Combien de systèmes de documentation unifiés existent dans la Fédération de Russie. Unification des documents et systèmes documentaires unifiés

3.7. Conditions de stockage de la documentation du personnel Les conditions de stockage de la documentation du personnel sont régies par la Liste des documents de gestion formé dans les activités des organisations, approuvé. Rosarkhiv le 6 octobre 2000 (tel que modifié le 27 octobre 2003) (En outre -

1.1. Actes législatifs Fédération Russe dans le domaine de l'information et de la documentation La législation de la Fédération de Russie réglemente principes généraux organisation d'un support documentaire pour la gestion des organisations et des entreprises.

9.3 À propos aide à l'information documentation réglementaire Disponibilité des informations sur les normes nationales développées et adoptées, les classificateurs techniques et économiques panrusses, ainsi que ces documents eux-mêmes pour les utilisateurs, y compris étrangers,

Un ensemble de documents interconnectés par des signes de passage, un objectif, un type, un champ d'activité, des exigences uniformes pour l'enregistrement est appelé système documentaire.

USD- système de documentation créé par règles communes et les exigences, contenant les informations nécessaires à la gestion dans un domaine d'activité particulier. La création de la DDD a pour but de déterminer et d'établir la composition rationnelle des formulaires de documents, ainsi que l'ensemble des indicateurs techniques, économiques et sociaux interconnectés qu'ils contiennent.

Les principales tâches de création d'un DDD sont :

1) l'établissement d'exigences uniformes pour la procédure d'élaboration, d'approbation et d'enregistrement de formes unifiées de documents;

2) rationaliser les flux d'information dans l'économie nationale, assurer l'interaction systèmes automatisés traitement des données basé sur une large application des moyens modernes technologie des communications, informatique et organisationnelle;

3) l'exclusion des formes de documents qui permettent de collecter, transférer et traiter des informations qui ne sont pas causées par les besoins réels de la gestion, réduisant ainsi le nombre de documents.

Selon le classificateur panrusse de la documentation de gestion OK 011-93 (approuvé par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 30 décembre 1993 n ° 299), neuf systèmes de documentation unifiés sont actuellement en vigueur :

I. système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;

II. système unifié de documentation comptable primaire;

III. système unifié de documentation bancaire;

IV. système unifié de documentation financière, comptable et de reporting comptable institutions budgétaires et organisations;

V. système unifié de reporting et de documentation statistique ;

VI. système unifié de comptabilité et de reporting documentation comptable des entreprises;

VII. système unifié de documentation du travail;

VIII. système documentaire unifié fonds de pension Fédération Russe;

IX. système unifié de documentation du commerce extérieur.

(I-II) Sous le mouvement du personnel, les spécialistes comprennent:

· recrutement;

· transfert à un autre emploi;

congédiement;

accorder des vacances;

· voyage d'affaires.

La documentation du personnel comprend les documents suivants :

1) un contrat de travail (contrat);

2) ordonnance (instruction) sur l'emploi (formulaire n° T-1, T-1a) ;

3) carte personnelle (formulaire n ° T-2, T-2GS);

4) dotation (formulaire no T-3);

5) carte d'inscription de travailleur scientifique (formulaire n° T-4) ;

6) ordonnance (instruction) de mutation à un autre poste (formulaire n° T-5, T-5a) ;

7) ordonnance (instruction) sur l'octroi du congé (formulaire n ° T-6, T-6a);

8) les horaires de vacances (formulaire n° T-7) ;

9) ordre (instruction) de résilier le contrat de travail (contrat) (formulaire n° T-8, T-8a) ;

10) un ordre (instruction) d'envoyer un employé en voyage d'affaires (formulaire n° T-9, T-9a) ;

11) certificat de voyage(formulaire n° T-10);

12) tâche officielle pour l'envoi d'un voyage d'affaires et un rapport sur sa mise en œuvre (formulaire n ° T-10a);

13) une feuille de temps d'utilisation du temps de travail et de paie (formulaire n° T-12) ;

14) une feuille de temps d'utilisation du temps de travail (formulaire n° T-13) ;

15) déclarations personnelles des employés de l'entreprise ;

16) mémorandums et actes.

Unification - réduire la variété injustifiée des types de documents, les amener à l'uniformité des formes, de la structure, des structures linguistiques, des opérations pour leur compilation, traitement, comptabilité, stockage. L'unification est l'établissement de l'ensemble le plus uniforme de détails, le format papier et la fixation des détails sur papier.

Afin de réduire le nombre de documents utilisés dans les activités des institutions, des organisations et des entreprises, de normaliser leur forme, de réduire les coûts de main-d'œuvre, de temps et de matériel pour leur préparation et leur traitement, ainsi que d'assurer la compatibilité des informations des bases de données automatisées dans le économie nationale, des travaux sont menés pour unifier les documents et créer des systèmes documentaires unifiés (UDS).

III. Système unifié de documentation bancaire :

documents de paiement pour les paiements autres qu'en espèces par l'intermédiaire des banques ;

Documentation sur le contrôle des dépenses des fonds pour les salaires et les paiements des ressources sociales et du travail ;

· Documentation sur les opérations bancaires liées aux règlements internationaux ;

Documentation de sortie de la Banque ;

· Documentation sur les opérations de dépôt des banques ;

· documentation de paiement pour les paiements autres qu'en espèces par l'intermédiaire des banques - formulaires de documents intrabancaires ;

· Documentation sur les opérations d'émission et de budget des banques - formulaires de documents intra-bancaires ;

· Documentation sur le contrôle des dépenses de fonds pour les salaires et le paiement des prestations sociales et du travail - formulaires de documents intrabancaires ;

documents pour circulation monétaire;

Documentation sur les opérations de crédit des banques ;

documentation comptable.

IV. Système unifié de documentation financière, comptable et de reporting comptable des institutions et organismes budgétaires :

· documentation financière ;

· rapporter la documentation comptable des institutions et organismes budgétaires.

V. Système unifié de reporting et de documentation statistique :

· Documentation sur les statistiques des comptes nationaux et des équilibres économiques ;

· documentation sur les statistiques du potentiel scientifique et technique et des progrès innovants ;

Documentation sur les statistiques du travail;

· Documentation sur les statistiques des ressources matérielles ;

Documentation sur les statistiques financières ;

Documentation sur les statistiques sociales;

· Documentation sur les statistiques industrielles ;

documentation sur les statistiques Agriculture et l'approvisionnement en produits agricoles ;

documentation sur les statistiques construction capitale;

· Documentation sur les statistiques des relations économiques extérieures ;

· Documentation sur les statistiques du marché de la consommation et de son infrastructure ;

· Documentation sur les statistiques des transports et des communications ;

· documentation sur les statistiques d'observation et d'enregistrement des changements de prix et de tarifs.

Conférence du 24/11/2016

VI. Système unifié de comptabilité et de reporting documentation comptable des entreprises :

Reporting de la documentation comptable ;

registres comptables;

documentation comptable primaire.

VII. Système unifié de documentation du travail :

Documentation sur l'état du marché du travail;

documents pour les relations de travail;

Documentation sur la formation avancée des employés des organismes du travail ;

Documentation sur la protection du travail ;

documentation sur les budgets minimaux des consommateurs;

Documentation sur les recours auprès des autorités du travail.

VIII. Système de documentation unifié de la Caisse de retraite de la Fédération de Russie :

Documentation sur la comptabilité et la répartition des fonds ;

Documentation sur la planification et l'activité économique;

Documentation pour les activités de contrôle et de vérification.

Informations similaires.

Le système de documentation est un ensemble de documents interconnectés selon les signes d'origine, le but, le type, le domaine d'activité, les exigences uniformes pour leur exécution.

Les fonctions de gestion dans toutes les organisations sont du même type, par conséquent, les documents pour chaque fonction doivent être les mêmes en type et en forme. Amener les documents à une uniformité optimale dans la composition et les formes s'appelle l'unification des documents. Une forme unifiée d'un document est un ensemble de détails établis en fonction des tâches à résoudre dans ce domaine d'activité et situés dans un certain ordre sur le support d'informations.

Unifier non seulement documents séparés mais aussi le système documentaire en général.

Systèmes de documentation unifiés

Le système de documentation unifié (UDS) est créé selon des règles et des exigences uniformes et doit contenir les informations nécessaires à la gestion dans un domaine d'activité particulier.

Il se compose généralement d'un ou deux normes d'état, un ensemble de formulaires unifiés entièrement russes interconnectés qui fournissent une présentation documentée des données dans certains types activités économiques, les moyens de leur conduite, la réglementation et documents méthodologiques pour leur développement, maintenance et application. Développeurs directs formulaires spécifiques les documents et les systèmes de documentation sont les ministères (départements) qui coordonnent une branche d'activité particulière.

Liste des systèmes de documentation unifiés

Tous les documents sont divisés en deux grands groupes selon les types d'activités qu'ils reflètent. Le premier est constitué de documents sur des questions générales et administratives, c'est-à-dire sur les questions de gestion générale de l'entreprise (organisation) et de ses activités de production. Ces documents peuvent être rédigés par les employés de tous les départements des entreprises. Le deuxième groupe - documents sur les fonctions de gestion. Ces documents sont préparés par les employés autorités financières, services comptables, services de planification, d'approvisionnement et de vente, autres directions fonctionnelles.

Les documents sont classés par titre : lettres officielles, arrêtés, protocoles, actes, notes de service, contrats, etc. La conception de tous ces documents est unifiée, mais leur contenu peut être complètement différent :

au lieu de compilation: interne (documents compilés par les employés de cette entreprise) et externe (documents reçus d'autres entreprises, organisations et individus);

sous forme: individuel, lorsque le contenu de chaque document a ses propres caractéristiques (par exemple, des mémos), pochoir, lorsqu'une partie du document est imprimée et qu'une partie est remplie lors de la compilation, et typique, créé pour un groupe d'entreprises homogènes . En règle générale, tous les documents standard et stencil sont imprimés de manière typographique ou sur des duplicateurs;

par délais : urgent, nécessitant une exécution dans un certain délai, et non urgent, pour lequel le délai n'est pas fixé ;

par origine : officiel, affectant les intérêts d'une entreprise, d'une organisation et personnel, se rapportant à une personne spécifique et étant nominal ;

par type d'enregistrement : authentiques, copies, extraits, duplicata ;

par fixation : documents écrits, graphiques, photographiques, filmiques, etc.

Un original est une copie signée et dûment signée d'un document établi pour la première fois.

Copie - reproduction répétée et absolument exacte de l'original (marqué "copie"), certifié en en temps voulu le fonctionnaire concerné. Sur les exemplaires documents officiels nécessitant une certification spéciale à coup sûr signé par la tête et tamponné.

Parfois, le travail nécessite non pas une copie d'un document authentique, mais un extrait de l'une ou l'autre de ses sections. Lors de la délivrance d'un extrait, il est impératif d'indiquer à partir de quel document il a été réalisé. L'exactitude de l'extrait est confirmée par des signatures fonctionnaires et imprimer. Les entreprises et les organisations se sont vu accorder le droit, en cas de perte par le titulaire d'un document authentique, de lui délivrer un duplicata approprié (marqué "duplicata"), qui a le même Force juridique avec l'original.

Le système administratif de documentation par types de documents est divisé en trois groupes de documents.

• 1. Documentation organisationnelle et administrative (ORD) - règlements, chartes, instructions, ordonnances, décisions, protocoles, dotation en personnel, règlements, etc., télégrammes, messages téléphoniques, rapports, service, explicatifs, notes d'explication, certificats, actes, etc.
• 2. Documentation de référence et d'information (SID) - lettres, télégrammes, messages téléphoniques, rapports, service, notes explicatives, notes explicatives, certificats, actes, etc.
• 3. Documents pour personnel(DLS) - commandes, dossiers personnels, relevés, cahiers de travail, caractéristiques, questionnaires, CV, contrats, etc.

Le terme « unification de documents » désigne l'établissement uniformité de la composition et des formes documents de gestion fixant le même type de fonctions de gestion.

Système de documentation unifié (UDS) - il s'agit d'un système de documentation créé selon des règles et des exigences uniformes, contenant les informations nécessaires à la gestion dans un certain domaine d'activité (GOST-98).

L'unification est effectuée afin de:

Réduire le nombre injustifié de documents utilisés dans les activités de l'organisation ;

· typification de leurs formes (structure, constructions langagières) ;

Réduction des coûts (main-d'œuvre, matériel, temps) pour la préparation et le traitement des documents, leur comptabilité et leur stockage ;

· l'acquisition de la compatibilité d'information des divers systèmes de la documentation.

Standardisation est le processus d'établissement et d'application de règles visant à rationaliser les activités dans un domaine particulier avec la participation de toutes les parties intéressées. La normalisation de la documentation est une forme de consolidation juridique des résultats de l'unification.

L'objectif principal de l'unification et de la normalisation est la création de tels systèmes de documentation, dont l'utilisation est rentable, augmentera la culture globale de gestion et conduira à une augmentation du temps consacré aux éléments créatifs du travail de gestion.

L'unification et la standardisation sont les principaux axes d'amélioration de la documentation, induisant une réduction du coût de création des documents de gestion.

Objets l'unification et la standardisation des activités de gestion sont :

a) termes et définitions utilisés lors de l'utilisation d'informations de gestion (par exemple, GOST "Travail de bureau et archivage. Termes et définitions");

b) les structures organisationnelles des institutions, des organisations, des entreprises (par exemple, le classificateur panrusse des organismes le pouvoir de l'État et gestion - OKOGU);

c) classificateurs de fonctions managériales ;

d) documentation de gestion (OKUD).

Systèmes de documentation unifiés (UDS)
comprendre:

Ú normes d'État pour la documentation qui établissent la composition et le contenu des travaux sur l'unification des formes de documents à diverses fins fonctionnelles;

Ú classificateurs panrusses d'informations techniques, économiques et sociales (OK TESI), assurant un traitement automatisé intégré des données contenues dans des systèmes de documentation unifiés;

Ú formulaires unifiés de documents (feuille de temps et album de formulaires de documents).

De nombreuses procédures mises en œuvre dans le cadre de la gestion documentaire doivent être réalisées conformément à des exigences uniformes établies par les normes étatiques et internationales. La normalisation dans le domaine de la documentation résout les problèmes de compatibilité technique et informationnelle des supports d'information et des technologies pour son traitement.

L'essentiel à l'heure actuelle système d'état Ensemble de normalisation RF loi fédérale du 27 décembre 2002 « Le règlement technique"et un groupe de normes du système" Normalisation dans la Fédération de Russie "(GOST 2004-2005). Les normes sont divisées en normes internationales - ISO, interétatiques, nationales - GOST R, industrielles - OST, normes d'organisations - CO. Depuis 2005, un nouveau système de normes a été créé conformément à la loi fédérale "sur la réglementation technique".

De nombreuses normes sont pertinentes pour la gestion des documents. Parmi eux:

© GOST 6.10.5-87 "Systèmes de documentation unifiés. Exigences pour la construction d'une clé de mise en page » ;

© GOST R 51141-98 « Travail de bureau et archivage. Termes et définitions";

© GOST R 6.30-2003 «Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de documentation" ;

© GOST R ISO 15489.1-2007 SIBID. Gestion de documents. Exigences générales », etc.

La classification et le codage sont soumis à des objets sociaux et économiques et à leurs propriétés, dont les informations sont utilisées dans les activités du gouvernement et de l'administration et sont contenues dans des systèmes de documentation unifiés.

Classificateurs TESI- c'est règlements, contenant un ensemble systématique de noms d'objets présentés sous forme de groupes de classification et de codes qui leur sont attribués. Ils sont créés dans le but de traiter des informations de manière automatisée systèmes d'information. Actuellement, 37 classificateurs interétatiques entièrement russes et continus ont été développés et fonctionnent. Tout maquillage système unique classification et codage TESI (ESKK TESI).

En fonction de la Domaines d'utilisation les classificateurs sont subdivisés en classificateurs panrusses, de branche et d'entreprises (organisations). Du point de vue contenu les classificateurs subdivisent :

· sur le classificateurs d'informations sur les documents de gestion, les tâches résolues dans les systèmes de contrôle automatisés, les types d'activités, les indicateurs économiques et sociaux :

– Classificateur panrusse normes - OKS,

- Classificateur panrusse de la documentation de gestion - OKUD,

- Classificateur panrusse de produits - OKP,

- Classificateur panrusse des devises - OKV,

- Classificateur panrusse d'unités de mesure - OKEI, etc.;

· classificateurs d'informations Structures organisationnelles:

- Classificateur panrusse des pouvoirs publics et de l'administration - OKOGU,

- Classificateur panrusse des entreprises et des organisations - OKPO,

- Classificateur panrusse des régions économiques - OKER ;

· classificateurs d'informations sur la population et le personnel :

- Classificateur panrusse d'informations sur la population - OKIN,

- Classificateur panrusse des spécialités de l'éducation - OKSO,

- Classificateur panrusse des professions des travailleurs, des postes des employés et des catégories de salaires - OKPDRTR, etc.

Parallèlement à l'activité de création de classificateurs (depuis 1971), le développement de systèmes unifiés destinés à être utilisés dans des systèmes de contrôle automatisés de différents niveaux a été réalisé. À la suite de nombreuses années de travail pour améliorer la documentation, plus de 3,5 mille formulaires de documents de planification, comptables, financiers, organisationnels, administratifs et autres, consolidés dans le classificateur panrusse des documents de gestion (OKUD), ont été unifiés. Chacun des documents reçus désignation de code, déterminée par l'appartenance à l'une des RDC et la place du document au sein de ce système. Le cœur de chaque DDD est constitué par les formulaires de documents - c'est-à-dire fixés sur lieux désignés détails permanents contenant des informations permanentes.

Jusqu'en 1993, nous disposions de plus de 20 systèmes documentaires unifiés, et depuis 1993, par le Décret de la Norme d'État du 30 décembre 1993, huit DDD ont été homologuées :

1. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative - 8 groupes de documents (USORD).

2. Système unifié de documentation bancaire - 14 groupes de documents.

3. Système unifié de comptabilité financière et de documentation des rapports des institutions et organisations budgétaires - 3 groupes.

4. Système unifié de reporting et de documentation statistique - 13 groupes de documents.

5. Système unifié de comptabilité et de reporting documentation comptable des entreprises - 3 groupes de documents.

6. Système unifié de documentation du travail - 6 groupes de documents.

7. Système de documentation unifié de la Caisse de retraite de la Fédération de Russie - 3 groupes de documents.

8. Système unifié de documentation du commerce extérieur - 6 groupes de documents.

Tous les systèmes unifiés incluent des formulaires maîtres documents spécifiques, dont la composition et le contenu sont mis à jour en tant que de besoin, ainsi que les éléments réglementaires et méthodologiques permettant de remplir et d'appliquer ces documents. Le responsable de l'organisation est responsable de l'application des formulaires de documents inclus dans les systèmes de documentation unifiés. tutelle de l'Etat pour la conformité aux exigences de la DDD dans le secteur public est confiée aux organismes de normalisation et de métrologie, et dans le secteur non gouvernemental - à autorités locales pouvoir exécutif.

Ainsi, les DDD sont les formes de documents amenées à la plus grande uniformité possible, combinées dans les principaux systèmes fonctionnels de gestion générale et destinées à être utilisées par toutes les organisations, quels que soient le niveau de gestion et la forme de propriété, en utilisant à la fois traditionnel et mixte, en utilisant la technologie informatique, méthodes de traitement de l'information documentaire.

Les systèmes de documentation unifiés sont développés sur la base de :

Uniformité des formes des documents ;

réglementation du contenu des documents inclus dans chaque système;

exclusion des données en double des documents ;

l'unité de la terminologie utilisée et symboles;

établissement règles communes compiler et traiter le détail des documents communs à tous les systèmes documentaires.

A côté des systèmes documentaires nationaux, il existe des systèmes documentaires unifiés qui reflètent les spécificités de l'industrie (santé, éducation, science, etc.) ou les activités de l'entreprise. Les enjeux de la détermination de la composition de cette documentation, de son contenu informatif, organisation interne et l'enregistrement sont effectués par des départements ou d'autres organisations qui sont officiellement désignés comme responsables dans des domaines d'activité spécifiques. Les formes de documents de l'industrie sont de nature normative au sein d'une industrie ou d'un département particulier.

À dernières années Les normes d'entreprise fondées sur les exigences internationales, telles qu'énoncées dans les normes ISO, se sont généralisées.

L'unification de la documentation de gestion implique unification de la composition et des formes documents utilisés pour documenter les documents de gestion.

Unification composition documents est de sélectionner et corriger un ensemble de documents , nécessaires et suffisantes pour résoudre les problèmes de gestion. En raison de l'unification de la composition des documents, les formulaires qui ne sont pas causés par le besoin de gestion sont exclus. Les résultats de l'unification de la composition des documents sont consolidés dans feuille de formulaire de document.

Feuille de formulaires de documents- il s'agit d'une liste de formulaires unifiés de documents autorisés à être utilisés, nécessaires à la mise en œuvre des fonctions et des tâches des activités de gestion, avec une description de leur statut légal, étapes de préparation et de passage (Annexe 67) .

La fiche de formulaires de documents est destinée à :

optimisation de la composition des documents et de leur classement ;

consolidation normative de la procédure de préparation des documents de gestion dans l'organisation;

unification des formulaires de documents;

· rationaliser la base documentaire de l'organisation pour une utilisation efficace de la technologie informatique.

Dans l'activité en cours, la feuille de formulaires de documents remplit la fonction d'ouvrage de référence contenant de manière ordonnée tous les formulaires de documents utilisés par l'organisation, et permet de rechercher rapidement formulaires nécessaires documents.

La feuille de formulaires de documents comprend:

a) les formulaires de documents approuvés par les actes juridiques réglementaires des plus hautes autorités et de l'administration, des organes de gestion sectoriels et de la coordination intersectorielle ;

b) les formulaires utilisés dans l'organisation inclus dans OKUD ;

dans) formulaires internes documents approuvés règlements cette organisation.

Tous les formulaires de documents sélectionnés sont classés conformément à la liste (classificateur) ​​des fonctions de l'organisation, après quoi ils sont entrés dans les colonnes appropriées de la feuille de temps. Les sections de la feuille de temps peuvent être les noms des divisions structurelles de l'organisation ou les noms des fonctions de gestion (attribut fonctionnel).

Unification formes documents consiste en la sélection et la consolidation dans des formes unifiées de documents informations indicateurs et détails , correspondant à l'objectif
documents niyu et l'établissement d'exigences uniformes pour leur préparation.

Les résultats de l'unification des formulaires de documents sont fixés dans l'album des formulaires de documents, qui est utilisé dans les activités des ministères, départements et organisations. Album de formulaires de documents - il s'agit d'un ensemble de formulaires de référence unifiés de documents utilisés pour documenter les activités de l'organisation. Formulaire de document unifié – il s'agit d'un formulaire avec des détails obligatoires pour un type de document spécifique avec un test unifié. Le développement d'un album de formulaires de documents a pour but de réglementer la forme et le contenu des documents utilisés dans une organisation. Chaque unité structurelle doit disposer d'un Bulletin et d'un Album de fiches documentaires, dont la maintenance et le contrôle de l'application sont assurés par le service d'appui à la gestion de la documentation.

Système de documentation - un ensemble de documents interconnectés selon les signes d'origine, le but, le type, le domaine d'activité, les exigences uniformes pour leur exécution.

La direction principale de l'amélioration des documents est leur unification et leur standardisation.

Afin de réduire le nombre de documents utilisés dans les activités de gestion, afin d'uniformiser leurs formulaires, de réduire les coûts de main-d'œuvre et de matériel pour leur préparation et leur exécution, afin d'uniformiser les bases d'information, des travaux sont en cours pour unifier les documents, créer systèmes documentaires unifiés (UDS).

La base de la création de systèmes de documentation unifiés est l'uniformité de la composition et de la forme des documents de gestion:

Système unifié de documentation organisationnelle et administrative ;

Système unifié de documentation bancaire ;

Système unifié de documentation financière, comptable et de reporting comptable des institutions et organismes budgétaires ;

Système unifié de reporting et de documentation statistique ;

Système unifié de comptabilité et de reporting de la documentation comptable des entreprises ;

Système unifié de documentation du travail ;

Système de documentation unifié de la Caisse de pensions de la Fédération de Russie ;

Système unifié de documentation du commerce extérieur.

La forme de consolidation juridique de l'unification des documents est la normalisation des documents de service.

La normalisation dans le domaine de la gestion des documents signifie l'établissement de formulaires nationaux et d'exigences pour les documents qui doivent être utilisés par toutes les organisations. L'application des normes renforce la culture des activités de gestion moderne.

L'unification et la normalisation des documents de service créent la possibilité de compiler des textes standard (modèles) pour les documents contenant des informations identiques et répétitives.

12. Etapes et modalités d'unification des documents de gestion. Les principales formes de présentation des textes unifiés : texte, gabarit, tableau, questionnaire

texte document officiel dites informations enregistrées par tout type d'écriture ou tout système d'enregistrement sonore, contenant tout ou partie des informations de parole.

L'objectif principal de l'unification des textes est d'améliorer la documentation de gestion, d'accélérer l'adoption de décisions de gestion, et donc en augmentant l'efficacité globale de l'ensemble du processus de gestion.

L'unification des textes permet :

1. Résoudre les problèmes de rationalisation de la composition des documents de l'organisation, en fixant l'exécution du même type de fonctions.

2. Réduisez le coût de création de documents. En particulier, il a été constaté que le temps de compilation et d'édition d'un texte unifié est réduit de 3 à 5 fois. Ainsi, la productivité du travail augmente, l'efficacité du travail dans le domaine de la gestion, la possibilité de sauter les parties nécessaires de l'information est empêchée.

3. Gagnez du temps et des efforts nécessaires à la lecture, en vous familiarisant avec le document, car dans un texte unifié, le créateur du document peut immédiatement mettre en évidence les informations clés. Selon certaines données, un texte unifié est perçu presque un ordre de grandeur plus intensément qu'un texte non unifié.

4. Les modèles de texte de document unifiés sont faciles à utiliser dans les systèmes de bureau automatisés.

Il existe un certain nombre de conditions préalables nécessaires à l'unification des textes des documents:

Ø Tout d'abord, il s'agit d'un grand nombre du même type de production
et les opérations de gestion. Le fait est que le processus de gestion est

Ø de fonctions de même type dont la documentation s'accompagne de l'apparition de nombreux documents de même type. À son tour, cette sorte les documents génèrent des constructions de langage stables et répétitives. De ce fait, le nombre de moyens linguistiques des documents de gestion est limité (les deux tiers des mots et expressions y sont répétés) ;

Ø Le vocabulaire des documents de gestion dépend des législations et
actes normatifs des autorités et de l'administration et est associée à la nécessité de transférer des formulations juridiques exactes dans des documents ;

Ø officiels, les documents officiels sont saturés d'une terminologie spéciale ;

Ø ils sont caractérisés par un vocabulaire neutre ;

Ø Enfin, les textes groupes individuels les documents ont la même structure.

L'unification des textes consiste à établir une forme d'expression linguistique unique qui rende le plus fidèlement possible le contenu de situations ou d'actions managériales régulièrement répétées.

méthode principale l'unification des textes des documents officiels est l'attribution d'informations constantes et variables. Les informations permanentes sont des informations qui se répètent dans tous les documents créés dans des situations de gestion similaires, les informations variables sont des informations qui permettent de distinguer les situations de gestion récurrentes les unes des autres.

Les informations permanentes sont enregistrées dans forme unifiée document, constituant une partie invariable et répétitive du texte. Dans la forme unifiée du document, un espace libre doit être prévu pour enregistrer les modifications, les nouvelles informations.

Afin de pouvoir séparer l'information constante de la variable, il est nécessaire de disposer d'au moins plusieurs documents de même nature et de même finalité, créés dans des situations de gestion similaires.

Seule l'analyse de documents spécifiques permet de diviser l'information en constante et en variable.

La méthode d'unification des tests a deux variétés - l'unification du contenu et l'unification formelle.

On distingue les types suivants d'unification et de normalisation du texte des documents de service :

1. normalisation des unités linguistiques, leur consolidation législative en
GOST (termes métiers, termes métiers, noms d'objets, de produits, abréviations lexicales et graphiques) ;

2. développement de formes uniformes de présentation des textes des documents (par exemple, des textes unifiés avec des informations permanentes sur l'en-tête d'un document);

3. formalisation des moyens langagiers (c'est-à-dire limiter l'utilisation des éléments du langage naturel par l'utilisation du langage artificiel
signifie : codes, symboles, éléments graphiques, etc.). Cela est principalement dû à l'utilisation de la technologie informatique;

4. rubrication, c'est-à-dire diviser le texte en composants distincts et les séparer graphiquement les uns des autres. Le titre le plus simple est un paragraphe. Selon le volume, le sujet, le but du texte, la rubrique peut devenir plus compliquée. En particulier, les textes des documents complexes sont divisés en sections, paragraphes, paragraphes, alinéas, qui sont numérotés avec des chiffres arabes. Les nombres des plus grandes parties du texte se composent d'un chiffre. Deux chiffres sont utilisés dans la deuxième étape de la division, trois dans la troisième, et ainsi de suite.
Par exemple:

2.2.2. etc.

Le texte unifié du document peut être présenté sous la forme unifiée du document, sous forme de gabarit, de questionnaire ou de tableau. Le facteur déterminant dans le choix de la forme de présentation du texte est la nature des informations contenues dans le texte du document.

textes typiques.

Activités de gestion comprend de nombreuses situations typiques, souvent récurrentes, lorsqu'on les documente dans différentes organisations les documents sont créés avec le même contenu. Par conséquent, les textes unifiés des documents - les standards - se sont répandus dans la pratique.

Les textes modèles sont généralement développés pour des documents de plusieurs pages qui incluent des formes courantes d'expression linguistique qui ont été testées depuis longtemps dans la pratique et qui transmettent donc le contenu avec le plus de précision. certaines actions ou des situations, par exemple, pour des règlements, des instructions, des règles, des règlements, etc.

Une grande partie du texte est typique de documents tels que Description de l'emploi, disposition sur unité structurelle organisations, règlement intérieur du travail.

Des parties typiques du texte peuvent même être incluses dans des documents essentiellement individuels. Par exemple, dans un contrat de travail conclu avec un employé lorsqu'il commence à travailler, outre les informations et conditions individuelles, de nombreuses informations typiques sont saisies dans d'autres contrats de travail, ce qui permet de développer formulaires standards Ces documents.

Modèles de textes

Des modèles de texte sont créés pour des documents de petite taille qui sont compilés à plusieurs reprises sur une période de temps. année civile ou périodiquement d'année en année. Il est recommandé de créer des modèles de texte pour des groupes de documents avec des actions identiques. Dans les institutions, les modèles de textes des documents sont rédigés sous forme de recueil.

Pochoir- Il s'agit d'une feuille de papier standard sur laquelle sont imprimées des informations permanentes et une place est laissée aux informations variables.

Pochoir de texte- une forme de présentation textuelle contenant des informations constantes et des lacunes, conçue pour introduire des informations variables qui caractérisent une situation de gestion spécifique.

Les pochoirs déterminent la composition des informations dans les documents, leur séquence et fixent des formulations verbales stables.

Le texte stencil conserve la structure grammaticale du texte, c'est un texte grammaticalement cohérent construit selon les normes de l'écriture commerciale.

La forme de présentation d'un texte unifié sous forme de gabarit est sélectionnée lorsque le contenu principal du document est une information sur les actions de gestion. Sous forme de pochoir, textes unifiés d'ordonnances, instructions, instructions, protocoles, actes, accords, contrats, accords, rapports et mémos, lettres, certificats, etc. Le texte du modèle peut contenir des "indices" sous la forme d'explications de sous-lignes sur la nature des informations qui doivent être saisies dans les espaces vides.

Le contenu des documents est déterminé par la composition et la valeur des indicateurs et des détails qui y sont inclus. D'une part, les indicateurs et les détails peuvent être différents, ce qui n'exclut pas la possibilité de les présenter Exigences générales. En revanche, un grand nombre d'indicateurs et de détails, même pour documents divers se trouve être le même. Les documents modèles réduisent considérablement le temps de compilation des documents, car l'attention de l'interprète n'est limitée que par l'introduction d'une information spécifique variable, dont la place est prédéterminée. En fait, il remplit un document déjà rédigé, ce qui élimine l'étape du brouillon.

Schématiquement, la méthodologie d'élaboration des modèles de textes est la suivante :

Ø identification des tâches typiques de gestion ;

Ø collecte des informations nécessaires et formées dans le processus de résolution des problèmes de gestion ;

Ø rédiger un texte unifié du document reflétant la situation type identifiée ;

Ø coordination du projet avec les spécialistes qui compilent les documents ou travaillent avec eux (dans ce cas, une attention particulière doit être portée à l'utilisation des termes professionnels) ;

Ø édition finale du projet et exécution conformément aux exigences des GOST.

Dans les programmes informatiques conçus pour la saisie et la mise en forme de textes (éditeurs de texte), les formes standard (d'écran) de documents sont appelées «modèle» et sont traduites par le mot «modèle». Un exemple de document d'écran est toute forme d'organisation.

Table

La forme la plus concise et la plus illustrative de présentation des informations dans un document est table.

Le tableau, en règle générale, comprend des informations sur plusieurs objets caractérisés par différentes caractéristiques.

Table- une liste d'informations, données numériques données dans un certain système et séparées par des colonnes.

Dans le tableau, les informations constantes sont représentées par le nom des caractéristiques, qui décrivent un certain ensemble d'objets enregistrés dans la colonne la plus à gauche du tableau - la paroi latérale. Les informations variables du tableau sont enregistrées dans les cellules formées par l'énumération des lignes et des colonnes horizontales et verticales.

La forme du tableau, en règle générale, est utilisée lors de la présentation d'informations numériques dans les rapports et les documents statistiques, comptables, bancaires, organisationnels et administratifs et autres.

Les tables sont numérotées. Les tableaux sont numérotés comme suit : s'il y a plus d'un tableau dans le texte, il doit être marqué « Tableau 1 ».

Les tableaux peuvent être plus ou moins complexes, les titres des colonnes du tableau peuvent contenir plusieurs niveaux de numérotation, c'est-à-dire inclure des sous-titres.

Les titres des tableaux doivent être courts et clairs. Il est recommandé de séparer les têtes de tableau du reste du tableau par une ligne en gras. Les titres de colonnes et de lignes sont écrits avec une majuscule, les sous-titres, s'ils n'ont pas de sens indépendant, avec une lettre minuscule. Les sous-titres des colonnes et des lignes doivent être grammaticalement cohérents avec les titres. Un point comme signe de ponctuation n'est pas mis dans la conception des tableaux. Une exception est le cas de l'écriture de mots abrégés.

Il est permis de transférer un tableau avec un grand nombre de lignes vers une autre page. Afin de ne pas transférer à nouvelle page l'en-tête, qui prend beaucoup de place, les colonnes du tableau sont numérotées et seule une ligne avec des numéros de colonne est transférée à chaque page suivante. Dans ce cas, les mots "Suite du tableau ...", "Fin du tableau ..." sont écrits au-dessus de la partie suivante. Il n'est pas permis d'entrer la colonne "numéro dans l'ordre" dans le tableau. S'il est nécessaire de numéroter les lignes, leurs numéros de série sont placés avant les titres des lignes, dans le flanc, et après le numéro indiquant le numéro de ligne, un point est placé.

Les valeurs numériques des indicateurs donnés dans les colonnes sont inscrites au niveau de la dernière ligne du nom des indicateurs. La description verbale des indicateurs, contrairement à la description numérique, doit commencer au niveau de la première ligne du nom de l'indicateur. En l'absence de données dans les colonnes correspondantes, un tiret est requis.

Les mots répétés dans les en-têtes de ligne, si le tableau n'est pas séparé par des lignes horizontales, peuvent être remplacés par des guillemets. Les chiffres répétés et les désignations dans les colonnes du tableau ne sont pas remplacés par des guillemets.

S'il y a une petite quantité de matériel numérique qu'il est inapproprié d'organiser dans un tableau, il est donné sous forme de conclusion. Dans la sortie, contrairement au tableau, les colonnes doivent être séparées non pas par des lignes, mais par des points. Par exemple:

"Lors de la suspension de fils basse tension aux croisements et le long d'une voie plate sans transitions, appliquez les coefficients aux normes :

les coûts de main-d'œuvre et salaire.......... …………………………………. 1,8

machines et matériels .................................. …………………………… ……. . 2.0".

4. Questionnaire

Questionnaire- une forme de présentation textuelle, dans laquelle les caractéristiques d'un objet sont données selon certaines caractéristiques. Le contenu du document sous forme de questionnaire comporte des informations constantes et variables. Informations constantes - le nom des fonctionnalités, variable - leurs caractéristiques. Le questionnaire contient généralement les options suivantes pour présenter les informations :

Ø questions et lieux de réponse pour les réponses ;

Ø questions et réponses au choix ;

Ø places réciproques pour les informations saisies par l'enquêté en plus à sa discrétion.

Dans le texte du questionnaire, une information constante est exprimée par un nom au nominatif ou une phrase, un mot clé, qui est un nom au nominatif. L'information variable peut également s'écrire sous la forme d'une phrase avec un nom au nominatif, un verbe (a, n'a pas, etc.), un chiffre (souvent sous forme numérique) ou les mots "oui", "non".

La forme de questionnaire du contenu du document est particulièrement typique pour la documentation du personnel et pour la documentation des services de marketing qui étudient, par exemple, la demande des consommateurs pour les produits fabriqués par une entreprise donnée.

Les tableaux contenant des informations textuelles sont compilés directement dans l'éditeur de texte MS Word. Si les tableaux contiennent des valeurs numériques variables et qu'un recalcul des données numériques est nécessaire, un programme est utilisé - feuilles de calcul MS Excel ou base de données MS Access. Les données de ces applications sont importées dans MS Word, avec des liens vers le programme source correspondant conservés, ce qui permet de mettre à jour et d'éditer les données insérées dans le document. La conception de la table est réglementée par GOST R-1.5-92.

13. Règles de conception du texte dactylographié. Caractéristiques de l'unification des textes des documents, en tenant compte de l'utilisation de systèmes automatisés

Afin de placer économiquement les détails les uns par rapport aux autres et à leurs composants (lignes), les combinaisons d'interlignes suivantes sont recommandées en fonction du format du document :

* Les textes des documents préparés pour publication de manière typographique sont imprimés à deux intervalles.

** Entre parenthèses se trouvent les valeurs d'intervalle autorisées avec les principales. intervalles, listé en premier, est préférable.

GOST R 6.30-2003 est basé sur la préparation de documents à l'aide d'appareils d'impression et d'équipements informatiques.

Le pas des lettres (taille des caractères imprimés) et l'espacement des lignes sont établis par GOST 6.10.5-87, en millimètres : 2,6 - pas des lettres ; 4.25 - interligne.

Pour une définition claire du début de l'impression d'un attribut particulier, 8 positions du périphérique d'impression sont recommandées, calculées par le nombre de caractères imprimés (frappes de touches), à partir du champ gauche du formulaire.

A partir de la 0ème position (le bord de la marge de gauche), un nombre important de détails de lettres sont imprimés : la date document sortant; référence à l'index du document entrant ; titre du texte ; texte (s'il se compose d'un paragraphe); le nom du poste dans la "signature" requise ; barre de visée ; le nom de l'interprète et son numéro de téléphone ; une marque sur l'exécution du document et son sens dans le cas.

A partir de la 1ère position (5 caractères à partir du bord de la marge de gauche) imprimer le début des paragraphes dans le texte ; marque de la présence de l'application.

A partir de la 2ème position (16 caractères à partir du bord de la marge de gauche) imprimez l'index du document sortant ; date dans la variable "référence à l'index et date du document entrant".

À partir de la 3ème position de la tabulatrice (24 caractères à partir de la bordure du champ de gauche), une transcription de la signature de l'entrepreneur concernant la "Note sur l'exécution du document et son envoi au dossier" est imprimée.

A partir de la 4ème position (32 caractères à partir du bord du champ de gauche), le numéro de page est imprimé dans les documents multipages, l'attribut "Adresse", l'identifiant copie électronique document.

A partir de la 5ème position (48 caractères à partir du bord du champ de gauche) imprimez la transcription de la signature dans la "signature" requise.

A partir de la 6ème position (56 caractères à partir du bord du champ de gauche), le mot "copie" est imprimé.

Lors de la composition d'une lettre à l'aide d'un ordinateur personnel, il se peut qu'elles ne correspondent pas à la taille des caractères imprimés utilisés dans les machines à écrire. À cet égard, cinq des sept dispositions types doivent être considérées comme des lignes directrices pour la préparation du document. Les positions zéro et première restent obligatoires.

Lorsque vous placez des détails multilignes dans la zone allouée par le formulaire, des lignes pleine longueur doivent être utilisées. Le début de chaque nouvelle ligne doit être aligné verticalement.

La longueur de ligne recommandée pour les détails multilignes (sauf pour le texte) est de 28 caractères. Par exception, si notamment le titre du texte (prop. 18, p. 32) de la fiche longitudinale dépasse 150 caractères, sa ligne peut être prolongée jusqu'au bord de la marge droite ou reportée sur la ligne suivante.

GOST R 6.30-2003 ne spécifie pas les types de polices à utiliser lors de la préparation du texte de documents à l'aide d'un ordinateur personnel. La principale exigence pour les polices est de s'assurer qu'elles sont bien lisibles.

Règles d'écriture de texte

Les textes des documents préparés pour publication par des méthodes typographiques sont imprimés avec deux interlignes. Une page dactylographiée se compose de 28 à 30 lignes.

Les lettres à simple interligne sont autorisées. Dans ce cas, il y a deux espaces entre les paragraphes. Lorsqu'elle est imprimée avec un intervalle, une page dactylographiée se compose de 53 à 58 lignes.

Lorsqu'elle est imprimée à un intervalle et demi, une page dactylographiée se compose de
38 lignes.

La ligne de travail d'une page dactylographiée standard se compose de 64 traits.

La première ligne de chaque paragraphe est tapée à cinq traits de la marge de gauche.

La numérotation des pages commence à la seconde. Le numéro de page est placé au milieu de la marge supérieure de la feuille. Il y a deux intervalles entre le bord supérieur du papier et le numéro de page et deux intervalles entre le numéro de page et le texte.

Le numéro de page est entré avec un seul chiffre sans aucun caractère supplémentaire.

Ø arracher une ligne de texte ou un mot du paragraphe précédent ;

Ø commencer une ligne d'un nouveau paragraphe sur la page de fin, il vaut mieux commencer un nouveau paragraphe sur une autre page ;

Ø commencer un mot par un trait d'union en fin de ligne, il est préférable de transférer ce mot sur une nouvelle page.

Le texte peut être divisé en éléments constitutifs : chapitres, paragraphes, sous-paragraphes. Chaque composant doit avoir un numéro. La numérotation est en chiffres arabes. Le numéro de chaque composant doit comprendre tous les numéros des composants correspondants. parties constitutives niveaux supérieurs de division.