تعليمات نموذجية للعمل المكتبي. تعليمات لحفظ السجلات

لتنظيم أي عملية إنتاج أو عمل يعني وضع قواعد لتنفيذ هذه العملية على مستوى التشريعات الداخلية ، والشركات. يمكن القيام بذلك باستخدام اللوائح المحلية. أي منهم يمكنه العمل في منظمة وستكون هناك حاجة إليه في المقام الأول ، سننظر في المقالة.

علامات اللوائح المحلية (LNA)

في الفقه ، هناك مفهوم "الفعل القانوني المعياري". تنظيمية الأعمال القانونيةأعلى مستوى الدولة يحتوي على قواعد القانون ، ملزمة لجميع مواطني الدولة. هذه ، على سبيل المثال ، دستور الاتحاد الروسي والقوانين الاتحادية والقوانين والمراسيم الصادرة عن الرئيس. على عكس الدولة ، تعمل اللوائح المحلية في إطار منظمة واحدة أو أكثر وهي ملزمة لموظفيها فقط.

ببساطة ، القانون المعياري المحلي "تعليمات للعمل المكتبي لشركة ABV LLC" إلزامي فقط لموظفي ABV LLC. في حالة عدم الامتثال للوائح المحلية ، قد يخضع موظفو المؤسسة للمسؤولية التأديبية.

يتم سرد السمات الأساسية للقانون المعياري في البند 9 من قرار الجلسة المكتملة للمحكمة العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 29 نوفمبر 2007 رقم 48 "بشأن ممارسة المحاكم التي تنظر في قضايا الطعن في الإجراءات القانونية المعيارية ككل أو جزئيًا ". عن طريق القياس ، من الممكن تحديد السمات الرئيسية لـ LNA. مثل جميع الأعمال القانونية المعيارية ، فإنهم:

• نشرت بالطريقة المقررة.يمر كل جيش من الجيش الوطني الليبي عبر الطريق من إعداد مسودة الوثيقة إلى الموافقة عليها المدير التنفيذيأو مسؤول مفوض بشكل خاص (انظر المخطط).

• يحتوي على القواعد واللوائحوالتي قد تتعلق بأنشطة المنظمة ككل ، وأقسامها (الإدارات ، ومجموعات العمل ، واللجان) ، والهيئات الجماعية وغيرها ، وتنفيذ عمليات الإنتاج أو الأعمال. في الوقت نفسه ، هناك LNA ، والذي لا يجب على جميع الموظفين الامتثال له. لذلك ، إذا كانت التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي إلزامية للجميع ، فسيتم تطبيق اللائحة لجنة الخبراءيسترشدون فقط بأعضاء هذه اللجنة.
• تستخدم بشكل متكرر.يتم إصدار اللوائح المحلية وتطبيقها بشكل متكرر. رافق بعض الجيش الوطني الليبي التنظيم طوال فترة وجوده. هذه ، على سبيل المثال ، القواعد الداخلية جدول العملأو بند بشأن حماية البيانات الشخصية للموظفين.

LNA للإنتاج المكتبي: الأنواع والغرض

جميع الوثائق التنظيمية والقانونية لها هدف واحد - تنظيم عملية أو ظاهرة. لذلك ، في بعض الأحيان ، يجد السكرتارية والموظفون ذوو الخبرة صعوبة في اختيار نوع المستند لكل حالة محددة. دعنا نحاول معرفة ذلك. مصدر جميع التعاريف هو قاموس الأنواع والأصناف الحديثة وثائق الإدارة» .

■ موقع- عمل قانوني معياري يحدد حالة سلطة أو منظمة أو وحدة هيكلية أو هيئة جماعية أو استشارية أو خبير أو منهجي أو هيئة أخرى و (أو) تحديد إجراءات أداء الأنشطة (الأعمال) نوع معين.

تحدد اللائحة الوحدات أو الهيئات الهيكلية في المنظمة ، وتحدد وظائفها وأهدافها ومهامها ومسؤولياتها. تظهر اللوائح عند تشكيل أقسام هيكلية جديدة. على سبيل المثال ، بدلاً من المكتب ، يتم إنشاء قسم كتابي وأرشيف.

■ تعليمات- قانون صادر لوضع القواعد التي تحكم الجوانب التنظيمية والعلمية والتقنية والتكنولوجية والمالية أو غيرها من الجوانب الخاصة لأنشطة المنظمات وأقسامها الهيكلية ، المسؤولينوالمواطنين.

على النقيض من الموقف ، الذي ، أولاً وقبل كل شيء ، يجيب على أسئلة "من؟" و "ماذا؟" ، التعليمات تجيب على السؤال "كيف؟". يصف بالتفصيل وبشكل شامل كل ما يتعلق بتنفيذ عملية معينة.

■ تنظيم العمليات التجارية- عمل قانوني معياري يحدد الإجراءات الخاصة بأنشطة سلطة أو هيئة جماعية أو استشارية.

لكن في حالة الجيش الوطني الليبي ، غالبًا ما تكون وثيقة مختلفة قليلاً ، لا سيما في المنظمات التجارية. بعد ذلك ، يُفهم تنظيم عملية الأعمال على أنه نوع من المستندات التنظيمية والقانونية ، والتي تصف باستمرار جميع مراحل العملية وإجراءات تفاعل فناني الأداء في كل مرحلة.

يختلف تنظيم إجراءات العمل عن التعليمات في الطريقة التي يصف بها العمليات. في اللوائح ، يتم وصفها بالتسلسل (من الأول إلى الأخير) ، وفي الإرشادات يتم ترتيبها حسب الموضوع.

■ قواعد- قانون معياري يحدد القواعد والمتطلبات فيما يتعلق بموضوع التنظيم القانوني.

تتمثل المهمة الرئيسية للقواعد في تحديد ووصف بالتفصيل إحدى العمليات التي تمت الموافقة عليها بالفعل في التعليمات. على سبيل المثال ، يمكن تخصيص فقرة واحدة فقط لقواعد المراسلات الإلكترونية في تعليمات العمل المكتبي. وغالبًا ما تكون القواعد المستقلة لإجراء المراسلات الإلكترونية عبارة عن جهاز LNA ضخم يتكون من عدة أقسام. في ذلك ، عملية الإنشاء والإرسال والاستلام والمعالجة رسائل البريد الإلكترونيوصفها بمزيد من التفصيل.

إذا تم إصدار التعليمات للحصول على وصف كامل لأحد جوانب أنشطة المنظمة ، فإن القواعد تحدد التعليمات. لا يصفون فقط كل خطوة ، ولكن كل استنشاق وزفير يقوم به القائم بالعملية.

■ ترتيب- عمل قانوني يعتمده رئيس المنظمة ، بمفرده ، من أجل تنظيم أنشطة المنظمة.

لا يعتبر الأمر بأي حال من الأحوال فعلًا معياريًا محليًا دائمًا ، ولكنه قد يؤدي هذه الوظيفة بشكل جيد. هنا سيكون من المناسب أن نتذكر السمات البارزه LNA ، الذي اعتبرناه أعلاه. إذا كان الأمر يحدد القواعد (القواعد) لتنفيذ العملية ، ويعين الأشخاص المسؤولين ، ويتم تطبيقه بشكل متكرر ويكون إلزاميًا لجميع الموظفين المشار إليهم فيه ، فيمكن عندئذٍ التعرف عليه باعتباره LNA كامل الأهلية.

الأوامر لا تصف ترتيب العملية ، لكنها تحدد القرار الذي تم اتخاذه. على سبيل المثال ، قم بتعيين المسؤولين عن العمل المكتبي في الفروع أو اعتماد نظام فهرسة التقسيمات الفرعية المطور.

سيساعد الجدول 1 في تحديد الغرض من مختلف LNA واختيار أكثرها نظرة مناسبةوثيقة لكل حالة.

الجدول 1

أنواع والغرض من LNA للعمل المكتبي

نوع LNA	تعيين الجيش الوطني الليبي	مثال
موقع	يحدد حالة الوحدة الهيكلية	اللوائح الخاصة بخدمة إدارة التوثيق
	يحدد الإجراء الخاص بأداء الأنشطة (الأعمال) من نوع معين	اللوائح الخاصة بتخزين الوثائق
	يحدد وضع هيئة استشارية جماعية	اللوائح الخاصة بلجنة الخبراء
تعليمات	ينظم أحد أنشطة المنظمة	تعليمات العمل المكتبي
تنظيم العمليات التجارية	يصف باستمرار عمليات العملية وترتيب تفاعل المشاركين في العمليات	لائحة سير العمل "مراقبة تنفيذ المهام حسب المستندات"
	قم بتثبيت العملية المنظمة بالفعل	قواعد إرسال البريد واستلامه
	يسجل القرار الذي تم اتخاذه بشأن العملية	الأمر "بشأن تعيين المسؤولين عن أعمال المكاتب في الأقسام الهيكلية"

تعليمات العمل

تعليمات العمل المكتبي - مركز اللوائح المحلية الخاصة بالمؤسسات التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة. من الممكن ، على الرغم من عدم التوصية به ، الاستغناء عن حكم خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسةأو بدون لوائح العمليات التجارية للأعمال المكتبية. ولكن إذا كان هناك عدد قليل من الأشخاص على الأقل منخرطون في العمل المكتبي في منظمة ما ، فإن التعليمات المقابلة ضرورية ببساطة. خلافًا لذلك ، سيعمل كل مشارك في عمليات العمل المكتبي (أي كل موظف) مع المستندات على النحو الذي يراه مناسبًا ، معتمداً فقط على معرفته وخبرته واعتبارها الحقيقية الوحيدة. بالنسبة للسكرتيرة ، هذه كارثة. لذلك ، لا يمكنك الاستغناء عن تعليمات العمل المكتبي.

القاعدة المعيارية

للأسف، التعليمات القياسيةمكتب العمل ل ليس المنظمات الحكوميةلا ولا يمكن أن تكون كذلك ، لأنهما مختلفتان للغاية ، وإن كان ذلك ضمن إطار العمل القواعد العامة، يقود مؤسسة تعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة.

الإجراء العام لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي هو نفسه تمامًا كما هو الحال في المخطط: يمر مسودة الوثيقة المعدة بإجراءات الموافقة ويوافق عليها المدير العام أو شخص مخول.

لا تحتاج إلى كتابة دليل للعمل المكتبي من الصفر بيديك. تم اختبار جميع قواعد العمل المكتبي في روسيا لعقود من الزمن وتغيرت بشكل طفيف. هناك العديد من المصادر لكتابة التعليمات. يمكن أن تكون أهمها:

• مبادئ توجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات الفيدرالية قوة تنفيذية(تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الاتحادي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 برقم 76 ؛ من الآن فصاعدًا - التوصيات المنهجية للسلطات التنفيذية الاتحادية) ؛
• GOST R 7.0.8.-2013. "نظام معايير المعلومات والمكتبات والنشر. العمل المكتبي والأرشفة. المصطلحات والتعاريف "؛
• GOST R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية "(يُشار إليها فيما يلي - GOST R 7.0.97-2016) ؛
• التعليمات المعيارية لعمل المكتب وأعمال الأرشيف في سلطات الجمارك الاتحاد الروسي(تمت الموافقة عليه بأمر من دائرة الجمارك الفيدرالية الروسية رقم 1331 بتاريخ 9 يوليو 2014 ؛ يشار إليه فيما بعد باسم تعليمات دائرة الجمارك الفيدرالية). إنه إلزامي فقط لـ FCS والمنظمات التابعة له ، ولكن يمكن للمنظمات الأخرى استخدامه كأساس لتعليماتهم الخاصة.

ملاحظة

يدخل GOST R 7.0.97-2016 حيز التنفيذ في 1 يوليو 2017. يتم تجميع التوصيات المنهجية للسلطات التنفيذية الفيدرالية والتعليمات الخاصة بمصلحة الجمارك الفيدرالية على أساس المعيار السابق للأعمال الورقية - GOST R 6.30-2003 والتوصيات المنهجية لها. اعتبارًا من 07/01/2017 ، لم تعد هاتان الوثيقتان ذات صلة بالجزء المخصص لتصميم التفاصيل. لذلك ، يجب أن يكون القائمون على تعليمات العمل المكتبي حذرين - لا يغير GOST R 7.0.97-2016 قواعد معالجة التفاصيل فحسب ، بل يغير أيضًا تكوينها.

هيكل التعليمات

قد يختلف تكوين أقسام التعليمات وترتيبها ومحتواها. كل هذا يتوقف على كيفية بناء نظام العمل المكتبي. تعليمات العمل المكتبي في المنظمات التي تستخدم النظام بنشاط إدارة المستندات الإلكترونية(SED) والإلكترونية توقيع إلكتروني(EDS) ، وفي المنظمات التي يزدهر فيها تدفق العمل الورقي ، سيكون مختلفًا تمامًا.

ومع ذلك ، من الممكن وضع محتوى عالمي أساسي لتعليمات العمل المكتبي ، بحيث يكون لدى مطوري هذا LNA "في الميدان" شيئًا يمكنهم البناء عليه (الجدول 2).

الجدول 2

الهيكل الأساسي لتعليمات الأعمال

رقم القسم	قسم تعليمات الأعمال	نماذج معتمدة من القسم / عينة من المستندات
	الأحكام العامة
	المصطلحات والتعريفات
	متطلبات التوثيق	نماذج المستندات (النموذج العام للوثائق ، نموذج الخطاب ، النماذج أنواع معينةالمستندات والأشكال الأخرى). شكل مجلة المحاسبة وإصدار الاستمارات (إذا كانت المنظمة تحتفظ بسجلات للنماذج). عينات من تسجيل كل من التفاصيل (ترد مباشرة في النص عند وصف قواعد معالجة تفاصيل المستندات).
	تنظيم العمل مع الوثائق
	نظام إدارة الوثائق الإلكترونية
	ميزات العمل مع المستندات الإلكترونية
	استقبال ومعالجة وتسجيل وتوزيع المراسلات الواردة	استمارة سجل الوثائق الواردة. نموذج العمل على عدم وجود وثائق. نموذج للعمل على تلف المستندات. بصمة ختم على تسجيل المستند الوارد.
	تنظيم تنفيذ المستندات والأوامر	نموذج القرار. نموذج تقرير مرجعي عن تنفيذ الوثائق.
	ميزات إعداد وتنفيذ أنواع معينة من المستندات	طلب عينة. طلب عينة. نموذج الفعل (على سبيل المثال ، عند إعادة حزمة غير مكتملة من المستندات) نموذج التوكيل (على سبيل المثال ، لاستلام البريد).
	إجراءات التسجيل وتنفيذ القرارات المعتمدة في الاجتماعات	عينة ملخص لمحضر الاجتماع. عينة كاملة من محضر الاجتماع.
	إعداد وإرسال المستندات الصادرة	نموذج خطاب تقديمي. استمارة سجل الوثائق الصادرة. نموذج سجل البريد. نموذج قائمة لإرسال البريد دفعة واحدة.
	إجراءات التعامل مع نداءات المواطنين	استمارة طلب (استئناف) مواطن. استمارة سجل طعون المواطنين (إذا أخذت المنظمة في الاعتبار نداءات المواطنين بشكل منفصل).
	إجراء نقل المستندات للتخزين	استمارة التسليم.
	تنظيم ومحاسبة الوثائق في الأرشيف	شكل تسمية شؤون المنظمة. شكل تسمية حالات الوحدة الإنشائية. نموذج جرد الحالة التخزين الدائم; شكل جرد حالات التخزين المؤقت (فوق 10 سنوات). استمارة سجل الموظفين. نموذج جرد الملفات الإلكترونية ووثائق التخزين الدائم. نموذج جرد للملفات الإلكترونية ووثائق التخزين المؤقت (أكثر من 10 سنوات).
	استخدام المستندات في الأرشيف	نموذج العمل على إصدار الحالات للاستخدام المؤقت.
	إتلاف الوثائق منتهية الصلاحيةتخزين	شكل قانون التخصيص لإتلاف المستندات مع انتهاء فترات التخزين.

ترتيب تخزين المستندات حسب التعليمات

يتم وصف ترتيب تخزين المستندات في الأرشيف في أقسام التعليمات بناءً على:

• قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي وغيرها وثائق أرشيفيةفي الأعضاء سلطة الدولة، الأجهزة حكومة محليةوالمنظمات (تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ 31 مارس 2015 برقم 526 ؛ من الآن فصاعدًا - قواعد 2015) ؛
• من القواعد الأساسية لعمل محفوظات المنظمات (تمت الموافقة عليها بقرار من Collegium of the Federal Archives الصادر في 6 فبراير 2002).

LNA on معالجة المكتب: كيف تختار؟

بالنسبة إلى منظمة صغيرة ، ستكون التعليمات الخاصة بعمل المكتب كافية تمامًا ، خاصةً إذا كانت تصف جميع عمليات العمل المكتبي ، من إنشاء مستند إلى إتلافه.

غالبًا ما "تنمو" اللوائح الخاصة بالعمل المكتبي لتصبح LNA مستقلًا من التعليمات. يحدث هذا بشكل طبيعي - مع تطور المنظمة. إذا أصبح من الضروري في مرحلة معينة تنظيم العمليات التجارية ، فيمكن عندئذٍ تطوير ما يلي:

• لوائح العملية التجارية "إنشاء وثيقة" ؛
• لوائح العملية التجارية "مراقبة تنفيذ المستندات" ؛
• لوائح العملية التجارية "التخزين الأرشيفي للوثيقة" ؛
• اللوائح الأخرى ، اعتمادًا على ما تعتبره إدارة عمليات الأعمال ضروريًا للوصف والتنظيم.

سيناريو آخر: قامت المنظمة بتجميع الكثير من المستندات ، وتم إنشاء أرشيف لها. في هذه الحالة ، من الضروري تنظيم عملية تخزينها على الفور ، وإلا فسيغمر عمال الأرشيف بالوثائق. ستساعد تعليمات حفظ الملفات ونقلها لتخزين الأرشيف في حل المشكلة.

ومع ذلك ، إذا كان الأرشيف لا يزال صغيرًا ولا يزال في مهده ، فيمكن أن يكون قواعد أو حتى أمرًا للنشاط الرئيسي. إن اختيار أنواع المستندات لتنظيم عمليات عمل المكتب ، كما اكتشفنا بالفعل ، كبير جدًا.

قاموس أنواع وأنواع وثائق الإدارة الحديثة. - روسرخيف ، فنيداد. - م ، 2014.

GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحدالتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق.

"الوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات التوثيق. إرشادات لتنفيذ GOST R 6.30-2003 (تمت الموافقة عليها من قبل الأرشيف الفيدرالي).

ما هو العمل المكتبي وتدفق المستندات (2019)؟ الدورة التعليمية، بالإضافة إلى القاموس الاقتصادي الحديث ، يعرّف سير العمل بأنه حركة المستندات بين المترجمين والمنفذين على طول سلاسل تكنولوجيا المعلومات ، مما يجعل من الممكن إبلاغ جميع الأطراف المهتمة ، لتقديمها لهم اتخاذ القراراتوالمحاسبة والرقابة. في المقابل ، فإن العمل المكتبي هو أنشطة الحفاظ على الوثائق وتحديثها ومراقبتها.

لأن قيمة المعلومات في العالم الحديثوالأعمال من الصعب المبالغة في تقديرها ، يلعب العمل المكتبي وتدفق المستندات في المنظمة دورًا مهمًا. غالبًا ما تعتمد صحة اتخاذ القرار والنتيجة النهائية على وضوح الصياغة ووضوحها وسرعة العمل الورقي.

هناك ثلاثة أنواع من تدفق المستندات:

• واردة (دخول المنظمة) ؛
• الصادرة (المرسلة من المنظمة) ؛
• داخلي (وثائق تم إنشاؤها واستخدامها من قبل الموظفين في عملية الإدارة).

مراحل العمل

ينقسم العمل مع المستندات في المنظمة إلى مراحل.

للوارد:

• الاستلام والمعالجة
• استعراض أوليكاتب ملفات؛
• التسجيل؛
• النظر من قبل إدارة المنظمة والتوجيه للتنفيذ ؛
• مراقبة التنفيذ.

للخارج:

• التطوير والتصميم
• التسجيل؛
• إرسال.

للداخلية:

• التطوير والتصميم
• التسجيل؛
• المعالجة والتنفيذ وإعداد الردود ؛
• مراقبة التنفيذ.

للجميع:

• محاسبة وتحليل أحجام تدفق المستندات ؛
• تخزين.

تعتمد سرعة المرور عبر المراحل بشكل مباشر على صحة الأعمال الورقية ، وكذلك على معايير تدفق المستندات المعتمدة من قبل المنظمة. يمكن تنزيل نموذج تنظيم بشأن تدفق المستندات في مؤسسة (2019) أدناه.

GOST للعمل المكتبي 2019

متطلبات التسجيل مستندات رسميةحاليًا ، تمت صياغتها في المعيار الوطني للاتحاد الروسي. استبدل معيار الدولة للاتحاد الروسي GOST R 6.30-2003.

من المفيد التعرف على GOST في العمل المكتبي ، في رأينا ، للبدء بدراسة المصطلحات ، الموصوفة بالتفصيل بمعيار وطني آخر - (عمل مكتب GOST والمحفوظات) ، لأن هذه المعرفة ستساعد على فهم واستخدام المحترفين بشكل صحيح مفردات.

يحدد المفاهيم المستخدمة في المقال:

1. المستند عبارة عن معلومات مسجلة على ناقل مع تفاصيل تسمح بتحديد هويته.
2. تنفيذ المستند - إرفاق التفاصيل اللازمة على المستند.
3. سمة المستند هي عنصر من عناصر تصميم المستند.

GOST R 7.0.8-2013

العمل المكتبي 2019: متطلبات جديدة للأعمال الورقية

مع مراعاة التعريفات الموصوفة ، ضع في اعتبارك قواعد إضفاء الطابع الرسمي على الأوراق الرسمية.

بالنسبة لأولئك الذين تعلموا عن وجود معيار في مجال العمل المكتبي من هذه المقالة ، سيكون من المفيد إجراء تحليل مفصل لأقسام GOST. بالنسبة للموظفين ذوي الخبرة ، نقترح أن تتعرف على التغييرات التي دخلت حيز التنفيذ في 07/01/2018 جنبًا إلى جنب مع.

يجذب القسم المهم الجديد "المتطلبات العامة لإنشاء المستندات" الانتباه على الفور ، والذي ينظم ويصف القواعد المتعلقة بجميع أنواع التفاصيل ، بما في ذلك النص:

• أرقام الصفحات؛
• المحارف المفضلة وأحجام الخطوط ؛
• مسافة بادئة للفقرة
• قيمة تباعد الأسطر والتباعد بين الأحرف والكلمات ؛
• محاذاة النص؛
• الحد الأقصى لطول الخط للترتيب الزاوي والطولي ؛
• قواعد اختيار النص الغامق ؛
• تخطيط صفحة العنوان.

تهدف جميع التغييرات إلى تحسين المتطلبات. تم توسيع قائمة المتطلبات ، وتمت إضافتها:

• ختم تقييد الوصول ؛
• علامة التوقيع الإلكتروني;
• اسم الوحدة الهيكلية - مؤلف المستند ؛
• اسم منصب الشخص - مؤلف المستند.

يتم دمج بعض التفاصيل في واحد ، على سبيل المثال ، متغير "البيانات المرجعية حول المؤسسة" قد لا يشمل فقط العنوان البريدي ورقم الهاتف ، ولكن أيضًا OKPO و PSRN و TIN / KPP.

يُستكمل قسم "تفاصيل المعالجة" بقواعد استخدام العناوين التمهيدية وعبارة آداب السلوك النهائية ، والتوقيع الإلكتروني ، بالإضافة إلى توقيع الشخص الذي يتصرف كرئيس.

تشير تعليمات عمل المكتب إلى مجموعة اللوائح المحلية التي تتكون منها أساس قانونيأنشطة الشركة. إنه يعكس بشكل كامل عملية العمل مع المستندات: من إنشائها إلى نقلها إلى الأرشيف. التعليمات ، التي تم تطويرها مع مراعاة احتياجات الشركة ، توحد العمليات المكتبية وتجعل سير العمل أكثر كفاءة. في هذه المقالة ، سننظر في القضايا الرئيسية في تطوير هذا القانون التنظيمي ومحتواه وهيكله التقريبي.

من هذه المقالة سوف تتعلم:

• هل تعليمات العمل المكتبي إلزامية لشركة تجارية في عام 2017؟
• كيف يتم تطوير مسودة تعليمات للعمل المكتبي؟
• ما هو هيكل تعليمات العمل المكتبية النموذجية؟
• ما الأقسام الموضوعية التي يمكن أن تتضمن تعليمات للعمل المكتبي؟

تعليمات العمل المكتبي: إلزامي أم لا؟

تعليمات العمل المكتبي هي الإجراء التنظيمي المحلي الرئيسي للشركة الذي ينظم تقنية العمل مع الوثائق الرسمية. ومع ذلك ، فهي ليست واحدة من مستندات ملزمةالشركات. الاستثناءات الوحيدة هي المنظمات الحكومية. الفعل ليس له واحد شكل موحدومحتواها لا ينظمها القانون.

على الرغم من ذلك ، فإن متطلبات Gosstandart تلزم جميع الشركات بصياغة وتثبيت مبادئ السياسة في مجال العمل المكتبي. يعد هذا ضروريًا حتى تتمكن أي منظمة من "تقديم الأدلة اللازمة للعمل وإعداد التقارير والمعلومات الأخرى حول أنشطتها" (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID. إدارة المستندات. المتطلبات العامة). بالإضافة إلى ذلك ، توثيق المعلومات ، وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن المعلومات والإعلام وحماية المعلومات" ، هو المتطلبات المسبقةإدراجه في مصادر المعلومات.

يتطلب العمل الفعال مع المعلومات لوائح معيارية. بادئ ذي بدء ، هذا يتعلق العمليات التكنولوجيةعمل مكتبي. إدارة التوثيق جزء من نظام إدارة الجودة. من أجل تحسين الكفاءة العمليات الإدارية، هناك حاجة إلى نظام عقلاني للعمل المكتبي. القواعد ، والتقنيات ، وعمليات إنشاء الوثائق الرسمية ، وإجراءات تداول الوثائق - يجب تنظيم وتوحيد كل هذه العمليات.

تنتمي تعليمات عمل المكتب إلى فئة اللوائح المحلية. والغرض منه هو تنظيم تقنية العمل مع المستندات داخل منظمة معينة. تم تطوير التعليمات مع مراعاة خصوصيات مجال نشاط الشركة وعملياتها الوثائقية والمعلوماتية. إذا تم استيفاء هذا الشرط ، فإن الموافقة على التعليمات تساهم في تحسين العمل المكتبي.

الأساس القانوني لتطوير التعليمات هو القوانين التشريعية في مجال المعلومات والتوثيق والمحفوظات. عند إنشائه ، يمكن أن تسترشد بقواعد العمل المكتبي والتوصيات المنهجية لتطوير التعليمات للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية.

كيفية تطوير دليل الأعمال؟

إذا تم اتخاذ قرار تطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في عام 2017 ، فمن الضروري تحديد الجهة التي ستعهد بهذه المهمة المهمة والمسؤولة. كقاعدة عامة ، تشارك خدمة دعم الوثائق في إعدادها. قد تشمل العملية أيضًا الأرشيف و خدمات قانونية. هذا التوزيع للمسؤوليات هو نموذجي ل المنظمات الكبيرة. إذا لم يكن لدى الشركة خدمة داو ، يُعهد بوضع التعليمات إلى الموظف المسؤول عن العمل مع المستندات.

بشكل عام ، يمكن تقسيم عملية تطوير التعليمات إلى عدة مراحل:

• تجميع البيانات وتحليلها؛
• تطوير مسودة التعليمات ؛
• الموافقة والموافقة
• تطبيق.

باستخدام المستندات التنظيمية والمنهجية والمعلوماتية والمرجعية للشركة ، بالإضافة إلى البيانات من استطلاعات المديرين المباشرين ، من الضروري تحديد أنواع المستندات والعمليات المكتبية التي ستتأثر في القانون المعياري. للقيام بذلك ، يُنصح بتعريف:

• كفاءة المديرين فيما يتعلق باتخاذ القرار والنشر والموافقة على الوثائق ؛
• أنواع الوثائق المشاركة في العمل المكتبي ؛
• تستخدم أشكال النموذج;
• المستندات التي تحتاج إلى تصديق بختم المنظمة ؛
• نماذج التسجيل وأنواع الوثائق المسجلة ؛
• مصادر تدفقات الوثائق الواردة ؛
• السيطرة على تنفيذ الوثائق ؛
• تخزين الوثائق الرسمية ونقلها إلى الأرشيف ؛
• إجراء للعمل مع المستندات الإلكترونية.

المعلومات الواردة أعلاه بمثابة أساس لتطوير مسودة التعليمات. بعد موافقة رئيس المنظمة أو إصدار الأمر ذي الصلة ، يدخل القانون المعياري حيز التنفيذ. يجب توجيه انتباه كل موظف إلى تعليمات العمل المكتبي. إذا كنا نتحدث عن شركة كبيرة ، فمن المستحسن إجراء تدريب للموظفين من أجل شرح محتواها ، والتحدث عن قواعد العمل الجديدة.

هيكل ومحتوى تعليمات العمل المكتبي

لا تنظم الوثائق التنظيمية والمنهجية للعمل المشترك بين القطاعات محتوى وهيكل تعليمات العمل المكتبي في عام 2017. عند تطويره ، يمكنك الاسترشاد بالمثال الوارد في توصيات منهجيةمعهد علم الوثائق والأرشفة (VNIIDAD): "التنمية الوثائق المعياريةللحصول على الدعم الوثائقي للمنظمة. يمكن العثور على معلومات حول الهيكل والأحكام المحتملة في التوصيات المنهجية الإلزامية لمنظمات الدولة.

كقاعدة عامة ، تتكون تعليمات العمل المكتبي من الأحكام العامةوالأقسام والتطبيقات المواضيعية.

توضح الأحكام العامة الغرض من القانون المعياري والغرض منه وإطاره التنظيمي والمسؤولية عن الامتثال للتعليمات. يحتوي هذا القسم على قائمة بالعمليات والوثائق المنظمة ، ويحدد اللوائح المساعدة ، ويصف المبادئ الأساسية للعمل المكتبي. كما قسم منفصليمكن إعطاء فك رموز المفاهيم الأساسية.

تغطي الأقسام المواضيعية التسلسل الكامل للعمليات التجارية. يتكون محتوى دليل العمل المكتبي عادةً من ثلاثة أجزاء رئيسية:

صياغة وتنفيذ الوثائق

يحتوي هذا القسم على قائمة بأنواع الوثائق المستخدمة في الشركة لتوثيق أنشطتها: الإدارية والتنظيمية والمعلوماتية. يتم تحديد قواعد إعداد وتنفيذ الوثائق ، وإجراءات التنسيق والموافقة عليها ، وتنظيم إنتاجها ونسخها. تم تحديد إجراءات استخدام وتخزين النماذج والأختام والطوابع.

تدفق المستندات وتنفيذ المستندات

يحتوي هذا القسم الموضوعي من تعليمات عمل المكتب على أحكام تنظم تقنية سير العمل. في أغلب الأحيان ، يتكون من الأقسام الفرعية التالية ، والتي تعكس مراحل العملية:

• تدفق المستندات (استلام ومعالجة وتوزيع المراسلات الواردة ؛ إعداد وإرسال المستندات الصادرة ؛ إجراءات المحاسبة) ؛
• التسجيل (قواعد الفهرسة ، الإجراءات ، أشكال وطرق التسجيل) ؛
• العمل المرجعي(تكنولوجيا نشاط استرجاع المعلومات ، وصف الصفيف المرجعي) ؛
• مراقبة التنفيذ (طرق التحكم في التنفيذ ، التزامات فناني الأداء ، المواعيد النهائية للتنفيذ مستندات رسمية);
• التخزين التشغيلي (تخزين الوثائق في الأقسام الهيكلية وخدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة ، وتسجيل الحالات وتنظيمها ، واستخدام تسمية الحالات) ؛
• التحضير لتخزين الأرشيف (الفحص ؛ التحضير للنقل إلى الأرشيف ؛ الوصف والتنفيذ ونقل الملفات الأرشيفية).

يعتمد تكوين الأقسام المذكورة أعلاه من التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي على تفاصيل أنشطة الشركة وظروف العمل وتقنية العمل المكتبي المعتمدة. يمكن أن تشمل بالإضافة إلى ذلك أقسام فرعية تنظم العمل مع نداءات المواطنين ، واستخدام الوثائق ذات النطاق المحدود ، دعم فنيعمل مكتبي.

التطبيقات

تتضمن ملاحق التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي مواد مرجعية وتوضيحية تحتوي على معلومات محدثة حول التعامل مع جميع أنواع الوثائق.

وهي تشمل النماذج المعتمدة ، وقائمة بالوثائق غير المسجلة والمعتمدة والمصدقة ، ونماذج مجلات التسجيل ، وشكل من أشكال تسمية الحالات. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتضمن التطبيقات مخططات تدفق المستندات وأمثلة التصميم وأنماط التعبئة والأختام والطوابع.

تعليمات العمل المكتبي - عمل معياري يعكس العملية الكاملة للعمل مع الوثائق الرسمية. إنه بمثابة أساس لسير عمل عقلاني ، ويقلل من الوقت اللازم للمعالجة والبحث عن المستندات ، ويضع قواعد تخزينها. عندما يتم وضع التعليمات مع مراعاة احتياجات الشركة ، فإنها تكون قادرة على التقليل أخطاء نموذجيةفي العمل. بالإضافة إلى ذلك ، يساهم هذا القانون المعياري في توحيد العمليات المكتبية ، ونتيجة لذلك ، يزيد من فعاليتها.

سيكون هناك عدد من التغييرات المهمة في مجال العمل المكتبي وتدفق المستندات في عام 2017. بادئ ذي بدء ، ستؤثر على إدارة سجلات الموظفين ، وستؤثر أيضًا على البعض معايير الدولةتنظيم تنفيذ الوثائق الرسمية.

من المقال سوف تتعلم:

في عام 2017 ، يظل العمل المكتبي وإدارة الوثائق (كمكون له) من أهم جوانب نشاط أي منظمة. كجزء من هذه العمليات ، يتم إنشاء جميع المستندات الرسمية للشركة ، ويتم تنظيم العمل معها. يتضمن العمل المكتبي عنصرين أساسيين: الوثائق (إصلاح المعلومات) وتدفق المستندات (حركة الوثائق). يخضع هذا المجال من النشاط لتغييرات كبيرة كل عام ، وهذا هو واحد من أسرع المجالات المتغيرة.

لا يمكن لأي شركة على أراضي الاتحاد الروسي أن توجد بمعزل عن التشريعات الحالية. تدفق ثيقةيجب على كل منظمة تلبية متطلباتها. الإطار التنظيميالقوانين في هذا المجال أنظمة، التي تنظم إنشاء الوثائق والترويج لها ، تنظم وظائف الخدمات الكتابية وهيكلها. يتم إجراء تغييرات على هذه الأعمال بانتظام. قد تتضمن قواعد جديدة لإضفاء الطابع الرسمي على الوثائق الرسمية ، وإنشاء أنواع جديدة وإلغاء القديمة ، وإصلاح قواعد العمل المكتبي.

في عام 2017 ، من غير المتوقع حدوث تغييرات أساسية في مجال العمل المكتبي وتدفق المستندات. تشمل أهم الأحداث ما يلي:

1. إلغاء GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية" ؛
2. إدخال سجلات الموظفين المبسطة للمؤسسات الصغيرة ؛
3. إدخال الكتروني أجازة مرضية;
4. تحديد الطبيعة المدفوعة للتقييم المستقل لمؤهلات الموظفين ؛

بالإضافة إلى ذلك ، تم اعتماد عدد من التعديلات على قانون العمل ، والتي تؤثر بشكل غير مباشر على تدفق الوثائق للمنظمة في عام 2017.

كما كان من قبل ، في عام 2017 ، ظل القانون التنظيمي المحلي الرئيسي الذي ينظم تقنيات العمل مع الوثائق داخل شركة واحدة قائمًا تعليمات العمل. تم تطويره مع مراعاة احتياجات المنظمة وخصوصيات عملياتها الوثائقية والمعلوماتية. يعتمد هذا القانون على متطلبات التشريع وهو أساس سير العمل العقلاني.

التغييرات في تدفق المستندات والعمل المكتبي في عام 2017

حتى وقت قريب ، يمكن اعتبار الحدث الرئيسي لهذا العام هو بدء نفاذ معيار الدولة الجديد ، الذي ينظم العمل بالوثائق الرسمية. ضيف جديد على العمل المكتبي و تدفق ثيقةاعتبارًا من 1 يوليو 2017 ، كان من المفترض أن يدخل حيز التنفيذ ، ولكن بموجب أمر Rosstandart ، تم تأجيل التاريخ إلى يوليو 2018.

حولوفقًا للمعيار R 7.0.97-2016 "نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. التوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات الأعمال الورقية."

أحد الاختلافات الرئيسية في GOST الجديد هو أن تأثيره سيكون أوسع بكثير. لذلك ، على سبيل المثال ، سينظم تنفيذ المواثيق واللوائح والقواعد والأوامر واللوائح والقرارات والقرارات والأوامر والعقود والأفعال والتعليمات والخطابات والشهادات.

مجموعات المعايير الجديدة المتطلبات العامةلإنشاء المستندات. هذا هو موضوع فصله الذي يحمل نفس الاسم. على سبيل المثال ، يحدد بوضوح متطلبات الخطوط المستخدمة وحجمها.

بالإضافة إلى ذلك ، يسمح لك باستخدام الجزء الخلفي من الورقة بشكل قانوني تمامًا عند إنشاء مستندات رسمية.

ستؤثر بعض التغييرات أيضًا على التفاصيل الإلزامية. لقد أوضح الفعل موقعهم بوضوح. بالإضافة إلى ذلك ، يتم سرد التفاصيل الجديدة المحتملة لأوراق العمل وإلغاء بعض الأوراق القديمة.

تفاصيل جديدة	التفاصيل الملغاة
اسم الوحدة الهيكلية (إذا كانت تبدأ في إنشاء المستند)	OGRN (الولاية الرئيسية رقم التسجيل)
	TIN ( رقم تعريفدافع الضرائب)
ختم تقييد الوصول	KPP (رمز سبب التسجيل الضريبي)
علامة التوقيع الإلكتروني	رمز المنظمة وفقًا لـ OKPO

تتضمن العلامة الجديدة للتوقيع الإلكتروني رقم شهادة المفتاح والاسم الكامل. مالكها ومدة صلاحية الشهادة. قد يستلزم ظهور هذا الشرط عددًا من التغييرات في سير العمل بالفعل في عام 2017: يُنصح بإعداد الطوابع المناسبة مسبقًا.

التغييرات أثرت أيضا على الصورة رموز الدولة. يتم الآن دمج شعار الدولة للاتحاد الروسي وشعار النبالة الخاص به في سمة واحدة تحمل الاسم الشائع "شعار النبالة".

اقرأ أيضا:

قواعد الموارد البشرية في عام 2017

تغييرات كبيرة في قواعد الاعمالسيؤثر عام 2017 على منطقة سجلات الموظفين. هذه ابتكارات مهمة للغاية فيما يتعلق بقواعد التوظيف ، وسجلات الموظفين للمؤسسات الصغيرة ، وقواعد تقييم مستوى مؤهلات الموظفين.

سجلات الموظفين المبسطة للمؤسسات الصغيرة

من تدفق المستندات للمؤسسات الصغيرة ، وفقًا للقانون الاتحادي رقم 348-FZ ، في عام 2017 ، قد يختفي إجراء مثل الموافقة على اللوائح المحلية في مجال الموظفين كليًا أو جزئيًا. هذه وثائق تعكس المعايير قانون العمل: اللوائح الخاصة بالأجور ، وجداول المناوبات ، وأنظمة العمل ، وما إلى ذلك. الجميع الشروط اللازمةالآن أصبح من الممكن والضروري التسجيل مباشرة في اتفاق العملمع موظف. عند صياغة العقد ، يجب أن يسترشد المرء بالنموذج القياسي المعتمد في 27 أغسطس 2016 بموجب المرسوم الحكومي رقم 858.

لاحظ أن المشاريع متناهية الصغر تشمل قانوني أو فرادى، في الفريق الذي لا يوجد فيه أكثر من 15 موظفًا بإجمالي دخل للعام لا يزيد عن 120 مليون روبل.

إجازة مرضية إلكترونية

أدخل القانون الفيدرالي للإجازة المرضية الإلكترونية رقم 86-FZ تغييرات خطيرة في عمل المكتب وتدفق المستندات في عام 2017. من 1 مايو 2107 ، يمكن لكل موظف حصل على إجازة مرضية اختيار ورقته أو نموذج إلكتروني. تنطبق هذه القاعدة على من يتلقون استحقاقات المرض أو الأمومة. يجب أن يسهل الابتكار عمل المحاسبين والعاملين بشؤون الموظفين ، ويدعم الاتجاه نحو إدخال إدارة المستندات الإلكترونية ، وكذلك يبسط تفاعل الشركات مع صندوق التأمينات الاجتماعية.

تقييم مدفوع لمؤهلات الموظفين

منذ يناير 2017 ، دخلت القواعد المنظمة للتقييم المستقل لمؤهلات الموظفين حيز التنفيذ. ابتداء من هذا العام ، سيتم دفع هذا التقييم. علما أن الابتكارات لا تعفي صاحب العمل من التزامه بتقديم ضمانات قانونية للموظف للحفاظ على مكان العمل ومتوسطه. أجوروكذلك السداد مصاريف السفر. جميع الوثائق الرسمية المتعلقة بتقييم الكفاءة تشارك أيضًا في العمل المكتبي و تدفق وثيقة المنظمةفي عام 2017.

في حالة دفع الموظف للامتحان ، وكذلك السفر إلى مكان عقده ، يحق له الحصول على خصم ضريبي لمبلغ نفقات ضريبة الدخل الشخصي (لا يزيد عن 120.000 روبل). بالنسبة لصاحب العمل ، من الممكن أن تنسب هذه التكاليف إلى التكاليف المرتبطة بالإنتاج والبيع.

بإيجاز ، يمكن ملاحظة أن التغييرات في العمل المكتبي وتدفق المستندات في عام 2017 لا يمكن وصفها بأنها جذرية. سيؤثر إدخال GOST الجديد وعدد من القوانين الفيدرالية على العمليات المعتادة ، وربما يبدأ في مراجعة التعليمات الخاصة بعمل المكتب وجداول سير العمل في عام 2017. ومع ذلك ، لا يتم تنفيذ هذه الابتكارات على الفور ، وهناك وقت كاف للتعرف عليها والبدء في اتباع القواعد الجديدة.

سنخبرك بكيفية تنظيم العمل بكفاءة مع مستندات الشركة ، بالإضافة إلى المحاسبة والتخزين. سنقدم تعليمات خطوة بخطوة لتنظيم العمل المكتبي في الشركة.

من المقال سوف تتعلم:

مواد ذات صلة:

لماذا من المهم الانتباه إلى الأعمال التجارية

العمل المكتبي هو نشاط يضمن إنشاء المستندات الرسمية ويحدد إجراءات التعامل معها. بطبيعة الحال ، فإن مسألة ما إذا كان من الضروري التفكير في إجراءات العمل مع الوثائق تنشأ عندما يصبح من الصعب العثور على أي ورقة معينة. من ناحية ، يجب أن نكون سعداء لأن الشركة تتطور وتنمو ، ولكن من ناحية أخرى ، هناك مهمة جديدة على جدول الأعمال - كيفية تنظيم تدفق المستندات بشكل صحيح ومريح.

من الأسهل العمل المكتبي في المؤسسات الرسمية - حيث يتم تنظيم هذه العملية من خلال لوائح خاصة:

• أمر وزارة العدل الروسية بتاريخ 16 أبريل 2014 رقم 78 "بشأن الموافقة على قواعد عمل مكتب التوثيق" (جنبًا إلى جنب مع قواعد عمل مكتب التوثيق المعتمدة بموجب قرار مجلس إدارة FNP المؤرخ 17 ديسمبر ، 2012 ، أمر وزارة العدل الروسية المؤرخ في 16 أبريل 2014 رقم 78) وافق على قواعد تدفق المستندات لدى كتاب العدل ؛
• قرار مجلس إدارة اللجنة الاقتصادية الأوروبية الآسيوية بتاريخ 5 مايو 2015 رقم 46 "بشأن قواعد إدارة الوثائق الداخلية في اللجنة الاقتصادية الأوروبية الآسيوية" يحدد قواعد العمل مع الوثائق في EEC ؛
• وسام دائرة القضاء المحكمة العليا RF بتاريخ 29 أبريل 2003 رقم 36 الموافقة على التعليمات الخاصة بـ عمل المكتب القضائيفي محكمة المقاطعة ؛
• اعتمد المرسوم الصادر عن لجنة الانتخابات المركزية الروسية رقم 321/1831-6 بتاريخ 20 يناير 2016 التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في لجنة الانتخابات المركزية للاتحاد الروسي ؛
• أقر المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477 قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية.

هناك أيضًا لوائح محددة تشير إلى كيفية إجراء ذلك في مؤسسات معينة. على سبيل المثال ، ينص القانون الاتحادي الصادر في 15 أبريل 1998 رقم 66-FZ "بشأن جمعيات المواطنين غير التجارية في البستنة والبستنة والداشا" على إجراءات إجراء الأعمال المكتبية في مثل هذه المنظمات.

في الشركات الخاصة ، يتم البت في جميع قضايا تنظيم العمل المكتبي من قبل المالكين. بدلاً من ذلك ، يقومون بتعيين فنانين محددين لتطوير العمل المكتبي من الصفر - أحيانًا ضباط شؤون الموظفين ، وأحيانًا السكرتارية. بما أن مثل هذه التعليمات قد نضجت ، فهذا يعني أن هناك بالفعل حاجة لمثل هذا التنظيم.

كيفية التعامل مع المستندات: مذكرات حول نموذج تعليمات الأعمال الورقية

قم بتنزيل هذا بالإضافة إلى 9 مذكرات أخرى في المجلة

كيفية تنظيم العمل المكتبي: تعليمات خطوة بخطوة

العمل المكتبي في شركة ذات مسؤولية محدودة من الصفر تعليمات خطوه بخطوهسيساعدك على تحديد من أين تبدأ والنتيجة التي يجب أن تسعى إليها. من الناحية المثالية ، يجب أن تتبنى المنظمة وثيقة داخلية- تعليمات للعمل المكتبي. إذا كانت الشركة كبيرة ، ولها أقسام فرعية وفروع ، فإن اعتماد العديد من القوانين المحلية المنظمة لهذه القضايا له ما يبرره.

الخطوة 1. حدد المستندات التي ستغطيها التعليمات. تذكر أن الكتلة الكاملة للأوراق في المنظمة مقسمة إلى داخلية (محلية) وصادرة واردة. يختلف ترتيب العمل معهم ، لذلك يجدر وصفه في أقسام مختلفة.

الخطوة 2 اكتب التعليمات. تنص بشكل منفصل على الأعمال المحلية:

• كيف يتم استقبالهم
• كيف يتم تقديم الموظفين لهم ؛
• أين ومع من يتم تخزين الأعمال المحلية.

وفقًا للوثائق الواردة ، من الضروري وصف من وأين يسجل الوثائق الواردة ، وفي أي إطار زمني ، وكيف يتم إصلاح نقل المستند للتنفيذ ، ومكان التخزين وثيقة واردةبعد الاجابه عليها وغيرها من النقاط الاجرائيه. بالنسبة إلى الصادرة - بالمثل حل مشكلة إجراءات التسجيل وقواعد الإرسال والتوقيع.

تعليمات العمل المكتبي: إجراء تسجيل المستندات الداخلية

كيفية إعداد المستندات وفقًا لتعليمات العينة

الخطوه 3 وضح في التعليمات المستندات التي تمت الموافقة عليها النموذج القياسي، وأي منها يجب وضعه ، بناءً على GOST المعتمد.

كيفية تنفيذ GOST من خلال تعليمات العمل المكتبي

الخطوة 4 تحديد الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ كل قسم من التعليمات. تقرر في أي ترتيب ، وأين ، وتحت مسؤوليته سيتم تخزين المستندات.

قسم "تخزين المستندات على الإنترنت" في تعليمات العمل المكتبي

تنزيل نموذج التعليمات

الخطوة الخامسة حدد ما إذا كانت هناك حاجة إلى أقسام تعليمات إضافية. اعتمادًا على تفاصيل أنشطة المنظمة ، قد يكون من الضروري الإشارة إلى إجراءات عمل النسخ ، وإجراءات العمل مع الأختام والطوابع ، وإجراءات تبادل المستندات بين الإدارات.

قد يخضع عدد من المستندات لقوانين محلية أخرى ، على سبيل المثال ، بموجب الإجراء المعتمد للعمل مع البيانات الشخصية أو أمر السلامة سر التجارةالمنظمات. من المستحسن الإشارة إلى هذه الأعمال المحلية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تنظيم العمل مع المستندات في عدد من المنظمات من خلال تشريعات خاصة. على سبيل المثال ، الأعمال الورقية بتنسيق مؤسسة ائتمانيةيخضع ل قانون اتحادي"في البنوك والأنشطة المصرفية" ، الذي ينظم إجراءات التعامل مع السرية المصرفية. يجب أيضًا مراعاة هذه النقاط عند وضع التعليمات.

محاسبة وتخزين الأختام والطوابع في الشركة: تعليمات القسم

كيفية تنظيم العمل بالأختام والطوابع

الخطوة 6 اقرار التعليمات ولفت نظر الموظفين بها. بعد هذه المرحلة قانون محلييدخل حيز التنفيذ ، ويصبح تنفيذه إلزاميًا لجميع موظفي الشركة.

كيفية تنظيم الموارد البشرية

من المهم بنفس القدر أن تنظر الشركة مكتب شؤون الموظفين. لا تختلف مراحل تنظيم سير عمل الموظفين ، من حيث المبدأ ، عن مراحل تشكيل العمل المكتبي ككل. كما أنها تحدد قائمة الوثائق التي سيتم تجميعها وتعديلها ونسخها وتوزيعها وفقًا للتعليمات الخاصة بـ مكتب شؤون الموظفين. هنا من الضروري أن نأخذ في الاعتبار أن المنظمة لديها مساحة أقل بكثير "للخيال" فيما يتعلق بوثائق الموظفين - حقيقة أنه في بدون فشليجب أن تكون موجودة في الشركة لسجلات الموظفين ، المشار إليها في قانون العمل RF وغيرها أنظمة. ولغياب مستندات الموظفين أو تنفيذها بشكل غير صحيح ، يتم تقديم غرامات كبيرة. لذلك ، يجب التعامل مع إعداد هذه التعليمات بكل جدية.

يجب أن تحتوي أقسام التعليمات الخاصة بإدارة سجلات الموظفين على معلومات عن المطورين وثائق نموذجيةفي الشركة ، على سبيل المثال ، نموذج معتمد عقد التوظيفوالأوامر وكذلك إجراءات تعريف الموظفين بالوثائق. من الضروري أيضًا أن تعكس الجوانب المحددة لأنشطة منظمة معينة: إذا وضعوا جداول ، فعندئذ متى وبأي ترتيب يتم تقديمها للموافقة عليها ، إذا تم إصدار معدات الحماية ، فبأي ترتيب سيحتفظون بالسجلات.

تعليمات لإدارة سجلات الموارد البشرية: عينة

تنزيل نموذج كامل

كما ينبغي أن يؤخذ في الاعتبار ذلك ل تنظيم العمل المكتبي، بما في ذلك الأفراد ، خاصة البرمجياتلأتمتة هذه العمليات. تستخدمها الشركات الكبيرة حاليًا ، لكن هذه الحقيقة لا تلغي الحاجة إلى تطوير التعليمات واتباعها.

الأشكال التنظيمية للعمل المكتبي

هناك ثلاثة أنواع من تنظيم الأعمال:

• مركزية.
• لامركزية.
• مختلط.

باستخدام النموذج المركزي ، تتركز جميع العمليات الفنية لمعالجة المستندات في وحدة هيكلية واحدة. عادة هذا مكتب عمل. ميزة هذا الشكل من العمل المكتبي هي أنه يمكنك الإنشاء قاعدة واحدةلجميع المستندات التي تم استلامها أو إنشاؤها في المؤسسة. يبحث الأوراق اللازمةأسرع. هذا الشكل من العمل المكتبي مناسب للشركات ذات الهيكل الوظيفي الخطي.

مع الشكل اللامركزي للعمل المكتبي ، يتم إنشاء خدمات DOW في كل وحدة هيكلية. إذا كانت الشركة موزعة جغرافيًا ، فسيكون هذا النموذج مفيدًا.

مع شكل مختلط من تنظيم العمل المكتبي ، يتم تنفيذ بعض العمليات في خدمة DOW ، والبعض الآخر - في الانقسامات الهيكلية. عادةً ما يشارك الأول في استلام المستندات وتسجيلها والتحكم فيها ، ويقوم الأخير بإنشاء الأوراق وإعدادها وتنظيمها وتشكيلها للتخزين. يمكن تنفيذ نفس العملية مع هذا النوع من العمل المكتبي في خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة وفي التقسيمات الفرعية - يعتمد ذلك على المستند.

ستساعد مسارات المستندات في تسريع تدفق المستندات في الشركة