ont seulement certains types documents - actes législatifs et autres actes juridiques réglementaires, c'est-à-dire documents contenant dispositions légales, obligatoire pour une utilisation répétée et, en règle générale, conçu pour un large éventail d'organisations et d'individus.

C'est pour cette raison que le concept de force juridique d'un document dans la Norme est associé à la capacité d'un document à entraîner certaines conséquences juridiques. Parallèlement à ce concept, la Norme introduit le concept de la portée juridique d'un document, qui en dernières années est utilisé assez activement et est associé au pouvoir probant du document, à la possibilité d'utiliser le document pour confirmer des activités commerciales ou des événements personnels.

Bien sûr, les technologies de l'information et de la communication influencent le travail de bureau. À cet égard, de nouveaux concepts et de nouveaux termes apparaissent qui sont intégrés au système terminologique du travail de bureau, l'élargissant et modifiant la relation entre les termes existants, par exemple, le concept de document électronique, ainsi que des concepts connexes désignant les propriétés de un document électronique et des processus de gestion documents électroniques: authenticité (document électronique) ; fiabilité (document électronique); intégrité (document électronique); aptitude à l'emploi (document électronique) ; métadonnées ; conversion, conversion (documents électroniques); migration (documents électroniques).

De plus, de nombreux nouveaux termes sont empruntés par le système terminologique national à des sources étrangères, en particulier à des normes ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 «Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion des documents. Exigences générales”, GOST R ISO 23081-1-2008 “Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion de documents. Processus de gestion des documents. Métadonnées pour les documents, etc.).

Les synonymes dont l'utilisation n'est pas recommandée sont indiqués entre parenthèses après le terme normalisé et sont marqués d'un « Hrk ». Les termes synonymes sans la marque "Hrk" sont donnés comme données de référence et ne sont pas normalisés, par exemple :

· Archives (archives nrk): Organisation ou subdivision structurelle organisations qui collectent, enregistrent, stockent et utilisent des documents d'archives.

· Fonds d'archives commun (fonds d'archives du groupe NRK, fonds d'archives complexes) : un fonds d'archives formé à partir de documents de deux ou plusieurs créateurs de fonds qui ont des relations conditionnelles historiques et/ou logiques les uns avec les autres

· Stockage des archives (archives Нrk): Salle spécialement équipée pour le stockage des documents d'archives.

Dans le même temps, un certain nombre de termes inclus dans la norme peuvent provoquer une réaction ambiguë parmi les spécialistes.

Par exemple, il contient trois termes :

· travail de bureau - une activité qui fournit la documentation, le traitement, l'utilisation et le stockage opérationnel des documents;

· support de documentation (gestion), DOW - activités qui fournissent à dessein des fonctions de gestion de documents ;

· gestion des documents - une activité qui assure la mise en œuvre d'une politique et de normes unifiées en ce qui concerne le fonds documentaire de l'organisation.

À ce cas La norme reflète la pratique de la terminologie. Les trois termes sont assez largement utilisés, mais les définitions des termes, bien qu'elles soient le résultat d'un consensus de spécialistes - les développeurs de la norme, ne contiennent pas de caractéristiques qui délimitent clairement ces concepts. Cette situation indique que ces concepts nécessitent une étude et une compréhension plus approfondies.

Cadre légal réglementaire régissant le travail de bureau dans les structures commerciales

La base normative et méthodologique du travail de bureau est un ensemble d'exigences, de normes, de règles et de recommandations pour compiler des documents et travailler avec eux, établi actes juridiques, normes, instructions et manuels.

Le socle normatif et méthodologique du travail de bureau réglemente :

Règles de traitement des documents ;

règles pour travailler avec des documents;

assurer la sécurité des documents;

la procédure de transfert des documents pour archivage ;

le travail du service administratif (fonctions, structure, personnel) ;

présentation de nouveaux technologies de l'information travailler avec des documents;

travailler avec des documents portant un cachet de restriction d'accès ;

les aspects juridiques liés aux documents, et d'autres questions.

Un document a force de loi s'il est rédigé conformément aux normes de création et d'exécution généralement acceptées. Toutes les organisations et institutions devraient avoir règles uniformes l'exécution de documents du même type, c'est-à-dire qu'il doit être clairement défini comment créer un document, quels détails doivent être, qui a le droit de signer et quels sceaux doivent certifier son authenticité. C'est le socle réglementaire et méthodologique du travail de bureau qui établit ces règles.

Actuellement en Fédération Russe il existe un certain nombre d'actes juridiques réglementaires nationaux régissant règles générales préparation, exécution et organisation du travail avec des documents. Des documents réglementaires et méthodologiques sur les supports documentaires de gestion sont élaborés par différents organismes le pouvoir de l'État et la gestion conformément à leur compétence.

La première loi fondamentale est la Constitution de la Fédération de Russie. La Constitution de la Fédération de Russie est l'acte juridique le plus important de la Russie, réglementant les domaines fondamentaux de la vie et de l'activité la Russie moderne: définit une entité État russe dont la politique vise à créer des conditions qui assurent une vie décente et le libre développement d'une personne.

base droit civil rédige le Code civil de la Fédération de Russie, qui établit les types et les variétés de documents créés afin de fixer des actes de relations civiles, d'enregistrer les faits de leur survenance ou de leur cessation, de confirmer les relations juridiques, etc.

Le Code civil de la Fédération de Russie, à savoir l'article 51, établit qu'une personne morale est soumise à enregistrement d'état de la manière déterminée par la loi sur l'enregistrement entités juridiques. Les données de cet enregistrement sont incluses dans le fichier unifié Registre d'État personnes morales, ouvertes au public. Une personne morale est considérée comme établie à partir du moment de son enregistrement auprès de l'État. Par conséquent, un secrétaire qualifié, ainsi qu'un spécialiste des documents, doit savoir que l'art. Le n° 51 et les articles suivants du chapitre 4 du Code civil de la Fédération de Russie établissent les types de documents utilisés pour la création, l'enregistrement, la réorganisation et la liquidation d'une personne morale.

Le Code civil de la Fédération de Russie a déterminé cadre juridique non seulement les activités des personnes morales, mais aussi sa documentation. Par exemple, l'art. 184 et 185 déterminent que la représentation commerciale est effectuée sur la base d'un accord conclu en l'écriture, et les procurations, c'est-à-dire autorisation écrite donnée par une personne à une autre.

Les relations contractuelles sont réglementées Code civil Fédération Russe. Dans la première partie du Code civil de la Fédération de Russie, l'article 3, paragraphe 2 contient dispositions générales sur le contrat. La deuxième partie du Code civil de la Fédération de Russie contient certains types d'obligations. En particulier, le principal contrat dans le domaine du commerce sera le contrat de vente. L'exécution, la conclusion de ce contrat, par essence, constituent un commerce. Toutes les activités de gestion de toute organisation doivent être documentées. Mais vous devriez être particulièrement strict sur la documentation les relations de travail. L'exactitude de la préparation et de l'exécution de la documentation du personnel, qui affecte directement sa force juridique, concerne chaque citoyen personnellement. Principal acte législatif réglementant la documentation des relations de travail est le Code du travail de la Fédération de Russie.

Le Code du travail de la Fédération de Russie est le principal document régissant l'ensemble du spectre complexe des relations de travail entre un employeur et un employé. Les principales questions auxquelles répond le Code du travail sont : la conclusion et l'exécution correctes Contrat de travail, caractéristiques d'objectif période de probation pour le salarié, corriger les avenants au contrat de travail.

Chapitres 10 et 11 Code du travail contiennent les exigences de base pour le contenu du contrat de travail, ainsi que les normes et exigences pour sa conclusion avec l'employé. En outre, le Code définit les cas et la procédure de compilation des documents, comprend pour la première fois une description du contenu des plus importants d'entre eux, en particulier conventions collectives et conventions, compte tenu des modalités de prise de connaissance des documents par le salarié (arrêté sur l'emploi (art. 68), arrêté sur des mesures disciplinaires(article 193)), la procédure de délivrance des copies de documents (article 62), etc. Le document principal sur activité de travail et ancienneté travail, selon le code du travail, il existe un livret de travail. L'article 66 lui est consacré.L'enregistrement des relations de travail nécessite la collecte de données personnelles sur le salarié. La notion de données personnelles est également reprise dans le code du travail à l'article 85, où elles comprennent « les informations nécessaires à l'employeur en relation avec les relations de travail et se rapportant à un salarié en particulier". Ainsi, lors de la formalisation des relations de travail par l'établissement des documents du personnel, il convient, en premier lieu, de se référer aux articles pertinents du Code du travail.

Responsabilité administrative pour les délits liés à droit du travail, prévu dans le Code de la Fédération de Russie sur infractions administratives. L'absence de documentation, d'entretien et de disponibilité obligatoires du personnel, expressément prescrite par le Code du travail de la Fédération de Russie, fait référence à des cas de violation de la législation du travail. La responsabilité administrative pour violation de la législation du travail est établie par les articles 5.7, 5.27 - 5.34, 5.39 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. La responsabilité administrative est prévue par les articles 5.27 et 13.20 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie pour violation des règles de conservation et de stockage des cahiers de travail et des instructions pour remplir les cahiers de travail.

L'article 11 "Documentation des informations" contient les dispositions importantes suivantes :

Un message électronique signé avec une signature numérique électronique ou un autre analogue d'une signature manuscrite est reconnu comme un document électronique équivalent à un document signé avec une signature manuscrite, dans les cas où les lois fédérales ou d'autres actes juridiques réglementaires n'établissent pas ou n'impliquent pas l'obligation de rédiger un tel document sur papier.

Dans le but de conclure contrats de droit civil ou l'enregistrement d'autres relations juridiques impliquant des personnes échangeant des messages électroniques, l'échange de messages électroniques, dont chacun est signé par une signature numérique électronique ou un autre analogue de la signature manuscrite de l'expéditeur d'un tel message, de la manière prescrite par les lois fédérales, d'autres les actes juridiques réglementaires ou l'accord des parties, est considéré comme un échange de documents.

La loi fédérale n° 63-FZ du 6 avril 2011 « sur la signature électronique » abroge la loi n° 1-FZ du 10 janvier 2002 « sur la signature électronique ». signature numérique"à partir du 01 juillet 2012. La loi fédérale "sur la signature électronique" du 6 avril 2011 n ° 63-F3 a été adoptée le 25 mars 2011 et le 30 mars de la même année, approuvée. Cette loi réglemente les relations dans le domaine de l'utilisation d'EDS. Dans la nouvelle loi, par opposition à l'EDS, il existe trois types signatures électroniques: simples, renforcés non qualifiés et renforcés qualifiés. Le but de cette loi est d'assurer conditions légales utilisation d'une signature numérique dans un document électronique, sous réserve de signature numérique dans un document électronique est reconnue comme équivalente à une signature manuscrite sur papier. Cette loi s'applique aux relations nées de la commission de opérations civiles et autres cas prévus par la loi.

La loi fédérale vise à élargir le champ d'utilisation des signatures électroniques et à éliminer les lacunes loi fédérale du 10 janvier 2002 n° 1-F3, c'est-à-dire l'ancienne loi "On EDS". Nouvelle loi on ES définit le concept de signature électronique, établit ses types et exigences pour ses outils qui aident à créer et vérifier une signature électronique, une clé de signature électronique et une clé de vérification de signature électronique. La loi fédérale établit des exigences pour les centres de certification qui mettent en œuvre les fonctions de création et de délivrance de certificats de clés de vérification de signature électronique.

La loi fédérale du 27 juillet 2006 N 152-FZ "sur les données personnelles" est entièrement consacrée aux données personnelles, à leur documentation et à leur protection. La loi a pour objet « d'assurer la protection des droits et libertés de la personne et du citoyen dans le traitement de ses données à caractère personnel, y compris la protection des droits à l'inviolabilité intimité, secrets personnels et familiaux. Tous légaux et personnes qui sont en charge de l'information sur les autres citoyens. La loi exige que chaque organisation qui détient les données personnelles de ses employés, clients, partenaires, assure la confidentialité de toutes ces informations.

Conformément à l'art. 3 de la loi fédérale du 27 juillet 2006 N 152-FZ "Sur les données personnelles" les données personnelles sont toutes les informations relatives à un certain ou déterminées sur la base de ces informations un individu (sujet des données personnelles), y compris son nom de famille, prénom, patronyme, année, mois, date et lieu de naissance, adresse, situation familiale, sociale, patrimoniale, formation, profession, revenus, etc.

Conformément à l'art. 22 de la présente loi, une notification sur le traitement des données personnelles est envoyée sous la forme d'un document sur papier ou sous la forme d'un document électronique et signée par une personne autorisée. Remplir un modèle de formulaire de notification de traitement (de l'intention de traiter) des données personnelles est réglementé par l'ordonnance du Roskomnadzor du 19 août 2011 n° 706 « Sur l'approbation des recommandations pour remplir un modèle de formulaire de notification de traitement (de l'intention de traiter) des données à caractère personnel ». Ces Recommandations ont été élaborées afin d'établir des principes et des procédures uniformes pour remplir une déclaration de traitement (d'intention de traiter) des données à caractère personnel. La notification est établie sur le papier à en-tête de l'organisation et envoyée à l'organisme territorial Service fédéral sur la supervision dans le domaine des communications, des technologies de l'information et des communications de masse. L'article 4 des Recommandations définit les informations qui doivent figurer dans la notification.

Après avoir analysé globalement les normes de la loi fédérale concernant les conditions de traitement des données personnelles et le consentement du sujet des données personnelles à leur traitement, nous pouvons conclure que toutes les actions visant à transférer les fonctions de traitement des données personnelles à l'organisation d'exécution peut être effectuée exclusivement avec le consentement du sujet des données personnelles, et ce consentement est mieux obtenu par écrit.

Loi fédérale "Sur les archives dans la Fédération de Russie". La particularité de la loi est qu'elle a le statut de loi fédérale et qu'elle fait donc l'objet d'une étude plus détaillée des questions d'acquisition, de comptabilité, d'utilisation et de conservation des documents d'archives. La loi met spécifiquement en évidence les règles de travail avec des documents de la soi-disant de ceux qui fixent la relation juridique entre les citoyens et les employeurs. Un point important Il y a aussi un article spécial qui explique en détail l'un des problèmes les plus douloureux de l'archivage russe la dernière décennie: comment traiter les documents d'archives en cas de liquidation ou de réorganisation des personnes morales de toutes formes de propriété. Cette loi fédérale réglemente les relations dans le domaine de l'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et d'autres documents d'archives, quelle que soit leur forme de propriété, ainsi que les relations dans le domaine de la gestion des archives. en Fédération de Russie dans l'intérêt des citoyens, de la société et de l'État.

Au plus important actes législatifs affectant le processus de documentation devrait également inclure la loi de la Fédération de Russie du 25 octobre 1991 N 1807-1 "Sur les langues des peuples de la Fédération de Russie" et la loi fédérale du 1er juin 2005 N 53-FZ "Sur langue officielle Fédération de Russie". Elles réglementent l'utilisation de la langue officielle dans la préparation et l'exécution des documents officiels. Tout d'abord, nous rappelons que l'article 68 de la Constitution de la Fédération de Russie établit : "la langue officielle de la Fédération de Russie sur tout son territoire est la langue russe". Les articles 16 à 19 de la loi "sur les langues des peuples de la Fédération de Russie" sont consacrés à l'utilisation de la langue dans le travail de bureau officiel, et l'article 3 de la loi fédérale "sur la langue d'État de la Fédération de Russie " établit l'exigence d'identité du contenu et de la conception technique des textes rédigés en plusieurs langues. Il est impossible de ne pas connaître ces documents, car très souvent les organisations ayant des relations et des relations internationales étendues oublient les exigences légales concernant l'utilisation de la langue de documentation.

Étant donné que les organisations commerciales doivent traiter les appels des citoyens, il faut connaître et être guidé par la loi fédérale du 2 mai 2006 N 59-FZ "sur la procédure d'examen des appels des citoyens de la Fédération de Russie", qui définit ce qui est signifie un appel, une proposition, une déclaration, une plainte. Il définit les exigences de contenu. demande écrite: nom du destinataire, ou fonction ou fonction, nom, prénom, patronyme du fonctionnaire, adresse postale à laquelle la réponse peut être donnée, l'essentiel du recours (requête), signature personnelle et date. Sur la base des exigences de la loi pour la structure du texte de l'appel, les exigences du service du personnel pour les candidatures soumises par les employés lors d'une demande d'emploi, de licenciement, de promotion, de vacances, etc. sont en fait construites. Ces déclarations doivent contenir les mêmes éléments constitutifs: à qui, de qui, à propos de quoi, signature et date, à l'exception de l'adresse si l'employé travaille déjà dans l'organisation. La loi énonce également la technologie pour travailler avec les appels: enregistrement (conformément à l'art. 8 "dans les trois jours à compter de la date de réception par l'organisme d'État, l'organisme gouvernement local ou un fonctionnaire »), examen obligatoire (jusqu'à 30 jours à compter de la date d'enregistrement et peut être prolongé jusqu'à 30 jours en cas de vérification), contrôle de l'exécution.

Les lois fédérales « Sur les sociétés par actions » et « Sur les sociétés à responsabilité limitée » établissent la procédure de constitution, de réorganisation et de liquidation, l'obligation d'enregistrement d'une société par l'État, ainsi que les exigences générales pour documents fondateurs société. En particulier, les informations devant figurer dans les statuts sont déterminées.

La loi fédérale «sur la comptabilité» du 21 novembre 1996 n ° 129-FZ est directement liée au travail du service de bureau. La loi indique que la comptabilité est effectuée par comptabilité continue, continue et documentaire de toutes les opérations commerciales, un article particulier (article 9) définit les règles de traitement des pièces comptables primaires. Il souligne que toutes les transactions commerciales effectuées par l'organisation doivent être documentées par des pièces justificatives. Ces documents servent de pièces comptables primaires. Parallèlement, la loi permet la création de documents comptables primaires et consolidés sur support papier et informatique. Dans ce dernier cas, l'organisme doit faire des copies de ces documents sur support papier pour les autres participants aux transactions commerciales, ainsi qu'à la demande des organes exerçant le contrôle.

La loi fixe l'obligation de documenter toutes les transactions commerciales, indique que documents sources sont compilés uniquement selon des formes unifiées. Dans le même temps, le primaire documents comptables ne peuvent être pris en compte que s'ils sont établis selon les formulaires contenus dans les albums de formulaires unifiés documentation primaire. L'article de la loi sur la conservation des documents est très important. Il convient de noter qu'en décembre 2011, le président a signé la loi fédérale n° 402-FZ du 06.12.2011 « sur la comptabilité », qui remplacera l'actuelle loi fédérale du 21.11.1996 n° 129-FZ le 1er janvier 2013.

Un certain nombre d'actes juridiques contiennent des normes qui doivent être prises en compte lors de l'élaboration et du traitement documents de gestion. Ces actes comprennent, par exemple, la loi de la Fédération de Russie "sur les marques, les marques de service et les appellations d'origine", qui détermine la procédure d'enregistrement d'un emblème d'entreprise apposé sur un papier à en-tête.

Ainsi, la législation actuelle contient un nombre important d'actes législatifs contraignants à documenter dans divers domaines d'activité. organisations non-gouvernementales, à la conception de certains types de documents, à leur contenu et à la structure du texte. Un spécialiste dans le domaine du travail de bureau est obligé de connaître la législation en vigueur du pays et de suivre ses modifications, car cette connaissance est l'une des qualités professionnelles les plus importantes, sans laquelle il est impossible d'exercer un travail de bureau au niveau moderne.

La réglementation normative et méthodologique du travail de bureau (ou support documentaire pour la gestion) vous permet d'organiser avec compétence non seulement les activités de l'établissement d'enseignement préscolaire, mais également l'ensemble du système de travail de bureau dans son ensemble. Ce règlement est réalisée à l'aide de la base réglementaire et méthodologique du travail de bureau, sans connaissance de laquelle il est impossible:

-créer et exécuter correctement des documents, en leur donnant force de loi ;

-organiser le flux de documents ;

-assurer le stockage et l'utilisation des documents dans les activités courantes.

Sur la base et en application des lois fédérales, des décrets et des ordonnances du Président de la Fédération de Russie, des résolutions et des ordonnances du Gouvernement de la Fédération de Russie par les organes fédéraux pouvoir exécutif des actes juridiques normatifs sont publiés. À la réglementation actes juridiques Le décret du gouvernement de la Fédération de Russie fait référence aux résolutions, ordonnances, ordonnances, règles, instructions, règlements. Règlements sont également publiés à l'initiative des autorités exécutives fédérales dans les limites de leur compétence.

L'inconvénient du cadre légal réglementaire actuel des supports documentaires de gestion est qu'il se concentre principalement sur les structures étatiques et budgétaires. Considérons les principaux documents pouvant être utilisés par les services de gestion de la documentation dans le développement propres documents, et aussi, si nécessaire, assurez-vous de la validité juridique et de la preuve de vos propres documents.

Règles métier dans organismes fédéraux pouvoir exécutif approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15 juin 2009 n ° 477. Les règles sont entrées en vigueur à compter de la date de leur approbation. Les règles comprennent à la fois la procédure générale de préparation et d'exécution des documents, et les spécificités de la préparation de certains types de documents: commandes, instructions, instructions, protocole. Ils décrivent la procédure d'enregistrement des documents, la construction de moteurs de recherche pour les travaux de référence, l'organisation du contrôle de l'exécution des documents, la procédure de constitution et de travail avec la nomenclature des dossiers, la constitution des dossiers, la réalisation d'un examen de la valeur des documents, le traitement des dossiers, la constitution d'inventaires, le stockage rapide des fichiers et leur transfert vers le stockage d'archives. . L'annexe contient des formulaires pour la nomenclature des affaires, une loi sur l'attribution des documents à détruire, des inventaires, etc. Comme le montre une brève liste du contenu, les règles reflètent presque toutes les questions d'organisation du travail de bureau, y compris la technologie gestion électronique des documents. Et bien qu'ils soient destinés avant tout aux ministères et départements, ils peuvent être utilisés, et les services de bureau des organisations de toute forme de propriété trouveront beaucoup de choses utiles pour eux-mêmes.

Un guide méthodologique pour les employés des établissements d'enseignement préscolaire de tout particulier Organisation russe peut actuellement servir Des lignes directrices sur l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux, considère l'ensemble du cycle de travail de bureau depuis la création (réception des documents entrants) jusqu'à leur transfert aux archives: exigences générales pour la préparation et l'exécution diverses sortes actes, la procédure d'enregistrement des actes, le suivi de leur exécution, l'établissement d'une nomenclature des affaires, la formation et le traitement des affaires. Les lignes directrices sont destinées à servir de base méthodologique unifiée pour la tenue des dossiers au sein des autorités exécutives fédérales. Des recommandations méthodologiques ont été élaborées en tenant compte des dispositions des lois fédérales, d'autres actes juridiques réglementaires dans le domaine de l'information, de la documentation, des archives. Le contenu principal des Lignes directrices est la section 3 Structure et contenu Instructions pour le travail de bureau . Ses sous-sections sont mises en évidence conformément aux articles du Règlement de travail de bureau. La section 3 des directives contient des instructions spécifiques sur les problèmes de travail de bureau qui doivent être reflétés dans les sections pertinentes des instructions. Les recommandations méthodologiques contiennent des annexes qui contiennent des exemples de formulaires de documents, des formulaires de documents utilisés dans le travail de bureau, et le contenu des sections individuelles est divulgué plus en détail. Les structures commerciales peuvent l'utiliser comme référence (y compris pour développer leurs propres instructions de travail de bureau), car il est compilé sur la base des normes en vigueur pour le travail de bureau et les archives.

Moules à béton les documents utilisés dans les activités des institutions et des entreprises sont énoncés dans les résolutions du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie et les ordonnances du ministère du Travail de la Russie. Il s'agit, par exemple, de l'arrêté du ministère du Travail de la Russie du 9 juillet 2002 n ° 143 "Sur formulaires standards documents de l'Inspection fédérale du travail", Résolution du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 n ° 20 "Sur l'approbation de la procédure d'utilisation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire" et Résolution du Comité d'État des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 n ° 1 "Sur l'approbation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour la comptabilité du travail et des salaires.

En 2003 deux document majeur sur la procédure de tenue des cahiers de travail, qui sont, conformément à l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, le document principal sur l'activité professionnelle et l'expérience professionnelle d'un employé:

"Règles pour la tenue et le stockage des cahiers de travail, la production de formulaires de cahiers de travail et leur mise à disposition des employeurs", approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n ° 225 "Sur cahiers de travail"(Tel que modifié par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 1er mars 2008 n ° 132);

"Instructions pour remplir les cahiers de travail", approuvé par le décret Ministère du Travail de Russie du 10 octobre 2003 n° 69.

L'instruction établit les règles générales de saisie des informations dans le cahier de travail, les règles de saisie des informations sur l'employé, son travail, la résiliation du contrat de travail, et comprend également une section spécifiquement consacrée aux spécificités du remplissage d'un cahier de travail en double. La procédure de délivrance d'inscriptions extrêmement importantes dans les cahiers de travail - fiches de licenciement - est effectuée en section séparée. C'est sec. 5 Instructions "Remplir les informations sur le licenciement (résiliation du contrat de travail)". Ici, en plus d'une description détaillée de la méthodologie de saisie, des exemples sont donnés.

Le cadre réglementaire et méthodologique comprend également des normes étatiques. Ils sont développés pour les produits, travaux et services d'importance interprofessionnelle. Toutes les normes d'État en vigueur sur le territoire de la Fédération de Russie sont combinées en un seul système de normalisation d'État - hiérarchiquement système organisé qualification et codification des normes étatiques. La norme s'applique aux documents utilisés à tous les niveaux de gestion économique dans la mise en œuvre de toutes les fonctions de gestion. La paperasserie est l'une des tâches principales que les secrétaires de toutes les organisations résolvent. Chaque secrétaire professionnel doit étudier attentivement les règlements qui établissent les règles d'inscription documents de gestion. Les responsables de nombreuses organisations non gouvernementales (structures commerciales) sont convaincus que les exigences en matière de paperasse n'a fonctionné qu'à l'époque soviétique ou s'appliquent uniquement aux agences gouvernementales, et nous sommes une entreprise privée et ne sommes pas tenus de les appliquer .

Exigences de base pour la conception de l'organisation et documents administratifs défini dans GOST R 6.30.-2003 Systèmes de documentation unifiés. système unifié informations organisationnelles et administratives. Exigences documentaires. Développé par l'Institut panrusse de recherche sur la documentation et l'archivage du Service fédéral des archives de Russie. Ce document est de nature consultative, mais toutes les organisations qui se respectent essaient de suivre les exigences de ce document. La norme s'applique aux documents organisationnels et administratifs: décrets, ordonnances, ordonnances, décisions, protocoles, actes, lettres, etc. Les principaux arguments en faveur des recommandations de GOST R 6.30-2003 sont leur validité et leur opportunité, car la conformité règles établies vous permet de créer des documents ayant force de loi ; contribue à leur passage rapide, au traitement, à l'analyse des informations qu'ils contiennent et, in fine, à l'adoption d'une décision de gestion de qualité.

Mais aussi, il convient de noter qu'aujourd'hui, dans la période de développement intensif des technologies dans le domaine du travail de bureau, il est plus que jamais nécessaire de mettre à jour la réglementation. Par exemple, aujourd'hui, alors que de nombreuses personnes utilisent non seulement des documents électroniques, mais des documents dits en au format électronique obtenues en numérisant des copies papier, vous pouvez envisager d'augmenter la taille de la marge inférieure. Parfois, le désir de l'interprète de réduire la taille des champs afin d'accueillir le plus de texte possible conduit au fait que lors de la numérisation automatique, une partie du test ne tombe pas dans l'image. De plus, il y a des problèmes supplémentaires avec le placement numéro d'enregistrement ou code-barres.

Règles uniformes pour toutes les organisations pour l'organisation rationnelle du travail de bureau, incl. la création de systèmes de recherche d'informations, le suivi de l'exécution des documents, la compilation des nomenclatures d'affaires, le stockage des documents dans le travail de bureau et leur préparation pour le transfert vers le stockage de l'État contient le "Système de gestion des documents de l'État" (GSDOU). L'objectif principal du GSDOU est de rationaliser le flux de documents des organisations, de réduire le nombre et d'améliorer la qualité des documents, de créer les conditions les plus favorables pour l'application moyens techniques et les technologies modernes de collecte, de traitement, d'analyse de l'information, d'amélioration du travail de l'appareil de gestion. Ce système a des exigences uniformes pour la documentation activités de gestion et organisation du travail avec des documents dans les autorités contrôlé par le gouvernement, entreprises, institutions et organismes publics. Les exigences énoncées s'appliquent à tous les documents, qu'ils soient créés de manière traditionnelle ou à l'aide de la technologie informatique.

L'unité des règles de documentation des actions de gestion à tous les niveaux de gestion est assurée par l'utilisation du GSDOU, des systèmes de documentation unifiés (UDS) et des classificateurs de l'information technique et économique de toute l'Union (OKTEI). Dans le même temps, étant essentiellement étatique, le système est également orienté vers l'application dans des structures non étatiques sous tous ses aspects.

À l'heure actuelle, le GSDL nécessite certainement quelques ajustements afin de se relier à conditions modernes activités des institutions, des organisations et des entreprises. Dans le même temps, les principales dispositions du GSDOU n'ont pas perdu de leur pertinence à l'heure actuelle et devraient être utilisées par les spécialistes des services d'appui à la documentation de gestion dans leur pratique quotidienne. Il convient de souligner que le GSDOU contient : Réglementation approximative sur le service d'aide à la gestion de la documentation et structure de texte approximative Description de l'emploi pour les employés du service DOW.

Tous ces actes se caractérisent par une grande qualité d'étude, tenant compte les tendances actuelles Bureau de travail. En particulier, ils abordent certains problèmes liés à l'utilisation des technologies électroniques dans le travail de bureau lors de la documentation et du transfert d'informations documentées.

Dans le même temps, comme le montrent même les noms, leurs dispositions ne s'appliquent formellement qu'aux organes exécutifs fédéraux. Bien sûr, ils sont utilisés avec quelques réserves par d'autres autorités exécutives, autorités des entités constitutives de la Fédération de Russie. Cependant, un large éventail de structures non étatiques, pour lesquelles la question de la preuve, la valeur juridique de leurs propres documents est d'une importance primordiale, n'entrent pas dans le champ d'application des normes d'archivage citées. Il peut être extrêmement difficile, voire impossible, pour les employés de bureau de convaincre leurs gestionnaires de la nécessité d'utiliser les exigences obligatoires pour les organes exécutifs fédéraux.

Un autre inconvénient cadre réglementaire support documentaire de gestion, se concentrant uniquement sur les documents organisationnels et administratifs, ou, plus précisément, sur les documents que le service administratif traite traditionnellement, c'est-à-dire principalement des documents administratifs, de la correspondance, des certificats divers, des notes, des procès-verbaux, des actes, des résumés, des déclarations, etc. Les documents tels que comptables, statistiques, bancaires, fiscaux, etc. ne relèvent pas légalement de l'action obligatoire des actes juridiques réglementaires énumérés, même si, en fait, tous les documents doivent être rédigés selon des règles fondamentales uniformes, en particulier les règles pour la signature, la datation, l'inscription, l'utilisation des formulaires.

Il existe un autre problème important, dont la solution juridique est une tâche urgente en rapport avec le développement des technologies électroniques dans la gestion. Ce problème du rapport entre document papier et document électronique comme dans le processus de son fonctionnement direct à travers cycle de la vie, et dans le processus de son stockage dans les archives de l'organisation et les archives d'État.

Le principal acte juridique réglementaire, dont tout le monde espère l'adoption, en cours d'élaboration et existant sous la forme d'un projet, est la loi fédérale «Sur la documentation d'appui à la gestion». Loi (en raison de sa forte niveau légal) sera obligatoire pour toutes les organisations, personnes morales et personnes physiques et assurera l'unité nécessaire du système documentaire du pays, en particulier compte tenu du développement du programme Electronic Russia, qui est inextricablement lié à l'unité de l'information au sein de l'État.

Conclusion

La base normative et méthodologique du travail de bureau est représentée par un vaste ensemble de lois, d'actes divers et de documents méthodologiques, que vous devez être en mesure d'utiliser, d'appliquer dans votre activité professionnelle. Des connaissances dans le domaine de la documentation sont nécessaires pour la préparation et l'exécution correctes des documents, leur transfert et leur traitement, leur stockage et leur destruction. De plus, les connaissances et les compétences permettent de simplifier le travail avec les documents, ce qui permet de gagner du temps.

Résumant l'examen présenté des principaux documents réglementaires et méthodologiques sur le travail de bureau et le travail avec des documents dans la Fédération de Russie, il convient de noter que la technologie de travail avec la documentation dans notre pays est un système bien pensé organisé de manière rationnelle et raisonnable des principes. Une secrétaire ou un gestionnaire de documents qualifié qui possède cette technologie et qui a la connaissance appropriée des exigences réglementaires sera plus utile à son organisation que celui qui « réinvente la roue » à chaque fois à ses risques et périls. De plus, après avoir reçu des informations sur les normes existantes pour travailler avec des documents, le secrétaire ou le greffier deviendra un lien de travail efficace dans le système de gestion des documents de son organisation.

bureau législatif norme de travail juridique

Liste des sources et de la littérature utilisées

1. GOST R 7.0.8.-2013 "Travail de bureau et archivage - Termes et définitions"

2. Code civil de la Fédération de Russie du 30 novembre 1994 N 51-FZ (tel que modifié le 1er juillet 2014) // Recueil de la législation de la Fédération de Russie, 13 janvier 1997, n° 2, art. 198.

La Constitution de la Fédération de Russie (adoptée par vote populaire le 12 décembre 1993) (sous réserve des amendements introduits par les lois de la Fédération de Russie sur les amendements à la Constitution de la Fédération de Russie du 30 décembre 2008 N 6-FKZ, de décembre 30, 2008 N 7-FKZ, du 5 février 2014 n° 2-FKZ ) // Recueil de la législation de la Fédération de Russie, 14.04.2014, N 15, art. 1691.

Code du travail de la Fédération de Russie du 30 décembre 2001 n° 197-FZ (tel que modifié le 30 décembre 2015 - N 434-FZ), art. 424

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Bykova T.A., Kuznetsova T.V., Sankina L.V. Support documentaire de la direction (travail de bureau). Didacticiel. Éd. prof. LA TÉLÉ. Kouznetsova. M. : INFRA-M, 2012.

Panasenko Yu.A. Documentation des activités de gestion : Manuel. M. : RIOR, 2011.

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Yankova V.F. Caractéristiques de la conception des termes // Journal Internet "Secrétaire-référent". - 2014. - N° 3.

test

2. Bases réglementaires et législatives réglementant le travail de bureau dans les structures commerciales.

Souvent, la normalisation de la terminologie et sa fixation dans le dictionnaire terminologique est la première étape de l'unification du système terminologique. L'étape suivante est généralement la normalisation des termes et la création d'une norme terminologique. La tâche du glossaire des termes est de normaliser, si possible, toute la terminologie du domaine, tandis que la tâche de la norme est de refléter la partie principale et fondamentale de la terminologie professionnelle. Le volume total du dictionnaire est de 550 termes, dont plus de 100 termes sont des termes synonymes (au lieu d'une définition, ces termes contiennent une entrée de référence). Dans la norme, le nombre de travaux de bureau et de conditions générales pour le travail de bureau et les archives est de 99.

1. Caractéristiques de la conception des termes

Dans GOST R 7.0.8-2013, les termes normalisés sont en gras. Leurs formes abrégées sont représentées par une abréviation (donnée si elles sont fixées par la terminologie), par exemple : une forme unifiée d'un document ; UVD.

Les termes synonymes dans la norme sont dactylographiés en italique, par exemple, accord du document ; observation.

Un certain nombre de termes contiennent des parties entre parenthèses, par exemple : support de documentation (gestion), DOW. Lors de l'utilisation du terme dans les documents de normalisation, la partie entre parenthèses peut être omise.

Faire la distinction entre le contenu du concept et la portée du concept. Le contenu du concept est le volume de caractéristiques qui forment ensemble le concept. La portée du concept est un ensemble d'objets, de phénomènes, de processus qui composent le groupe inclus dans le concept. La définition d'un terme doit révéler le contenu du concept, mais non sa portée. De plus, révélant le contenu du concept, la définition ne devrait indiquer que les caractéristiques (propriétés) du concept, qui sont ses caractéristiques essentielles qui distinguent ce concept des autres concepts qui sont au même niveau que lui. L'inclusion dans la définition non seulement des caractéristiques essentielles conduit à brouiller la définition, à la suite de quoi un concept peut être remplacé par un autre.

Considérons cela sur l'exemple de la définition du concept de "classificateur à l'échelle de la ville", qui est donnée dans l'un des documents réglementaires : le classificateur à l'échelle de la ville est un classificateur dont l'utilisation est obligatoire dans l'échange intersectoriel d'informations des systèmes d'information de la ville.

Dans la définition ci-dessus, les mots « dont l'utilisation est obligatoire » ne sont pas une caractéristique essentielle du concept en cours de définition, puisque tout classificateur, s'il est approuvé et mis en vigueur de la manière prescrite, est dont l'utilisation est obligatoire. Par conséquent, cette fonctionnalité est redondante. Cette partie devrait être exclue de la définition ; par conséquent, la définition sera la suivante : classificateur à l'échelle de la ville - un classificateur utilisé dans l'échange intersectoriel d'informations des systèmes d'information de la ville.

Les définitions des termes dans GOST R 7.0.8-2013 ne reflètent que les caractéristiques essentielles du concept en cours de définition. C'est pour cette raison que les définitions données dans la norme peuvent être modifiées, si nécessaire, en y introduisant des caractéristiques supplémentaires. Les modifications et les ajouts apportés aux définitions lorsqu'elles sont utilisées ne doivent pas violer la portée et le contenu des concepts définis dans la norme.

En comparant la terminologie de la norme avec GOST R 51141-98, les groupes de termes suivants peuvent être distingués :

les termes dont les définitions n'ont pas été modifiées ;

les termes dont les définitions ont été modifiées ;

les termes non inclus dans la norme comme obsolètes ;

nouveaux termes qui n'étaient pas dans GOST R 51141-98 et qui constituent une nouvelle partie du système terminologique.

Les termes et définitions, conservés tels quels, forment le noyau du système de termes, assurant sa stabilité et sa cohérence.

Une certaine partie des termes a subi des changements, et ces changements n'ont pas tant affecté le terme lui-même que sa définition. Il existe de nombreux termes de ce type dans la Norme.

Considérons, par exemple, deux termes de la norme :

Signification juridique du document : la propriété du document d'agir comme une confirmation d'activités commerciales ou d'événements personnels ;

Force juridique d'un document : propriété d'un document public d'entraîner certaines conséquences juridiques.

Dans GOST R 51141-98, il n'y avait que le concept de la force juridique d'un document: la propriété d'un document officiel, qui lui est communiquée par la législation en vigueur, la compétence de l'organisme qui l'a délivré et la procédure d'enregistrement établie, à partir de dont il s'ensuit que tout document officiel :

Doit se conformer à la loi;

Doit être délivré par une autorité ou un fonctionnaire ayant l'autorité appropriée ;

Doit être correctement formaté.

Conformément à cette définition, l'ordre de l'organisation et la lettre commerciale, s'ils respectent les caractéristiques ci-dessus, ont force de loi. Une telle compréhension du concept de force juridique d'un document contredit la compréhension de ce concept par les juristes, qui l'associent à la capacité de mettre en œuvre à travers certains types de documents les instructions faisant autorité des autorités et des fonctionnaires. De ce point de vue, seuls certains types de documents ont force de loi - actes législatifs et autres actes juridiques réglementaires, c'est-à-dire documents contenant des normes juridiques qui sont obligatoires pour une utilisation répétée et, en règle générale, sont conçus pour un large éventail d'organisations et d'individus.

C'est pour cette raison que le concept de force juridique d'un document dans la Norme est associé à la capacité d'un document à entraîner certaines conséquences juridiques. Parallèlement à ce concept, la norme introduit le concept de la portée juridique d'un document, qui a été utilisé assez activement ces dernières années et est associé à la valeur probante d'un document, la possibilité d'utiliser un document pour confirmer des activités commerciales ou personnelles événements.

Bien sûr, les technologies de l'information et de la communication influencent le travail de bureau. À cet égard, de nouveaux concepts et de nouveaux termes apparaissent qui sont intégrés au système terminologique du travail de bureau, l'élargissant et modifiant la relation entre les termes existants, par exemple, le concept de document électronique, ainsi que des concepts connexes désignant les propriétés d'un document électronique et processus de gestion des documents électroniques : authenticité (document électronique) ; fiabilité (document électronique); intégrité (document électronique); aptitude à l'emploi (document électronique) ; métadonnées ; conversion, conversion (documents électroniques); migration (documents électroniques).

En outre, de nombreux nouveaux termes sont empruntés par le système terminologique national à des sources étrangères, en particulier à des normes ISO (GOST R ISO 15489-1-2007 "Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion des documents. Exigences générales", GOST R ISO 23081- 1-2008 "Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion des documents. Processus de gestion des documents. Métadonnées des documents", etc.).

Les synonymes dont l'utilisation n'est pas recommandée sont indiqués entre parenthèses après le terme normalisé et sont marqués d'un « Hrk ». Les termes synonymes sans la marque "Hrk" sont donnés comme données de référence et ne sont pas normalisés, par exemple :

· Archive (stockage d'archives nrk) : une organisation ou une subdivision structurelle d'une organisation qui collecte, enregistre, stocke et utilise des documents d'archives.

· Fonds d'archives unifié (fonds d'archives du groupe NRK, fonds d'archives complexe) : un fonds d'archives formé à partir de documents de deux ou plusieurs créateurs de fonds, ayant des liens conditionnels historiques et/ou logiques les uns avec les autres

· Stockage d'archives (archives Нrk): Une salle spécialement équipée pour le stockage des documents d'archives.

Dans le même temps, un certain nombre de termes inclus dans la norme peuvent provoquer une réaction ambiguë parmi les spécialistes.

Par exemple, il contient trois termes :

travail de bureau - une activité qui fournit la documentation, le traitement, l'utilisation et le stockage opérationnel des documents;

Support de documentation (gestion), DOW - activités qui fournissent à dessein les fonctions de gestion de documents ;

· gestion des documents - une activité qui assure la mise en œuvre d'une politique et de normes unifiées par rapport au fonds documentaire de l'organisation.

Dans ce cas, la Norme reflète la pratique de la terminologie. Les trois termes sont assez largement utilisés, mais les définitions des termes, bien qu'elles soient le résultat d'un consensus de spécialistes - les développeurs de la norme, ne contiennent pas de caractéristiques qui délimitent clairement ces concepts. Cette situation indique que ces concepts nécessitent une étude et une compréhension plus approfondies.

Analyse terminologique GOST R 7.08-2013

La base normative et méthodologique du travail de bureau est un ensemble d'exigences, de normes, de règles et de recommandations pour compiler des documents et travailler avec eux, établies par des actes juridiques, des normes, des instructions et des manuels méthodologiques ...

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Les règles d'application de cette norme sont établies dans GOST R 1.1-2012 (section 8). Les informations sur les modifications apportées à cette norme sont publiées dans l'index d'information annuel (au 1er janvier de l'année en cours) "Normes nationales", et texte officiel changements et modifications - dans l'index d'information mensuel "Normes nationales". En cas de révision (remplacement) ou d'annulation de cette norme, un avis correspondant sera publié dans le prochain numéro de l'index d'information mensuel "Normes nationales". Les informations, notifications et textes pertinents sont également placés dans le système d'information usage commun- sur le site officiel agence fédérale sur la réglementation technique et la métrologie sur Internet (gost.ru)

Bureau de travail

Stockage de dépôt des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie

Document

Document du Fonds d'archives de la Fédération de Russie

Document de rétention temporaire

Document de rétention permanente

Exposition documentaire

Fonds documentaire

Soutien documentaire (gestion), établissement d'enseignement préscolaire

Informations documentées

Documentation

Flux de documents

flux de documents

Fiabilité (document électronique)

Accès aux documents

Document en double

Copie certifiée conforme du document

Titre de l'affaire

Unité de comptabilisation des documents d'archives

Unité de stockage des documents d'archives

document pictural

Index des cas

Date d'échéance individuelle

Activités d'information des archives

Utilisation de documents d'archives

Référence historique au fonds d'archives

Source d'acquisition (archives)

Catalogage des documents d'archives

Documents cinématographiques

Archivage

Conversion (documents électroniques), conversion (documents électroniques)

Contrôle de l'exécution des documents

Conservation d'un document d'archives

Copie de documents

Critères d'examen de la valeur des documents

Fiche de certification de cas

Fiche d'approbation de document (approbation)

Fiche de fonds

Lieu de compilation (publication) du document

métadonnées

Migration (documents électroniques)

Archives municipales

Appareil scientifique et de référence de l'archive, outils de référence et de recherche archive; Archives de la NSA

Nomenclature des cas

Porteur d'informations (documentées)

Aperçu du fonds d'archives

Sécurisation des documents

Assurer la sécurité physique et chimique des documents

Fonds d'archives unies

Volume de flux de documents

Restreindre l'accès aux documents d'archives

Stockage opérationnel des documents

Description des documents d'archives

Article descriptif du répertoire des archives

Description des affaires, documents

Description des affaires de l'unité structurelle

Organisation de l'utilisation des documents d'archives

Un document particulièrement précieux

Une note sur l'exécution du document et son envoi au dossier

La normalisation en Russie est effectuée conformément au principe de l'application volontaire des documents dans le domaine de la normalisation (voir l'article 12 de la loi fédérale du 27 décembre 2002 n ° 184-FZ "sur la réglementation technique"). Ainsi, à proprement parler, Les GOST ne sont pas obligatoires, et c'est à l'entreprise de les suivre ou non. Cependant, cela ne signifie pas du tout qu'il n'y a aucune règle pour le travail de bureau des organisations commerciales. Ils peuvent et doivent être établis en tant que fédérations ou réglementations de l'industrie et les réglementations locales de l'entreprise.

GOST R ISO 15489-1-2007

GOST R ISO 15489-1-2007 "Système de normes pour l'information, la bibliothéconomie et l'édition. Gestion de documents. Exigences générales » a fait une sorte de révolution dans le domaine de Travail de bureau russe- pour la première fois, les exigences pour l'organisation du travail avec des documents ont été données conformément aux normes internationales, et le processus de gestion des documents a été élevé au rang des fonctions de gestion les plus importantes.

Par exemple, GOST R ISO 15489-1-2007 introduit fondamentalement nouvelle interprétation du terme "document": il s'agit « d'informations identifiables enregistrées sur un support matériel créé, reçu et stocké par une organisation ou un individu comme preuve dans la confirmation obligations légales ou des activités commerciales. Comparez avec la définition de GOST R 51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions » : « document, informations documentées- des informations enregistrées sur un support matériel avec des détails permettant de l'identifier.

Cette norme régit les processus de gestion des documents des organismes gouvernementaux, commerciaux et publics destinés à un usage interne ou externe. Ses dispositions sont des recommandations pour la création de systèmes de gestion de documents, y compris les documents qu'ils contiennent, ainsi que pour s'assurer que les documents sont conformes aux caractéristiques établies dans la norme.

GOST R ISO 15489-1-2007 est obligatoire pour l'exécution dans les organisations certifiées conformes aux normes internationales. Le système de gestion de la qualité nécessite la création d'un système de gestion des documents, qui fait partie intégrante du système de gestion de l'organisation. Dans d'autres entreprises, l'application du document se fait sur la base du volontariat.

GOST R 6.30-2003

GOST R 6.30-2003 a un titre long : « Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires".

Ce GOST, sans exagération, devrait être livre de table tout propriétaire d'entreprise. Sur le ce moment c'est l'un des rares documents normatifs sur le travail de bureau contenant conseils pratiques pour la paperasse. Concrètement, il définit :

• composé détails des documents;
• exigences d'enregistrement des détails des documents;
• exigences de formulaires de documents, y compris les en-têtes avec la reproduction de l'emblème d'État de la Fédération de Russie.

D'autres ont été publiés Lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003(leur nom complet ressemble à ceci: "Documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la paperasserie. Lignes directrices pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003").

C'est un document moins connu que celui qu'il interprète, mais tout aussi précieux dans la pratique. Valeur ajoutée aux recommandations méthodologiques Liste indicative des documents à approuver(Annexe 7) et Une liste approximative des documents sur lesquels une empreinte du sceau officiel est apposée(imprime avec l'image marque déposée ou marque de service) (Appendice 8).

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Vera Iritikova

GOST R 6.30-2003, en vigueur depuis plus de dix ans, «Systèmes de documentation unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour l'exécution des documents »contient des règles et des exigences qui reflètent la tradition de la conception d'un document texte russe, éprouvée et confirmée par la pratique de l'unification et de la normalisation des documents.

Cette norme peut être considérée comme un successeur des normes précédemment existantes pour l'exécution des documents organisationnels et administratifs. Les premières versions de ces normes ont été développées en 1969 et 1970. Et les normes les plus célèbres et les plus durables étaient GOST 6.38-72 et GOST 6.39-72 (les exigences pour la conception des détails et la clé de l'échantillon ont été établies séparément; des modifications ont été apportées en 1978), ainsi que GOST 6.38-90, qui comprenait des exigences " combinées "pour la clé de mise en page et la conception des détails, et son successeur - GOST R 6.30-97 avec exactement le même nom.

Dans GOST R 6.30-2003, le champ d'application est fixé: documents organisationnels et administratifs (ORD), qui sont inclus dans la classe 0200000 du classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD; OK 011-93). Mais la composition des documents de cette classe OKUD n'a pas été révisée depuis longtemps (seulement en 2013, les Archives fédérales ont reçu un ordre du gouvernement pour revoir la composition spécifique des documents de cette classe et faire des propositions pour leur unification), au cours de cette temps de nouveaux types de documents se sont répandus dans la pratique de la gestion, et pour documenter la gestion du personnel en général, les formes de documents comptables primaires ont commencé à être utilisées comme des formes universelles. Par conséquent, le champ d'application de cette norme a changé et s'est considérablement élargi. Par exemple, les nouveaux types de documents, qui sont également établis conformément aux exigences de GOST R 6.30-2003, sont :

• dans le sous-système documents d'organisation- concept, stratégie, politique ;
• dans le sous-système des documents administratifs - une commande, et en plus, les commandes sont émises pour l'activité principale beaucoup plus souvent que les instructions;
• dans le sous-système des documents d'information et de référence - mémo.

Les principaux détails d'identification des documents appartenant à d'autres systèmes de documentation (date, signature, index, nom du type) sont rédigés presque de la même manière que ce standard établit, malgré le fait qu'il ait un caractère consultatif.

GOST R 6.30-2003 conserve son importance tant au sens méthodologique que pratique. La norme stipule :

• composition des détails des documents organisationnels et administratifs; cette composition est maximale, c'est-à-dire représente une liste générale des détails qui peuvent être utilisés dans la préparation des documents pour l'ORD ; et il est particulièrement important d'établir les noms terminologiques exacts de ces conditions requises (la distorsion des noms des conditions requises est autorisée dans le Règlement du travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux);
• exigences pour la conception de chacun des détails;
• formats de papier standard utilisés dans la préparation des documents ORD ;
• schémas pour la disposition des détails sur des feuilles de papier d'un format standard, c'est-à-dire un exemple de clé pour les documents du système ORD basé sur une grille structurelle avec la définition des limites pour le placement de chaque attribut ;
• types et types de formulaires utilisés pour l'exécution des documents de l'ORD ;
• exemples (appelés échantillons dans la norme) du formulaire général, des formulaires de lettre et du bon de commande.

Dans le processus de création de documents électroniques à l'état d'originaux, la réglementation des exigences de leur exécution selon des données déjà prouvées par la pratique devient encore plus pertinente (bien sûr, compte tenu de leur harmonisation avec les limitations des formats de présentation de documents électroniques) .

Étant donné que la pratique internationale de la normalisation a établi un cycle de révision des normes de 10 ans, nous espérons que dans un proche avenir nouvelle édition de cette norme. Les principaux axes de modernisation des exigences en matière de paperasse peuvent actuellement être considérés comme suit :

• classification des détails réels des documents et des marques qui reflètent les processus de son traitement sous forme papier ou électronique avec accès à la réglementation des métadonnées obligatoires d'un document créé exclusivement sous forme électronique ;
• établissement de règles de traitement des détails des documents et des marques sur le document, en tenant compte de l'utilisation de formulaires unifiés pour la création de documents, y compris formulaire électronique;
• création de règles pour un affichage visuel uniforme (visualisation) d'un document électronique, ses principaux détails, enregistrements technologiques, actions confirmées avec celui-ci (transactions) et métadonnées;
• réglementation des exigences relatives aux formes électroniques de documents (modèles électroniques), etc.

GOST 51141-98

GOST 51141-98 "Travail de bureau et archivage. Termes et définitions"établit des termes et des définitions de concepts dans le domaine du travail de bureau et de l'archivage. Vous devez être prudent et tenir compte de l'âge vénérable de ce document - de nombreux termes de travail de bureau ont été réinterprétés par GOST R ISO 15489-1-2007.

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Vera Iritikova, gestionnaire de documents professionnel, spécialiste des documents, expert de la Guilde des gestionnaires de documents

Actuel GOST R 51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions » a aussi sa propre histoire. Avec pratiquement le même nom et avec des ajustements mineurs, il fonctionne depuis 1970 (GOST 16487-70). GOST 16487-83 est devenu son successeur, et depuis le 1er janvier 1999, cette norme fonctionne dans le statut de la norme de la Fédération de Russie avec la désignation GOST R 51141-98.

Son champ d'application est tous les types de documentation et de littérature sur le travail de bureau et l'archivage. Cette norme contient des termes normalisés avec des définitions comprenant concepts généraux ce domaine. Fondamentales et pertinentes sont les définitions des termes « document ; informations documentées », « détails du document », « valeur juridique du document », « documentation », « système de documentation », « document d'archives», « fonds d'archives », « fonds documentaire » et autres.

Mais en raison d'une importante mise à jour et des modifications du système terminologique causées par l'introduction du concept de gestion documentaire, en 2012-2013. VNIIDAD a développé et préparé pour approbation une nouvelle norme terminologique dans le domaine du travail de bureau et de l'archivage, dont l'introduction (déjà avec un nouveau numéro) est prévue à partir du 1er mars 2014.

GOST R 54471-2011

GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 « Systèmes de gestion électronique de documents. Gestion documentaire. Informations stockées électroniquement. Recommendations for Ensuring Reliability and Reliability » est la « plus récente » des normes qui nous intéressent. Il est entré en vigueur le 1er août 2012 conformément à l'arrêté du Ministère de l'industrie et du commerce de la Fédération de Russie du 18 octobre 2011 n ° 466-st. L'application de la norme est volontaire.

Le document sera utile non seulement aux entreprises utilisant l'EDMS, mais aussi à tous les autres, car par voie électronique communication et transmission d'informations aujourd'hui, peut-être, absolument tout le monde les utilise. La norme contient une description de la pratique recommandée de stockage des informations commerciales et autres sous forme électronique.

GSDOU

“Système étatique d'appui documentaire à la gestion. Dispositions de base. Exigences générales pour les documents et les services de soutien à la documentation » a été approuvé par l'arrêté des Archives principales de l'URSS en 1988. Malgré l'âge solide du document, le GSDOU fonctionne toujours dans la partie qui ne contredit pas les normes plus modernes.

GSDOU est un ensemble de principes et de règles qui établissent des exigences uniformes pour documenter les activités de gestion et organiser le travail avec des documents dans les organismes gouvernementaux, les entreprises, les institutions et les organisations publiques. C'est sérieux et dossier complet, mais, malheureusement, il n'est pas souvent nécessaire de s'y référer, car de nombreuses questions ont déjà été révisées par des normes plus modernes.

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Vera Iritikova, gestionnaire de documents professionnel, spécialiste des documents, expert de la Guilde des gestionnaires de documents

“Système étatique d'appui documentaire à la gestion. Dispositions de base. Exigences générales pour les documents et les services de support de documentation »est le nom complet du document, mieux connu sous le nom abrégé GSDOU. Le document a été approuvé par le Collège des Archives principales de l'URSS le 27 avril 1988 et par l'arrêté des Archives principales de l'URSS du 25 mai 1988 n° 33.

Le GSDOU a été développé en tant que développement des principales dispositions du système d'archivage unifié de l'État (EGSD ; M., 1974) et avait une version intermédiaire appelée le système unifié système d'état aide à la gestion documentaire (EGSDOU).

Le GSDOU établit des règles et des principes qui établissent des exigences uniformes pour documenter les activités de gestion et organiser le travail avec des documents dans des conditions où la mécanisation et l'automatisation du travail avec des documents ont commencé à être activement utilisées dans ces processus, et systèmes automatisés gestion (ACS basé sur de "gros" ordinateurs), qui nécessitait la classification et l'unification non seulement des documents, mais aussi des informations qu'ils contenaient. Sur la base du GSDOU et des normes nationales, les organisations étaient tenues de réglementer la composition des documents applicables, de développer et d'appliquer formes unifiées documents, en les fixant dans les feuilles de temps, qui sont actuellement conservées en tant que feuilles de temps de formes unifiées de documents utilisées dans l'organisation.

Le GSDOU a toujours été considéré comme le principal régulateur document méthodologique, fixant les bases organisationnelles unifiées pour la création d'un système de travail de bureau (système d'établissements d'enseignement préscolaire) dans toute administration publique, dans les entreprises, dans les institutions et même dans les organisations publiques. Les organismes soviétiques, les partis, les syndicats, les organisations du Komsomol et les organes de gestion de l'industrie qui agissaient sur la base de chartes ne relevaient pas officiellement du GSDOU ( les chemins de fer, Aviation civile, transports maritimes et fluviaux, ainsi que défense), mais dans la conception des principaux détails des documents (auteur, date, index, signature), les règles générales ont néanmoins été respectées.

L'aspect normatif du GSDOU était assuré par le fait que les règles de documentation et de traitement des documents établies par celui-ci étaient basées sur les exigences des normes d'État GOST 6.38-90, GOST 6.10.5-87, qui étaient obligatoires et avaient le statut de documents réglementaires et techniques. Basé sur les exigences de GOST 6.10.4-84 et GOST 6.10.1-88 et exigences réglementaires GSDOU pour l'enregistrement des détails et le travail avec des documents lisibles par machine (maintenant nous les appelons des documents électroniques) et des programmes de machine. Le principe d'une description uniforme et formalisée des détails des documents lisibles par machine sur la base de classificateurs de toute l'Union (OKPO, OKUD, OKVED, etc., désormais appelés classificateurs entièrement russes et ont le statut de normes) reste pertinent et est utilisé dans les systèmes d'information(par exemple, dans MEDO), parce que la base du fonctionnement de tous les EDMS est un système de classificateurs et de répertoires.

Les règles d'organisation du travail avec les documents et les principes de workflow établis par le GSDOU ont toujours été considérés sous un aspect méthodologique. Il était prévu qu'au cours de leur développement, les archives principales de l'URSS et la norme d'État de l'URSS développeraient un cadre réglementaire et méthodologique spécifique à l'ensemble de l'Union pour améliorer l'établissement d'enseignement préscolaire, et les ministères sectoriels et républicains développeraient des ensembles de réglementations et méthodologiques. documents pour améliorer le travail avec les documents dans les industries relevant de leurs compétences. Les principales dispositions du GSDOU ont été illustrées dans la Collection d'affiches et de formulaires de formation des principaux documents organisationnels et administratifs, qui a été préparée par le VNIIDAD en 1991.

Malheureusement, selon les résultats de la réforme administrativeÀ l'heure actuelle, Rosarkhiv a perdu la fonction de gestion méthodologique du travail de bureau dans le pays et Rosstat n'approuve plus les formes unifiées de documents.

Néanmoins, les dispositions générales du GSDOU ont été élaborées et ont servi de base à l'élaboration des instructions types pour le travail de bureau dans les ministères et départements de la Fédération de Russie (1993) et de deux Mode d'emploi du modèle sur le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux (le premier a été approuvé par arrêté des Archives fédérales du 27 novembre 2000 n° 68, et le second, du même nom, a été approuvé par arrêté du ministère de la Culture du 8 novembre 2005 N ° 536, enregistré par le ministère de la Justice de Russie en 2006 et devenu invalide en raison de l'approbation du règlement de l'Office en 2009).

À l'heure actuelle, le GSDOU doit être considéré comme un document méthodologique contenant des règles et des principes de haut niveau qui sont étayés par la méthodologie de gestion de la documentation et confirmés par la pratique du travail de bureau. Sur leur base, la base réglementaire et méthodologique du travail de bureau moderne est en cours de construction, qui développe et précise essentiellement les principales dispositions du GSDOU dans le cadre de l'introduction de systèmes de gestion électronique de documents. Par ailleurs, les principes et règles du GSDOU sont désormais repris (malheureusement, sans référence à la source) par de nombreux auteurs de manuels pratiques sur le travail de bureau.

Officiellement, le GSDOU n'a pas été annulé, mais à l'heure actuelle, il peut déjà être classé comme source, car. sur ses principes méthodologiques, le système de règles continue de se développer documentation, organisation du flux de travail et formation d'un fonds documentaire d'une organisation, qui est fixée par les règles en vigueur du travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux (approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 15/06/2009 n ° 477, telle que modifiée le 09/07/2011), GOST R 6.30-2003, Normes GOST R ISO sur la gestion des documents, Recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions pour le travail de bureau dans les organes exécutifs fédéraux (approuvées par arrêté des Archives fédérales du 23 décembre 2009 n° 76), Règles de base pour le fonctionnement des archives des organisations (approuvées par le collège des Archives fédérales le 6 février 2002), etc. Et travailler avec des documents électroniques, y compris la définition de leur objet, ainsi que l'organisation de l'interaction et du flux de travail électroniques, les types de signatures électroniques et les règles d'utilisation, etc. réglementés à la fois par la législation et les actes juridiques réglementaires pertinents du gouvernement de la Fédération de Russie.

Navigateur selon GOST

Nous vous proposons une sorte d'index thématique qui aidera les clercs à répondre à la question sacramentelle « Où est-ce écrit ? La colonne "Question" contient les mots clés des questions qui se posent quotidiennement dans le travail services préscolaires. Colonne "Où est-ce écrit?" contient un lien vers GOST et son paragraphe, dans lequel vous pouvez lire des informations sur demande (en plus des GOST, dans ce tableau, nous ferons également référence aux directives pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003, en les appelant "Méthode. Recommandations" ).

Table

Navigateur selon GOST dans le domaine des établissements d'enseignement préscolaire

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Les normes nationales de la Fédération de Russie pour la gestion des documents, élaborées sur la base des normes internationales ISO, nécessitent un examen séparé, quoique bref. Ils s'inscrivent dans le cadre réglementaire et méthodologique du travail de bureau. Pour la mise en œuvre et l'application de leurs exigences, les employés des services PEI exigent le plus grand professionnalisme et entraînement spécial. Lire l'article "Les normes russes de gestion des documents développées sur la base de documents internationaux : un bref aperçu"