خطة التقرير:

1. تنظيم تدفق الوثائق ………………………… .2

2. تسجيل المستندات …………………………… .. …… .5

3. مراقبة تنفيذ المستندات ……………… .. …… .8

4. خطة عمل لتحسين العمل المكتبي ... 11

5. قائمة الأدب المستعمل …………………… .14

تنظيم تدفق المستندات

تدفق ثيقة- هي حركة المستندات من لحظة استلامها أو إنشائها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال أو التسليم إلى الحالة. هناك ثلاثة تيارات رئيسية للتوثيق:

المستندات الواردة من منظمات أخرى (واردة) ؛

المستندات المرسلة إلى المنظمات الأخرى (الصادرة) ؛

المستندات التي تم إنشاؤها في المؤسسة واستخدامها من قبل موظفي المؤسسة في عملية الإدارة (داخلية).

تمر المستندات التي تتلقاها المنظمة من خلال:

المعالجة الأولية

استعراض أولي؛

تسجيل؛

مراجعة الإدارة؛

التحويل للتنفيذ.

يجب أن تقبل خدمة إدارة المستندات (DOE) ، والتي يمكن تمثيلها في المنظمة كوحدة هيكلية مستقلة (مكتب ، إدارة عامة ، سكرتارية) ، وكموظف فردي (مراجع سكرتير) لمعالجة المستندات المنفذة بشكل صحيح فقط والتي لها أثر قانونيوإرسالها في مجموعة كاملة (إذا كانت هناك مرفقات). خلاف ذلك ، يتم إرجاع المستندات المقدمة إلى المؤلف مع خطاب تغطية مناسب ، والذي يوضح أسباب الإرجاع.

تُترك مغلفات من المستندات الواردة في الحالات التي يكون فيها المغلف فقط هو الذي يمكنه تحديد عنوان المرسل ووقت الإرسال وتاريخ استلام المستندات. لا يتم فتح المستندات التي تم وضع علامة عليها "شخصيًا" والموجهة إلى المؤسسات العامة ونقلها إلى الوجهة.

يتم إجراء دراسة أولية للوثائق من قبل موظف في خدمة DOW من أجل توزيع المستندات المستلمة على:

> أرسل إلى رئيس المنظمة ،

> ترسل مباشرة إلى الأقسام الهيكلية أو مقاولين معينين.

يتم نقل المستندات التي تحتوي على معلومات التشغيل الحالية أو الموجهة إلى وحدات معينة إلى الوجهة دون اعتبار من قبل الرئيس. يتيح لك ذلك تحرير رئيس المنظمة من النظر في القضايا الحالية الثانوية ، والقرارات التي يمكن أن يتخذها المسؤولون التنفيذيون.

المستندات الموجهة لرئيس المنظمة والوثائق التي تحتوي على معلومات أكثر موضوعات هامةأنشطة المنظمة.

يتم تسجيل جميع المستندات التي سيتم تنفيذها ثم نقلها وفقًا للتوزيع الأولي إما إلى الرئيس أو إلى الأقسام الهيكلية (المنفذون المسؤولون).

يتم إرجاع المستندات التي راجعها الرئيس إلى خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، حيث يتم تحويل قرار الرئيس إلى استمارة التسجيل ، معبراً عن القرار الإداري الذي اتخذه الرئيس في هذا المستند. بعد ملء استمارة التسجيل ، يتم تحويل هذه المستندات للتنفيذ إلى الأقسام الهيكلية (المنفذون المسؤولون). يتم التحكم في تقدم التنفيذ بواسطة خدمة DOW.

تتم معالجة المستندات ونقلها إلى فناني الأداء في اليوم الذي يتم فيه استلامها بواسطة خدمة DOW. إذا كان يجب تنفيذ الوثيقة من قبل عدة إدارات أو مسؤولين ، يتم نسخها بالعدد المطلوب من النسخ.

يتم تقديم المستندات المنفذة في القضايا مع نسخ من الإجابات.

يبدأ العمل مع المستندات الصادرة من خلال إعداد المنفذ المسؤول لمسودة نص الوثيقة ، والتي يتم الاتفاق عليها بعد ذلك مع المسؤولين المهتمين ويتم الانتهاء منها وفقًا لتعليقاتهم. يتم توقيع النسخة النهائية من المستند بعد الطباعة من قبل الرئيس ، ويتم تسجيلها وإرسالها إلى المرسل إليه. صورة مصدقة وثيقة صادرةمخيط في العلبة.

يتم فرز المستندات التي سيتم إرسالها إلى مؤسسة أخرى وتعبئتها ومعالجتها كبند بريدي وتسليمها إلى مكتب البريد. قبل تعبئة المستندات ، تلتزم خدمة DOW بالتحقق من صحة المستندات ، ووجود جميع الطلبات ، ومراسلات عدد النسخ مع عدد المرسل إليهم ، إلخ. تخضع المستندات المنفذة بشكل غير صحيح للعودة إلى المقاول للمراجعة. بالنسبة للبريد المسجل ، يتم تجميع قائمة بريدية موقعة من قبل موظف خدمة DOW ومؤرخة.

يجب معالجة المستندات الصادرة وإرسالها في يوم التسجيل.

يتم إنشاء المستندات الداخلية للمنظمة وفقًا لنفس المخطط مثل المستندات الصادرة: يتم إعداد مسودة نص الوثيقة ، ويتم تنسيقها مع المسؤولين المهتمين ويتم الانتهاء منها وفقًا للتعليقات ؛ تتم طباعة النسخة النهائية من المستند وتوقيعها من قبل الرئيس. بعد التسجيل ، يتم نسخ المستند بالعدد المطلوب من النسخ (حسب عدد فناني الأداء). يتم اعتماد نسخ من الوثيقة وتحويلها للتنفيذ إلى الأقسام الهيكلية (المنفذون المسؤولون). المستند الأصلي مرفق بالملف.

يجب نقل المستندات داخل المنظمة إلى المنفذين مقابل إيصال.

يجب أن تحتفظ خدمة DOW بشكل منهجي بسجلات لعدد المستندات التي تمت معالجتها ، بما في ذلك جميع أنواعها والنسخ المكررة ، أي مراعاة حجم تدفق المستندات. من المريح إدخال معلومات عن عدد المستندات في نموذج المحاسبة المناسب ، الذي طورته المنظمة نفسها وملأها يوميًا وشهريًا وفصليًا وسنوياً في الأقسام الهيكلية وخدمات المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

يتم تلخيص نتائج محاسبة إدارة المستندات وعرضها على رئيس المنظمة لوضع تدابير لتحسين العمل مع المستندات وتحديد مستوى التوظيف في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

تسجيل المستندات

تسجيل المستندات هو تثبيت لحقيقة إنشاء أو استلام مستند عن طريق وضع فهرس وتاريخ عليه ، متبوعًا بسجل معلومات ضروريةحول الوثيقة في استمارات التسجيل.

تسجيل المستندات ضروري لحل المهام التالية:

> المحاسبة عن عدد الوثائق ؛

> ضمان سلامة المستندات ، والقضاء على احتمال فقدان المستندات ؛

> ضمان إمكانية مراقبة التنفيذ

مستندات؛

> التأكد من البحث عن الوثائق لأغراض المعلومات والمرجعية.

تخضع جميع المستندات التي تتطلب التسجيل والتنفيذ والاستخدام الإضافي للأغراض المرجعية (التنظيمية والإدارية والتخطيط وإعداد التقارير والمحاسبة والإحصاء والمحاسبة والمالية وما إلى ذلك) للتسجيل. يسجل الواردة والصادرة و المستندات الداخلية.

ومع ذلك ، لا يتم تسجيل جميع مستندات المنظمة بواسطة خدمة DOW. يتم تسجيل مستندات أنظمة التوثيق الخاصة (الوظيفية) (التخطيط ، والمحاسبة ، والمالية ، وما إلى ذلك) في الإدارات ذات الصلة. في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسةعلى هذه الوثائق ، يتم وضع تاريخ الاستلام فقط. تقوم خدمة DOW بتطوير قائمة بالوثائق المسجلة في الأقسام الهيكلية.

يجب أن يكون تسجيل المستندات لمرة واحدة فقط. يتم تسجيل المستندات الواردة في يوم الاستلام وإرسالها والداخلية - في يوم التوقيع أو الموافقة. عند نقل مستند مسجل من دائرة إلى أخرى لا يجوز إعادة تسجيله.

يتم تسجيل المستندات الواردة والصادرة والداخلية بشكل منفصل. يشمل فهرس تسجيل المستندات الواردة والصادرة:

> الرقم التسلسلي ضمن مجموعة المستندات المسجلة ؛

> فهرس بتسمية الحالات.

على سبيل المثال: 218 / 08-17 ، أين

218 - ترتيبي رقم التسجيل;

08-17 - رقم الحالة التي سيتم فيها إيداع المستند أو نسخته (للمستندات الصادرة).

قد يتضمن الفهرس بالإضافة إلى ذلك أرقام (رموز) من المصنفات المراسلة ، الانقسامات الهيكلية، قضايا النشاط ، إلخ.

أثناء التسجيل ، يتم تقسيم المستندات الداخلية إلى مجموعات حسب أنواع المستندات ، يتم تسجيل كل منها بشكل منفصل ، على سبيل المثال: أوامر النشاط الرئيسي ، أوامر شؤون الموظفينوتقارير التدقيق ومحاضر الاجتماعات والتقارير والمذكرات وما إلى ذلك. يتم تعيين أرقام التسجيل الترتيبية (فهارس) للمستندات داخل كل مجموعة مسجلة. بالنسبة للمستندات الداخلية ، عادةً ما يتم استخدام ترقيم تسلسلي بسيط ، على سبيل المثال: الأمر رقم 28 ، البروتوكول رقم 3 ، القانون رقم 7.

يتم تعيين فهارس التسجيل للوثائق الواردة والصادرة والداخلية تقويم سنوي

كنماذج تسجيل ، اعتمادًا على حجم مصفوفات المستندات المسجلة ، يتم استخدام دفاتر التسجيل أو بطاقات التسجيل والتحكم (RKK). المجلات مريحة مع عدد صغير نسبيًا من المستندات المسجلة ، نظرًا لأن البحث عن المعلومات في إحدى المجلات يستغرق وقتًا طويلاً. مع مراعاة القواعد المذكورة أعلاه لفهرسة المستندات ، من الضروري الاحتفاظ بالعديد من السجلات في وقت واحد بشكل منفصل للوثائق الواردة والصادرة والداخلية ، وتقسيم الأخيرة أيضًا على أنواع المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، من المستحيل التحكم في تنفيذ المستندات باستخدام المجلة ؛ من الضروري إعادة تسجيل المستندات الموضوعة تحت المراقبة على بطاقات التحكم.

هذه العيوب خالية من RKK ، مما يسمح بمزيد من المعلومات الفعالة والعمل المرجعي والتحكم في تنفيذ المستندات دون إعادة التسجيل. تتم طباعة RKK في عدة نسخ ، مما يسمح لنا بإنشاء عدة ملفات مرجعية (حول الأنشطة والمراسلين وما إلى ذلك) وملف التحكم. يمكن نقل إحدى نسخ البطاقة مع المستند إلى الوحدة الهيكلية حيث سيتم تنفيذ المستند ، مما يتيح لك حذفها إعادة التسجيلفي الانقسامات. تكون البطاقات مفيدة عند وجود مجموعات كبيرة من المستندات من أنواع مختلفة.

عند الاحتفاظ بنظام بطاقة لتسجيل المستندات في خدمة DOW ، يجب إعداد لوحات ترقيم خاصة بحلول بداية السنة التقويمية الجديدة لتمييز استخدام الرقم التسلسلي التالي عند تسجيل المستندات.

تم إنشاء التكوين الإلزامي التالي لتفاصيل تسجيل المستندات:

> اسم المستند

> تاريخ الوثيقة

> فهرس الوثيقة

> تاريخ استلام الوثيقة (للمستندات الواردة) ؛

> فهرس استلام المستندات (للمستندات الواردة) ؛

> عنوان المستند أو الخاص به ملخص;

> القرار (المنفذ ، محتوى الأمر ، المؤلف ، التاريخ) ؛

> تاريخ الاستحقاق ؛

> علامة التنفيذ (سجل موجز لحل القضية على أساس الجدارة وتاريخ التنفيذ الفعلي وفهرس المستند - الجواب) ؛

> رقم الحالة.

إذا لزم الأمر ، يمكن استكمال تكوين التفاصيل الإلزامية بما يلي:

فنانون

إيصال المقاول لاستلام المستند ؛

تقدم التنفيذ

التطبيقات ، إلخ.

لا يتم تنظيم نماذج دفتر التسجيل والبطاقات ، أي. يتم تحديد ترتيب التفاصيل في هذه النماذج من خلال خدمة DOW الخاصة بالمؤسسة.

يجب أن يتم تسجيل وثائق الاستجابة على استمارات التسجيل الخاصة بوثائق المبادرة. يتم تعيين رقم تسجيل تسلسلي مستقل لمستند الاستجابة ضمن مصفوفة التسجيل المقابلة.

مراقبة تنفيذ المستندات

يخضع تنفيذ جميع المستندات المسجلة للمراقبة. تشمل مراقبة التنفيذ:

وضع الوثيقة تحت السيطرة ؛

التحقق من تسليم المستند في الوقت المناسب إلى المقاول ؛

فحص وتنظيم سير التنفيذ ؛

المحاسبة وتلخيص نتائج مراقبة تنفيذ المستندات وإبلاغ الرئيس.

الهدف الرئيسي لتنظيم مراقبة التنفيذ هو ضمان تنفيذ المستندات بجودة عالية وفي الوقت المناسب. يتم التحكم من قبل المديرين وخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة والمنفذين المسؤولين. تتحكم خدمة DOW في المستندات التنظيمية والإدارية. يتم التحكم في وثائق الأنظمة الأخرى من قبل الإدارات أو الموظفين المعنيين.

المواعيد النهائية محسوبة في أيام التقويممن تاريخ التوقيع (الموافقة) على الوثيقة ، وللمتقدمين - من تاريخ الاستلام.

يتم تحديد المواعيد النهائية النموذجية لتنفيذ الوثائق من خلال أعمال الهيئات العليا لسلطة الدولة والإدارة ، فضلاً عن الحكومات المركزية الوظيفية والقطاعية.

يتم تحديد المواعيد النهائية الفردية من قبل رئيس المؤسسة. يشار إلى التاريخ النهائي للتنفيذ في نص الوثيقة أو في قرار الرئيس.

يتم إجراء التغييرات في الموعد النهائي فقط في اتجاه الرأس بالترتيب التالي: الشروط القياسية- اعتماد قانون جديد فردي - الرئيس الذي نصبها.

يتم تأجيل الموعد النهائي لتنفيذ المستند بناءً على طلب المقاول ، بدافع من وجود أسباب وجيهة ، من قبل رئيس المؤسسة بعد استلام مذكرة من المقاول. قرار تأجيل الموعد ينعكس في قرار الرئيس وتحويله | من القرار إلى بطاقة التحكم.

عند تنظيم مراقبة التنفيذ ، يتم استخدام نسخ من RRC ، والتي يتم تعبئتها أثناء تسجيل المستندات.

| يتم تنظيم بطاقات المستندات الخاضعة للرقابة (ملف التحكم) وفقًا للمواعيد النهائية لتنفيذ المستندات ، من قبل المنفذين ، ومجموعات المستندات.

تقوم خدمة التحكم بتنفيذ العمليات التالية:

> تشكيل ملف للوثائق الخاضعة للرقابة ؛

> إرسال بطاقة من وثيقة خاضعة للرقابة (عنصر مهمة) إلى الوحدة المنفذة ؛

> توضيح في الوحدة الهيكلية للاسم الأخير والاسم الأول واسم الأب ورقم هاتف المؤدي ؛

> تذكير الوحدة المنفذة بتاريخ الاستحقاق ؛

> تلقي معلومات حول سير التنفيذ ونتائجه ؛

> تسجيل تقدم ونتائج التنفيذ في بطاقة المستند الخاضع للرقابة ؛

> إطلاع المديرين بانتظام على حالة ونتائج الأداء ؛

> الإبلاغ عن التقدم المحرز ونتائج تنفيذ الوثائق في الاجتماعات التنفيذية ، واجتماعات الهيئات الجماعية ؛

> إزالة الوثائق من السيطرة بتوجيه من المديرين ؛

> تشكيل ملف الوثائق المنفذة.

يتم التحقق من سير التنفيذ في جميع المراحل قبل انتهاء الموعد النهائي بالترتيب التالي:

المهام للسنوات اللاحقة - مرة واحدة على الأقل في السنة ؛

مهام للأشهر اللاحقة من السنة الحالية - مرة واحدة على الأقل في الشهر ؛

المهام وطلبات الشهر الحالي - كل عشرة أيام وقبل خمسة أيام من تاريخ انتهاء الصلاحية.

يجب ألا تقوم خدمة ما قبل المدرسة بمواعيد نهائية رسمية فحسب ، بل يجب أن تقوم أيضًا بمراقبة وقائية ، أي لا يقتصر الأمر على تذكير فناني الأداء بالمواعيد النهائية التي تقترب ، بل يكتشفون أيضًا حالة التنفيذ ، ويحددون أسباب فشل محتمل ، ويتخذون التدابير للقضاء عليها ، وإبلاغ الإدارة والمساعدة في تنظيم تنفيذ المستند.

تعتبر الوثيقة مكتملة ومُزالة من السيطرة بعد تنفيذ المهام ، أو إبلاغ النتائج إلى المنظمات والأفراد المهتمين ، أو أي تأكيد موثق آخر للتنفيذ. يتم تدوين نتائج التنفيذ في بطاقة التحكم وعلى المستند المنفذ نفسه.

يجب تلخيص نتائج عمل فناني الأداء مع المستندات الخاضعة للرقابة بشكل دوري (على سبيل المثال ، شهريًا) وتحليلها بواسطة خدمة DOW وإبلاغ رئيس المؤسسة من أجل تحسين انضباط الأداء.

خطة عمل لتحسين العمل المكتبي

يمكن أن يقدم مساعد السكرتير مساهمة كبيرة في تحسين العمل مع مستندات المؤسسة ، حيث يتم تنفيذ جزء كبير من العمل المكتبي في مكان عمله. هذه المركزية تجعل من الممكن تنفيذ جميع العمليات مع المستندات بشكل أكثر كفاءة واستخدام المعدات المكتبية على نطاق واسع لنفس النوع من العمل. تتمثل إحدى الوظائف التي يؤديها مساعد السكرتير في التوجيه المنهجي والرقابة على تنظيم العمل المكتبي في الأقسام الهيكلية للمؤسسة وفروعها.

السكرتير المرجعي هو الذي يمكنه تقييم فعالية نظام العمل المكتبي المعتمد في المؤسسة بموضوعية ، ومع اكتساب الخبرة ، يقدم تعليقات واقتراحات مهمة لتغييره.

يمكن تحسين العمل المكتبي في المؤسسة وفقًا لخطة تقريبية:

1. توثيق

1.1 تحديد الأنواع الرئيسية لوثائق المنشأة الضرورية والكافية لعملها. تخفيض وإزالة أنواع الوثائق المتقادمة من التداول.

1.2 دراسة وتحليل إعداد وتنفيذ وثائق المؤسسة (قواعد الصياغة ، أسلوب العرض ، البناء المنطقي للنصوص).

1.3 الانتهاء من الأنواع الرئيسية للوثائق وفقًا لتوصيات GOST 6.38-96.

1.4 تطوير نوعين من الترويسات (نموذج للرسائل والفاكسات والمستندات الداخلية).

1.5 إعداد ملف عينات من الأنواع الرئيسية لوثائق المؤسسة مع نصوص الشاشة.

1.6 تدريب العاملين بالمنشأة على قواعد العمل الورقي باستخدام نموذج ملف.

2. تنظيم العمل مع الوثائق

2.1. دراسة وتحليل تكنولوجيا العمل بالوثائق.

2.2. دراسة ممارسة تشكيل القضايا وتسجيلها وترتيب استخدامها. 2.3 - وضع قائمة بتسمية القضايا.

2.4 تعيين الأشخاص المسؤولين عن تشكيل وتسيير الشؤون في التقسيمات الهيكلية.

2.5 دراسة إجراءات تسجيل المستندات وإعداد مقترحات لتحسينها باستخدام جهاز كمبيوتر.

2.6. إدخال المعالجة السنوية لوثائق المؤسسة لنقلها لاحقًا لجزء منها إلى الأرشيف ، والآخر - للتدمير.

2.7. تنفيذ الأجهزة المكتبية (حاسب شخصي ، فاكسات ، آلات تصوير ، البسط ، إلخ).

2.8. تنفيذ تقنيات المعلومات الحديثة بالاعتماد على التكنولوجيا الإلكترونية (أعمال مكتبية ، بريد إلكتروني).

2.9 إعداد التعليمات الخاصة بدعم التوثيق للمنشأة.

2.10. تدريب العاملين بالمنشأة على مهارات العمل العقلاني بالوثائق وتقنيات المعلومات الحديثة.

يمكن لمراجع السكرتير أن يقدم مساهمة مجدية في حل أي مشكلة تواجه القائد. يعتبر بعض الأمناء أن منصبهم غير مهم للغاية للتأثير على عملية صنع القرار ، وبالتالي يحد من نطاق عملهم ومهنهم في نفس الوقت. لكن يتعين على معظم الأمناء التعامل مع البحث واختيار المعلومات حول أي قضية. يمكن للمديرين أن يطلبوا من السكرتير أي شيء ، بناءً على الفكرة الراسخة بأن السكرتير "يجب أن يعرف كل شيء!". بطبيعة الحال ، مثل هذا الشيء مستحيل. من خلال تجسيد هذه المتطلبات ، من الممكن إنشاء الأكثر عمومية إطار المعلوماتللسكرتير.

يحتاج السكرتير إلى:

تعرف على الاتجاهات الرئيسية لعمل الرئيس والشركة ؛

معرفة مكان العثور على المعلومات وتخزين مصادر المعلومات ؛

توقع حاجة المدير لهذه المعلومات أو تلك ؛

قم ببناء ثقة مديرك في قدرتك على العثور على البيانات التي تحتاجها.

قائمة الأدب المستخدم:

1. أندريفا ف. الأعمال الورقية: دليل عملي / الإصدار الخامس ، منقح ومكمل. - م: CJSC Business School "Intel-Sintez" ، 1998. - 192 ص.
2. سكرتير الأعمال - م: "دار النشر السابقة" ، 1998. 192 ثانية.

تسمح الأنواع الحالية لسير العمل في المنظمة ليس فقط بضمان أنشطتها الداخلية والخارجية ، ولكن من خلال أتمتة العمل المكتبي لزيادة كفاءة هذا النشاط. تضمن المعالجة الآلية لجميع أنواع المستندات في سير عمل المؤسسة انضباطًا عالي الأداء ، مما يؤثر بشكل إيجابي على الإنتاجية. توضح المقالة أنواع سير العمل وتحويلها إلى تنسيق إلكتروني.

من المقال سوف تتعلم:

• ما هي أنواع إدارة الوثائق الموجودة في المنظمة ؛
• كيف يتم تصنيف أنواع المستندات في سير العمل ؛
• ما هي أنواع إدارة المستندات الإلكترونيةالمستخدمة في المؤسسات.

تم تصميم جميع أنواع سير العمل في المنظمة لضمان أنشطتها الإنتاجية والاقتصادية والتنظيمية الفعالة والمتواصلة. تسمح لك الإجراءات الموحدة ، النموذجية لنظام العمل المكتبي ، بأتمتة العمل مع جميع أنواع المستندات في سير عمل المؤسسة.

أنواع سير العمل في المؤسسة

في عملية تنفيذ الاقتصادية و الأنشطة التنظيميةتقوم الشركات من أي شكل من أشكال الملكية بتطوير نفسها وتتلقى من الخارج عددًا كبيرًا من أنواع المستندات المختلفة. من خلال الوثائق الخارجية والداخلية ، يتم التفاعل ونقل إشارات التحكم. إدارة المستندات هي عملية تسجيل حركة المستندات في الشركة من لحظة استلامها أو إنشائها حتى لحظة إرسالها أو تنفيذها ونقلها إلى الأرشيف.

يغطي سير العمل جميع أنواع المستندات: الواردة والصادرة والداخلية ، ويتم تحديد تسلسل معالجتها من خلال جدول سير العمل الذي تم تطويره في بشكل فرديعلى أساس السياسة المحاسبية التي تتبناها الشركة ، خصوصيات أنشطتها الاقتصادية والتنظيمية.

يتم تقسيم أنواع سير العمل في المؤسسة وفقًا لنوع المعاملات التجارية المصحوبة بنوع أو نوع آخر من الوثائق. هناك ثلاثة أنواع من سير العمل:

• إداري - المستندات التي يتم من خلالها إجراء الاستقبال والإرسال قرارات الإدارةوالتقارير والمعلومات التي يتم إنشاؤها على أساسها يتم اتخاذ مثل هذه القرارات ؛
• الموظفون - المستندات التي تحتوي على معلومات تتعلق بمحاسبة الموظفين ، بما في ذلك تناوبهم وتغيير المناصب والفصل والعقوبات والحوافز والموظفين وجدول الإجازات ؛
• المالية - المستندات المتعلقة بالأنشطة الإنتاجية للمؤسسة ، المصاحبة لجميع العمليات التجارية التي تجري عليها: التقارير المخططة والتحليلية والمالية والعقود ، أنظمةوالمراسلات والفواتير وما إلى ذلك.

أنواع المستندات في سير العمل

كقاعدة عامة ، يتم تقسيم جميع أنواع المستندات في سير عمل المؤسسة إلى ثلاث فئات: التنظيمية والإدارية والمعلوماتية والمرجعية.

التنظيمي ما يلي: ميثاق المؤسسة. وصف الوظيفة؛ التوظيف. اللوائح المحلية التي تحكم علاقات العمل بين موظفي الشركة وصاحب العمل ، بما في ذلك لوائح العمل الداخلية ، والأحكام المتعلقة بالأجور أو التقسيمات الهيكلية ، وجدول الإجازات.

تتضمن المستندات الإدارية أنواعًا من المستندات في سير عمل المؤسسة مثل: الأوامر والأوامر والقرارات والقرارات والتعليمات.

المعلومات والوثائق المرجعية هي بروتوكولات وأفعال وشهادات وخطابات وتقارير ومذكرات توضيحية.

رئيسي السمة المميزةأي وثيقة هي أهميتها القانونية ، والتي يتم ضمانها من خلال وجود التفاصيل الإلزامية. على سبيل المثال ، تشمل هذه: الاسم وتاريخ ومكان التوقيع ورقم التسجيل والتنسيق والموافقة على التوقيعات. يأخذ نظام العمل المكتبي في الاعتبار فقط هذه الأنواع من المستندات التي يتم تزويدها بالتفاصيل اللازمة ويتم إعدادها وفقًا لمتطلبات المعايير المعمول بها.

أنواع إدارة الوثائق الإلكترونية

تتضمن عملية سير العمل إجراءات مثل استلام المستندات وإرسالها وتسجيلها وتوجيهها وأرشفتها ، فضلاً عن حمايتها من الوصول غير المصرح به والتحكم في تنفيذها في الوقت المناسب. من الواضح أن الإجراء الموحد لتنفيذ جميع هذه الإجراءات يجعل من الممكن أتمتة سير العمل وإبقائه في شكل إلكتروني.

التوفر الوسائل التقنيةو البرمجياتاليوم يجعل من الممكن إدخال أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية في أي مؤسسة. يمكن اختيار أنواع إدارة المستندات الإلكترونية المتضمنة في وظائف النظام المستخدم في المؤسسة اعتمادًا على خصائص إنتاجها وأنشطتها التنظيمية.

مع الأخذ في الاعتبار الاحتياجات الحقيقية ، يمكن للشركة استخدام مثل هذه الأنواع من إدارة المستندات الإلكترونية مثل:

• صناعي؛
• إداري.
• شؤون الموظفين؛
• محاسبة مالية)؛
• مستودع؛
• التقنية والتكنولوجية ؛
• سرية وسرية.

تطبيق الأنظمة الإلكترونيةالأعمال الورقية أمر لا بد منه. ونتيجة لذلك ، يتم ضمان كفاءة الإدارة وتحسين العمليات التنظيمية والإدارية والعملية.

أنواع أنظمة إدارة الوثائق

تصنف أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية حسب التقنية والبنية المستخدمة حسب درجة التكامل. تستخدم معظم الشركات الروسية أنظمة تداول إلكترونية عالمية (EDMS) تعتمد على بنية "خادم العميل". تتضمن هذه التقنية وضع الوحدات الرئيسية لإدارة التدفقات والبيانات الوثائقية على خادم مخصص ، يتم الوصول إلى العميل من محطات العمل - أجهزة كمبيوتر المستخدم المتصلة بشبكة محلية. تشمل مزايا هذه التقنية السرعة والموثوقية ، وهي كافية تمامًا لضمان التشغيل السلس لنظام إدارة المستندات لكل من المؤسسات الصغيرة والكبيرة.

ولكن يمكن أيضًا تصنيف أنواع أنظمة سير العمل وفقًا للوظيفة التي تحدد نطاق تطبيقها. بناءً على ذلك ، يمكن تقسيم أنظمة إدارة المستندات إلى:

• أنظمة الأعمال
• المحفوظات الإلكترونية المعدة للتخزين والاسترجاع كميات كبيرةمعلومة؛
• أنظمة سير العمل المصممة لأتمتة العمليات التجارية ؛
• تم تصميم أنظمة ECM لإدارة كل محتوى الشركة: المستندات وصورها ، وسجلاتها ، ومهام سير العمل ، ومحتوى الوسائط ، والتفاعل الجماعي.

نظم إدارة الوثائق الإلكترونية المقدمة على السوق الحديث، كقاعدة عامة ، اجمع بين العديد من الوظائف المدرجة.

تنظيم تدفق المستندات في المنظمة

3.1. تنظيم تدفق المستندات

تدفق ثيقة- حركة المستندات في المنظمة من لحظة استلامها أو إنشائها حتى اكتمال التنفيذ والتسليم إلى الأرشيف أو إرسالها إلى المرسل إليه.

إجراءات تمرير المستندات والعمليات معهم في الهيئات الاتحادية قوة تنفيذيةتخضع للوائح القياسية لتفاعل السلطات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 19 يناير 2005 N 30 (بصيغته المعدلة والمكملة بحلول 11 نوفمبر 2005) ، اللوائح القياسية التنظيم الداخليالهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 28 يوليو 2005 ، تعليمات العمل المكتبي ، اللوائح هيئة فيدراليةالسلطة التنفيذية ، بطاقة تقرير أشكال موحدةالوثائق واللوائح المتعلقة بالتقسيمات الهيكلية ، وصف الوظيفةومسؤوليات الوظيفة.

على أساس هذه الوثائق ، تقوم كل منظمة بتطوير اللوائح والتعليمات الداخلية المعتمدة من قبل رئيس المنظمة وهي الوثائق المعياريةعلى الأعمال التجارية في المنظمة.

تنقسم جميع وثائق المنظمة فيما يتعلق بجهاز الإدارة إلى ثلاثة تدفقات للوثائق: المستندات الواردة ، والمستندات الصادرة والوثائق الداخلية.

المعلمات الرئيسية لهذه التدفقات ، التي تؤخذ في الاعتبار عند تنظيم سير العمل ، هي:

2) حجم التدفق ، والذي يتم تحديده من خلال عدد المستندات التي تمر عبر قسمها لكل وحدة زمنية ؛

3) هيكل التدفق ، الذي يحدده نوع الوثائق والتأليف وعلامات أخرى لتقسيم التصنيف ؛

4) وضع التدفق ، والذي يتم تحديده من خلال تكرار حركة المستندات عبر نقاط المعالجة.

يجب أن تكون حركة المستندات في كل دفق تدفقًا مباشرًا ، أي استبعاد العودة والتعرج والطرق الأخرى. يجب إجراء عمليات معالجة المستندات المختلفة بالتوازي لتقليل الوقت الذي يقضيه في مجال العمل المكتبي وزيادة كفاءة التنفيذ.

يوفر تنظيم العمل المكتبي في المنظمة خدمة دعم التوثيق الإداري (DOE)، والتي يمكن تمثيلها في المنظمة كوحدة هيكلية مستقلة ، أو كموظف فردي.

المهام الرئيسية لخدمة داوهي: ضمان المعالجة الأولية للوثائق الواردة ، والنظر الأولي للوثائق ، والتسجيل ، ونقل المستندات للنظر فيها للإدارة ، ونقل المستندات للتنفيذ ، وتنفيذ المستندات ، والتحكم في تنفيذ المستندات ، وتخزين المستندات المنفذة ، وتنظيم إعداد وإرسال المستندات الصادرة وتنظيم إنشاء وتنفيذ المستندات الداخلية

ترد الخوارزميات (التكنولوجيا) للعمل مع المستندات (الواردة والصادرة) التي ينفذها موظفو خدمة DOW في الملحق 67 ، 68.

3.2 استقبال ومعالجة وتوزيع الوثائق الواردة والصادرة والداخلية

نتيجة للمعالجة الأولية ، يتم فتح الأظرف التي تحتوي على المستندات (باستثناء الأظرف التي تحمل علامة "شخصيًا") ، ويتم التحقق من صحة التسليم وسلامة حزمة المستندات. يتم إرسال المستندات التي تم تسليمها بشكل خاطئ إلى المالك أو إعادتها إلى المرسل. في حالة عدم وجود عنوان المرسل على المستند ، يتم إرفاق المغلف بالمستند.

يتم تسجيل المستند المستلم في نموذج مراقبة التسجيل ويتم لصق ختم التسجيل به في الجزء السفلي من الهامش السفلي للورقة الأولى من المستند.

في مرحلة الدراسة الأولية للوثائق ، يتم فرزها في المستندات التي تتطلب مراجعة إلزامية من قبل الإدارة والمستندات التي يتم إرسالها مباشرة إلى الأقسام الهيكلية أو المنفذين المسؤولين.

يتم إجراء دراسة أولية على أساس تقييم محتوى الوثيقة ، على أساس توزيع مسؤوليات المديرين المنشأة في المنظمة.

يتم نقل المستندات الموجهة مباشرة إلى الأقسام الفرعية الهيكلية أو المسؤولين إلى وجهتهم دون النظر المسبق.

يتم إرجاع المستندات التي تمت مراجعتها من قبل الإدارة إلى خدمة DOW ، حيث يتم إدخال محتوى القرار في نموذج تسجيل المستند ، ويتم تقديم المستند للتنفيذ. يستلم المنفذ المسؤول أصل المستند الذي نفذه عدة منفذين ، ويتلقى الباقون نسخة من المستند. يتم نقل المستند المنفذ مع جميع المواد الداعمة إلى خدمة DOW ، والتي تقوم بحفظ المستندات في ملفات ، وفقًا لتسمية ملفات المنظمة.

يتم قبول البرقيات التي تتلقاها المنظمة مقابل الاستلام مع تاريخ ووقت الاستلام ، ويتم تسجيلها وتحويلها إلى الإدارة.

يتم تسجيل نص الرسالة الهاتفية المستلمة من قبل المستلم في نموذج ، ويتم تسجيلها وإرسالها إلى الإدارة للنظر فيها.

عند استلام وإرسال المستندات بالفاكس ، يجب مراعاة القواعد التالية:

1) يجب ألا يتجاوز حجم المستند المنقول (نص ، رسم بياني ، صورة بيانية) على ورق A4 باللون الأسود 5 أوراق ؛

2) يتم تقديم مستند للإرسال عبر قنوات الفاكس مع طلب إرسال موقع من رئيس الوحدة الإنشائية ؛

3) تقع المسؤولية عن محتوى المعلومات المرسلة على عاتق المقاول الذي أعد المستند للإرسال ورئيس الوحدة الهيكلية ذات الصلة ؛

4) يتم إرسال رسائل الفاكس باللغات الأجنبية إذا كانت هناك ترجمة معتمدة من قبل الشخص الذي وقع على رسالة الفاكس ؛

6) يتم تسجيل المستند المراد نقله ، وبعد إرسال المستند الأصلي يتم إرجاعه إلى المرسل بختم في وقت الإرسال ؛

7) يتم تسجيل رسائل الفاكس الواردة ، وتحويلها من قبل المرسل إليه مقابل الاستلام في يوم الاستلام ، والرسائل العاجلة - على الفور ؛

8) تم استلام أصل المستند بعد إرسال رسالة الفاكس إلى القسم الفرعي المناسب - المنفذ ؛

9) يتم إرسال رسائل الفاكس باللغات الأجنبية إلى المرسل إليه بدون ترجمة.

يتم استلام المستندات في شكل إلكتروني التي تتلقاها المنظمة وتسجيلها استعراض أوليالإدارة وتسليمها لفناني الأداء.

قواعد قبول ومعالجة وتوزيع الوثائق في شكل إلكترونييتم تحديدها من خلال تعليمات العمل المكتبي ، مع مراعاة الأجهزة والبرامج المتاحة.

يتم إرسال المستندات المرسلة من المنظمة عن طريق الاتصالات البريدية أو الكهربائية

تجهيز المستندات للإرسال خدمه بريديهالتي تنفذها خدمة DOW التابعة للمنظمة وفقًا للقواعد الحالية لتقديم الخدمات البريدية.

بمساعدة وسائل الاتصال الكهربائية ، تنقل خدمة DOW البرقيات والرسائل الهاتفية ورسائل الفاكس والمستندات الإلكترونية.

يتم تحديد أنواع المستندات ، التي يتم نقل المعلومات الخاصة بها عبر قنوات الاتصال الكهربائي ، وكذلك الحاجة والإجراءات لإرسال أوراقها الأصلية إلى المرسل إليه ، من خلال تعليمات إدارة مكتب المنظمة ، مع مراعاة توفر الوسائل التقنية و برنامج في المنظمة.

يتم نقل مستندات الإرسال معدة بالكامل ومسجلة مع الإشارة إلى العنوان البريدي (رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني أو إشارة إلى القائمة البريدية).

يجب معالجة المستندات المراد إرسالها وإرسالها في يوم توقيعها أو في موعد لا يتجاوز يوم العمل التالي. تتم إعادة توجيه المستند الموزع أو استبداله بتوجيه من الشخص الذي وقع المستند ، أو رئيس خدمة DOW.

يتم تنظيم مرور المستندات الداخلية في مراحل إعدادها وتنفيذها وفقًا لـ ترتيب عامتداول الصادر ، وفي مرحلة التنفيذ - المستندات الواردة.

يتم تحويل مسودات الوثائق الداخلية ، بعد إعدادها والاتفاق عليها مع الوحدات الهيكلية والمسؤولين المهتمين ، إلى خدمة وزارة الطاقة ، التي تراقب صحة تنفيذها.

يتم تقديم المستندات المنفذة للتوقيع عليها إلى الإدارة وفقًا لحق التوقيع وتوزيع مسؤوليات المديرين.

يتم تسجيل المستندات الداخلية بعد النظر فيها (التوقيع) من قبل رئيس المنظمة.

يتم إرسال نسخ طبق الأصل من المستندات الموقعة والمسجلة إلى المنفذين ، ويتم حفظ الأصل في الملف. يتم تحويل المستندات إلى منفذين مقابل إيصال بعلامة في شكل تسجيل المستندات.

يتضمن تنفيذ المستندات جمع ومعالجة المعلومات اللازمة ، وإعداد مسودة الوثيقة ، وتنفيذها ، والموافقة عليها ، وتقديمها للتوقيع على الإدارة ، والتحضير لإرسالها إلى المرسل إليه.

يحدد المقاول العدد المطلوب من نسخ المستند ويقدم المستند للنسخ المتماثل. بالنسبة للمستندات المرسلة إلى أكثر من أربعة عناوين ، يقوم المقاول بإعداد مؤشر للتوزيع.

3.3 تسجيل الوثائق ومراقبة التنفيذ وتنظيم نظام البحث عن الوثائق

تسجيل المستندات -هذا تثبيت لحقيقة إنشاء أو استلام مستند عن طريق وضع فهرس وتاريخ عليه (الدعائم 29 ، 30) ، متبوعًا بتسجيل المعلومات الضرورية حول المستند في نموذج التسجيل المناسب.

تخضع جميع المستندات التي تتطلب التسجيل والتنفيذ والاستخدام لأغراض مرجعية للتسجيل. يتم تسجيل المستندات بغض النظر عن طريقة تسليمها أو نقلها أو إنشائها. يتم تسجيل المستندات مرة واحدة فقط: واردة - في يوم الاستلام ؛ الصادرة والداخلية - في يوم التوقيع أو الموافقة. عند نقل مستند من قسم إلى آخر ، لا يتم وضع رقم تسجيل جديد.

يتم تسجيل المستندات ضمن مجموعات ، اعتمادًا على اسم أنواع المستندات أو المؤلف أو المحتوى. يضمن التسجيل حساب عدد المستندات وسلامة المستندات والبحث عن المستندات لأغراض المعلومات والمرجعية.

عند تسجيل المستندات ، يجب تسجيل المعلومات التالية:

2) تاريخ الوثيقة ؛

3) رقم الوثيقة ؛

4) تاريخ استلام المنظمة للوثيقة ورقمها حسب سجل التسجيل ؛

5) عنوان النص وملخص الوثيقة ؛

6) قرار الرأس.

7) علامة على تنفيذ المحرر.

تشكل هذه التفاصيل أساس المعلومات والأنظمة المرجعية وتضمن توافق معلومات نماذج التسجيل.

تُستخدم سجلات التسجيل وبطاقات التسجيل والتحكم (RKK) كنماذج تسجيل. يتم تقديم عينات من سجلات التسجيل وبطاقة التسجيل والتحكم (RCC) في الملحق 69-72. على أساس بطاقات التسجيل والتحكم ، يتم إنشاء ملف مرجعي يوفر البحث والتحكم في تنفيذ المستندات.

تدخل المعلومات المتعلقة بالوثائق التي تم الحصول عليها أثناء تسجيلهم في نظام البحث ، وهو خزانة ملفات وكتب مرجعية للتصنيف مصنوعة بالطريقة التقليدية أو الإلكترونية.

مع تسجيل البطاقة التقليدية ، تتم طباعة العدد المطلوب من RKKs ، والتي يمكن أن تشكل فهارس البطاقة المرجعية التالية (بواسطة المراسلين ، حسب أنواع المستندات ، بواسطة المؤلفين ، حسب الخصائص الجغرافية ، وما إلى ذلك).

يتم تحقيق فعالية محرك البحث من خلال التطوير أدلة التصنيف ، بما في ذلك:

1) مصنفات أسئلة النشاط ؛

2) مصنفات أنواع الوثائق ؛

3) مصنفات المراسلين.

4) مصنفات الدقة.

5) مصنفات فناني الأداء.

6) مصنفات نتائج تنفيذ المستندات.

7) تسميات القضايا.

بالإضافة إلى المصنفات المدرجة بشكل خاص محرك البحثيمكن استخدام المصنفات الأخرى اعتمادًا على احتياجات الإدخال والبحث عن المستندات والمعلومات.

ابحث في المصفوفات الآلية وثيقة محددةأو يتم اختيار المواد من خلال التفاصيل (العناوين ، وأنواع الوثائق ، وتواريخ الاعتماد ، ورقم الوثيقة ، وما إلى ذلك) أو حسب السياق (بأي كلمة أو عبارة واردة في الوثيقة).

يتم تحديد التحكم في تنفيذ المستندات والمواعيد النهائية لتنفيذها من خلال اللوائح النموذجية لتفاعل السلطات التنفيذية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 19 يناير 2005 رقم 30 واللوائح النموذجية للداخلية. تنظيم السلطات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 28 يوليو 2005 رقم 452 ، ووثائق مماثلة تم تطويرها في المنظمة على أساسها.

مراقبة تنفيذ المستنداتيتضمن وضع المستند تحت السيطرة ، وتنظيم سير التنفيذ ، وإزالة المستند المنفذ من السيطرة ، وإرسال المستند المنفذ إلى الحالة ، وتسجيل وتلخيص وتحليل التقدم المحرز ونتائج تنفيذ المستند ، وإبلاغ المديرين بحالة تنفيذ المستند.

تخضع جميع المستندات المسجلة التي تتطلب التنفيذ للمراقبة ، والتي يتم اعتماد القائمة من قبل رئيس الهيئة الإدارية الاتحادية والمنظمة. عند وضع مستند للمراقبة ، في الصفحة الأولى من المستند ، يتم وضع "التحكم" المطلوب في شكل الحرف "K" أو كلمة "التحكم" في الحقل العلوي.

يتم توفير التحكم في تنفيذ المستندات من قبل إدارة المنظمة ووحدة هيكلية خاصة.

يقدم التقسيم الهيكلي الذي يوفر السيطرة على التنفيذ ، كقاعدة عامة ، إلى رئيس هيئة الإدارة على أساس أسبوعي معلومات حول المستندات الخاضعة للمراقبة في النموذج الذي وضعه رئيس هيئة الإدارة.

تم بناء مراقبة تنفيذ المستند على أساس بيانات التسجيل التي تشكل ملف التحكم. يتم تنظيم ملف التحكم من خلال شروط تنفيذ المستندات ، من قبل المنفذين ، من خلال مجموعات من الوثائق.

من أجل البحث العقلاني عن المعلومات الضرورية ، يتم تجميع المستندات بعد تنفيذها في حالات ، وهي عبارة عن مجموعة من المستندات أو مستند يتعلق بموضوع معين أو مجال نشاط ، يتم حفظه في غلاف منفصل.

من أجل تشكيل الحالات بشكل صحيح ، وضمان البحث السريع عن المستندات حسب محتواها وأنواعها ، يتم إجراء تصنيف للوثائق ، والذي يتم تثبيته في تصنيف الحالات.

3.4. منهجة ومحاسبة الوثائق في المنظمة

تسمية الحالة- هذه قائمة منهجية لعناوين الحالات ، مع الإشارة إلى شروط تخزينها. يضمن تصنيف الحالات توزيع وتجميع المستندات المنفذة في حالات ، ويحدد فترات التخزين للحالات وهو الأساس لتجميع قوائم الجرد لحالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ، وكذلك المحاسبة عن حالات التخزين المؤقت. (حتى 10 سنوات) تخزين الوثائق في الأرشيف.

يتم تجميع تسمية الحالات من قبل خدمة DOW في 1 يناير من كل سنة تقويمية ، والتي وافق عليها رئيس المنظمة ، وهي صالحة طوال العام. عند تجميع تسميات القضايا ، يسترشدون بالأحكام الخاصة بالهيئة التنفيذية الاتحادية وأقسامها الهيكلية ، والموظفين ، والخطط والتقارير الخاصة بالعمل ، وقوائم الوثائق ، مع الإشارة إلى شروط تخزينها ، وتسميات القضايا للسنوات الماضية. في الوقت نفسه ، تتم دراسة الوثائق التي تم تشكيلها في أنشطة مجلس الإدارة وأنواعها وتكوينها ومحتواها.

في السلطات الاتحادية (المنظمات) ، يتم وضع تسميات حالات التقسيمات الهيكلية والتسميات الموحدة لحالات الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمات). يتم تجميع تسميات حالات الوحدة الهيكلية في موعد أقصاه 15 نوفمبر من العام الحالي من قبل خدمة وزارة الطاقة (المسؤولة عن العمل المكتبي) للوحدة ، بالاتفاق مع الأرشيف ولجنة الخبراء ، موقعة من قبل رئيس الوحدة الهيكلية وتقديمها إلى وزارة الطاقة (DOE) التابعة للسلطة (المنظمة).

تلتزم الوحدة الهيكلية المنشأة حديثًا بوضع تصنيف للحالات في غضون شهر وتقديمها لخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة للسلطة أو المنظمة.

يتم تجميع المصطلحات الموجزة للحالات من قبل خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة للهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة) على أساس تسمية حالات التقسيمات الهيكلية بمساعدة منهجية لأرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة).

التسميات الموحدة لقضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة)موقعة من قبل رئيس خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، بالاتفاق مع لجنة الخبراء المركزية (CEC) للهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة) ، مع لجنة التحقق من الخبراء (EPC) للأرشيف الفيدرالي ، والتي يتم نقل المستندات إليها للتخزين الدائم ويوافق عليها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة).

مرة كل خمس سنوات ، يتم تنسيق تسمية القضايا مع الأرشيف الفيدرالي (الوزاري) ، إذا لم تكن هناك تغييرات أساسية في وظائف وهيكل الهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة).

بعد الموافقة على التسميات الموحدة للحالات ، تتلقى الأقسام الهيكلية مقتطفات من الأقسام ذات الصلة لاستخدامها في عملها.

أسماء أقسام المصنفات الخاصة بقضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة) هي أسماء الأقسام الهيكلية. في التسمية الموحدة للحالات ، يتم ترتيب الأقسام وفقًا للهيكل المعتمد للهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة).

تشمل تسمية القضايا عناوين القضايا التي تعكس جميع مجالات العمل الموثقة. الدوريات ليست مدرجة في تسمية القضايا.

يتم ترتيب أسماء الحالات في المصنف في تسلسل معين - حسب درجة أهمية الوثائق والقضايا المجمعة. يجب أن تغطي تسمية الحالات الحجم الكامل للوثائق التي ستنشأ في أنشطة المنظمة.

ترتب أعمدة تسميات القضايا على النحو التالي:

في العمود 1 من تسميات الحالات ، يتم وضع مؤشرات كل حالة مدرجة في التسمية. يتكون مؤشر الحالة من التعيين الرقمي للوحدة الهيكلية المنشأة في الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة) والرقم التسلسلي لعنوان القضية حسب التسمية داخل الوحدة الهيكلية. يشار إلى فهارس الحالة بالأرقام العربية. على سبيل المثال: 12–05 ، حيث 12 هو تسمية الوحدة الهيكلية ، 05 هو الرقم التسلسلي لعنوان الحالة وفقًا للتسمية.

يتضمن العمود 2 من تسميات الحالات عناوين القضايا (مجلدات ، أجزاء). يجب أن يعكس عنوان القضية بوضوح وبشكل عام المحتوى الرئيسي وتكوين وثائق القضية.

لا يجوز استخدام صيغة غير محددة في مقدمة القضية (مثل " الوثائق العامة"، والمراسلات العامة" ، وما إلى ذلك) ، بالإضافة إلى الكلمات التمهيدية والعبارات المعقدة والكلمات المختصرة والأسماء المختصرة للهيئات والمنظمات التنفيذية الفيدرالية.

يتكون عنوان القضية من عناصر مرتبة في التسلسل التالي: اسم نوع القضية (مراسلات ، مجلات ، إلخ) أو نوع المستندات (أوامر ، بروتوكولات ، إلخ) ؛ اسم الهيئة التنفيذية الاتحادية أو الوحدة الهيكلية (مؤلف الوثيقة) ؛ اسم المنظمة التي سيتم توجيه المستندات إليها أو التي سيتم استلام المستندات منها (المرسل إليه أو مراسل المستند) ؛ ملخص لوثائق القضية ؛ اسم المنطقة (المنطقة المحلية) التي يرتبط بها محتوى وثائق القضية ؛ التاريخ (الفترة) التي تتعلق بها مستندات القضية.

في عناوين الحالات التي تحتوي على مستندات حول موضوع واحد ، ولكن لا ترتبط بتسلسل التنفيذ ، يتم استخدام مصطلح "المستندات" كنوع الحالة ، وفي نهاية العنوان ، بين قوسين ، الأنواع الرئيسية من المستندات التي يجب تجميعها في الحالة (الخطط ، القوائم ، التقارير ، إلخ).

في عناوين القضايا التي تحتوي على مراسلات مع مراسلين مختلفين مع مراسلين متجانسين ، لا يتم الإشارة إلى الأخير ، ولكن يشار إلى الاسم المحدد الشائع لهم.

في عناوين القضايا التي تحتوي على مراسلات مع مراسلين غير متجانسين ، لم يتم سردها.

تشير عناوين القضايا إلى مراسل معين إذا كانت المراسلات قد أجريت معه فقط.

عند تعيين الوحدات الإدارية الإقليمية في عناوين القضايا ، يؤخذ في الاعتبار ما يلي: إذا كان محتوى القضية يتعلق بالعديد من الوحدات الإدارية الإقليمية المتجانسة ، فلا يتم الإشارة إلى أسمائها المحددة في عناوين القضايا ، ولكن اسمها المحدد المشترك يشار.

تشير عناوين الحالات التي تحتوي على وثائق التخطيط أو التقارير إلى الفترة التي تم فيها وضع الخطة أو التقرير.

إذا كانت الحالة تتكون من عدة أجزاء أو مجلدات ، فسيتم وضع عنوان عام للقضية ، وبعد ذلك ، إذا لزم الأمر ، يتم تجميع عناوين كل مجلد (جزء) ، مع توضيح عناوين القضية.

يجب أن يتوافق عنوان ملحق الحالة ، الذي تم وضعه في مجلد منفصل ، مع العنوان الموجود في هذا المستند. يتم تحديد ترتيب عناوين القضايا داخل الأقسام والأقسام الفرعية لتسمية القضايا حسب درجة أهمية الوثائق التي تشكل القضايا وعلاقتها. في البداية عناوين القضايا التي تحتوي على الوثائق التنظيمية والإدارية.

يمكن تحديد عناوين القضايا في عملية تشكيل وتنفيذ القضايا.

يتم ملء العمود 3 من تسمية الحالات في نهاية السنة التقويمية.

يشير العمود الرابع إلى فترة تخزين الحالة ، وعدد المقالات وفقًا للقائمة ، وفي حالة عدم وجودها ، فإن التسمية النموذجية أو التقريبية للحالات أو فترة التخزين المتفق عليها مع CEP لوكالة الأرشفة الفيدرالية.

يشير العمود 5 "ملاحظة" إلى اسم قوائم المستندات المستخدمة في تحديد فترات التخزين للحالات ، ويتم وضع علامات عند فتح القضايا ، وفي حالات التحويل ، وتخصيص حالات الإتلاف ، وعلى الأشخاص المسؤولين عن التشكيل من القضايا ، بشأن إحالة القضايا إلى جهة أخرى من السلطات التنفيذية الاتحادية أو أي منظمة أخرى لمواصلة العمل.

إذا ظهرت خلال العام مجالات عمل موثقة جديدة ، حالات غير متوقعة ، في الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يتم تضمينها بالإضافة إلى ذلك في تسميات الحالات. للقيام بذلك ، في كل قسم من أقسام تسميات الحالات ، أثناء تنفيذها ، يتم حجز أماكن خالية.

في نهاية السنة التقويمية الحالية ، يتم إدخال إدخال نهائي في تصنيف القضايا على عدد القضايا المرفوعة (مجلدات).

تُطبع تسمية الحالات عادةً في 4 نسخ: النسخة الأولى. - مخزنة في خدمة DOW ؛ الثاني - عامل ؛ ثالثًا - وثيقة محاسبيةأرشيف إداري رابعا - ينقل لأرشيف الدولة (الأعلى).

ويرد عينة من تصميم تسميات الحالات في الملحق 73.

3.5 تشكيل وتنفيذ القضايا

تشكيل القضايا- هذا هو تجميع المستندات المنفذة في قضايا حسب تصنيف القضايا وتنظيم المستندات داخل القضية.

يتم تقديم المستندات المنفذة فقط في الحالات التي يتم فيها ملء "مذكرة بشأن تنفيذ وإرسال المستند إلى الحالة" المطلوبة ، بشأن إصدار واحد ، مع وجود فترة تخزين واحدة في غضون 10 أيام بعد تقديم المستندات من قبل المقاول.

يتم تنظيم التحكم في توقيت وصحة تقديم القضايا من خلال خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة للهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة).

عند تكوين الحالات ، يجب مراعاة القواعد العامة التالية:

1) وضع في الملفات المستندات المنفذة فقط ، وفقًا للعناوين وفقًا لتسمية القضايا ؛

2) تجميع المستندات الخاصة بسنة تقويمية واحدة فقط في ملف ، باستثناء حالات التحويل ؛

3) تجميع مستندات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة بشكل منفصل في ملفات ؛

4) وضع نسخ من الفاكسات والرسائل الهاتفية والوثائق الإلكترونية في الملفات بشكل عام.

5) يجب عدم وضع المستندات القابلة للإرجاع ، والنسخ الإضافية ، والمسودات في الملف ؛

6) يجب ألا يتجاوز حجم العلبة 250 ورقة.

إذا كان هناك عدة مجلدات (أجزاء) في الحالة ، فسيتم لصق رقم (فهرس) الحالة وعنوانها على كل مجلد مع إضافة "v.1. ، v.2 ، وما إلى ذلك).

يتم ترتيب المستندات داخل الحالة من أعلى إلى أسفل في تسلسل زمني أو سؤال منطقي أو تسلسل آخر أو مزيج منهما. يتم تجميع المستندات الإدارية في حالات حسب النوع والتسلسل الزمني مع التطبيقات ذات الصلة.

في حالات منفصلة في التسلسل الزمني ، اعتمادًا على نوع المستندات ، يتم نسخ المقبول القوانين الفدراليةوأعمال رئيس الاتحاد الروسي ومقتطفات من محاضر اجتماعات حكومة الاتحاد الروسي.

يتم إيداع جميع الوثائق ذات الطابع الإعلامي والإعلامي عن تنفيذ أفعال رئيس الاتحاد الروسي أو حكومة الاتحاد الروسي ، الخاضعة للمراقبة ، في القضية المرفوعة بشأن هذه الأفعال. إذا لم يتم تقديم القانون ، يتم إيداع مستندات الإبلاغ في ملف المراسلات لفترة التخزين الدائم للسنة الحالية.

إذا كان هناك مستند حول إزالة العديد من الأعمال من السيطرة المرفوعة في حالات مختلفة ، فيجب تقديم العدد المطلوب من نسخ هذا المستند في الحالات ذات الصلة ، مع الإشارة إلى رقم الحالة التي تم فيها إيداع أصل هذا المستند .

يتم تشكيل وثائق اجتماعات هيئات الإدارة الجماعية في حالات منفصلة.

يتم تجميع مقترحات وبيانات وشكاوى المواطنين بشأن قضايا عمل الهيئات التنفيذية الاتحادية وجميع الوثائق للنظر فيها وتنفيذها بشكل منفصل عن بيانات المواطنين بشأن القضايا الشخصية.

يتم تجميع مراسلات الهيئات والمنظمات التنفيذية الفيدرالية ، كقاعدة عامة ، لفترة السنة التقويمية ويتم تنظيمها حسب الترتيب الزمني: الوثيقة - يتم وضع الإجابة بعد المستند - الطلب ، عندما تكون المراسلات حول قضية محددة بدأت في استئناف العام السابق ، يتم تضمين المستندات في ملف العام الحالي من الإشارة إلى فهرس العام السابق.

تخضع الحالات للتسجيل في مؤسستهم وفي نهاية السنة التقويمية. الإيداع - تحضير العلبة للتخزين. يجب ألا يحتوي كل ملف على أكثر من 250 ورقة ، بسمك لا يتجاوز 40 مم.

اعتمادًا على فترة التخزين ، تخضع الحالات المكتملة للتسجيل الكامل أو الجزئي. تصميم كاملتخضع حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) والموظفين.

الحالة الكاملة تشمل:

1) تسجيل تفاصيل غلاف القضية بالشكل المحدد ؛

2) ترقيم الصفحات في الملف ؛

3) تحرير شهادة التسجيل للقضية ؛

4) إجراء جرد داخلي للقضية ، إذا لزم الأمر ؛

5) حفظ الملف أو ربطه ؛

6) إجراء التغييرات اللازمة على غلاف الجراب.

التفاصيل على غلاف الجراب:

1) اسم الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة) ؛

2) اسم الوحدة الهيكلية.

3) رقم الحالة (الفهرس) ؛

4) عنوان القضية ؛

5) تاريخ القضية (مجلدات ، أجزاء) ؛

6) عدد الأوراق في الملف ؛

7) مدة تخزين الملف.

8) الشفرات الأرشيفية للقضية.

التفاصيل الملصقة على غلاف العلبة موضحة على النحو التالي:

1) يشار إلى اسم الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة) بالكامل في الحالة الاسمية ، مع الإشارة إلى الاسم المختصر المعتمد رسميًا ، والمشار إليه بين قوسين بعد الاسم الكامل ؛

2) يتم تسجيل اسم الوحدة الهيكلية وفق الهيكل المعتمد للسلطة التنفيذية (المنظمة).

3) رقم القضية هو تسمية رقمية (فهرس) للحالة حسب تسميات القضايا ؛

4) يتم نقل عنوان القضية إلى الغلاف من تسمية الحالات ؛

5) تاريخ الأمر هو السنة التي تم فيها إنشاء الأمر وإنهائه في حفظ السجلات.

من أجل ضمان السلامة وتحديد ترتيب المستندات المدرجة في القضية ، تم ترقيم جميع أوراقها ، باستثناء صحيفة الشهود والمخزون الداخلي ، بقلم رصاص بسيط من أعلى إلى أسفل. يتم وضع رقم الورقة في الزاوية اليمنى العليا من الورقة.

ورقة كبيرة ، مربوطة في أحد طرفيها ، مرقمة على هيئة ورقة واحدة في الزاوية اليمنى العليا.

المستندات التي تحتوي على ترقيم الصفحات الخاصة بها ، بما في ذلك المنشورات المطبوعة ، مرقمة بالترتيب العام.

يتم ترقيم أوراق العلب المكونة من عدة مجلدات أو أجزاء بشكل منفصل لكل مجلد أو جزء.

الصور الفوتوغرافية والرسومات والمخططات وغيرها من المستندات التوضيحية والمحددة التي تمثل ورقة مستقلة في الملف مرقمة على الجانب الخلفي في الزاوية اليسرى العليا.

يتم ترقيم الأظرف التي تحتوي على مرفقات في الحالة كما يلي: أولاً ، يتم ترقيم الظرف ، ثم يتم ترقيم كل مرفق بالمظروف بالرقم التالي.

المرفقات الخاصة بالحالة ، التي يتم استلامها في ملف ، يتم وضعها كمجلد مستقل ومرقمة بشكل منفصل.

بعد الانتهاء من ترقيم الأوراق ، يتم وضع نقش تصديق يقع في نهاية العلبة. يتم وضع تسجيل الشهادة على ورقة منفصلة من أدلة القضية. يشير بالأرقام والكلمات إلى عدد الأوراق في العلبة والميزات مستندات منفصلة(رسومات ، صور فوتوغرافية ، رسومات ، إلخ). يتم توقيع نقش الشهادة من قبل المترجم مع نسخة من التوقيع وتاريخ التجميع. يشار إلى عدد الأوراق الموجودة في العلبة على غلاف العلبة وفقًا للنقش النهائي.

يتم نقل "فترة تخزين الحالة" المطلوبة إلى غلاف الحالة من تصنيف الحالات بعد مطابقتها مع فترة التخزين المحددة في قائمة فترات التخزين للمستندات التي تم إنشاؤها في أنشطة المنظمة. في العمل التخزين الدائمهو مكتوب "احتفظ بشكل دائم".

يتم وضع كود أرشفة القضية ، المكون من رقم الصندوق ورقم الجرد ورقم الحالة حسب الجرد ، على أغلفة حالات التخزين الدائم في الأرشيف بالحبر الأسود بعد إدراج هذه الحالات في السجل السنوي. أقسام قوائم الجرد الموجزة المعتمدة من قبل EIC للأرشيف.

على أغلفة صناديق التخزين الدائمة ، يتم توفير مكان لاسم الأرشيف الفيدرالي الذي سيتم نقل الحالات إليه ، رموز OKPO و OKOGU.

في نهاية العام ، يتم تقديم الإيضاحات ، إذا لزم الأمر ، في النقوش على أغلفة حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات).

لوثائق المحاسبة فئات معينةفترات التخزين الدائمة والمؤقتة ، التي ينتج حسابها عن تفاصيل هذه المستندات (خاصة القيمة ، والملفات الشخصية ، وما إلى ذلك) ، يتم تجميع جرد داخلي لوثائق الحالة. كما يتم تجميع جرد داخلي لوثائق القضية لحالات فترات التخزين الدائمة والمؤقتة ، إذا تم تشكيلها وفقًا لأنواع المستندات ، والتي لا تكشف عناوينها عن المحتوى المحدد للوثائق.

يتم تجميع الجرد الداخلي في ورقة منفصلة ويحتوي على معلومات حول الأرقام التسلسلية لوثائق الحالة ، والفهارس والتواريخ. عناوين وأرقام أوراق الحالة التي يوجد عليها كل مستند. يتم عمل قيد نهائي للجرد الداخلي ، والذي يشير بالأرقام والكلمات إلى عدد المستندات المدرجة فيه وعدد أوراق الجرد الداخلي. يتم توقيع الجرد الداخلي لوثائق الحالة من قبل المترجم ولصقها فوق الحافة العلوية للداخل من الغلاف الأمامي للحالة.

يتم حفظ المستندات المكونة للقضية على أربعة ثقوب في غلاف مقوى مصنوع من الورق المقوى أو مجلّد ، مع مراعاة إمكانية القراءة المجانية لنص جميع المستندات. عند تحضير الملفات للإيداع (التجليد) ، تتم إزالة الأربطة المعدنية لمستنداتها.

يمكن تخزين حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات) في مجلدات ، ولا ينبغي ترقيم أوراق العلبة ، ولا ينبغي إعداد نقوش الشهادات.

ويرد في الملحق عينات من غلاف القضية والوصف الداخلي للقضية وصحيفة شاهد القضية.

من لحظة التأسيس وحتى النقل إلى الأرشيف ، يتم تخزين الملفات في مكان تكوينها. يُطلب من رؤساء الأقسام الهيكلية والموظفين المسؤولين عن أعمال المكتب ضمان سلامة المستندات والقضايا.

من أجل زيادة البحث التشغيلي عن المستندات ، يتم تخزين الحالات في خزائن وفقًا لتسميات الحالات. يتم وضع تسمية الحالات أو مقتطف منها في داخل الخزانة. على العمود الفقري لأغلفة الحالات ، يشار إلى الفهارس وفقًا لتسميات الحالات.

يتم تخزين الحالات المكتملة لفترات التخزين الدائمة وطويلة الأجل (أكثر من 10 سنوات) في مكان تكوينها لمدة ثلاث سنوات ، ثم يتم إرسالها إلى الأرشيف.

تصدر قضايا العمل من قبل موظفي المنظمة مقابل إيصال بإذن من رئيس المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لمدة لا تزيد عن شهر. بعد انقضاء المدة يجب إعادة الحالة إلى مكان تخزينها. يتم إدخال بطاقة بديلة للحالة المصدرة ، حيث يتم إدخال الوحدة الهيكلية ، وفهرس الحالة ، وتاريخ الإصدار ، ومن صدرت إليه القضية ، وتاريخ إعادتها ، كما يتم توفير أعمدة لإيصالات الاستلام وقبول القضية.

يتم إصدار القضايا إلى المنظمات الخارجية على أساس طلباتهم المكتوبة بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة) أو نائبه المسؤول عن خدمة جزيرة الأمير إدوارد بشأن الأعمال.

يُسمح بسحب مستند من ملفات التخزين الدائم حالات إستثنائيةبإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية مع إعداد نسخة مصدقة من المستند والتصرف بشأن سبب مصادرة الأصل.

الجرد الداخلي لوثائق القضية ، الورقة - شاهد القضية ، شكل غلاف حالة التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ترد في الملاحق 74-76.

3.6 فحص قيمة المستندات

فحص قيمة المستندات- دراسة الوثيقة بناءً على معايير قيمتها من أجل تحديد شروط التخزين واختيارها لإدراجها في صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي.

يتم فحص قيمة المستندات عند تجميع تسميات القضايا ، في عملية تكوين القضايا والتحقق من صحة إسناد المستندات إلى الحالات ، في إعداد الحالات لنقلها إلى الأرشيف.

لتنظيم وإجراء فحص لقيمة المستندات في الهيئة التنفيذية الفيدرالية (في المنظمة) ، يتم إنشاء لجنة خبراء دائمة (EC) ، وإذا لزم الأمر ، يتم إنشاء لجان خبراء في الأقسام الهيكلية.

الوظائف والحقوق لجنة الخبراء، وكذلك تنظيم عملها تحدده اللائحة التي يوافق عليها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة). لائحة لجنة الخبراء تخضع للاتفاق مع الأرشيف.

يتم فحص قيمة المستندات للتخزين الدائم والمؤقت سنويًا في الأقسام الهيكلية مباشرة من قبل الأشخاص المسؤولين عن حفظ السجلات مع المفوضية الأوروبية بموجب التوجيه المنهجي المباشر للأرشيف.

يتم اختيار الوثائق للتخزين الدائم والمؤقت على أساس قوائم الوثائق التي تشير إلى شروط تخزينها ، وتسميات الحالات من خلال النظر في الحالات. في حالات التخزين الدائم ، تخضع النسخ المكررة من المستندات والمسودات والنسخ غير المشكّلة من المستندات والمستندات التي لا تتعلق بمسألة فترات التخزين المؤقت للمصادرة. يتم اتخاذ القرار النهائي بشأن نتائج فحص قيمة الوثائق من قبل لجنة الخبراء التابعة للهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة).

وفقًا لنتائج فحص قيمة المستندات ، يتم وضع قوائم جرد لحالات التخزين الدائم والمؤقت والحالات التي تحتوي على مستندات خاصة بالموظفين ، فضلاً عن الإجراءات المتعلقة بتخصيص الحالات للتدمير.

وصف الحالة- دليل أرشفي يحتوي على قائمة منتظمة بوحدات التخزين الخاصة بصندوق المحفوظات والمخصصة للمحاسبة والإفصاح عن المحتوى. في التقسيمات الهيكلية ، يتم تجميع قوائم جرد صناديق التخزين الدائمة سنويًا وهي الأساس لتجميع جرد موحد لشئون الهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة). وبحسب الجرد الموجز ، يتم تقديم القضايا إلى الأرشيف في موعد لا يتجاوز ثلاث سنوات بعد الانتهاء من القضايا في العمل المكتبي.

تحتوي المادة الوصفية لجرد حالات الوحدة الإنشائية على العناصر التالية: الرقم التسلسلي للحالة (الحجم ، الجزء) حسب الجرد ؛ فهرس الحالة عنوان القضية تاريخ القضية عدد الأوراق في الملف ؛ فترة الاحتفاظ بالقضية.

عند تجميع جرد الحالات ، يتم مراعاة المتطلبات التالية:

1) يتم إدخال كل حالة في المخزون تحت رقم تسلسلي مستقل (إذا كانت الحالة تحتوي على عدة مجلدات (أجزاء) ، فسيتم إدخال كل مجلد (جزء) ، بما في ذلك ملحق الحالة المشكلة في مجلد منفصل ، في المخزون تحت رقم تسلسلي مستقل) ؛

2) ترتيب ترقيم القضايا في الجرد - الإجمالي ؛

3) ملء أعمدة الجرد بما يتفق بدقة مع المعلومات الموضوعة على غلاف القضية ؛

4) عندما يتم إدخال الحالات التي لها نفس العناوين في الجرد على التوالي ، يتم كتابة عنوان الحالة الأولى بالكامل ، ويتم الإشارة إلى الحالات المتجانسة المتبقية بكلمة "نفس" ، بينما يتم إدخال معلومات أخرى حول الحالات في المخزون بالكامل ؛

5) يستخدم عمود "ملاحظة" الجرد للإشارة إلى قبول الحالات ، وخصائص حالتها المادية ، ونقل الحالات إلى وحدات هيكلية أخرى مع الإشارة إلى الإجراء اللازم ، إلخ.

في نهاية الجرد ، بعد آخر مادة وصفية ، يتم عمل قيد نهائي ، يُشار فيه إلى عدد الحالات المدرجة في الجرد بالأرقام والكلمات ، وخصائص ترقيم الحالات في الجرد (حرف و الأرقام المفقودة) محددة أيضًا. يتم جرد القضايا من نسختين ، موقعة من قبل المترجم والاتفاق مع لجنة الخبراء. يتم نقل نسخة واحدة مع الملفات إلى الأرشيف ، والنسخة الثانية ، كنسخة مراقبة ، يتم تخزينها في الهيئة التنفيذية الفيدرالية (المنظمة).

لا يُسمح بإتلاف الحالات المختارة والمنفذة للتدمير إلا بعد دراسة واعتماد قوائم الجرد وأعمال التدمير من قبل لجنة خبراء.

3.7 اعداد ونقل القضايا الى الارشيف

يتم نقل الملفات مع المستندات المنفذة لفترات التخزين الدائمة والمؤقتة وملفات الموظفين إلى الأرشيف. يتم نقلهم فقط وفقًا لتوصيفات الحالات.

لا يتم نقل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات) في الأرشيف ، كقاعدة عامة. يتم تخزينها في التقسيمات الهيكلية وبعد انتهاء فترة التخزين يتم إتلافها في في الوقت المناسب.

يتم نقل القضايا إلى الأرشيف وفقًا للجدول الزمني الذي وضعه الأرشيف والمتفق عليه مع رؤساء الأقسام الهيكلية والموافقة عليه من قبل رئيس المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة التابعة للهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة).

أثناء إعداد القضايا للتحويل ، يقوم موظف الأرشيف أولاً بالتحقق من صحة تشكيلها وتنفيذها والامتثال لعدد القضايا المدرجة في الجرد وعدد القضايا المرفوعة وفقًا لتسمية القضايا. يجب القضاء على جميع أوجه القصور في تشكيل وتنفيذ القضايا التي تم تحديدها أثناء المراجعة من قبل الأشخاص المحولين للقضايا.

يتم استلام كل حالة من قبل موظف الأرشيف حسب الجرد ، وبحضور الشخص الذي يسلم القضية. في الوقت نفسه ، على كلتا نسختين من الجرد مقابل كل حالة مدرجة فيه ، يتم عمل ملاحظة حول وجود القضية. في نهاية كل نسخة من الجرد ، يُشار بالأرقام والكلمات إلى عدد الحالات المقبولة فعلاً ، وتاريخ قبول القضايا وإحالتها ، وكذلك تواقيع الأشخاص الذين قاموا بتسليم القضايا وقبولها.

إلى جانب الحالات ، يتم نقل فهارس بطاقات التسجيل للوثائق إلى الأرشيف ، البرمجياتوقواعد البيانات التي تحتوي على معلومات حول تسجيل وتنفيذ المستندات المحولة. يتم تضمين عنوان كل خزانة ملفات أو قاعدة بيانات في الجرد.

في حالة التصفية أو إعادة تنظيم التقسيمات الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية (المنظمة) ، يقوم الشخص المسؤول عن الحفاظ على العمل المكتبي لهذا التقسيم الهيكلي ، خلال فترة إجراءات التصفية ، بتشكيل جميع المستندات المتاحة في ملفات ، ويضع الملفات وتحويلها إلى الأرشيف حسب قوائم القضايا وتسمية القضايا.

3.8 ملامح تنظيم سير العمل للوثائق السرية

3.8.1. هيكل وميزات سير عمل الوثائق السرية

المستندات السرية ، مثلها مثل المستندات المفتوحة ، في حركة مستمرة في الزمان والمكان ، من خلال العديد من مستويات الإدارة الهرمية ، مما يخلق متطلبات أساسية خطيرة لفقدان المعلومات القيمة. لذلك ، فيما يتعلق بتدفقات المستندات وسير العمل وثائق سريةبعض التدابير الوقائية مطلوبة.

سير عمل المستندات السرية ، كهدف للحماية ، هو مجموعة منظمة من القنوات للتوزيع الموضوعي والمصرح به للمعلومات السرية (المستندات) في عملية إدارة أنشطة مستهلكي هذه المعلومات وإنتاجها.

مبادئ وتوجيهات حركة الوثائق السرية في الأشكال التقليدية والإلكترونية في أي منظمة هي نفسها عند استخدام أي نظام تكنولوجي لمعالجة وتخزين الوثائق. يمكن أن تتغير طرق العمل مع المستندات في مراحل مختلفة من سير العمل ، مع الحفاظ على العلاقة التكنولوجية لسير العمل مع عملية الإدارة.

مع انتقال المستندات السرية عبر حالات ومستويات الإدارة ، يزداد عدد مصادر المعلومات ذات المعلومات القيمة ، واحتمال فقدان المعلومات السرية ، والكشف عنها من قبل الموظفين ، وتسرب المعلومات عبر القنوات الفنية ، واختفاء يتوسع حامل هذه المعلومات.

هناك قنوات لفقدان المعلومات السرية في جميع مراحل ومراحل سير العمل. وتشمل هذه:

1) سرقة (سرقة) مستند أو أجزائه الفردية أو ناقل نسخة مسودة أو سجلات عمل ؛

2) النسخ غير المصرح به للوثائق الورقية والإلكترونية وقواعد البيانات وحفظ نصوص المستندات ؛

3) التعارف السري أو المصرح به لموظف المنظمة بالوثيقة وإيصال المعلومات إلى المهاجم شخصيًا أو عبر خطوط الاتصال ، وقراءة نص المستند عبر الهاتف ، والكشف عن المعلومات باستخدام تعبيرات الوجه ، والإيماءات ، والإشارات الشرطية ؛

4) استبدال المستندات والناقلين وأجزائها المنفصلة بغرض تزوير أو إخفاء حقيقة الفقد أو السرقة ؛

5) مشاهدة الوثائق وصور عرض الكمبيوتر عن بعد بمساعدة الوسائل التقنية للاستطلاع البصري ؛

6) الإجراءات الخاطئة (المتعمدة أو العرضية) لموظفي المنظمة عند التعامل مع المستندات (انتهاك نظام ترخيص الوصول ، وقواعد التعامل مع المستندات ، وتقنيات معالجتها وتخزينها) ؛

7) الإتلاف العرضي أو المتعمد للوثائق وقواعد البيانات القيمة ، والتعديل غير المصرح به وتشويه النص والتفاصيل ؛

8) قراءة البيانات في مصفوفات معلومات الأشخاص الآخرين من خلال استخدام المعلومات المتبقية على وسائل نسخ المعلومات وتخزينها ؛

9) تسرب المعلومات من خلال القنوات الفنية عند مناقشة وإملاء نص المستند ، والعمل مع جهاز كمبيوتر وأجهزة مكتبية ؛

10) وفاة المستند في حالة الطوارئ ؛

11) الأخطاء غير المقصودة للمستخدمين والموظفين الذين يخدمون أنظمة المعلومات ؛

12) تهديدات بشحن أجهزة الكمبيوتر والأجهزة المكتبية بالفيروسات.

وفقًا للقنوات المذكورة أعلاه لفقدان المعلومات السرية ، تقوم كل منظمة بتطوير مجموعة من التدابير لحماية المعلومات في تدفقات المستندات ، والتي تهدف إلى منع أو التخفيف من خطر فقدان المعلومات.

المقياس الرئيسي لحماية المعلومات السرية في المنظمة من الأخطار المحتملة هو استخدام سير العمل الآمن في العمل المكتبي. تحت تدفق آمن للوثائقيشير إلى الحركة الخاضعة للرقابة السرية معلومات موثقةوفقًا للنقاط المنظمة للاستلام والمعالجة والنظر والتنفيذ والاستخدام والتخزين في ظل ظروف قاسية من الأمن التنظيمي والتكنولوجي لكل من ناقل المعلومات والمعلومات نفسها.

الأنشطة الإضافية التي يتم تنفيذها في المنظمة في إطار سير عمل آمن هي:

1) تقييد وصول الموظفين إلى الوثائق والملفات وقواعد البيانات في إطار واجباتهم الرسمية ؛

2) المسؤولية الشخصية للمسؤولين عن إصدار الإذن للموظفين للوصول إلى المعلومات والوثائق السرية ؛

3) المسؤولية الشخصية لكل موظف في المنظمة عن سلامة وسائل الإعلام الموكلة إليه وسرية المعلومات ؛

4) تنظيم صارم لإجراءات التعامل مع الوثائق والحالات وقواعد البيانات لجميع فئات الموظفين ، بما في ذلك القادة الأوائل للمنظمة.

يتم تحقيق أمان تدفقات المستندات في سير عمل آمن من خلال:

1) الاستخدام المتزامن لأساليب التصاريح والتقييد والتكنولوجية للنظام لمعالجة المستندات وتخزينها ؛

2) تطبيق على وسيط نظيف للمعلومات السرية أو المستند ، بما في ذلك المستند المرافق ، ختم تقييد الوصول إلى المستند ، والذي يميزه عن التدفق العام للوثائق ؛

3) تشكيل نظام تكنولوجي مستقل لمعالجة وتخزين المستندات السرية التي لا تتصل بنظام معالجة المستندات المفتوحة ؛

4) إنشاء أقسام خاصة لإدارة الوثائق السرية وحركة هذه الوثائق بين المديرين والمنفذين وغيرهم من الموظفين فقط من خلال هذا القسم.

يجب بالضرورة أن يسبق أي نقل لمستند سري عمليات للتحقق من اكتمال وسلامة ومحاسبة الموقع الجديد للوثيقة ، والتي لا تعقد عمل الموظفين مع المستندات ولا تزيد من وقت الحركة وتنفيذ المستندات .

تختلف مجموعة المراحل التكنولوجية (الخوارزميات للعمل مع المستندات الواردة والصادرة) المصاحبة لتدفقات المستندات السرية إلى حد ما عن مجموعة مماثلة من المراحل التكنولوجية لتدفقات المستندات المفتوحة ، وذلك بسبب أنشطة تدفق المستندات المحمية.

3.8.2. تكنولوجيا المحاسبة ومعالجة وتنفيذ المستندات السرية

تعتمد تقنية معالجة المستندات السرية والمفتوحة وتخزينها على أساس علمي ومنهجي واحد. لكن نظام تكنولوجيتحل معالجة المستندات السرية وتخزينها المشكلة الإضافية المتمثلة في حماية وسائط التخزين والمعلومات نفسها من التهديدات المحتملة والحقيقية لأمنها.

على عكس المستندات المفتوحة ، يتم تقديم معالجة المستندات السرية من أجل حماية ناقلات المعلومات والمعلومات نفسها من التهديدات المحتملة والحقيقية لأمنهم متطلبات إضافية:

1) مركزية جميع المراحل والإجراءات والعمليات الخاصة بمعالجة المستندات السرية وتخزينها ؛

2) المحاسبة التشغيلية لجميع الإجراءات التكنولوجية التي يتم إجراؤها باستخدام ناقل المعلومات (بما في ذلك الناقل النظيف) والمستند والمحاسبة لكل مرحلة من مراحل حركة المستند ؛

3) المحاسبة عن جميع الوثائق السرية دون استثناء ؛

4) رقابة مزدوجة إلزامية على صحة تنفيذ عمليات محاسبة المستندات ؛

5) المحاسبة والتأكد من سلامة ليس فقط المستندات ، ولكن أيضًا النماذج المحاسبية ؛

6) توقيع إلزامي للمديرين والمنفذين والموظفين التقنيين عند تنفيذ أي إجراءات مع وثيقة من أجل ضمان المسؤولية الشخصية لموظفي المنظمة عن سلامة وسائل الإعلام وسرية المعلومات ؛

7) التعرف على المستند أو التعامل معه فقط على أساس إذن كتابي من المدير المفوض وسجل مكتوب لجميع مراجع الموظفين إلى المستند ؛

8) رقابة صارمة على تنفيذ الموظفين لقواعد العمل مع الوثائق السرية المقدمة في المنظمة ، والتي تعتبر إلزامية لجميع فئات الموظفين ؛

9) فحص منهجي لتوافر الوثائق من المنفذين ؛

10) المراقبة اليومية لسلامة كل وثيقة سرية واكتمالها وسلامتها ومكانها ؛

12 الطابع الجماعي لإجراءات إتلاف الوثائق والملفات وقواعد البيانات ؛

13) إذن كتابي من المديرين المفوضين بإجراءات نسخ ونسخ المستندات السرية ومراقبة التقنية لأداء هذه الإجراءات.

يتمثل الاختلاف الأكثر أهمية بين تقنية معالجة المستندات السرية وتخزينها عن المستندات العادية في المحاسبة متعددة المراحل لجميع الإجراءات والعمليات التي يتم إجراؤها باستخدام المستندات.

إن محاسبة (تسجيل) المستندات السرية ، أولاً وقبل كل شيء ، تسعى إلى تحقيق هدف الحفاظ على المستندات وتحديد مواقعها. لهذا، الغرض الرئيسي من محاسبة المستندات السرية- ضمان سلامتهم البدنية واكتمالهم وسلامتهم ، والتحكم في وصول الموظفين إليهم ، والتحقق من التوافر الفعلي للوثائق والعمل التحليلي للتأكد من أن الموظفين على دراية بمحتوى الوثائق.

على عكس المستندات المفتوحة ، تُؤخذ المستندات السرية (على أي وسيط) في الاعتبار فور استلامها أو قبل إعداد مسودة الوثيقة ، أي قبل النظر فيها أو توزيعها أو الموافقة عليها والتوقيع عليها.

تتم دائمًا محاسبة المستندات السرية بشكل مركزي حسب فئات المستندات وتنقسم إلى عدة أنواع ، ما يسمى بالمحاسبة ، والتي تتوافق مع مراحل المعالجة التكنولوجية للوثائق في تدفقات المستندات وتضمن توزيعًا واضحًا للعمليات المحاسبية في كل مجال من مجالات معالجة الملف. هذا يجعل من الممكن تقسيم معرفة سر المنظمة بين عدة عمال مستقلين وممارسة الزمالة في مراقبة سلامة الوثائق في كل موقع.

عادة ما تقوم المنظمات بما يلي: أنواع المحاسبة للوثائق السرية:

1) حساب المظاريف (الطرود) التي تحتوي على مستندات سرية ، وكذلك محاسبة المستندات التي يتم استلامها بدون مظاريف ، عن طريق التلغراف والفاكس والبريد الإلكتروني مع ختم السرية ؛

2) المحاسبة عن استلام المستندات التي لا تحمل طابع السرية ، ولكنها مصنفة كمستندات سرية في قائمة المستندات السرية الخاصة بالمنظمة ؛

3) محاسبة المستندات الواردة ؛

4) محاسبة الوثائق الصادرة والداخلية ؛

5) محاسبة جرد الوثائق ؛

6) المصطلحات المحاسبية للحالات.

في أي نوع من المحاسبة ، كما هو الحال في محاسبة المستندات العادية ، الإجراءات التالية:

2) التسجيل الأولي للمعلومات الأولية حول الوثيقة ؛

3) التسجيل اللاحق لمعلومات العمل حول المستند ؛

4) تشكيل ملف مرجعي ومعلومات عن الوثائق ؛

5) مراقبة عملية اكتمال وصحة تسجيل المستندات وسلامة المستندات والنماذج المحاسبية.

أساس فهرسة المستندات السريةهو العدد الإجمالي لتدفق المستندات بالكامل خلال السنة التقويمية. يضمن ذلك تسجيل معلومات المستند الأصلي والحفاظ على المستندات. يمكن إضافة فهرس دلالي إلى رقم المستند ، لتحديد الحالة التي سيتم فيها تخزين المستند.

تنقسم المعلومات الواردة في نموذج المحاسبة ، عند تسجيل المستندات السرية ، إلى مجموعتين. تعمل المجموعة الأولى على إصلاح المعلومات الدائمة (الأولية) حول المستند (نوع المستند ، واسم المؤلف ، والتاريخ ، والفهرس ، ومحتوى موجز للمستند ، وعدد الأوراق ، ووجود أوراق التطبيق وعددها.). تلتقط الكتلة الثانية معلومات متغيرة وحديثة وعملية حول حركة المستندات وموقع المستندات (دقة الرأس ؛ واسم المؤدي ؛ وتاريخ نقل المستند ؛ والتوقيع على المستند ؛ والعلامات المختلفة.) .

غالبًا ما تستخدم الخدمة الكتابية لتسجيل المعلومات الأولية والعملية حول مستند سري الشكل التقليدي للبطاقة لمحاسبة المستندات. ومع ذلك ، فإن أحد عيوبها الخطيرة هو عدم وجود ضمان معين لسلامة بطاقات التسجيل في خزانة الملفات وإمكانية استبدالها بسهولة. في هذا الصدد ، يصبح من الضروري تسجيل البطاقات والاحتفاظ بنموذج محاسبة خاص لهذا الغرض.

مع نموذج البطاقة المحاسبي ، يتم تعبئة نسخة أو نسختين من بطاقة التسجيل لكل وثيقة سرية.

عند تعبئة نسخة واحدة من البطاقة ، يتم أخذها في الاعتبار في دفتر اليومية (التحكم - المحاسبة) ، والذي يضمن تسلسل تخصيص أرقام الحسابات للمستندات ، والتحكم في توفر المستندات والبطاقات ، وتسريع البحث والقيام بها. ملاحظات حول موقع المستند. في المجلة ، مقابل رقم حساب المستند ، يشار إلى اسم المؤدي الذي وقع على البطاقة لاستلام المستند.

عند تعبئة نسختين من البطاقة ، يتم تسجيل جميع المعلومات المحددة في النسخة الثانية من البطاقة ، ويتم تنفيذ وظيفة دفتر اليومية (التحكم - المحاسبة) بواسطة ملف البطاقة الإجمالي (الترقيم).

في المنظمات التي لديها كمية صغيرة من المستندات السرية ، كقاعدة عامة ، فترة قصيرة من تقييد الوصول ، يمكن إجراء محاسبة هذه المستندات وفقًا للقواعد وفي أشكال المحاسبة الخاصة بحفظ السجلات المفتوحة. في هذه الحالة ، يتم أيضًا إدخال المستندات السرية في قائمة الجرد مع الترقيم الإجمالي للمستندات. وهذا يضمن المراقبة المستهدفة لسلامة المستندات السرية ، وحركتها وتوافرها ، بالإضافة إلى إزالة ختم السرية في الوقت المناسب. يتم نقل المستندات السرية وتخزينها في هذه الحالة بشكل منفصل عن مستندات تدفق المستندات العادي.

يحتل مكانًا مهمًا في معالجة المستندات السرية جرد (قائمة ، قائمة) محاسبة الوثائق السرية التالية:

1) غير مدرج في تصنيف القضايا وغير خاضع للتقديم في القضايا ؛

2) تم الاستيلاء عليها من الملف لأي سبب من الأسباب ، ونقلها إلى وحدة تخزين مخصصة وتشكيل ملف أو مجلد أو ألبوم مستقل ؛

3) وسائط تقنية للمعلومات (نظيفة ومع معلومات مسجلة) ؛

4) وسائط ورقيةمعلومات عن المستندات ذات القيمة الخاصة لإعداد المسودات والأصول وأصول المستندات ؛

5) إذا لزم الأمر - سجلات المستندات وفهارس البطاقة المحاسبية ودفاتر إصدار القضايا والمستندات المستكملة بالإجراءات.

يتم إجراء محاسبة جرد المستندات السرية بشكل مستمر. أرقام كل عام تواصل أرقام السنوات السابقة. يُشار إلى رقم المخزون في المستند في الزاوية اليسرى العليا في الصفحتين الأولى والعنوان.

بناءً على نماذج التسجيل المستخدمة ، يتم إنشاء بنك بيانات مرجعية ومعلومات ، مصمم للتحكم في سلامة المستندات ، وتجميع وتنظيم البيانات الأولية على المستندات ، والدخول في نماذج المحاسبةمعلومات العمل في عملية تنفيذ المستندات ، وضمان التحكم في التنفيذ والتحقق من توفر المستندات.

يجب على بنك البيانات الموجود في المستندات:

2) أن يكون لها شكل موحد من البناء ، والنماذج المحاسبية ، واسم الأعمدة مفهومة بشكل لا لبس فيه من قبل الموظفين ؛

3) لديها كثافة عمالية قليلة في تكوينها وصيانتها ؛

4) التأكد من مقارنة أرقام الحسابات عند نقل مستند من نوع محاسبة إلى آخر ؛

5) تحفظ في مكان تخزين المستندات السرية.

يمكن أن يكون بنك البيانات المرجعية والمعلومات في المستندات السرية تقليديًا أو آليًا.

يشمل بنك البيانات المرجعية والمعلوماتية التقليدية على المستندات السرية ، بغض النظر عن نوع المحاسبة ، ما يلي:

1) سجلات المستندات المحاسبية حسب أنواع المحاسبة أو ملف البطاقة الإجمالية المحاسبي مع أقسام من المستندات غير المنفذة والمنفذة ، حيث يتم ترتيب البطاقات في تسلسل أرقام المحاسبة للوثائق ؛

2) ملف محاسبي للوثائق المعلقة ، حيث توجد النسخ الأولى من البطاقات من قبل فناني الأداء ؛

3) ملف مرجعي للوثائق المنفذة ، يتم فيه ترتيب النسخ (الثانية) الصادرة من البطاقات وفقًا للمراسلين أو علامة أخرى مناسبة للاستخدام ؛

4) ملف ترميز الوثائق الإدارية ؛

5) ملف مراقبة ، حيث توجد نسخ إضافية من البطاقات وفقًا للمواعيد النهائية لتنفيذ المستندات ؛

6) سجل تحويل لتثبيت حقيقة نقل مستند وبطاقة محاسبية من وحدة هيكلية إلى أخرى ، من موظف في هذه الوحدة إلى آخر.

لا يختلف بنك البيانات المرجعية والمعلومات الآلي للوثائق السرية اختلافًا جوهريًا عن بنوك البيانات معلومات مفتوحة. في الوقت نفسه ، يتم تنظيم تكوين وديناميكيات تحديث جميع مجموعات المستندات الآلية وجميع أنواع وسائط التخزين المغناطيسية والوثائق المسجلة عليها بالإضافة إلى ذلك.

يجب أن يحتوي بنك البيانات المرجعية والمعلومات الآلي على المستندات السرية على ما يلي مصفوفات المحاسبة الإلكترونية:

1) جرد إجمالي للوثائق التقليدية والإلكترونية وغيرها من المستندات السرية الخاصة بالمنظمة مع الإشارة إلى موقعها أو قوائم الجرد الإجمالية لبطاقات تسجيل المستندات حسب أنواع المحاسبة (دفاتر المراقبة) ؛

2) صفيفات بطاقات التسجيل الإلكتروني للوثائق حسب أنواع المحاسبة ؛

3) مجموعة من البطاقات الإلكترونية للمحاسبة لإصدار المستندات حسب أنواع المحاسبة.

4) قوائم جرد لمصفوفات العمل والأرشيف للوثائق السرية الإلكترونية لكل كمبيوتر ؛

5) مجموعة من بطاقات التسجيل (قوائم الجرد) للوسائط الممغنطة مع قائمة الوثائق المسجلة على كل وسيط ؛

6) قوائم جرد للوثائق (بأي وسيلة إعلامية) التي يحتفظ بها المديرون والمنفذون.

من أجل منع مخاطر فقدان المستندات السرية والوصول غير المصرح به إليها عند الاستلام ، يتم تنفيذ مجموعة من الإجراءات التكنولوجية في العمل المكتبي ، مثل: استلام الحزم ، وحصرها ، وتوزيع الحزم وفتحها ، وفصل الحزم القيمة والسرية. المستندات من تدفق المستندات العام ، وإغلاق دفتر سجل الحزم.

تتطلب هذه الإجراءات الأنشطة التالية:

1) مراقبة سلامة الوثائق وسلامتها واكتمالها ، وتحديد الحقيقة المحتملة للفتح غير المصرح به للطرود في طريقها من المرسل إلى المرسل إليه ؛

2) توثيق المصادقة على حقيقة استلام طرد مع مستندات سرية من خدمة التوصيل من أجل منع ضياع المستندات بعد فتح الطرود ؛

3) تكوين الأساس المحاسبي الأولي للتسجيل اللاحق للوثائق وتحديد مواقعها ؛

4) محاسبة الوثائق المرسلة للاستخدام المؤقت ؛

5) استبعاد إمكانية تعريف موظفي المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة بوثائق ذات قيمة خاصة أو تحمل علامة "شخصيًا" ؛

6) منع ضياع المستندات أو أجزائها بسبب عدم اكتمال إزالتها من العبوات ؛

7) مراقبة مطابقة عدد المستندات المستلمة مع عدد المستندات المقدمة للتسجيل ؛

8) إنشاء اتصال بين الرقم الصادر للمستند المستلم ورقم تسجيله الوارد والرقم في معدل محاسبة التحويل ؛

9) التأكد من توافر المستندات المقيدة في نموذج الحزمة المحاسبية.

الحزم الواردة قبل فتحها ويتم تسجيل المستندات غير المغلفة في نموذج محاسبة الحزمة ، والذي يوثق حقيقة تسليم الحزمة أو المستند. السجل الذي تم إجراؤه هو الأساس للتحكم اللاحق في اكتمال المستندات المسجلة.

يتم فتح المظاريف والدراسة الأولية وتوزيع جميع المستندات السرية المستلمة من قبل شخص مقبول للعمل بمعلومات سرية.

تنقسم المستندات المستلمة التي يتم الاستيلاء عليها من الطرود والأظرف إلى مجموعتين: تلك التي تحمل ختمًا لتقييد الوصول وتلك التي لا تحتوي على مثل هذا الختم. تتم مقارنة المستندات التي لا تحتوي على ختم تقييد الوصول بقائمة من المعلومات المصنفة على أنها سرية.

إذا تزامن المحتوى أو عناصره من المستند المستلم مع أحد مواضع القائمة ، يتم تمييز المستند بقيد الوصول إلى مستوى السرية المطلوب ، وتكون فترة صلاحيته وشروط إزالة ختم تقييد الوصول مبين.

يتم نقل المستندات التي لا تحتوي على معلومات سرية لمزيد من المعالجة باستخدام خوارزميات التوثيق المفتوحة. إذا تم استلام المستند بختم تقييد الوصول ، فلا يمكن إزالة هذا الختم حتى إذا لم يتم تصنيف المستند على أنه سري بالنسبة لهذه المؤسسة. لا يجوز تغيير الملصق إلا لغرض زيادة مستوى السرية.

ترتبط محاسبة المغلفات والمستندات غير المغلقة في الجانب التكنولوجي ارتباطًا وثيقًا بمحاسبة المستندات السرية المستلمة. تخضع جميع المستندات السرية المسجلة في مجلة (جرد) الحزم المحاسبية للمحاسبة ، بغض النظر عن الفترة المتوقعة لسريتها.

تتضمن بطاقة السجل الخاصة بوثيقة سرية واردة ما يلي:

1) معلومات أولية عن الوثيقة (رقم وارد ، ختم تقييد الوصول ، تاريخ الاستلام ، رقم وتاريخ الوثيقة الصادرة ، عدد أوراق الوثيقة الرئيسية والمرفقات من أين أتت الوثيقة ، نوع الوثيقة وملخصها) ؛

2) معلومات حول مكان تخزين المستند (فهرس الحالة ، عدد أوراق القضية ، التوقيعات التي تؤكد صحة العلامات عند إيداع المستند ، علامات التحقق من توفر المستند) ؛

3) معلومات حول مكان (حركة) المستند (لمن صدرت له ؛ عدد أوراق الوثيقة الرئيسية والمرفقات ؛ التوقيع عند الاستلام والتاريخ ؛ التوقيع للإرجاع والتاريخ ؛ معلومات عن حركة النسخة الأولى البطاقة ؛ علامة على إغلاق جميع مواضع البطاقة) ؛

4) معلومات حول إرسال المستند (مكان إرسال المستند ، عدد أوراق المستند الأساسي والمرفقات ، الاسم والرقم الوثيقة المصاحبةوتاريخها وتوقيعات الأشخاص الذين يؤكدون التحقق من صحة علامات الشحن وعلامة الإرجاع).

يتم وضع رقم المستند المستلم على الورقة الأولى من المستند المستلم ، والورقة الأولى من ملحقها ، مع الإشارة إلى ختم السرية وعلامة التسجيل.

بعد الانتهاء من محاسبة المستندات السرية المستلمة ، يتم نقلها للعمل إلى المديرين وفناني الأداء.

يتم نقل المستندات الخاصة بالحركة وفقًا لانتمائها الوظيفي ووضعها في نظام التصاريح للوصول إلى المستندات السرية.

نظام الوصول المتساهل- عبارة عن مجموعة القواعد الإلزاميةوالمتطلبات التي وضعها الرئيس أو هيئة الإدارة الجماعية للمنظمة من أجل ضمان حق المديرين والموظفين في استخدام المباني وأماكن العمل المتخصصة لأداء الواجبات الرسمية ، وتكوين معين من الوثائق والمعلومات السرية.

يحل هذا النظام المهام التالية:

1) تقييد وتنظيم تكوين الموظفين الذين تتطلب واجباتهم الوظيفية معرفة أسرار المنظمة والعمل مع المستندات السرية ؛

2) التوزيع الانتقائي الدقيق والمعقول للوثائق والمعلومات بين الموظفين ؛

3) تزويد الموظف بكل ما يلزم لأداء مهامه الرسمية ؛

4) مرور الموظف دون عوائق إلى غرفة عمل محددة وإلى الأجهزة المكتبية والحاسوب المخصص له ؛

5) منع الوصول غير المصرح به إلى المعلومات السرية من قبل أشخاص غير مصرح لهم ؛

6) التنسيب العقلاني لأماكن عمل الموظفين ، باستثناء الاستخدام غير المنضبط للمعلومات السرية.

الوصول إلى المعلومات السريةمصرح بها من قبل إدارة المنظمة فقط في جاري الكتابةكما وثيقة إداريةأو تأشيرات مذكرةأو وثيقة سرية معينة.

تتمثل إحدى ميزات استخدام المعلومات السرية في أنه ليس المستهلك هو من يحدد المعلومات التي يحتاجها وما هي المعلومات التي يمكنه استخدامها ، ولكن المدير هو الذي يصرح بالوصول إليها. وهذا يضمن أن دائرة محدودة فقط من الناس تعرف سر المنظمة وأن الكشف عن جزءها الفردي لا يسبب ضررًا جسيمًا لأنشطة المنظمة.

يعتمد تنفيذ النظام الإباحي للوصول إلى الوثائق على تحليل محتواها ، وهو المعيار الرئيسي لتحديد لا لبس فيه لمن ، وكيف ، ومتى ، وما هي فئات الوثائق التي لها الحق في القراءة والعمل.

يجب تسجيل أي استئناف على مستند سري ، والتعريف به بأي شكل من الأشكال في بطاقة تسجيل المستند وعلى المستند نفسه في شكل علامة وتوقيع مناسبين للشخص الذي قام بالوصول إلى المستند. يشار إلى هذه الحقيقة أيضًا في بطاقة وعي الموظف حول أسرار المنظمة.

عند النظر في المستندات ، يلتزم رئيس المنظمة من أجل حماية المعلومات بحل المهام التالية:

1) اتخاذ قرار بشأن تكوين فناني الأداء المقبولين في الوثيقة ؛

2) استبعاد إمكانية التعارف مع وثيقة الأشخاص غير المصرح لهم في سياق عملهم مع الوثيقة ؛

3) استبعاد إمكانية سرقة أو نسخ الوثائق من قبل الزوار والفنيين والصيانة وغيرهم من الموظفين ؛

4) استبعاد إمكانية تسرب المعلومات من خلال القنوات الفنية عند مناقشة مستند عبر قنوات اتصال غير آمنة ؛

5) ضمان السلامة المادية لجميع أجزاء الوثيقة.

يتم نقل (استلام) المستندات إلى الرئيس ، ويتم تنفيذ فناني الأداء فقط مقابل التوقيع في سجل المستندات السرية أو وفقًا لمجلة النقل من قبل موظف في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

جميع المستندات السرية التي يتسلمها المدير أو المنفذ في بدون فشليتم إدخالها في جرد المستندات التي يحتفظ بها المقاول. يهدف الجرد إلى التحقق من توفر المستندات ، وتسجيل علامات خدمة DOW عند إرجاع المستندات ويتم تخزينها باستمرار من قبل المقاول.

الاستلام - يتم إرسال المستندات السرية ورقة تلو الأخرى للتحقق من اكتمال الوثيقة وحالتها واستبعاد إمكانية استبدال الأوراق الفردية من المستند.

يقوم موظف المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة الذي قبل المستند المرتجع بتدوين ملاحظة في بطاقة تسجيل المستند ، في جرد المقاول وفي نفس الوقت يقوم بتدوين ملاحظة حول الموقع الجديد للمستند في سجل التحكم.

وبالتالي ، في عملية تسجيل المستندات وتوزيعها ومراجعتها ونقلها إلى فناني الأداء واستلامها مرة أخرى ، يتم تنفيذ جميع العمليات التكنولوجية المعقدة ، سواء من سير العمل المعتاد أو العمليات المقيدة لسير العمل المحمي.

تحت تنفيذ وثيقة سريةكالمعتاد ، تُفهم عملية توثيق القرار الإداري وإجراءات المنفذين لإكمال المهام المنصوص عليها في وثيقة أو قرار رئيس المنظمة. لكن على عكس تنفيذ المستندات العامة ، فإن تنفيذ المستندات السرية هو مرحلة مشبعة إجراءات ومراحل سير العمل الآمن ، وأهمها:

1) إنشاء علامة سرية للمعلومات التي سيتم تضمينها في وثيقة مستقبلية ؛

2) تسجيل ومحاسبة الناقل لتوثيق المعلومات السرية ؛

3) إعداد وإنتاج ونشر وثيقة سرية.

تتمثل إحدى ميزات تنفيذ المستندات السرية في أنه ، فيما يتعلق بها ، يبدأ نظام حماية المعلومات السرية في العمل ليس بعد نشر (توقيع) وثيقة سرية ، ولكن مقدمًا ، أي قبل إنشاء المستقبل. وثيقة.

عند تجميع مستند سري ، يجب تحديد ما إذا كانت المعلومات المستخدمة سرية وما هو مستوى تسمية السرية التي يجب تخصيصها في حالة نشر (توقيع) المستند.

أساس تعيين بطاقة سرية لوثيقة منشورة هو قائمة بالمعلومات السرية ووثائق المنظمة ومتطلبات الشركاء.

تختلف مرحلة تجميع نص وثيقة سرية من الناحية المنهجية قليلاً عن المرحلة المماثلة لإنشاء نص مستند عادي ، ولكن لها عدد من الميزات. ميزات صياغة نص وثيقة سرية هي:

1) يجب أن يكون حجم المعلومات السرية المدرجة في الوثيقة في حده الأدنى ويتم تحديده من خلال الوضع الحقيقي ؛

2) يجب أن تتعامل الوثيقة دائمًا مع قضية واحدة فقط (موضوع) ، وهو أمر مهم للتواصل السريع للوثيقة إلى المنفذ ، والأداء الدقيق لنظام وصول الأفراد إلى المعلومات السرية ومنع التعارف غير المصرح به للمنفذين. معلومات غير ضرورية

3) من الضروري أن نتوقع مسبقًا أن التخطيط الموجز والتنظيمية والإدارية وإعداد التقارير وغيرها من الوثائق المماثلة لا ينبغي كليايتم إرسالها إلى الأقسام الهيكلية والمنفذين الأفراد ، وتقديمها في شكل طلبات أو وثائق منفصلة ؛

4) يجب توطين المعلومات المتعلقة بسر المنظمة قدر الإمكان في جزء معين من المستند أو في أجزاء محددة منه ؛

5) يجب لصق الرسوم التوضيحية والمخططات والرسوم البيانية والرسومات المضمنة في المستند على الأوراق المسجلة وتحديدها في خطاب الغلاف أو سجل خاص ؛

6) المؤشرات السرية (الصيغ ، الاستنتاجات ، نتائج الملاحظات ، التجارب ، الأوصاف العمليات التكنولوجيةإلخ) في المستند مرة واحدة فقط ، وإذا كان من الضروري إعادة وصفها ، فيتم الرجوع إلى المستند الذي انعكست فيه سابقًا.

السمة المميزة لإنتاج المستندات السرية هي أنه لا يمكن عمل مسودة لمستند سري على أساس مسودة غير مسجلة في خدمة إدارة المستندات الآمنة والحصول على حالة المعلومات الموثقة قانونًا دون إذن كتابي من مسؤول مفوض من المنظمة. هذا يرجع إلى حقيقة أن مالك أو مالك المعلومات ليس هو المؤدي ، رئيس المنظمة.

يجب أن يتم العمل على إعداد نشر الوثائق السرية في أماكن مجهزة خصيصًا توفر شروطًا للحفاظ على المعلومات السرية من المشاهدة غير المصرح بها وفقدان المعلومات أو سرقتها. في مكان العمل ، يجب أن يكون هناك فقط تلك الوثائق الخاصة به ، والتي يتم استخدامها في هذه اللحظةيعمل المؤدي. يجب تخزين باقي المواد في مكان آمن أو مكان مجهز بشكل خاص. يحظر على فناني الأداء تخزين المستندات السرية خارج خزنة أو مكان مجهز بشكل خاص. عند العمل بمواد سرية على جهاز كمبيوتر ، في نهاية العمل وفي نهاية كل يوم عمل ، يلتزم المقاول بنقل المعلومات السرية إلى وسائط قابلة للإزالة ومسحها في ذاكرة الكمبيوتر.

تتم معالجة المستندات السرية المنشورة بشكل مركزي في خدمة DOW وفقًا لمعالجة المستندات العادية ، مع مراعاة متطلبات سير العمل الآمن.

في عملية معالجة المستندات السرية المرسلة ، جنبًا إلى جنب مع مهام سير العمل المعتاد ، مهام حماية المعلومات وناقلها ، على أن:

1) القضاء على احتمال فتح المغلف سريًا والتعريف غير المصرح به بالمستند عند إرساله (نقله) إلى المرسل إليه ، واستبدال المستند والأوراق ؛

2) الحد من إمكانية فقد أو سرقة أو استبدال مظروف بمستندات سرية ؛

3) تأكيد حقيقة إرسال المستند وصحة تسجيل هذه الحقيقة في النماذج المحاسبية ؛

4) استبعاد الإرسال الخاطئ لمستند أو مغلف إلى مرسل إليه آخر أو توزيع غير معقول للوثائق على عدة متلقين.

إذن بإرسال وثيقة سريةعبارة عن خطاب تغطية للوثيقة موقعة من قبل رئيس المنظمة أو إدخال تفويض يتم إجراؤه شخصيًا من قبل الرئيس في نموذج المحاسبة ، إذا تم إرسال المستند بدون خطاب تغطية.

عند إعداد مستند للإرسال ، يشير الوجه الأمامي للمغلف (الحزمة) إلى ختم السرية وتفاصيل العنوان وأرقام المستندات المرفقة. على الجانب الخلفي من المغلف (الحزمة) في أماكن الإلتصاق ، يتم وضع أختام المنظمة. أظرف مع مستندات سرية إلى المرسل إليهم من قبل سعاة مقابل توقيع للاستلام في دفتر بيع أو سجل أو إيصال.

عند إرسال مستندات سرية عن طريق البريد المسجل والقيِّم ، يتم استخدام التعبئة المزدوجة للوثائق (إدخال مظروف في مظروف). في الوقت نفسه ، يتم وضع ختم السرية والتفاصيل الأخرى على الغلاف الداخلي ، وهو مختوم ومخيط إذا لزم الأمر. يتم إصدار الظرف الخارجي كما هو الحال عند إرسال المستندات العادية وفقًا للقواعد البريدية. يتم تأكيد حقيقة إرسال المستندات السرية من خلال السجلات البريدية.

يجب أن تكون الأظرف المخصصة لإرسال المستندات السرية محكمة الإغلاق ومتينة ، باستثناء إمكانية فتح مكان اللصق.

3.8.3. تكوين وتخزين ملفات الوثائق السرية

تنظيم الوثائق السرية في الحالات وسلوك القضايا ككل يلبي المتطلبات التي تنطبق على الوثائق العادية.

في الوقت نفسه ، فإن مهام التنظيم وإدارة الحالة ليست فقط الاستخدام الفعال للوثائق السرية في نشاطات الادارةوغيرها من الأنشطة ، ولكن أيضًا ضمان سلامة المستندات ومصفوفات المعلومات ووسائطها في عملية التخزين والاستخدام.

أثناء التخزين الحالي للأرشيف أو التشغيلي للحالات ، تتعرض المستندات القيمة والسرية الخاصة بالمنظمة لنفس التهديدات أثناء نقلها ومعالجتها في تدفقات المستندات.

بالإضافة إلى المهام المعروفة لتنظيم مستندات سير العمل العادي ، تم تصميم تصنيف الحالات السرية لحل المشكلات التالية:

1) المحاسبة عن القضايا التي يتم تشكيلها والتأكد من توافر الوثائق والقضايا ؛

2) تحديد مخطط النظام التوافقي لوصول مديري وموظفي المنظمة إلى القضايا التي تحتوي على معلومات سرية ؛

3) محاسبة شؤون صندوق المحفوظات ؛

4) المحاسبة عن الحركة والاستخدام والتدمير وثائق أرشيفيةوالقضايا وغيرها من المعلومات السرية قبل نقلها إلى الأرشيف.

يحتوي الجزء المجدول من تصنيف حالات المستندات السرية على أعمدة إضافية:

1) ختم سري للقضية ؛

2) أسماء الموظفين المسموح لهم باستخدام الملف.

3) ملاحظة عن سير القضية (رقم الأرشيف ، رقم وتاريخ التدمير ، سجل المغادرة ، رقم وتاريخ خطاب الغلاف) ؛

4) مذكرة حول التحقق من توافر المستندات والحالات (التوقيعات والتاريخ).

يؤدي تعيين القضايا إلى منفذين محددين إلى تسمية حالات المستندات السرية أساس قانونيللسماح لفناني الأداء بالعمل مع المستندات.

يتم تجميع قائمة عناوين القضايا بطريقة تتوافق مع تكوين ومحتوى ومستوى سرية وثائق كل حالة واجبات وظيفيةهؤلاء الموظفين في المنظمة الذين تم قبولهم في القضية وسيعملون معهم. يجب أن تحتوي كل حالة على مستندات لها نفس فترة السرية تقريبًا. تحت عنوان واحد ، عادة ما يتم فتح قضية سرية ومفتوحة.

تُستكمل المستندات السرية في الحالات ، مع مراعاة حقيقة أن المعلومات التي تشكل سرًا تجاريًا لا ينبغي أن تقع فيها أرشيف الدولةقبل انتهاء فترة سريتها.

بعد إزالة ملصق الخصوصيةيتم نقل المستند إلى خدمة المكتب المفتوح ووضعه في حالة مماثلة في العنوان الوصول المفتوحتخزين مؤقت أو طويل الأجل أو دائم. يتم وضع علامة على المستند حول تغيير الختم أو إزالته ، مصدقة من توقيع الرئيس الذي وقع أو وافق على هذا المستند.

من أجل إزالة ملصق السرية في الوقت المناسب ، يوصى بمراجعة ملفات المحاسبة وقوائم الجرد ودفاتر اليومية للوثائق السرية وإبراز تلك التي يمكن حذفها من بنك المستندات المحمية. في هذه الحالة ، تتضمن الملفات السرية فقط تلك المستندات التي يجب أن يكون لها قيود حاليًا على وصول الأفراد إليها. نتيجة لذلك ، تصبح حماية المستندات والملفات ووسائط التخزين أكثر فعالية. لا ينبغي معادلة مفهومين مختلفين: فترة تخزين القضية وفترة سرية الوثائق المدرجة في القضية ، على الرغم من أن الوثائق السرية تتميز بكلا المفهومين. قد تكون فترة السرية أطول أو أقصر من فترة الاحتفاظ بالقضية.

يجب أن يكون لتسمية القضايا السرية ، التي يتم وضعها كوثيقة مستقلة أو ملحق بالتسمية العامة لحالات الشركة ، ختم تقييد وصول يتوافق مع مستوى سرية الملفات والمستندات الواردة فيه. يعتبر كأي وثيقة سرية داخلية حسب ملف المستندات المعدة

على عكس تسمية حالات المستندات المفتوحة ، عند العمل مع تسميات الحالات السرية ، فإنها تبرز كمؤسسة مستقلة إجراء إغلاق باب تصريف القضايا ، والذي يتكون من العمليات التالية:

1) التحقق من إغلاق جميع الملفات والمجلدات المودعة ؛

2) التحقق السنوي من توافر القضايا والمستندات ؛

4) التحقق من الامتثال الكامل للنسخ الإلكترونية والورقية لتسميات الحالات ، والطباعة الإضافية للعلامات عند إغلاق التسمية ، وإصدار الشهادات لجميع العلامات من خلال توقيع موظف قسم خدمة القرص المضغوط ؛

5) إدراج نسخة ورقية من التسمية في ملف التسميات ؛

6) معالجة نسخة إلكترونية من تصنيف الحالات لاستخدامها في السنة التقويمية التالية ؛

7) طباعة المصنفات الخاصة بالحالات للعام القادم للنشر.

بعد نهاية السنة الكتابية والتحقق السنوي من توفر الملفات والمستندات ، يتم إغلاق التسمية وإيداعها في ملف يحتوي على تسميات للسنوات السابقة. في الوقت نفسه ، تحتفظ التسمية بوظيفة المحاسبة للملفات الأرشيفية للسنة المقابلة.

لتسهيل التحقق من سلامة الحالات السرية ، خاصة مع وجود عدد كبير من حالات فترة السرية طويلة الأجل ، يمكنك إدخال نموذج جرد لتسجيل الحالات. كل خزانة ملفات (حجم) مكتملة ومغلقة سرية ، يتم إدخال المجلة في جرد تقليدي و (أو) إلكتروني لخزائن الملفات والمجلات المكتملة. يتم إدخال أرقام الجرد المحاسبي للحالات في المصطلحات والمشار إليها على أغلفة الحالات.

يتم دائمًا تشكيل الحالات التي تحتوي على مستندات سرية بشكل مركزي في خدمة القرص المضغوط. لا يجوز تشكيل مثل هذه الحالات وتخزينها في أماكن عمل موظفي الشركة.

في عملية التكوين والتخزين ، قد تتعرض الحالات والوثائق السرية للتهديدات التالية:

1) استلام الموظف الذي يعمل مع الحالة معلومات سرية أكثر من اللازم (بسبب الصياغة غير الصحيحة لعناوين القضية في التسمية أو التوزيع الخاطئ أو تنظيم مستندات القضية) ؛

2) فقدان موظف خدمة القرص المضغوط للسيطرة على استخدام الحالات من قبل موظفي الشركة (بسبب سوء تنظيم المحاسبة اليومية لإصدار القضايا وإعادتها) ؛

3) فقدان (سرقة ، ضياع) للملف أو المستند الموجود فيه ، أجزاء من المستند ، استبدال المستندات ، الأوراق الفردية ؛

4) إصدار قضية خاطئ لموظف ليس له حق الوصول إليها هذه القضية;

5) الإتلاف المتعمد أو العرضي غير المصرح به للملفات والمستندات ؛

6) إتلاف الحالات والوثائق نتيجة لحالة الطوارئ ؛

7) الوصول إلى ملفات الأشخاص غير المصرح لهم نتيجة أفعال خاطئة من قبل الموظفين أو عدم امتثال الموظفين لإجراءات ضمان سلامة الحالات (على سبيل المثال ، عدم الامتثال لمتطلبات التعليمات الخاصة بالإخلاء من الحالات والوثائق في حالة الطوارئ).

عند تشكيل المستندات السرية في الحالات ، فإن النظام التوافقي لوصول الموظفين إلى الحالات والوثائق و المعلومات الإلكترونية، توفير علاقة معلومات بين موقع المستند في الحالة مع النماذج والأرقام المحاسبية السابقة الخاصة به ، مع الالتزام الصارم بالمتطلبات الإرشادية التي تحل مشكلة حفظ الملفات والمستندات.

يجب الاحتفاظ بالوثائق السرية وغير المحفوظة والمنفذة وغير المنفذة من قبل موظف خدمة DOW في مجلدات تشير إلى الغرض المقصود منها ، أو أسماء موظفي الشركة التي يتم إرسال المستندات إليها ، أو اسم الإجراءات القادمة ، الإجراءات والعمليات (التسجيل في القضية ، الإرسال ، إلخ). يجب أن يحتوي كل مجلد على قائمة جرد بالوثائق الموجودة فيه ، والتي يتم تحديثها بانتظام. لا يجوز تخزين المستندات بكميات كبيرة في الأدراج والخزائن والخزائن.

ميزات إجراء رفع الدعوى عند إنشائها هي:

1) تصميم غلاف القضية موضحًا عليه ختم سري للقضية ؛

2) تسجيل قائمة الموظفين المقبولين في القضية (على الغلاف الداخلي للقضية) ؛

3) تسجيل بطاقة لتسجيل التصاريح وإصدار قضية (موضوعة في مظروف داخل الغلاف) ؛

4) الإيداع في حالة الأوراق (النماذج) الفارغة من الجرد الداخلي للوثائق ؛

5) الدخول في التسمية بعلامة إقامة الدعوى.

يشار إلى ملصق السرية في الزاوية اليمنى العليا من غلاف العلبة. يعد الجرد الداخلي إلزاميًا لجميع الحالات التي تحتوي على مستندات سرية ويؤدي وظيفة تسجيل المستندات المدرجة في القضية. يحتوي على الأعمدة التالية: رقم حساب المستند ؛ ختم السرية تاريخ التوقيع أو الموافقة ؛ اكتب وملخص وأرقام أوراق الحالة المقابلة لموقع المستند في الحالة.

يتم حفظ الجرد في بداية القضية ، قبل المستندات وله ترقيم مستقل للأوراق. وفقًا للجرد ، يتم التحقق من سلامة المستندات واكتمالها.

يتم تخزين الوسائط المغناطيسية (الأقراص المرنة ، وما إلى ذلك) مع المستندات في حالات خاصة ، تم تصميم الجانب الأمامي منها بشكل مشابه لغلاف العلبة التقليدية. وتحتوي القضية على قائمة بفناني الأداء المقبولين في وسائل الإعلام ، وبطاقة التصاريح وإصدار الوسائط ، ونسخة ورقية من الجرد الإلكتروني للوثائق المسجلة على وسائل الإعلام.

ميزات إجراء رفع الدعوى أثناء تشكيلها هي:

1) وضع علامة في كل مستند تحت ختم تقييد الوصول على فترة سريتها أو تاريخ النظر في مسألة إزالة الختم (إذا لم تكن هذه العلامة أو التاريخ متاحين من قبل) ؛

2) إدخال البيانات على المستندات المودعة في الجرد الداخلي للقضية.

3) ترقيم أوراق المستند في الملف ،

4) إجراء تغييرات على تفاصيل غلاف القضية إذا لزم الأمر ؛

5) حفظ مستند في ملف (جلد المستندات) ، والتحقق من ترقيم الأوراق الصحيح ؛

6) عمل علامة على الإيداع في بطاقة تسجيل المستند ؛

7) التحقق من صحة حفظ الوثيقة ؛

8) إعادة بطاقة تسجيل الوثيقة إلى خزانة الملفات المناسبة.

يتم تضمين المستندات السرية فقط في الملف. يتم إدخال المعلومات المتعلقة بالمستند في المخزون قبل حفظه في الملف.

ميزات إجراء إيداع الحالة (المجلد) عند إغلاقها هي:

1) إيداع وتنفيذ ورقة الاعتماد - ورقة التصديق (فقط للحالات التي تحتوي على وثائق لفترة سرية طويلة الأجل) ؛

2) تسجيل القيد النهائي في الجرد الداخلي للحالة ؛

3) ختم نهايات الدانتيل على ورقة التصديق (فقط للحالات التي تحتوي على وثائق لفترة طويلة من السرية) ؛

4) إدخال المعلومات النهائية في التفاصيل الموجودة على غلاف القضية ؛

5) وضع علامة على إقفال القضية (المجلد) في تسمية القضايا.

6) عند الضرورة ، إدخال القضية في قائمة جرد القضايا المكتملة وملفات البطاقات والمجلات ؛

7) في نهاية العام - إغلاق تصنيف الحالات ، وجميع خزائن الملفات للوثائق المنفذة وسجلات التحكم لبطاقات المحاسبة ؛

8) تدوين الملاحظات المناسبة في تسميات القضايا ؛

9) إدخال خزائن الملفات والمجلات المغلقة في قائمة جرد الحالات المكتملة وخزائن الملفات والمجلات ، إذا لزم الأمر.

لا يمكن إغلاق القضية (المجلد) إلا بعد تنفيذ وحفظ جميع المستندات المتعلقة بهذه القضية والسنة.

يتم استخدام القضايا السرية المكتملة (المغلقة) لفترة معينة وأحيانًا لفترة طويلة بشكل نشط في العمل الحالي لموظفي الشركة ، والتي يتم إصدارها لهم لحل مشكلات معينة.

ميزات إصدار القضايا المكتملة لموظفي الشركة واستلامها من الموظفين هي:

1) التحقق من قبل موظف خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة من صلاحيات المؤدي ، التواجد على غلاف الحالة أو في بطاقة تسجيل التصريح وإصدار الحالة باسمه في قائمة الموظفين المقبولين في القضية (مجلد ، ألبوم ، قرص مرن) ؛

2) إصدار الدعوى للموظف مقابل التوقيع في التصريح وإصدار بطاقة القيد.

3) وضع بطاقة لتسجيل التصاريح وإصدار القضية بخزانة الملفات "للمنفذين".

4) عند إعادة القضية من قبل الموظف ، التحقق من مطابقة مستندات القضية مع المعلومات المسجلة في الجرد الداخلي ، ومراقبة اكتمال القضية والمستندات ، وسلامة جميع عناصرها ؛

5) توقيع موظف في المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة لإعادة الحالة في البطاقة لتسجيل التصاريح وإصدارها ، وكذلك جرد داخلي للوثائق التي يحتفظ بها المقاول ؛

6) وضع الحقيبة والبطاقات في أماكن التخزين. صدر للمنفذين عن العمل ، ويجب إعادة القضايا بواسطتهم إلى خدمة القرص المضغوط في نفس اليوم.

يمكن تنفيذ كل هذه الإجراءات في الوضع الآلي الذي يصاحب مجموعة محددة من العمليات.

إصدار وإرجاع مجمعات المستندات الإلكترونية الأرشيفية من قبل المنفذين له تقنية أكثر تعقيدًا ، والتي ترتبط بالحاجة إلى إجراء عدد من العمليات الإضافية للتثبيت. التوقيع الإلكترونيفي أشكال المحاسبة.

كما نرى ، فإن المخطط التكنولوجي المعطى لتشكيل وتنفيذ الملفات السرية بدرجة كافية من الضمان يحل مشاكل ضمان سلامة كل من الملفات والوثائق التقليدية ، والمصفوفات الإلكترونية الأرشيفية للوثائق السرية.

عند إزالة ختم السرية من المستند وفقًا للإجراء المتبع وسحبه من الملف ، يتم الاحتفاظ بترقيم أوراق الحالة ، ولكن يتم تحديد الأوراق المفقودة في الجرد الداخلي للحالة ، مع توضيح سبب سحب المستند وموقعه الجديد.

في نفس الوقت ، يتم إدخال نفس العلامة في النموذج المحاسبي للمستند. يبقى نموذج المحاسبة في ملف المستندات السرية المنفذة للسنة المقابلة ولا يخضع للتحويل إلى ملف المستندات المفتوحة. وبالمثل ، يتم تنفيذ عملية إزالة مستند إلكتروني من مجموعة أرشيف كمبيوتر خدمة DOW أو من قرص مرن.

بعد الانسحاب من القضية آخر وثيقة، التي تمت إزالة ختم السرية منها ، يستمر تخزين غطاء العلبة أو علبة الوسائط الممغنطة ، جنبًا إلى جنب مع الجرد الداخلي ، في خدمة DOW للفترة المحددة في التسمية ثم يتم إتلافها.

يتم إدخال ملاحظة بشأن التدمير في تصنيف حالات السنة المقابلة و (أو) قائمة جرد للحالات المكتملة وخزائن الملفات واليوميات (إذا تم الاحتفاظ بهذا الجرد).

لا يسمح بتخزين الملفات ذات المستندات السرية في أماكن عمل المديرين والمتخصصين لأكثر من يوم عمل. يتم تخزين الملفات السرية الحالية والمحفوظة بشكل مركزي في خدمة DOW في ظروف تستبعد سرقتها أو إتلافها أو الوصول غير المصرح به من قبل أشخاص غير مصرح لهم. لا يُسمح بتخزينها بملفات مفتوحة الوصول.

يتم تخزين العلب الموجودة في خدمة DOW في الخزائن والخزائن المعدنية التي يجب إغلاقها دائمًا. على باب الخزانة من الداخل ، يجب لصق خزنة أو جرد للملفات الأرشيفية أو تسمية ملفات العام الحالي ، مع الإشارة إلى ميزات موقع الملفات على كل من الرفوف وتسلسل إخلاء الحالات في الحالات القصوى.

عادة ما يتم ترتيب الحالات في تسلسل الأرقام. يتم تخزين وسائط التخزين المغناطيسية في حالات وفقًا لنفس المبدأ ، أيضًا في خزانات معدنية ، في خلايا ، في وضع رأسي.

لا يختلف إعداد الملفات السرية لنقلها إلى أرشيف إداري (أرشيف الشركة) من الناحية التكنولوجية عن الأعمال المماثلة مع ملفات الوصول المفتوح.

العملية التكنولوجية لإتلاف الوثائق السرية التي انتهت فترة تخزينها لها بعض الخصائص.

أثناء تدميرها ، يجب استبعاد إمكانية إطلاع الأشخاص غير المصرح لهم على المواد السرية التي يتم تدميرها ، لأنه أثناء التدمير تخضع سلامة هذه المواد للتهديدات التالية:

1) استبدال المستندات المعدة للتدمير أو إزالة الأجزاء الفردية من المستندات والملفات (أوراق ، صور فوتوغرافية ، عينات من الأختام ، لوحات ، إلخ) ؛

2) تخصيص خاطئ أو متعمد لإتلاف أو "إتلاف" وهمي للوثائق والملفات القيمة ؛

3) إتلاف غير كامل للوثائق والحالات والوسائط ، مما يسمح باستعادة نصوصها ؛

4) ضياع (ضياع ، سرقة) الوثائق والملفات المخصصة للإتلاف.

يمكن السيطرة على هذه التهديدات في ظل الشروط التالية لتدمير الوثائق والملفات ووسائل الإعلام:

1) اتخاذ قرارات جماعية بشأن إتلاف الوثائق والملفات وعملية الإتلاف نفسها ؛

2) توثيق (التمثيل) التحضير لإتلاف وإتلاف الوثائق والملفات.

3) القيد عن طريق ارتكاب علامات الإتلاف في استمارات الفعل والمحاسبة إلا بعد الإتلاف الفعلي للوثائق والملفات.

يتم الاتفاق على إتلاف المستندات والقضايا السرية كتابةً مع رؤساء الأقسام أو الأنشطة ، وهو مصرح به من قبل لجنة الخبراء في الشركة ويتم تنفيذه مع أو بدون تنفيذ فعل ما.

يتضمن المخطط التكنولوجي لإتلاف المستندات السرية وناقلات المعلومات الإجراءات التالية:

1) إعداد المستندات والملفات وناقلات المعلومات بغرض إتلافها ؛

2) تنفيذ فعل التدمير ؛

3) إتلاف الوثائق بموجب القانون ؛

4) إتلاف الوثائق وناقلات المعلومات دون وضع قانون.

بعد انتهاء مدة الحفظ يتم إتلاف ما يلي (مع تنفيذ القانون): القضايا المشمولة في تسميات القضايا ، أصول المستندات المرئية والمسموعة ، المشاريع وثائق تقنيةومسودات ومسودات المستندات ذات القيمة الخاصة وخزائن الملفات (المجلات) لتسجيل المستندات السرية وغيرها من المواد المماثلة.

يوقع القانون من قبل أعضاء لجنة الخبراء ويوافق عليه الرئيس الأول للشركة. دمرت (مع تنفيذ الفعل) أي المستندات الإلكترونية، قوائم الجرد ونماذج المحاسبة الموجودة في كل من المصفوفات العاملة أو الأرشيفية للكمبيوتر ، وعلى الوسائط الممغنطة المخزنة خارج الكمبيوتر.

بدون إعداد قانون ، يتم إتلاف الورق والوسائط الفنية التالفة ومسودات ومسودات المستندات وقوائم الجرد الداخلية للوثائق التي يحتفظ بها المقاول وغيرها من المواد التي تشكلت أثناء تنفيذ المستندات السرية.

كيفية تنفيذ إدارة المستندات في المؤسسة

يتم إرفاق الأنشطة الإنتاجية والتنظيمية والاجتماعية للمؤسسة وتأكيدها بالوثائق. يُطلق على تنظيم حركة المستندات من لحظة الإنشاء إلى لحظة الوفاة (اكتمال التنفيذ أو الإتلاف أو الأرشفة) إدارة المستندات.

★ تدفق ثيقةهو نظام لإنشاء المستندات ومعالجتها واستلامها ونقلها وتخزينها وأرشفتها في مؤسسة.

ينقسم تدفق المستندات في الشركة إلى عدة أنواع ، حسب النطاق:

• شؤون الموظفين؛
• صناعي؛
• الإدارية والاقتصادية ؛
• إداري.
• محاسبة.

يرتبط مفهوم سير العمل بمفهوم العمل المكتبي ، والذي يتضمن جميع عمليات العمل مع المستندات. لذلك ، يتم أيضًا التحكم في حركة المستندات أرشفة، العمل المكتبي السري والسري.

إذا لم يكن هناك نظام لإدارة المستندات في المؤسسة ، فمن المستحيل:

• الموظفون الفعالون والمختصون وفي الوقت المناسب والضرائب والإدارة والمحاسبة ؛
• التفاعل التشغيلي مع المنظمات العليا والرقابة والإشراف و الهيئات الحكومية، الشركات التابعة ، التشكيلات العامة ؛
• إدارة المؤسسة والتفاعل بين الأقسام الهيكلية ؛
• إدارة شؤون الموظفين ، ومراقبة أنشطة الإنتاج للموظفين ، والأجر العادل وفي الوقت المناسب.

تم إصلاح أساسيات سير العمل في المؤسسات حسب المستوى المحلي أنظمة- أحكام وتعليمات.

المبادئ الأساسية لإدارة الوثائق

يجب أن تتوافق قواعد تنظيم سير العمل مع المهام التي يحلها النظام. هذه هي الحركة المستمرة للوثائق على طول أقصر الطرق بأقل جهد ووقت.

اتبع مبادئ تدفق المستنداتلضمان التشغيل السلس للنظام ومنع فقدان الأوراق:

1. مسح التوجيه. تم وضع مخططات المرور لأنواع مختلفة من المستندات ، مما يضمن مرور المستندات بسرعة ودون عوائق في الاتجاه الصحيح.
2. استمرارية. يتم تحقيق ذلك من خلال التحكم في الوقت المحدد لمعالجة المستند من قبل فناني الأداء وتوزيع الحمل بينهم بالتساوي.
3. تنظيم جميع إجراءات تنفيذ الوثيقة. يتم تنظيم جميع الإجراءات بدءًا من إنشاء المستندات أو قبولها وتسجيلها ومعالجتها لاحقًا. سيضمن هذا الإيقاع والاستمرارية اللازمين.
4. استثناء الازدواجية. هذا هو تطوير المسارات المثلى ، باستثناء أداء العمليات المكررة في معالجة المستندات وتنفيذها.

الطاولة. أدوار المشاركين في سير العمل والعمليات التي يشاركون فيها

نظام إدارة الوثائق في المنظمات

يتكون هيكل سير العمل في المؤسسة من ثلاث فئات من المستندات:

• واردةالمستلمة من الخارج عبر قنوات الاتصال ، بما في ذلك الهاتف والبريد الإلكتروني ؛
• منفتح، تم تطويره بواسطة المنظمة وإرساله إلى مستلمين خارجيين ؛
• داخلي،المستندات الداخلية التي تم إنشاؤها في المؤسسة: التنظيمية والإدارية والتعليمية والتنظيمية ، إلخ.

مخطط سير العمل داخل المؤسسة له اتجاه رأسي وأفقي. توفر تدفقات المستندات العمودية ما يلي:

• تمرير إشارات التحكم من أعلى إلى أسفل ،
• استجابة،
• نقل المستندات بين التقسيمات الهيكلية لمستويات مختلفة.

تتنقل تدفقات المستندات الأفقية بين الإدارات التي لها نفس المستوى التنظيمي.

مخطط تدفق الوثيقة في المنظمة

قم بتنزيل هذا الرسم التخطيطي ومخططات أخرى في المجلة

في أي شكل لتنظيم تدفق المستندات في المؤسسة

يمكن تطوير تنظيم سير العمل في المؤسسة بأحد ثلاثة أشكال:

• مركزي:يتم تخزين جميع المستندات في وحدة واحدة - عادة ما يكون هذا جزءًا من وظيفة المكتب أو الأمانة ؛
• لامركزية:يتم توزيع الوثائق بين تلك الأقسام الهيكلية التي تقوم بمعالجتها وتنفيذها وتخزينها ؛
• مختلط:إنه مزيج من أول شكلين.

يعد الهيكل التنظيمي للشركة وحجم سير العمل من العوامل الرئيسية التي تحدد اختيار الشكل. في مؤسسة صغيرة ذات تدفق محدود للوثائق ، من المرجح أن يتم استخدام نموذج مركزي. في الوقت نفسه ، يتم إسناد مهام الكاتب إلى موظف في قسم المحاسبة ، وخدمة الموظفين ، وسكرتير مرجعي.

تستخدم الشركة التي توجد أقسامها الهيكلية جغرافياً على مسافة من بعضها البعض شكلاً لامركزيًا لإدارة المستندات.

في الشركات الكبيرة ، يُنصح بتنظيم حركة المستندات في شكل مختلط. يقوم قسم متخصص بتخزين الأوراق ، والوثائق الحالية في عمل فناني الأداء. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون فناني الأداء على دراية بمتطلبات تدفق المستندات ، بالإضافة إلى متطلبات العمل المكتبي ، التي أنشأها القانون الجديد. GOST R 7.0.97-2016.

تعليمات العمل المكتبي: مبادئ إدارة الوثائق

تنزيل المستند

مخطط سير العمل في المؤسسة

يتم وضع مخطط سير عمل المنظمة مع الأخذ في الاعتبار أي من الإدارات تشارك في تداول الوثائق وما هو حجمها.

يتم التعبير عن حجم سير العمل في عدد المستندات المسجلة في دفاتر اليومية للوثائق الواردة والصادرة والداخلية أو في النظام الآليمحاسبة. عند تسجيل مستند ورقي ، يتم أخذ نسخة واحدة منه كوحدة محاسبية ، ولا يهم ما إذا كانت النسخة الأصلية أو نسخة واردة.

مع الأخذ في الاعتبار حقيقة أن تدفقات المستندات يمكن أن تتشكل من قبل العديد من الإدارات ، يمكن أن يكون مخطط سير العمل العام معقدًا للغاية ، فمن المستحسن تطوير هذه اللائحة لكل قسم من الأقسام.

تدفق المستندات في مؤسسة: مخطط نموذجي لشركة صغيرة ذات شكل مركزي لحركة التوثيق

مخطط التنزيل

ما الفرق بين إدارة المستندات الإلكترونية والورقية

كلما ارتفعت درجة توحيد العمليات والعمليات التي تشكل أساس سير العمل ، كان من الأسهل تلبية المبادئ الرئيسية - التحسين والاستمرارية. من السهل خوارزمية المبادئ الأربعة الرئيسية للعمل المكتبي ، بحيث يمكن أتمتة جميع العمليات.

اليوم ، تستخدم الغالبية العظمى من الشركات بالفعل أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. وإذا قارنته بالورق ، يمكنك على الفور تسليط الضوء على خمس مزايا رئيسية.

1. البحث السريع عن المستندات ونقلها. مدى السرعة التي سيحصل عليها المؤدي المستند المطلوب، لا تعتمد على مكان تخزين هذا المستند. يمكنك العثور عليها وإرسالها إلى المؤدي في الوقت الفعلي ، أي على الفور. يمكن للمقاول نفسه البحث المستندات المطلوبةباستخدام كلمات رئيسية أو معايير اختيار أخرى محددة.
2. يمكن تخزين المستندات إلى أجل غير مسمى دون فقدان الجودة وفقدان المعلومات. إذا كان المستند الورقي قد يفقد مظهره الأصلي بمرور الوقت ، يتلاشى ، ثم يتمزق ، ثم في شكل إلكترونيسيتم الاحتفاظ بها في شكلها الأصلي طالما كان ذلك مطلوبًا.
3. يمكن التمييز بسهولة بين الوصول إلى مستند إلكتروني. على عكس المستندات الورقية ، يمكن تشفير المستندات الإلكترونية السرية بسهولة ، مما يحد من الوصول غير المصرح به. يمكن أيضًا نقلها عبر قنوات اتصال آمنة باستخدام رموز ومفاتيح خاصة. يمكن تكوين الوصول إلى المستندات المخزنة بسهولة وسرعة بناءً على حقوق المستخدم.
4. توفر أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية رقابة صارمة على حركة المستندات. هذا يجعل من الممكن القضاء على العامل البشري في التحكم في التنفيذ ويضمن التنفيذ في الوقت المناسب للأوامر والالتزامات ، وهو شرط للتشغيل الناجح للمؤسسة.
5. توفير كبير في التكلفة للشركة. من خلال شراء ترخيص للبرنامج مرة واحدة أو حتى بشرائه مجانًا ، تحصل المؤسسة على الحق في تدريب الموظفين وترقية الإصدارات. يتيح لك التشغيل الآلي لسير العمل تحرير الموارد البشرية ، والقضاء على الأخطاء التي لا مفر منها أثناء المعالجة اليدوية للوثائق. يتيح لك إدخال البرامج الخاصة زيادة الإنتاجية وتقليل الوقت اللازم لتمرير قرارات الإدارة وتنفيذها.

لا يمكن لنشاط أي مؤسسة الاستغناء عن اعتماد الأوراق الرسمية وتجميعها ومعالجتها.

لضمان استمرارية هذه العملية ، يجب على الشركة إنشاء وحدة هيكلية خاصة. تتمثل مهمة موظفي هذا القسم في تنظيم تدفق المستندات.

التعريف والغرض

التوثيق عملية انتقال الاوراق الرسميةأ تبدأ عند استلامها أو إنشائها وتنتهي عند إرسالها أو تنفيذها.

الوثائق تضمن صحة وصحة قرارات الإدارة. إنهم يرافقون كل عمل للشركة.

يعد ضمان سير سير العمل أحد المهام الرئيسية للمؤسسة. عدم التنظيم التخزين السليموالأوراق يمكن أن تلحق ضررا كبيرا بعمل الشركة. البحث الطويل عن المستندات ، الضياع ، التأخير في الإرسال والاستلام ، التكرارات تبطئ سير العمل العادي. إذا كان لدى الشركة أقسام هيكلية بعيدة ، فعندئذ ، إذا لزم الأمر ، لإثبات شرعية عملية ما ، يمكن أن يصاب عمل الشركة بالشلل التام.

يعد تدفق المستندات المنظم بشكل صحيح جزءًا لا يتجزأ من الإدارة الفعالة. بدون الأداء الطبيعي لهذه العملية ، من المستحيل ضمان المحاسبة المالية والإدارية.

أنواع المستندات

يتم تضمين ثلاثة أنواع من الأوراق في تدفق مستندات المؤسسة:

• صندوق الوارد. إنها رسائل وطلبات تتلقاها المنظمة من أطراف ثالثة. يستلزم استلامها إعداد الإخطارات الصادرة المناسبة. يتم تحديد مدة تنفيذ هذه الأوراق المالية بموجب القانون أو من خلال الفترة الزمنية المحددة في نص الرسالة نفسها.
• منفتح. يتم تجميعها للأغراض التالية:
  • كرد على رسالة واردة مُستلمة مسبقًا ؛
  • في شكل طلب للحصول على رد لاحق.

  يتم إعدادها على أساس الوثائق الداخلية.

• داخلي. يتم استخدامها لضمان التشغيل الطبيعي للمؤسسة. لا تمر جميع الأوراق التي تنتمي إلى هذا النوع عبر المكتب ، ولكن فقط أوامر الرئيس والمراسلات بين الأقسام الهيكلية والوثائق التي تعمل كأساس لتجميع الصادرة.

يجب أن يحتوي كل منهم على سمات معينة. هناك تفاصيل عامة وخاصة. وجودهم هو ما يجعل الورقة التي تمت صياغتها رسمية.

تشمل السمات الشائعة ما يلي:

• رقم التسجيل. يتلقى كل مستند يمر عبر المكتب رقمًا فريدًا. قد يختلف هيكلها للأوراق الصادرة والواردة. تقوم المنظمات بإعدادها بنفسها.
• كود تسمية الحالة. يشير هذا الشرط الورقة إلى نوع معين من القضايا التي تحلها الشركة أثناء عملها.
• مصدر. تشير هذه السمة إلى المكان الذي تم استلامها منه. وثيقة رسمية. تحتوي الرسائل الصادرة على اسم الوحدة الهيكلية. للوارد ، اسم الجهة الخارجية التي أرسلت الطلب.
• المنفذ. تشير هذه السمة إلى منصب ولقب الموظف الذي تم توجيهه لتنفيذ المستند. في الخارج والداخل ، هو المنشئ.

يتم وضع بعض السمات وفقًا لنوع المستندات التي تنتمي إليها.


الأوراق الواردة ، بالإضافة إلى التفاصيل العامة ، لها أيضًا أوراق خاصة:

• الموعد النهائي - يتم تحديده إما على أساس النص أو وفقًا للمعايير التشريعية.
• الشخص المسيطر - يتم تعيينه من قبل الرئيس أو نائبه ، بعد اكتمال معالجة المستند ، يتم لفت انتباه الموظف المحدد إلى هذه الحقيقة.

يمكن أن يكون للداخلية السمات التالية:

• قائمة المؤدين ، أي المترجمون ؛
• فترة التنفيذ
• قائمة الأقسام التي يجب أن تتعرف على الورقة.

يحتوي الصادر أيضًا على بعض التفاصيل الإضافية:

• قائمة بريدية ، أي قائمة بالأشخاص الذين يجب إرسال طلب أو إشعار إليهم ؛
• وقت الاستجابة ، وغالبًا ما لا يتم تحديد هذه السمة ؛
• السبب ، هذا الشرط إلزامي ، يشار إلى رقم تسجيله في المستند.

يمكن للمؤسسات إضافة سمات إضافية إلى المستندات إذا رأت أنه من الضروري دعم المحاسبة الإدارية.

قواعد ومراحل معالجة الوثائق

يتم الاحتفاظ بجميع الوثائق من قبل رئيس المنظمة. إنه يتحمل المسؤولية الشخصية عن سلامتهم.

يتم استلام ومعالجة الأوراق الرسمية بجميع أنواعها من قبل موظف معين أو سكرتير مساعد. يمر التوثيق بعدة مراحل من المراجعة:

• المعالجة الأولية. في هذه المرحلة ، يتم التحقق من صحة تسليم الرسالة. يتم فتح جميع المظاريف باستثناء المراسلات الشخصية. بعد ذلك ، يتم التحقق من سلامة المرفقات. للقيام بذلك ، يتم إنشاء مراسلات التوافر الفعلي للوثائق مع المخزون. في حالة عدم وجود ورقة واحدة أو أكثر ، يتم إبلاغ المرسل ، ويتم وضع علامة على المستند وفي. غالبًا ما يتم إتلاف الأظرف ، باستثناء الحالات التالية:
  • عنوان المرسل موجود عليه فقط ؛
  • المغلف وثيقة تؤكد الدفع للمراسلات ؛
  • يختلف تاريخ الكتابة ووقت إرسال الأوراق ؛
  • توجد علامات المرسل على الظرف.

  يتم فرز الوثائق عند الاستلام حسب الموضوع ولا تتطلب التسجيل. على الأوراق من النوع الأول ، يتم تدوين ملاحظة عند الاستلام ، والتي تحتوي على معلومات حول المستلم والتاريخ والرقم الوارد. لا يتم تسجيل الطلبات ، وكذلك المجلات والكتالوجات والكتيبات الإعلانية والقوائم البريدية. يجب أيضًا فرز المستندات المستلمة عن طريق البريد الإلكتروني أو الفاكس ومعالجتها.

• استعراض أولي. في هذه المرحلة شخص مسؤوليحدد أكثر وثائق مهمةليتم نقلها إلى المدير. كقاعدة عامة ، يبلغ حجمها الإجمالي 20 ٪ فقط. يتم إرسال باقي الأوراق إلى النواب ورؤساء الأقسام الهيكلية أو مباشرة إلى المنفذين. يتم إرسالها في يوم استلامها. بادئ ذي بدء ، يتم النظر في البرقيات والرسائل العاجلة.
• تسجيل. في هذه المرحلة ، يتم تعيين رقم فريد للمستندات. يشار إليه في الجريدة الرسمية نفسها ، وكذلك في مجلة خاصة. هذا الإجراء ضروري لضمان السلامة وسهولة البحث والتحكم في التنفيذ. يمكن تسجيل أي وثيقة مرة واحدة فقط. تنقسم جميع الوثائق في العملية إلى عدة مجموعات ، يتم أخذ كل منها في الاعتبار على حدة:
  • داخلي؛
  • واردة
  • منفتح؛
  • مؤتمن؛
  • تجاري.

  الرموز المخصصة للأوراق المالية لها هيكل خاص:

  • للداخلي والتجاري - الرقم التسلسلي حسب المجلة ، على سبيل المثال ، 01 أو 46 ؛
  • تتكون الرموز الواردة والصادرة من تسمية الوحدة والحالة والرقم التسلسلي وفقًا للمجلة ، على سبيل المثال ، 05-11 / 86.
• مراجعة المشرف. في المرحلة التالية ، يتم تحليل الوثائق من قبل إدارة المنظمة ، ويتم اتخاذ قرار بشأن تنفيذها. تنعكس النتيجة في شكل قرار. تحتوي هذه الخاصية على المعلومات التالية:
  • اللقب ومنصب المؤدي ؛
  • المواعيد النهائية.

  يتم إدخال هذه المعلومات أيضًا في سجل التسجيل.

• اتجاه التنفيذ. في هذه المرحلة ، يقوم الشخص المسؤول بتنفيذ المستند. إذا لزم الأمر ، يتم عرض تقدم العمل في السجل. يتم تحويل النتيجة إلى السكرتير المساعد للتحقق مع جميع الأوراق التي تم على أساسها إعداد المستند. يتم توقيع هذا المشروع وتسجيله ثم إرساله للإرسال.
• مراقبة التنفيذ. في هذه المرحلة ، يتم التحقق من الامتثال للمواعيد النهائية ، ويتم تحليل نتائج التنفيذ. هناك ثلاثة أنواع من التحكم:
  • الحالي ، بينما يقوم السكرتير يوميًا بفحص مرحلة العمل على المستندات التي تنتهي صلاحيتها في ذلك اليوم ؛
  • احترازيًا ، يتمثل في إخطار المقاول قبل 2-3 أيام من الموعد الوشيك لفترة إعداد المشروع ؛
  • أخيرًا ، في نفس الوقت ، يتم إجراء تحليل للأوراق المالية المعلقة ، مع توضيح أسباب التأخير.

  مرة واحدة في الشهر ، يقوم موظف المكتب بإعداد قائمة بجميع المشاريع البارزة.

• بيندر. هذه المرحلة هي المرحلة الأخيرة. يتم حفظ ورقة الرد والوثيقة التي تستخدم كأساس لصياغة المشروع في القضية. يتم تنفيذ هذا الإجراء من قبل سكرتير المرجع. يتم تشكيل القضايا ليس فقط من قبل العاملين في المكاتب. يمكن لموظفي الأقسام الهيكلية أيضًا تنفيذ مثل هذه الأنشطة. يتم التحقق من صحة التسجيل وتسيير الشؤون من قبل رئيس المكتب أو السكرتير.
  يتم إيداع المستندات التي تحتوي على معلومات حول قضية مماثلة في الملف. على سبيل المثال ، المستند الذي تم إنشاؤه بواسطة البرنامج عبارة عن مجموعة من المعلومات المصادق عليها رقمياً.

  يجب أن تفي بالمتطلبات التالية:

  • تم إنشاؤه وتخزينه ونقله باستخدام البرنامج ؛
  • يمكن تقديمها في شكل ورقي ؛
  • يحتوي على جميع السمات المطلوبة ؛
  • له هيكل مطابق للوثائق الورقية.

  إمكانية إجراء العمل المكتبي في شكل إلكتروني يبسط إلى حد كبير عمل موظفي المكتب. ومع ذلك ، استبعد تمامًا المستندات الورقيةهذا مستحيل ، لأن التشريع يتطلب توافر النسخ الأصلية بهذا الشكل.

  للحصول على معلومات حول ما تقدمه أتمتة سير العمل في مؤسسة ، انظر الفيديو التالي: