إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه
سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.
وثائق مماثلة
لأغراض هذه القواعد ، يتم استخدام المصطلحات والتعاريف التالية:
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"التوثيق" - تحديد المعلومات على الوسائط المادية بالطريقة المنصوص عليها ؛
"الأعمال الورقية" - نشاط يضمن إنشاء الوثائق الرسمية وتنظيم العمل معها في الهيئات التنفيذية الاتحادية ؛
"وثيقة" - وثيقة رسميةتم إنشاؤها من قبل هيئة حكومية ، أو هيئة حكومية محلية ، أو كيان قانوني أو فرد ، تم وضعه بالطريقة المحددة والمضمنة في تدفق المستندات للهيئة التنفيذية الفيدرالية ؛
"تدفق المستندات" - حركة المستندات من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ ، ووضعها في الملف و (أو) الإرسال ؛
"وثيقة مطلوبة" - عنصر من الوثيقة ضروري لتصميمها وتنظيم العمل معها ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"المستند الأصلي" - النسخة الأولى أو الوحيدة من المستند ؛
"نسخة من وثيقة" - وثيقة تستنسخ بالكامل معلومات المستند الأصلي وخصائصه الخارجية ، التي ليس لها قوة قانونية ؛
"تسجيل المستند" - تعيين رقم تسجيل لمستند ، وإدخال معلومات حول المستند في نموذج التسجيل والمحاسبة ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"تسمية الحالات" - قائمة منهجية لعناوين القضايا مع الإشارة إلى فترات تخزينها ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"حالة" - مجموعة من المستندات أو وثيقة منفصلةتتعلق بموضوع واحد أو مجال نشاط للهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
"خدمة إدارة المكاتب" - وحدة هيكلية يُعهد إليها بمهام إجراء الأعمال المكتبية ، وكذلك الأشخاص المسؤولين عن الحفاظ على العمل المكتبي في الوحدات الهيكلية الأخرى ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"نسخة إلكترونية من المستند" - نسخة من مستند تم إنشاؤه في شكل إلكتروني ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
الفقرة غير صالحة. - ;
"نظام إدارة المستندات الإلكترونية" - نظام معلومات آلي يوفر إنشاء المستندات الإلكترونية والنسخ الإلكترونية للوثائق وإدارتها وتخزينها والوصول إليها بالإضافة إلى تسجيل المستندات ؛
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
"إدارة المستندات الإلكترونية" - إدارة المستندات باستخدام نظام المعلومات.
()
تتوافق المفاهيم الأخرى المستخدمة في هذه القواعد مع المفاهيم المحددة في تشريعات الاتحاد الروسي.
(تم تقديم الفقرة بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 7 سبتمبر 2011 رقم 751)
ثالثا. إنشاء الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
يتم وضع المستندات التي أنشأتها الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أوراق ذات رأسية ، على أوراق قياسية من A4 (210 × 297 مم) أو A5 (148 × 210 مم) ، أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن تحتوي على مجموعة من التفاصيل ، موقعهم وتنفيذهم.
يتم تطوير نماذج الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أساس النسخة الزاويّة أو الطولية لموقع التفاصيل. باستخدام إصدار الزاوية ، توجد تفاصيل النموذج في الزاوية اليسرى العلوية من الورقة. في النسخة الطولية ، توجد تفاصيل النموذج في منتصف الورقة على طول الهامش العلوي.
عند إنشاء المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم استخدام قوالب المستندات الإلكترونية.
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يجب أن يكون لكل ورقة من المستند ، يتم رسمها على ورقة ذات رأسية وعلى ورقة قياسية ، هوامش لا تقل عن 20 مم - يسار ، و 10 مم - يمين ، و 20 مم - أعلى و 20 مم - أسفل.
يتم اعتماد نماذج النماذج والقوالب الإلكترونية للوثائق من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية.
(ص 8 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
تفاصيل الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية هي:
أ) شعار دولة الاتحاد الروسي ؛
ب) اسم الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
ج) اسم التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
د) المسمى الوظيفي.
هـ) بيانات مرجعية عن الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
و) اسم نوع الوثيقة.
ز) تاريخ الوثيقة.
ح) رقم تسجيل الوثيقة ؛
ي) مكان تجميع (نشر) الوثيقة ؛
ك) ختم تقييد الوصول إلى المستند ؛
ل) المرسل إليه.
م) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ن) تعليمات لتنفيذ الوثيقة (القرار) ؛
ن) عنوان النص ؛
ع) نص الوثيقة ؛
ج) علامة السيطرة.
ص) ملاحظة حول التطبيق ؛
ق) التوقيع.
ر) علامة التوقيع الإلكتروني.
خ) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ح) الطباعة.
ث) علامة على التصديق على النسخة ؛
ث) ملاحظة عن المؤدي.
هـ) مذكرة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية.
ي) ملاحظة على استلام الوثيقة ؛
(ص 9 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم تحديد تكوين تفاصيل المستند حسب نوعه والغرض منه.
تصدر الموافقة على الوثيقة في الهيئة التنفيذية الاتحادية بتأشيرة مسؤول مفوض من الهيئة التنفيذية الاتحادية. تتم الموافقة على المستند الذي تم إنشاؤه في هيئة تنفيذية اتحادية مع سلطات ومؤسسات أخرى تابعة للدولة من خلال ختم (ورقة) موافقة أو بروتوكول أو خطاب موافقة.
رابعا. متطلبات تنظيم تداول الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
في تدفق وثائق الهيئة التنفيذية الاتحادية ، يتم تمييز تدفقات الوثائق التالية:
أ) الوثائق الواردة (واردة) ؛
ب) الوثائق المرسلة (الصادرة) ؛
ج) الوثائق الداخلية.
في الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يتم تسليم وإرسال المستندات عن طريق الاتصالات البريدية والاتصالات البريدية والاتصالات السلكية واللاسلكية.
تخضع المستندات التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الفيدرالية للمعالجة الأولية ، والتسجيل ، والاعتبار الأولي ، والتحويل إلى الإدارة للنظر فيها ، ويتم نقلها إلى المنفذين ، وبعد التنفيذ ، يتم وضعها في ملفات.
تشمل المعالجة الأولية للوثائق الواردة التحقق من التسليم الصحيح للوثائق وتوافر المستندات والمرفقات بها ، فضلاً عن توزيع المستندات على أنها مسجلة وغير خاضعة للتسجيل.
يتم تسجيل المستندات المستلمة والمنشأة في يوم الاستلام أو الإنشاء (التوقيع أو الموافقة) أو في يوم العمل التالي ، ما لم ينص تشريع الاتحاد الروسي على خلاف ذلك.
(ص 16 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
القوة المفقودة. - مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356.
يتم نقل المستندات المسجلة عن طريق خدمة حفظ السجلات للنظر فيها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية أو ، بقرار من رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، إلى المسؤولين الآخرين في الهيئة التنفيذية الفيدرالية.
يتم نقل المستندات أو نسخها مع تعليمات التنفيذ (القرارات) بواسطة خدمة إدارة السجلات إلى المنفذين.
(الفقرة 18 بصيغتها المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم إرسال أصل الوثيقة إلى التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الفيدرالية المسؤولة عن تنفيذ الوثيقة. إذا كان هناك عدة منفذين ، يتم نقل المستند الأصلي إلى الوحدة الهيكلية التي هي المنفذ المسؤول ، وتتلقى الوحدات المتبقية نسخة من المستند.
عند تزويد المنفذ بإمكانية الوصول إلى نسخة إلكترونية من المستند في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، قد يظل المستند الأصلي في خدمة حفظ السجلات ، إذا تم إثبات ذلك من خلال تعليمات حفظ السجلات في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
(تم تقديم الفقرة بموجب المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم نقل المستندات بعد توقيعها من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية أو أي شخص مخول آخر إلى خدمة حفظ السجلات للتسجيل والإرسال.
(الفقرة 20 بصيغتها المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
تتحقق خدمة إدارة السجلات من صحة المستند ، واكتمال المستند ومراسلات عدد نسخ المستند مع القائمة البريدية. يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى المقاول.
يجب إرسال المستندات في يوم التسجيل أو يوم العمل التالي.
يتم نقل الوثائق بين الأقسام الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال الخدمة الكتابية.
في الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، تحتفظ خدمة إدارة السجلات بسجلات المستندات الواردة والمنشأة والمرسلة. يتم تلخيص البيانات الخاصة بعدد الوثائق وتحليلها بواسطة خدمة حفظ السجلات وتقديمها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية بالطريقة التي يحددها.
من أجل تسجيل المستندات والبحث عنها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يتم استخدام المعلومات الإلزامية حول المستندات وفقًا للملحق. يمكن استخدام معلومات إضافية حول المستندات في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية.
خامساً- صندوق التوثيق التابع للهيئة التنفيذية الاتحادية
السلطة التنفيذية الاتحادية:
أ) تشكل صندوقها الوثائقي من الوثائق التي تشكل في سياق أنشطتها ؛
ب) يطور ويعتمد ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطتها ، وكذلك في سياق أنشطة المنظمات التابعة لها ، مع تحديد فترات التخزين. ؛
ج) تطوير واعتماد ألبوم النماذج للنماذج الموحدة للوثائق التي أنشأتها الهيئة التنفيذية الاتحادية.
(ص. تم تقديم "ج" بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
يتم تشكيل الصندوق الوثائقي للهيئة التنفيذية الاتحادية عن طريق خدمة إدارة السجلات من خلال تجميع تصنيفات القضايا وتشكيلها ومعالجتها وضمان سلامتها وتسجيلها وتحويلها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية.
تسمية قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) يتم تجميعها بواسطة خدمة إدارة السجلات على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية ؛
ب) تمت الموافقة عليها بعد اتفاقها مع لجنة الخبراء المركزية للهيئة التنفيذية الاتحادية من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية في موعد لا يتجاوز نهاية العام الحالي وتدخل حيز التنفيذ في 1 يناير من العام المقبل ؛
ج) مرة واحدة كل 5 سنوات ، يتم التنسيق مع لجنة الخبراء والتحقق لأرشيف الدولة الفيدرالي ، حيث يتم تحويل وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي الذي تم تشكيله في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الفيدرالية إلى هيئة دائمة. تخزين؛
د) في حالة حدوث تغيير في وظائف وهيكلية الهيئة التنفيذية الاتحادية ، فإنها تخضع للاتفاق مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية.
أسماء أقسام تسميات قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية هي أسماء الأقسام الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
يتم تشكيل القضايا وفقًا لتسميات القضايا ، وكذلك وفقًا لمبادئ تنظيم الوثائق وتوزيعها (التجميع) لحالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك حالات الموظفين ، والحالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).
يتم تخزين القضايا من تاريخ تشكيلها حتى نقلها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية أو للتدمير في وحدات هيكلية في مكان تشكيلها.
تصدر القضايا للاستخدام المؤقت لموظفي الأقسام الهيكلية لفترة يحددها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، وبعد انتهاء صلاحيتها قابلة للإرجاع.
يتم رفع القضايا إلى الهيئات والمنظمات الحكومية الأخرى بناءً على طلباتهم المكتوبة بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو نائبه المسؤول عن العمل المكتبي.
يُسمح بسحب المستندات من ملفات التخزين الدائم في حالات استثنائية ويتم ذلك بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، مع ترك في الملف نسخة من الوثيقة مصدقة بالطريقة المقررة ، والتصرف بناءً على الأسباب. لإصدار الأصل.
يتم نقل حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية في موعد لا يتجاوز سنة واحدة ولا يتجاوز 3 سنوات بعد الانتهاء من القضايا بواسطة خدمة إدارة السجلات. يتم نقل الملفات إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أساس قوائم جرد حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) وملفات الموظفين ، والتي تشكلت في التقسيمات الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية. لا يتم نقل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية وتخضع للتدمير بالطريقة المنصوص عليها عند انتهاء فترة التخزين.
(ص 34 بصيغته المعدلة. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)
أساس تجميع قوائم جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) هو تسمية الحالات.
ملحوظة.
بالنسبة للمسائل المتعلقة بتجميع مصطلحات القضايا وقوائم جرد القضايا ، وتشكيل القضايا وتنفيذها ، فضلاً عن إتلاف حالات التخزين المؤقت ، راجع "القواعد الأساسية لتشغيل محفوظات المنظمات" (التي تمت الموافقة عليها من قبل قرار كوليجيوم المحفوظات الاتحادية في 6 فبراير 2002) ، قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية ، المعتمدة المرسوم الصادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 15 يونيو 2009 رقم 477 ، بشأن قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والوثائق الأرشيفية الأخرى في سلطات الدولة والحكومات المحلية و المنظمات المعتمدة. قرار من وزارة الثقافة الروسية مؤرخ في 31 مارس 2015 رقم 526.تحدد الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة إجراءات تجميع تصنيفات القضايا وجرد القضايا ، وتشكيل القضايا وتسجيلها ، وكذلك إتلاف حالات التخزين المؤقت في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
السادس. مميزات العمل بالمستندات الإلكترونية في الهيئة التنفيذية الاتحادية
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)يتم إنشاء المستندات الإلكترونية ومعالجتها وتخزينها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية.
يجب إعداد المستند الإلكتروني وفقًا للقواعد العامة للعمل المكتبي مع تحديد التفاصيل الخاصة بوثيقة مماثلة على الورق ، باستثناء التفاصيل "شعار الدولة للاتحاد الروسي".
تستخدم الهيئة التنفيذية الفيدرالية المستندات الإلكترونية (بدون توثيق مسبق على الورق) والنسخ الإلكترونية للوثائق.
يتم تحديد تكوين المستندات الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال قائمة الوثائق ، والتي يتم إنشاؤها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند تنظيم الأنشطة الداخلية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، والتي تم تطويرها على أساس توصيات وكالة المحفوظات الاتحادية.
يتم اعتماد قائمة الوثائق ، التي يتم إنشاءها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند تنظيم الأنشطة الداخلية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، من قبل رئيس هذه الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الأرشيف الاتحادي وكالة.
يتم توقيع المستندات الإلكترونية المرسلة إلى السلطات العامة والحكومات المحلية بواسطة مؤهل محسن التوقيع الإلكترونيمسؤول في الهيئة التنفيذية الاتحادية وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن التوقيع الإلكتروني".
في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يمكن استخدام طرق تأكيد الإجراءات باستخدام المستندات الإلكترونية ، حيث يتم استخدام أنواع أخرى من التوقيعات الإلكترونية وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن التوقيع الإلكتروني".
يتم استلام وإرسال المستندات الإلكترونية من قبل الخدمة الكتابية.
بعد استلام المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني ، تتحقق خدمة إدارة المكتب من صحة التوقيع الإلكتروني.
بعد تضمين المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم إنشاء بيانات التسجيل والمحاسبة حول المستند والتي توفر إدارة المستندات ، بما في ذلك البحث والوصول إلى المستند والتحكم والتخزين والاستخدام وغيرها من البيانات.
يتم تسجيل المستندات التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الفيدرالية و (أو) التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الفيدرالية على الورق في نظام إدارة المستندات الإلكترونية مع إنشاء نسخة إلكترونية من هذا المستند فيه.
يتم تسجيل ومحاسبة الوثائق الإلكترونية في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
يتم تشكيل المستندات الإلكترونية في ملفات إلكترونية حسب تسميات القضايا.
تشير تسمية الحالات إلى أن القضية تجري في شكل إلكتروني ، وهو مذكور في عنوان القضية أو في عمود "الملاحظة".
تخضع المستندات الإلكترونية بعد تنفيذها أو إرسالها للتخزين وفقًا للإجراءات المعمول بها في أنظمة المعلومات في الهيئة التنفيذية الاتحادية للفترات المنصوص عليها في المستندات المماثلة على الورق.
بعد انتهاء صلاحية الشروط الموضوعة لتخزين المستندات الإلكترونية ، فإنها تخضع للتدمير على أساس قانون يوافق عليه رئيس الهيئة التنفيذية الفيدرالية.
المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الشخص الذي قام بالتوقيع على المستند
اسم نوع المستند
تاريخ الوثيقة
رقم تسجيل المستند
تاريخ استلام الوثيقة
رقم تسجيل المستند الوارد
معلومات حول الوثائق ذات الصلة(اسم نوع الوثيقة ، التاريخ ، رقم التسجيل ، نوع الاتصال)
عنوان النص ملخصوثيقة)
فهرس الحالة حسب تسميات القضايا
معلومات إعادة توجيه المستند
عدد أوراق المستند الأساسي
مذكرة التطبيق (عدد الطلبات ، إجمالي عدد أوراق التطبيق)
تعليمات لتنفيذ الوثيقة (المنفذ ، الأمر ، تاريخ التنفيذ)
علامة الاختيار
شريط تقييد الوصول
معلومات عن التوقيع الالكتروني
التحقق من التوقيع الإلكتروني
التقسيم - المنفذ المسؤول للوثيقة
القانون المدني الاتحاد الروسيالتي تحدد الإطار القانوني للأنشطة الكيانات القانونيةوتوثيقها. التنظيم المعياري والمنهجي للعمل المكتبي (أو دعم التوثيق للإدارة) ، وأوجه القصور في التشريع.
ورقة مصطلح تمت إضافتها في 02/12/2014
مفهوم ومبادئ ووظائف النظام حكومة محليةفي روسيا. أنظمةالحكم الذاتي المحلي كموضوع لإنفاذ القانون. القوانين المعيارية على المستوى الفيدرالي ، والكيانات التابعة للاتحاد الروسي ، وأنظمة الحكم الذاتي المحلي.
ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 11/12/2008
المفهوم والتطوير أساس قانونيحكومة محلية. دستور الاتحاد الروسي والقوانين الاتحادية والقرارات القانونية للهيئات سلطة الدولةفي نظام الإجراءات القانونية بشأن الحكم الذاتي المحلي. المبادئ الأساسية للحكم الذاتي المحلي للاتحاد الروسي.
الملخص ، تمت الإضافة 06/02/2008
مفهوم وجوهر الحكم الذاتي المحلي. الإطار القانونيحكومة محلية. الوثائق الرئيسية التي تنظم اختصاص المجتمعات. ميزات الحكم الذاتي في الجانب القطري. هيئات الحكم الذاتي المحلية في مستوطنة ريفية.
ورقة مصطلح ، تمت إضافتها في 12/24/2011
موقف الحكومة المحلية في هيكل الدولةالبلدان و النظام السياسيالمجتمع ، إطاره القانوني. الإطار التشريعيالحكومة المحلية في MO GO "مدينة يوجنو ساخالينسك". طرق حل مشكلة الموازنة المحلية.
ورقة مصطلح ، تمت الإضافة في 03/13/2009
التنظيم السليم لدعم التوثيق للإدارة في هيئات الدولة. عملية الإدارة في هيئات الشؤون الداخلية (OVD). العناصر الرئيسية ومحتوى وأنواع ومهام العمل المكتبي في إدارة الشؤون الداخلية ولائحته القانونية.
ورقة المصطلح ، تمت إضافة 11/27/2011
الاعتراف الرسمي والعام بالحكم الذاتي المحلي كمؤسسة ديمقراطية. مواضيع اختصاص الحكم الذاتي المحلي ، القضايا ذات الأهمية المحلية ، سلطات الدولة. المشاكل المتعلقة بتنفيذ مهام الحكم الذاتي المحلي.
مؤسسة تعليمية غير حكومية
التعليم المهني العالي
معهد كوزباس للاقتصاد والقانون
كلية الحقوق
رئيس الانضباط الانساني
اختبار
حسب التخصص: "توثيق أنشطة الإدارة"
حول موضوع "تنظيم العمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي"
المنجز: طالب المجموعة 303
Panshina E.Yu.
التحقق:
كيميروفو ، 2010
مقدمة …………………………………………………………………………… ..… .3
1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة …………… ...… .5
2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في سلطات الدولة والحكومة الذاتية المحلية …………………………………………………… ..… ..7
3. اختيار نهج لأتمتة سير العمل ………………………… 10
4. نظم تنظيم إدارة الوثائق الإلكترونية …………… ..… ..12
5. سير عمل الوثائق الرسمية ………………………… ..… .. 14
6. ميكنة تبادل الوثائق بين الجهات ………… ..… 18
7. أنظمة EDD للجهات على مختلف المستويات ……………………… ... 20
8. حل ل السلطة المحليةالحكم الذاتي …………………………… ... 21
الخلاصة …………………………………………………………………………… ... 23
قائمة الأدب المستعمل …………………………………………… .. 25
مقدمة.
الحاجة إلى أتمتة العمليات المكتبية والتنظيمية إدارة المستندات الإلكترونيةمعترف بها اليوم من قبل سلطات الدولة والحكومة الذاتية المحلية في جميع رعايا الاتحاد الروسي تقريبًا. ولكن إلى جانب فهم هذه الحاجة ، يظهر عدد من الأسئلة ، دون تلقي إجابات يستحيل عليها الانتقال إلى التنفيذ العملي للمشاريع.
من أين يجب أن تبدأ في تطبيق النظام؟ كيف يتم تقسيم المشروع بأكمله إلى مراحل بحيث يكون تأثير التنفيذ واضحًا بعد المرحلة الأولى ، وينمو مع كل مرحلة لاحقة؟ أي من المتاح الوسائل التقنيةالترقية أولا ، ماذا يمكن أن تنتظر؟ ما هي الموارد المالية التي يجب توفيرها في الميزانية ، مقسمة حسب السنوات ، بناءً على حقائق منطقة معينة؟
في الواقع ، كل هذه الأسئلة تتعلق ببناء خطة تنفيذ مشروع مختصة لعدة سنوات قادمة ، مع الأخذ في الاعتبار التمويل المخطط ، واحتياجات الإنتاج ، معدات تقنيةوالتحديث المخطط للحديقة الفنية.
عمل المهندسين والمصممين ومديري الإنتاج
يخصص الكثير من الوقت لدراسة وتحليل وتجميع المواد المختلفة
توثيق. تنشأ صعوبات كبيرة بشكل خاص ، كقاعدة عامة ، متى
تطوير مستندات الإنتاج ، والذي يرجع في المقام الأول إلى نقص معرفة خاصةفي المجمعين. يتطلب القضاء على الوقت غير المنتج الذي يقضيه في عمليات تجميع المستندات واستخدامها مزيجًا معقولاً من الصفة الرسمية والإبداع ، وهذا ، وفقًا للمؤلفين ، يتطلب ، من ناحية ،
تعريف واضعي الوثائق بأكبر قدر القوانين العامةمن ناحية أخرى ، فهذه هي المهمة الرئيسية - الصياغة والتنظيم قواعد عامةوقواعد إعداد الوثائق الأساسية.
هدف، تصويب مراقبة العملهي الدراسة الأسس النظريةتنظيم العمل المكتبي في سلطات الدولة والحكم الذاتي المحلي.
وبحسب الغرض من الرقابة في العمل ، يتم الاتي مهام:
تحديد مفهوم سير العمل ؛
النظر في النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي ؛
تحديد أنظمة EDD لمختلف مستويات الحكومة ؛
ضع في اعتبارك أتمتة تبادل المستندات بين السلطات.
1. تدفق الوثائق كأساس لأنشطة الهيئة.
العمل المكتبي في وكالة اتحادية قوة تنفيذيةوفقًا لقواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية ، التي تمت الموافقة عليها بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477. على أساس هذه القواعد ، فإن الهيئة التنفيذية الفيدرالية ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، تصدر التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي. لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.
يتم وضع المستندات على نماذج (أوراق قياسية من ورق A4 أو A5) أو في النموذج المستندات الإلكترونيةويجب أن يكون لها تركيبة ثابتة من التفاصيل وموقعها وتصميمها. تمت الموافقة على نماذج النماذج بأمر من رئيس السلطة التنفيذية.
جميع الوثائق مقسمة إلى واردة وصادرة وداخلية. المستندات الواردة تخضع للمعالجة الأولية والتسجيل ، استعراض أولي، يتم نقلها إلى الإدارة للنظر فيها ، ثم الوصول إلى فناني الأداء. بعد التنفيذ ، توضع المستندات في ملفات.
كل هيئة تشكل صندوقها الوثائقي الخاص. يتم تنسيق تسمية شؤون الهيئة مع لجنة الخبراء والتحقق التابعة للاتحاد الفيدرالي ذي الصلة أرشيف الدولة. يتم نقل حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) إلى الأرشيف. يحدد القرار إجراءات التعامل مع المستندات الإلكترونية.
يُستخدم مصطلح "سير العمل" حاليًا على نطاق واسع للغاية ويوجد في وصف كل نظام معلومات تقريبًا. يتم تنفيذ أتمتة سير العمل من خلال العديد من الأنظمة ، ويدعي كل منها أنها "نهج متكامل لأتمتة سير العمل". في الوقت نفسه ، فإن مجموعة متنوعة من الأنظمة هي الأوسع: من أنظمة محاسبة المستودعات إلى برامج التحكم في العمليات التكنولوجية.
في هذه الورقة ، المصطلحات "تدفق المستندات" ، "العمل المكتبي" ، إلخ. يُنظر إليه حصريًا في سياق تنظيم عمل السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي. وفقًا لذلك ، يتم تفسير المصطلحات حصريًا باستخدام اللوائح الوطنية كما هي مطبقة على عمل الهيئات الحكومية.
وفقًا للتعريف (GOST R 51141-98) ، فإن تدفق المستندات هو "حركة المستندات في مؤسسة ما من لحظة إنشائها أو استلامها حتى اكتمال التنفيذ أو الإرسال" ، أي دورة الحياة الكاملة لكامل مجموعة من الوثائق في المنظمة قبل نقلها إلى الأرشيف أو إتلافها.
العمل المكتبي ، أو "الإدارة المستندية" ، بحسب المصدر نفسه ، تعني "فرع النشاط الذي يوفر التوثيق وتنظيم العمل بالوثائق الرسمية". أي أن العمل المكتبي هو مجموعة من الآليات التنظيمية للحفاظ على سير عمل الوثائق الرسمية ومراقبته. ومع ذلك، في " نموذج التعليماتفي العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية "بتاريخ 27 تشرين الثاني (نوفمبر) 2000 ، لم تعد وظائف المكتب مقتصرة على تنظيم تدفق المستندات الرسمية فقط. وهذا يسمح لنا بأن نجادل بأن أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب يجب أن تتحكم ليس فقط في تداول الوثائق (الرسمية) المسجلة ، ولكن أيضا مسودات الوثائق.
2. النموذج الروسي للعمل المكتبي في السلطات العامة والحكم الذاتي المحلي.
في روسيا ، على المستوى الوطني ، تم تطوير تقنية موحدة للعمل مع وثائق الإدارة ، ما يسمى بنظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (GS DOW). عمل المكتب الروسيليس له نظائر في البلدان الأخرى سواء من حيث تفاصيل تطوير التكنولوجيا للعمل مع المستندات ، أو من حيث حجم التوزيع. وإذا كان تطوير أتمتة المكاتب في الغرب يحفز على تطوير تقنيات إدارة المستندات ، فعندئذٍ في روسيا ، كقاعدة عامة ، نحن نتكلمعلى أتمتة التكنولوجيا التقليدية لسير عمل المكتب.
ما هي ميزات النموذج الروسي"العمل المكتبي؟ هناك ثلاث مزايا لافتة للنظر:
السيطرة على الوثيقة ، ابتداء من لحظة استلامها ؛
مركزية وظائف التحكم ؛
القواعد الموحدة لتداول الوثائق.
على عكس الأساليب الغربية للعمل مع المستندات ، فإن الممارسة الروسيةيتم وضع الوثيقة تحت السيطرة في لحظة استلامها من قبل السلطة. تقع المستندات الداخلية أو الصادرة في مجال المراقبة فور "الولادة" - أي الموافقة. في الوقت نفسه ، يتم تعقب العلاقة بين المستندات - إذا ظهرت وثيقة واحدة نتيجة لتنفيذ قرار تم اتخاذه على مستند آخر. كل هذا يجعل من الممكن تتبع مسار أي وثيقة تتلقاها سلطة الدولة والحكومة الذاتية المحلية مع ضمان - بعد كل شيء ، لا يمكن لأي وثيقة مسجلة أن تختفي دون أثر.
يشير الحد الأقصى من مركزية التحكم في تدفق المستندات إلى أنه يجب أولاً إبلاغ المستند إلى الإدارة ، وبعد ذلك فقط ، عند الحصول على قرارات وفقًا لتسلسل الخدمة الهرمي ، ينتقل إلى المنفذين المباشرين.
ميزة أخرى مهمة لـ "النموذج الروسي" هي وجود قواعد موحدة ومفصلة للعمل مع وثائق الإدارة في المنظمات ، بغض النظر عن مجال نشاطها. يتم تنظيم جميع أنشطة الخدمات الكتابية - البعثات والمكاتب ومجموعات المراقبة - وفقًا لقواعد ملء دفاتر التسجيل وخزانات الملفات ونماذج التقارير.
في سياق وجود مثل هذا التنظيم التفصيلي لسير العمل في السلطات ، يكون التنفيذ دون تكييف بشكل أساسي تكنولوجيا جديدةهذا أو ذاك البرنامج الأجنبي غير واقعي. في هذه الحالة ، يمكننا التحدث عن أتمتة العمل المكتبي التقليدي باستخدام الحديث تقنيات المعلومات.
- طلب. قائمة بالمعلومات الإلزامية حول المستندات المستخدمة لغرض المحاسبة والبحث عن المستندات في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية للهيئات التنفيذية الاتحادية
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 يونيو 2009 رقم 477
"بشأن الموافقة على قواعد العمل الورقي في الهيئات التنفيذية الاتحادية"
مع التغييرات والإضافات من:
"نظام إدارة المستندات الإلكترونية"- نظام معلومات آلي يضمن إنشاء المستندات الإلكترونية والنسخ الإلكترونية للوثائق وإدارتها وتخزينها والوصول إليها وتسجيل المستندات ؛
"إدارة المستندات الإلكترونية"- إدارة الوثائق باستخدام نظام المعلومات.
تتوافق المفاهيم الأخرى المستخدمة في هذه القواعد مع المفاهيم المحددة في تشريعات الاتحاد الروسي.
ثالثا. إنشاء الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
5. الوثائق التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الفيدرالية يتم وضعها على أوراق ذات رأسية ، على أوراق قياسية من A4 (210 × 297 مم) أو A5 (148 × 210 مم) أو في شكل مستندات إلكترونية ويجب أن يكون لها التكوين المحدد من التفاصيل وموقعها والديكور.
6. النماذج هيئة فيدراليةيتم تطوير السلطة التنفيذية على أساس النسخة الزاويّة أو الطولية لموقع التفاصيل. باستخدام إصدار الزاوية ، توجد تفاصيل النموذج في الزاوية اليسرى العلوية من الورقة. في النسخة الطولية ، توجد تفاصيل النموذج في منتصف الورقة على طول الهامش العلوي.
عند إنشاء المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم استخدام قوالب المستندات الإلكترونية.
7. يجب أن يكون لكل ورقة من المستند ، موضوعة على ورقة ذات رأسية وعلى ورقة قياسية ، هوامش لا تقل عن 20 مم - يسار ، و 10 مم - يمين ، و 20 مم - أعلى و 20 مم - أسفل.
9 - تفاصيل الوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الاتحادية هي:
أ) شعار دولة الاتحاد الروسي ؛
ب) اسم الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
ج) اسم التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
د) المسمى الوظيفي.
هـ) بيانات مرجعية عن الهيئة التنفيذية الاتحادية ؛
و) اسم نوع الوثيقة.
ز) تاريخ الوثيقة.
ح) رقم التسجيلوثيقة؛
ي) مكان تجميع (نشر) الوثيقة ؛
ك) ختم تقييد الوصول إلى المستند ؛
ل) المرسل إليه.
م) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ن) تعليمات لتنفيذ الوثيقة (القرار) ؛
ن) عنوان النص ؛
ع) نص الوثيقة ؛
ج) علامة السيطرة.
ص) ملاحظة حول التطبيق ؛
ق) التوقيع.
خ) ختم الموافقة على الوثيقة ؛
ح) الطباعة.
ث) علامة على التصديق على النسخة ؛
ث) ملاحظة عن المؤدي.
هـ) مذكرة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى القضية.
ي) ملاحظة على استلام الوثيقة ؛
10. يتم تحديد تكوين تفاصيل الوثيقة حسب نوعها والغرض منها.
11. تصدر الموافقة على الوثيقة في الهيئة التنفيذية الاتحادية بتأشيرة صاحب الصلاحية الرسميةهيئة تنفيذية اتحادية. تتم الموافقة على المستند الذي تم إنشاؤه في هيئة تنفيذية اتحادية مع سلطات ومؤسسات أخرى تابعة للدولة من خلال ختم (ورقة) موافقة أو بروتوكول أو خطاب موافقة.
رابعا. متطلبات تنظيم تداول الوثائق في الهيئة التنفيذية الاتحادية
12- وتتميز تدفقات الوثائق التالية في تدفق وثائق الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) الوثائق الواردة (واردة) ؛
ب) الوثائق المرسلة (الصادرة) ؛
ج) الوثائق الداخلية.
13- في الهيئة التنفيذية الاتحادية ، يتم تسليم الوثائق وإرسالها عن طريق خدمه بريديهوالاتصالات السلكية واللاسلكية.
14. تخضع الوثائق التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الاتحادية للمعالجة الأولية ، والتسجيل ، والنظر الأولي ، والتحويل إلى الإدارة للنظر فيها ، وتحويلها إلى المنفذين ، وبعد التنفيذ ، يتم وضعها في ملفات.
15. تشمل المعالجة الأولية للوثائق المستلمة التحقق من التسليم الصحيح للوثائق وتوافر المستندات والمرفقات بها ، فضلاً عن توزيع المستندات في مسجلة وغير خاضعة للتسجيل.
16. يتم تسجيل المستندات المستلمة والمنشأة في يوم الاستلام أو الإنشاء (التوقيع أو الموافقة) أو في يوم العمل التالي ، ما لم ينص تشريع الاتحاد الروسي على خلاف ذلك.
18- تُنقل الوثائق المسجلة عن طريق دائرة حفظ السجلات للنظر فيها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو ، بقرار من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، إلى المسؤولين الآخرين في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
يتم نقل المستندات أو نسخها مع تعليمات التنفيذ (القرارات) بواسطة خدمة إدارة السجلات إلى المنفذين.
19. يتم إرسال أصل الوثيقة إلى التقسيم الهيكلي للهيئة التنفيذية الاتحادية المسؤولة عن تنفيذ الوثيقة. إذا كان هناك عدة منفذين ، يتم نقل المستند الأصلي إلى الوحدة الهيكلية التي هي المنفذ المسؤول ، وتتلقى الوحدات المتبقية نسخة من المستند.
عند توفير الوصول إلى المؤدي إلى نسخة إلكترونيةالمستند في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، قد يظل المستند الأصلي في خدمة حفظ السجلات ، إذا تم إثبات ذلك من خلال التعليمات الخاصة بحفظ السجلات في الهيئة التنفيذية الفيدرالية.
20- تُنقل الوثائق ، بعد توقيعها من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو شخص مخول آخر ، إلى خدمة حفظ السجلات للتسجيل والإرسال.
21. تتحقق خدمة إدارة السجلات من صحة المستند واكتمال المستند وتوافق عدد نسخ المستند مع القائمة البريدية. يتم إرجاع المستندات التي تم تنفيذها بشكل غير صحيح إلى المقاول.
22. يجب إرسال المستندات في يوم تسجيلها أو في يوم العمل التالي.
23- يتم نقل الوثائق بين الأقسام الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال خدمة حفظ السجلات.
24- في الهيئة التنفيذية الاتحادية ، تحتفظ خدمة إدارة السجلات بسجلات الوثائق الواردة والمنشأة والمرسلة. يتم تلخيص البيانات الخاصة بعدد الوثائق وتحليلها بواسطة خدمة حفظ السجلات وتقديمها إلى رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية بالطريقة التي يحددها.
25- من أجل تسجيل المستندات والبحث عنها في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يتم استخدام المعلومات الإلزامية حول المستندات وفقًا للملحق. في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، معلومات إضافيةحول المستندات.
خامساً- صندوق التوثيق التابع للهيئة التنفيذية الاتحادية
26- الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) تشكل صندوقها الوثائقي من الوثائق التي تشكل في سياق أنشطتها ؛
ب) يطور ويعتمد ، بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة ، قائمة بالوثائق التي تم إنشاؤها في سياق أنشطتها ، وكذلك في سياق أنشطة المنظمات التابعة لها ، مع تحديد فترات التخزين. ؛
معلومات حول التغييرات:
بموجب مرسوم صادر عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356 ، تم استكمال الفقرة 26 بالفقرة الفرعية "ج"
ج) يطور ويوافق على ألبوم من القوالب أشكال موحدةالوثائق التي أنشأتها الهيئة التنفيذية الاتحادية.
27- تتولى إدارة السجلات تشكيل الصندوق الوثائقي للهيئة التنفيذية الاتحادية عن طريق وضع تصنيف للقضايا ، وتشكيل القضايا ومعالجتها ، وضمان سلامتها ، وتسجيلها وإحالتها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية. .
28 - قائمة قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية:
أ) يتم تجميعها بواسطة خدمة إدارة السجلات على أساس تسميات حالات التقسيمات الهيكلية ؛
ب) تتم الموافقة عليها بعد التنسيق مع الجهاز المركزي لجنة الخبراءالهيئة التنفيذية الاتحادية من قبل رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية في موعد لا يتجاوز نهاية العام الحالي ، وتدخل حيز التنفيذ في 1 يناير من العام التالي ؛
ج) مرة واحدة كل 5 سنوات ، يتم التنسيق مع لجنة الخبراء والتحقق لأرشيف الدولة الفيدرالي ، حيث يتم تحويل وثائق صندوق المحفوظات للاتحاد الروسي الذي تم تشكيله في سياق أنشطة الهيئة التنفيذية الفيدرالية إلى هيئة دائمة. تخزين؛
د) في حالة حدوث تغيير في وظائف وهيكلية الهيئة التنفيذية الاتحادية ، فإنها تخضع للاتفاق مع لجنة الخبراء والتحقق من أرشيف الدولة الفيدرالية.
29- إن أسماء أقسام تصنيف قضايا الهيئة التنفيذية الاتحادية هي أسماء التقسيمات الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
30- تُشكَّل القضايا وفقاً لتسميات القضايا ، وكذلك امتثالاً لمبادئ تنظيم الوثائق وتوزيعها (تجميعها) في حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) ، بما في ذلك حالات التخزين المؤقت. شؤون الموظفين، ولحالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة).
31- تخزن القضايا من تاريخ تشكيلها حتى نقلها إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية أو للتدمير الانقسامات الهيكليةفي مكان تكوينهم.
32- وتصدر القضايا للاستخدام المؤقت لموظفي الأقسام الهيكلية لفترة يحددها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، وبعد انتهاء صلاحيتها قابلة للإعادة.
آخر الهيئات الحكوميةتصدر القضايا والمنظمات بناءً على طلباتها المكتوبة بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية أو نائبه المسؤول عن أعمال المكتب.
33. سحب الوثائق من الملفات التخزين الدائمالمسموح بها في حالات إستثنائيةويتم تنفيذه بإذن من رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية ، مع ترك نسخة من الوثيقة مصدقة في في الوقت المناسب، وإصدار قرار بشأن أسباب إصدار الأصل.
34- تُنقل حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الاتحادية في موعد لا يتجاوز سنة واحدة ولا تزيد عن 3 سنوات بعد الانتهاء من القضايا من قبل الخدمة الكتابية. يتم نقل الملفات إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية على أساس قوائم جرد حالات التخزين الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) وملفات الموظفين ، والتي تشكلت في التقسيمات الفرعية الهيكلية للهيئة التنفيذية الاتحادية. لا يتم نقل حالات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات شاملة) إلى أرشيف الهيئة التنفيذية الفيدرالية وتخضع للتدمير بالطريقة المنصوص عليها عند انتهاء فترة التخزين.
35- إن أساس تجميع قوائم جرد حالات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) هو تسمية الحالات.
36- وتحدد الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال المحفوظات إجراءات تجميع أسماء القضايا وقوائم جرد القضايا ، وتشكيل القضايا وتنفيذها ، فضلاً عن إتلاف حالات التخزين المؤقت في الهيئة التنفيذية الاتحادية.
السادس. مميزات العمل بالمستندات الإلكترونية في الهيئة التنفيذية الاتحادية
37 - يتم إنشاء الوثائق الإلكترونية ومعالجتها وتخزينها في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
38. وثيقة إلكترونية يجب أن تصدر وفقا ل قواعد عامةالعمل المكتبي والحصول على التفاصيل المحددة لوثيقة مماثلة على نسخة ورقية، باستثناء "شعار الدولة للاتحاد الروسي" المطلوب.
تستخدم الهيئة التنفيذية الفيدرالية المستندات الإلكترونية (بدون توثيق مسبق على الورق) والنسخ الإلكترونية للوثائق.
39- يتم تحديد تكوين المستندات الإلكترونية التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الاتحادية من خلال قائمة الوثائق ، التي يتم إنشاءها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند التنظيم. الأنشطة الداخليةهيئة تنفيذية اتحادية ، تم تطويرها على أساس توصيات وكالة المحفوظات الفيدرالية.
يتم اعتماد قائمة الوثائق ، التي يتم إنشاءها وتخزينها واستخدامها حصريًا في شكل مستندات إلكترونية عند تنظيم الأنشطة الداخلية للهيئة التنفيذية الاتحادية ، من قبل رئيس هذه الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الأرشيف الاتحادي وكالة.
40- تُوقَّع المستندات الإلكترونية المرسلة إلى سلطات الدولة والسلطات المحلية بتوقيع إلكتروني مؤهل معزز لمسؤول في السلطة التنفيذية الاتحادية وفقاً لـ قانون اتحادي"على التوقيع الإلكتروني".
41- في نظام إدارة المستندات الإلكترونية للهيئة التنفيذية الفيدرالية ، يمكن استخدام طرق تأكيد الإجراءات باستخدام المستندات الإلكترونية ، حيث تُستخدم أنواع أخرى من التوقيعات الإلكترونية وفقًا للقانون الاتحادي "بشأن التوقيع الإلكتروني".
42. يتم استلام وإرسال الوثائق الإلكترونية من قبل الخدمة الكتابية.
43. بعد استلام المستندات الإلكترونية الموقعة بتوقيع إلكتروني ، تتحقق إدارة المكتب من صحة التوقيع الإلكتروني.
44. بعد إدراج المستندات الإلكترونية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية ، يتم إنشاء بيانات التسجيل والمحاسبة الخاصة بالمستند بما يضمن إدارة المستند ، بما في ذلك البحث ، والوصول إلى المستند ، والرقابة ، والتخزين ، والاستخدام وغيرها من البيانات.
45- يتم تسجيل المستندات التي تم إنشاؤها في الهيئة التنفيذية الاتحادية و (أو) التي تتلقاها الهيئة التنفيذية الاتحادية على الورق في نظام إدارة المستندات الإلكترونية مع إنشاء نسخة إلكترونية من هذه الوثيقة فيه.
46- يتم تسجيل ومحاسبة الوثائق الإلكترونية في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للهيئة التنفيذية الاتحادية.
47- تُشكل المستندات الإلكترونية في ملفات إلكترونية وفقاً لتسميات القضايا.
تشير تسمية الحالات إلى أن القضية قيد النظر فيها نموذج إلكتروني، والتي تمت الإشارة إليها في عنوان الحالة أو في عمود "الملاحظة".
48. المستندات الإلكترونية بعد تنفيذها أو إرسالها تخضع للتخزين بالطريقة المقررة في نظم المعلوماتهيئة تنفيذية اتحادية في غضون المهل المنصوص عليها لوثائق مماثلة على الورق.
49- بعد انقضاء المواعيد النهائية المحددة لتخزين المستندات الإلكترونية ، فإنها عرضة للإتلاف على أساس قانون يوافق عليه رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية.
تم الكشف عن الأحكام النظرية لعمل مكتب الدولة ، وتم تحديد مفاهيم الوثيقة وتنوعاتها ووظائفها وقواعد التسجيل ، فضلاً عن ميزات تجميع الوثائق التنظيمية والإدارية في حكومات الولايات والبلديات. يتم النظر في مبادئ وقواعد تنظيم العمل المكتبي ، وإدارة الوثائق في نظام المكتب التقليدي والآلي ، وتقنيات العمل مع نداءات المواطنين ، وإعداد الوثائق لتخزين الأرشيف. يتوافق مع أحدث جيل من المعايير التعليمية الفيدرالية الحكومية. للطلاب الجامعيين وطلاب نظام التدريب المتقدم والمديرين التنفيذيين والمتخصصين في المؤسسات والمنظمات الحكومية والبلدية.
مسلسل:الجامعية (KnoRus)
* * *
من شركة اللترات.
تنظيم العمل المكتبي في أجهزة الدولة
1.1 المفاهيم الأساسية في مجال العمل المكتبي
وفقا للفن. 10 من دستور الاتحاد الروسي ، تنقسم سلطة الدولة في روسيا إلى تشريعية وتنفيذية وقضائية ، اعتمادًا على الوظائف المؤداة. لا ينطبق مبدأ الفصل بين السلطات على تنظيم سلطة الدولة على المستوى الاتحادي فحسب ، بل ينطبق أيضًا على نظام سلطات الدولة للكيانات المكونة للاتحاد.
تؤدي هيئات الدولة إحدى وظائف سلطة الدولة ، على التوالي ، وهي مقسمة إلى تشريعية وتنفيذية و القضاء.
أجهزة السلطة التشريعيةهذه مؤسسات تمثيلية وتشريعية تم تشكيلها عن طريق الانتخابات. مهمتهم الرئيسية هي سن القوانين ، لكنهم يؤدون وظائف أخرى ، على سبيل المثال ، يسيطرون على أنشطة السلطة التنفيذية.
السلطات التنفيذية هي ، كقاعدة عامة ، هيئات معينة. المهمة الرئيسية الهيئات التنفيذيةالسلطات - للالتزام بأحكام الدستور والقوانين الاتحادية واللوائح الأخرى. تعمل السلطات التنفيذية على أساس مزيج من وحدة القيادة والزمالة.
القضاء يقيم العدل. تهدف أنشطة المحاكم إلى تعزيز القانون والنظام ، ومنع الجرائم والجرائم الأخرى ، وتتمثل مهمتها في الحماية من أي تجاوز على الأسس المنصوص عليها في الدستور. النظام الدستوري، والحقوق والحقوق الإنسانية والمدنية ، والمؤسسات الديمقراطية الأخرى. المحاكم مستقلة ولا تخضع إلا للقانون.
الحكومات المحلية تحكم ممتلكات البلديةتشكيل واعتماد وتنفيذ الميزانية المحلية ، وتحديد الضرائب والرسوم المحلية ، وحمايتها نظام عاموقضايا أخرى ذات أهمية محلية.
هيئات الحكم الذاتي المحلية هي كيانات قانونية وتعمل بشكل مستقل بالنيابة عنها. يترتب على ما سبق أن الحكومة البلدية هي نشاط الحكومات المحلية المنتخبة وغيرها في إدارة الممتلكات والأشياء البلدية الاقتصاد البلدي، تشكيل وتنفيذ الميزانية المحلية ، بهدف ضمان النشاط الحيوي لسكان البلدية ، وحل القضايا الأخرى ذات الأهمية المحلية ، بما في ذلك تنظيم عملهم ، خدمة البلدية.
يتم تنفيذ الحكم الذاتي المحلي في البلديات- حضري و المستوطنات الريفية: في قرية أو عدة قرى لها منطقة مشتركة (مقاطعة) أو مدن أو أجزاء من مدن كبيرة (أحياء حضرية ، أحياء).
تعريف:خدمة البلدية - النشاط المهنيالمواطنون ، الذي يتم تنفيذه على أساس دائم في وظائف الخدمة البلدية ، يحل محله الاستنتاج عقد التوظيف(عقد).
الوظيفة الرئيسية لأي دولة أو مؤسسة بلدية- اتخاذ القرارات الإدارية. الجميع قرارات الإدارةدولة و السلطات البلديةيتم قبولها على أساس المعلومات التي يجب أن تكون موثوقة وفي الوقت المناسب وكاملة.
تعريف:التوثيق - تسجيل المعلومات على وسيط وفقًا للقواعد المعمول بها.
تسمى عملية تثبيت المعلومات على أي ناقل معلومات (ورق ، مغناطيسي ، إلخ) لغرض استخدامها الإضافي ، التوثيق. توثيق نشاطات الادارةهي وظيفة ضخمة تؤديها جميع الهيئات الحكومية والبلدية.
تعريف:المستند - المعلومات المسجلة على الناقل مع التفاصيل التي تسمح بتحديد هويته.
عند إنشاء المستندات ، يتم استخدام طرق مختلفة للتوثيق اعتمادًا على محتوى المعلومات: تسجيل الصوت (مستند فونو) ، صورة (مستند صورة) ، تسجيل الصور والأصوات (مستند سمعي بصري) ، إلخ.
تعريف:وسائل التوثيق - الوسائل التنظيمية و تكنولوجيا الكمبيوترتستخدم لكتابة المعلومات على وسائل الإعلام.
حاليا في الأجهزة تسيطر عليها الحكومةالمستندات الإلكترونية المستخدمة على نطاق واسع.
تعريف:مستند إلكتروني - مستند يتم تقديم المعلومات الخاصة به في شكل إلكتروني.
الوثيقة التي يتم إعدادها أو إصدارها أو تداولها من قبل الهيئات والمؤسسات والمنظمات الحكومية أو البلدية وتفي بمتطلبات معينة ، تنتمي إلى فئة الوثيقة الرسمية.
تعريف:يُطلق على المستند الذي تم إنشاؤه بواسطة شخص اعتباري أو طبيعي ، وتم تنفيذه وتصديقه بالطريقة المحددة ، مستندًا رسميًا.
تسمى الوثيقة الرسمية المستخدمة في الأنشطة الحالية لأجهزة الدولة وثيقة الخدمة.
انتباه!إذا تم إنشاء المستند من قبل شخص خارج نطاق مسؤوله أو أنشطة اجتماعية، ثم تعتبر وثيقة من أصل شخصي.
يجب أن تحتوي الوثائق الرسمية والرسمية قوة قانونيةأو أهمية قانونية.
تعريف:الأهمية القانونية للوثيقة هي ملكية المستند للعمل كتأكيد للأنشطة التجارية أو الأحداث الشخصية.
تعريف:القوة القانونية للوثيقة هي ملك لوثيقة رسمية تسبب عواقب قانونية.
السمة المميزةالوثائق الرسمية هي وجود شكل معين ، وترتيب نشرها ، وتجميعها ، وتوافر التفاصيل اللازمة.
تعريف:الدعائم - عنصر تصميم المستند (على سبيل المثال ، التوقيع ، الختم ، النص).
تجعل الأنواع والأصناف العديدة من المستندات ، وتعقيد تكوينها ، ووجود قواعد خاصة لإعطاء القوة القانونية للوثائق وغيرها من المشكلات الخطيرة المرتبطة بوثائق الإدارة ، من الضروري تحديد فرع خاص من النشاط يوفر توثيقًا وتنظيمًا للوثائق الإدارية. العمل مع الوثائق الرسمية. يسمى هذا الفرع من النشاط العمل المكتبي.
تعريف:عمل المكتب - نشاط يوفر الوثائق وسير العمل والتخزين التشغيلي واستخدام المستندات.
تعريف:دعم التوثيق (الإدارة) ، DOW - نشاط يوفر عن قصد وظائف إدارة المستندات.
تذكر!
يتم استخدام الاختصارات التالية في الأعمال التجارية:
الولايات المتحدة - النظام الموحد ؛
USORD - نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛
GSDOU - نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة ؛
OKUD - مصنف لجميع وثائق الإدارة الروسية ؛
OKPO - مصنّف عموم روسيا للمؤسسات والمنظمات ؛
GOST - معيار الدولة.
تخدم مستندات الإدارة وظائف إدارية معينة: التخطيط ، التنظيم ، التحكم ، إلخ.
عادةً ما تسمى المستندات المتعلقة بوظيفة إدارية واحدة بنظام التوثيق ، على سبيل المثال ، نظام التوثيق التنظيمي والإداري ، ونظام التوثيق المحاسبي ، ونظام توثيق التجارة الخارجية.
تعريف:نظام التوثيق عبارة عن مجموعة من المستندات المترابطة وفقًا لعلامات المنشأ والغرض والنوع ونطاق النشاط والمتطلبات الموحدة لتنفيذها.
وظائف الإدارة في جميع المؤسسات من نفس النوع ، لذلك يجب أن تكون المستندات الخاصة بكل وظيفة هي نفسها في النوع والشكل.
تعريف:يسمى إحضار المستندات إلى التوحيد الأمثل في التكوين والأشكال توحيدمستندات.
إنهم لا يوحِّدون المستندات الفردية فحسب ، بل يوحِّدون أيضًا أنظمة التوثيق ككل.
تعريف:نظام التوثيق الموحد هو نظام توثيق تم إنشاؤه بواسطة القواعد العامةوالمتطلبات ، التي تحتوي على المعلومات اللازمة للإدارة في مجال نشاط معين.
يتكون نظام التوثيق من أنواع مختلفة من الوثائق. تضمن المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة (OKUD) ، الذي تمت الموافقة عليه لأول مرة في عام 1978 ، أنواع وأشكال الوثائق التي تعتبر كائنات للتوحيد في عملية إنشاء أنظمة توثيق موحدة.
المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة هو جزء لا يتجزأ نظام موحدتصنيف وترميز المعلومات والأغلفة الفنية والاقتصادية والاجتماعية أنظمة موحدةالوثائق المسموح باستخدامها في الاقتصاد الوطني.
تم تصميم المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة لحل المهام التالية:
1) تسجيل نماذج المستندات ؛
2) تبسيط تدفق المعلومات في الاقتصاد الوطني.
3) تقليل عدد النماذج المستخدمة ؛
4) الاستثناء من تداول النماذج غير الموحدة للوثائق ؛
5) ضمان محاسبة وتنظيم النماذج الموحدة للوثائق على أساس تسجيلها ؛
6) التحكم في تكوين نماذج الوثائق والقضاء على ازدواجية المعلومات المستخدمة في مجال الإدارة ؛
7) التنظيم العقلاني للرقابة على استخدام النماذج الموحدة.
تتضمن OKUD حاليًا أنظمة التوثيق التالية:
1) 0200000 نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري ؛
2) 0300000 نظام موحد لتوثيق المحاسبة الأولية ؛
3) 0400000 نظام التوثيق الموحد لبنك روسيا ؛
4) 0500000 نظام موحد للمحاسبة والمالية والمحاسبة وتوثيق التقارير للقطاع العام للإدارة ؛
5) 0600000 نظام موحد لإعداد التقارير والتوثيق الإحصائي ؛
6) 0700000 نظام موحد للمحاسبة وإعداد التقارير المحاسبية للوثائق الخاصة بالمؤسسات ؛
7) 0800000 نظام توثيق العمل الموحد ؛
8) 0900000 نظام التوثيق الموحد صندوق التقاعدالاتحاد الروسي؛
9) 1000000 نظام موحد لتوثيق التجارة الخارجية ؛
كائنات تصنيف OKUD هي أشكال موحدة بين الإدارات وبين القطاعات من الوثائق التي تمت الموافقة عليها من قبل الإدارات والوزارات في الاتحاد الروسي. يحتوي المصنف على تسميات الكود وأسماء النماذج الموحدة للوثائق المضمنة في أنظمة التوثيق الموحدة.
تعريف:نموذج الوثيقة الموحدة (UFD) - نموذج الوثيقة نوع معينأ الذي يحتوي على جزء ثابت من النص.
في بدون فشليتم إلصاق رموز المصنف لعموم روسيا لوثائق الإدارة في أشكال موحدة من الوثائق. باستخدام المصنف All-Russian للوثائق الإدارية ، تم حل مهام التعيين الواضح للأشكال الموحدة للوثائق ، وعلى هذا الأساس ، تم محاسبتها وتنظيمها ، مما ساهم في تبسيط نظام التوثيق الإداري بأكمله ، والقضاء على النماذج المكررة من الوثائق ، وتحسين تكوين الوثائق المستخدمة.
نظام التوثيق الأكثر ضخامة المستخدم في حكومات الولايات والبلديات هو النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري (USORD).
النظام الموحد للتوثيق التنظيمي والإداري عبارة عن مجمع منظم بشكل عقلاني من أشكال موحدة مترابطة من الوثائق الموصى باستخدامها في أنشطة المنظمات من جميع الأشكال التنظيمية والقانونية (يشار إليها فيما يلي باسم المنظمات).
الغرض من تطوير USORD هو إنشاء مجموعات مترابطة من الوثائق التي تضمن الأنشطة التنظيمية والإدارية للمنظمات. يساهم استخدام USORD في أنشطة المنظمات في الحل السريع للمهام الإدارية ، وتقليل تكاليف العمالة والمواد للعمل مع المستندات ، وتحسين جودة الوثائق التنظيمية والإدارية وتقليل حجم تدفق العمل.
تحدد الأشكال الموحدة المضمنة في USORD الهيكل التقريبي للنص ، والحد الأدنى المطلوب من التكوين المطلوب لتفاصيل المستندات التنظيمية والإدارية ذات الصلة وليست أمثلة على تصميمها ، إذا تم توفير تصميم آخر بموجب تشريعات الاتحاد الروسي.
يمكن استخدام ألبوم النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية كمصفوفة مرجعية لتطوير ألبومات النماذج الموحدة للوثائق في المنظمات وإبقائها محدثة عن طريق تضمين نماذج جديدة في الوقت المناسب ، وسحب النماذج الموحدة الملغاة ، والتغييرات في المناطق تطبيق النماذج الموحدة للوثائق التنظيمية والإدارية ، إلخ.
يتم تنظيم النماذج الموحدة في USORD وفقًا للأنظمة الفرعية التالية:
وثائق إنشاء منظمة.
✓ توثيق إعادة تنظيم المنظمة.
توثيق تصفية المنظمة.
✓ توثيق خصخصة مؤسسات الدولة.
✓ توثيق الأنشطة الإدارية للمنظمة.
توثيق التنظيم التنظيمي والتنظيمي لأنشطة المنظمة.
توثيق التنظيم التشغيلي والمعلوماتي لأنشطة المنظمة.
✓ وثائق العمل.
✓ توثيق لتسجيل التغييرات علاقات العمل;
توثيق الفصل من العمل.
✓ الوثائق الخاصة بمنح الإجازات والاستدعاء من الإجازات ؛
✓ توثيق تسجيل الحوافز.
✓ توثيق تسجيل العقوبات التأديبية.
التوثيق لرحلات العمل.
يعكس تعيين رمز النموذج الموحد للوثيقة ميزات التصنيف التالية: الحرفان الأول والثاني (فئة النماذج) - ينتمي الشكل الموحد للوثيقة إلى نظام التوثيق الموحد المقابل ؛ الحرفان الثالث والرابع (فئة فرعية من النماذج) - القواسم المشتركة لمحتوى العديد من أشكال المستندات واتجاه استخدامها ؛ الأحرف الخامسة والسادسة والسابع - رقم تسجيل النموذج الموحد للوثيقة داخل الفئة الفرعية ؛ الحرف الثامن هو رقم الشيك.
بنية تعيين رمزشكل موحد من وثيقة OKUD:
مثال على تعيين رمز لنموذج موحد لمستند OKUD: 09010046 ورقة تسوية لأقساط التأمين لصندوق التقاعد
توحيد الوثائق هو إحدى طرق توحيدها.
في معايير وثائق الإدارةيتم وضع تكوين العناصر الفردية للوثيقة (المتطلبات) ، والموقع وقواعد التصميم.
تعريف:التوحيد القياسي هو نشاط وضع القواعد والخصائص لغرض إعادة استخدامها الطوعي ، بهدف تحقيق الانتظام في إنتاج المنتجات وتداولها وزيادة القدرة التنافسية للمنتجات أو الأعمال أو الخدمات.
يمكن أن تكون نتيجة العمل على التوحيد والتوحيد القياسيين أنواع معينةالوثائق وأنظمة التوثيق الموحدة (على سبيل المثال ، GOST R 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. النظام الموحد للوثائق التنظيمية والإدارية. متطلبات الأعمال الورقية).
يتم تنفيذ التعاون الدولي بشأن التوحيد القياسي في مجال التوثيق في إطار ISO - منظمة عالميةللتوحيد. تحدد معايير ISO:
✓ التنسيقات الورقية للوثائق وطرق التعبير عن أحجامها (ISO 216: 1975، ISO 353: 1975) ؛
أحجام المجلدات لتخزين المستندات (ISO 623: 1974) ؛
✓ تباعد الأسطر وميل الحروف (ISO 4882: 1979) ؛
مفتاح التخطيط وشبكة البناء لإنشاء الفراغات وأشكال المستندات (ISO 3535: 1977) ؛
المتطلبات الأساسية لنماذج المستندات (ISO 8439: 1990) ؛
✓ مبادئ تخطيط مستندات المبيعات (ISO 6422: 1985) ؛
✓ تنسيقات المظاريف لإرسال المستندات ، وترتيب كتابة العنوان على العناصر البريدية (ISO 11180: 1993) ؛
✓ قواعد وضع التواريخ والأوقات في المستندات (ISO 8601: 2000) ؛
✓ ترتيب الأكواد في مستندات المبيعات (ISO 8440: 1986).
في عام 2001 ، المعايير الأولى لسلسلة جديدة “المعلومات والتوثيق. إدارة الوثائق (ISO 15489-1: 2001 ، ISO 15489-2: 2001) ، والتي تحدد متطلبات أنظمة العمل المكتبي. في عام 2007 ، GOST ISO R 15489-1: 2007 “نظام معايير المعلومات وأمانة المكتبات والنشر. إدارة الوثائق. المتطلبات العامة". يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن تطبيق معيار دولي أو معيار بلد آخر يتم تنفيذه في الاتحاد الروسي عن طريق تضمين محتواه كليًا أو جزئيًا في الوثيقة التنظيمية المحلية الخاصة بالتوحيد القياسي. يحتوي هذا المعيار على أحكام بشأن المسؤوليات والسياسات والإجراءات والأنظمة والعمليات المرتبطة بوثائق المنظمات ، والمبادئ التوجيهية لإدارة الوثائق في إطار إدارة الجودة وعمليات الإدارة. بيئةوفقًا للمعايير الدولية ISO 9001 و ISO 14001 ، إرشادات لتصميم وتنفيذ أنظمة إدارة المستندات.
تعريف:المستند - معلومات التعريف المسجلة على وسيط ملموس تم إنشاؤها واستلامها وتخزينها من قبل منظمة أو فرد كدليل أثناء التأكيد الإلتزامات القانونيةأو الأنشطة التجارية.
يمكن تصنيف جميع الوثائق المتداولة في عملية تداول الوثائق الحكومية والبلدية وفقًا لمعايير مختلفة.
1. وفقًا لطريقة التوثيق ، يمكن تصنيف المستندات إلى مستندات مكتوبة ، ونصية ، ومكتوبة بخط اليد ، ومكتوبة على الآلة الكاتبة ، وإلكترونية ، وتصويرية ، وصورة ، وصوتية ، ومستندات أفلام ، ووثائق على وسائط الآلة.
وثيقة مكتوبة- مستند نصي ، يتم تسجيل المعلومات الخاصة به بأي نوع من الحروف.
مستند نصي- وثيقة تحتوي على معلومات الكلام المسجلة بأي نوع من الكتابة أو أي نظام تسجيل صوتي.
وثيقة مكتوبة بخط اليد– وثيقة مكتوبة، أثناء إنشاء الحرف الذي يتم تطبيقه يدويًا.
وثيقة مكتوبة على الآلة الكاتبة- وثيقة مكتوبة ، يتم أثناء إنشائها تطبيق أحرف الحرف بالوسائل التقنية.
وثيقة إلكترونية- تم إنشاؤه وقراءته بمساعدة تكنولوجيا الكمبيوتر.
وثيقة مصورة- وثيقة تحتوي على معلومات يتم التعبير عنها من خلال صورة كائن.
وثيقة ضوئية- وثيقة تصويرية تم إنشاؤها بطريقة التصوير الفوتوغرافي.
الوثيقة- وثيقة تحتوي على معلومات صوتية مسجلة بواسطة أي نظام تسجيل صوتي.
وثيقة الفيلم- وثيقة مصورة أو سمعية بصرية تم إنشاؤها بطريقة سينمائية.
وثيقة الآلة- وثيقة تم إنشاؤها باستخدام وسائل الإعلام وطرق التسجيل التي تضمن معالجة معلوماتها بواسطة جهاز كمبيوتر إلكتروني.
2. فيما يتعلق بعنصر التحكم ، تصنف المستندات على النحو التالي:
✓ للوارد (الواردة إلى المنظمة) ؛
✓ الصادرة (مرسلة من المنظمة) ؛
✓ داخلية (خلقت في هذه المنظمة ولا تتجاوز حدودها).
3. حسب عدد القضايا المثارة في الوثيقة ، يتم تصنيفها:
✓ للبساطة.
✓ معقد.
مستندات بسيطةتحتوي على سؤال واحد. تتضمن الوثائق المعقدة العديد من القضايا ، قد تهم العديد من المسؤولين ، والأقسام الهيكلية ، والمؤسسات.
4. بتقييد الوصول ، يتم تصنيف المستندات:
✓ للسرية.
✓ للاستخدام الرسمي ؛
✓ غير مصنف (بسيط).
يتم تصنيف المستندات التي تحتوي على معلومات خاضعة للحماية. وبحسب الأهمية ، يتم تقسيم هذه المعلومات إلى معلومات ذات أهمية خاصة وسرية عالية (أسرار دولة) ، وسرية (سر رسمي) ويتم تصنيفها على التوالي مع طوابع "أهمية خاصة" و "سري للغاية" و "سرية".
يمكن استخدام المستندات للاستخدام الرسمي التي تحتوي على معلومات غير سرية من قبل موظفي هذه المؤسسة. تم وضع علامة "للاستخدام الرسمي فقط" على هذه المستندات.
5. حسب طريقة عرض النص ، تم تصنيف الوثائق على النحو التالي:
✓ للفرد.
✓ استنسل
✓ نموذجي
✓ نموذجي.
✓ موحد على شكل استبيان وجدول.
من حيث المحتوى ، تكون المستندات الفردية محددة ، ولها طابع مستند لمرة واحدة.
في المستندات النموذجية ، يتم تقديم المعلومات في شكل نص مع مسافات مصممة لملئها بمعلومات متغيرة اعتمادًا على الموقف المحدد. أمثلة على نصوص النماذج: نماذج شهادات قسم شؤون الموظفين وشهادات السفر.
الوثائق النموذجية هي تلك المصممة لتقديم عمليات وظواهر متجانسة: نموذجية العملية التكنولوجية، نموذج لوائح داخلية ، إلخ.
يتم استخدام النماذج النموذجية لإعداد وتنفيذ المستندات عن طريق القياس (تسمية تقريبية لشؤون المنظمة).
الاستبيان هو طريقة لتقديم نص موحد ، حيث توجد معلومات ثابتة على الجانب الأيسر من المستند ، ويتم إدخال المتغير في المستند في عملية تجميعه على الجانب الأيمن من المستند.
الجدول عبارة عن مستند يتم فيه وضع معلومات ثابتة في عناوين الأعمدة وعناوين السطور ، ويتم وضع المتغير عند تقاطع الأعمدة والخطوط المقابلة. يحتوي النص ، المقدم في شكل جدول ، على سعة معلومات كبيرة ، ويسمح لك بالتصنيف الصارم للبيانات المماثلة وتلخيصها بسهولة. يتم وضع جدول التوظيف وجدول الإجازات والمستندات الأخرى في شكل جدول.
6. وفقًا لشروط التخزين ، يتم تقسيم المستندات:
✓ للمستندات ذات فترة التخزين الدائم ؛
✓ فترة تخزين مؤقتة (أكثر من 10 سنوات) ؛
✓ فترة تخزين مؤقتة (تصل إلى 10 سنوات).
تحتاج أيضًا إلى معرفة أن المستندات مقسمة إلى أنواع وأنواع. على سبيل المثال ، نوع المستند عبارة عن فعل ، والتنوع هو فعل يتعلق بإتلاف المستندات ، وعمل على الشطب الأصول الماديةإلخ.
يمكن العثور على أنواع وأنواع مستندات الإدارة في فهرس أنواع وأنواع المستندات في قائمة النموذجية وثائق أرشيفيةتشكلت في أنشطة هيئات الدولة والحكومات والمنظمات المحلية ، مع بيان فترات التخزين.
1.2 نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة
في العمل المكتبي ، يتم تطبيق قواعد معينة لإعداد وتنفيذ وتنظيم العمل مع الوثائق. الحاجة إلى رفع المستوى قاعدة عامةساهمت الأشكال والأساليب المنطقية لمعالجة المعلومات الرسمية ، المختبرة والمبررة في الممارسة ، في إنشاء نظام موحد في الاتحاد الروسي لتوثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل بالوثائق.
في ديسمبر 1959 ، اعتمد مجلس وزراء اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية قرارًا خاصًا بشأن مسألة تحسين أنشطة الجهاز الإداري ، والذي ، من بين تدابير أخرى تهدف إلى زيادة إنتاجية العمل ، ينص على تطوير نظام دولة موحد للعمل المكتبي. على أساس ميكنتها.
في عام 1973 ، تم تطوير النظام الموحد لإدارة سجلات الدولة (EGSD).
تمت الموافقة على النظام من قبل لجنة الدولة للعلوم والتكنولوجيا في اتحاد الجمهوريات الاشتراكية السوفياتية ، لذلك لم يكن ملزمًا قانونًا رسميًا. ومع ذلك ، فقد استند عدد من أقسامها إلى معايير الدولة المنشورة سابقًا لتصميم الوثائق التنظيمية والإدارية. وبالتالي ، أصبحت متطلبات توثيق أنشطة الإدارة المدرجة في USSD معيارية.
في مرحلة إنشاء USSD ، تم تطوير منهجية وتوحيد العمليات المكتبية المتعلقة بتخزين المستندات في العمل المكتبي ، وتشكيل القضايا ، وفحص قيمة المستندات ، وإعداد الوثائق للأرشفة.
في الثمانينيات ، تم إعداد الطبعة الثانية من USSD ، والتي كانت تسمى نظام إدارة وثائق الدولة الموحدة (EGSDOU). كان سبب ظهورها هو التطور السريع تكنولوجيا الكمبيوترواستخدامها في معالجة المستندات ، مما تسبب في حدوث تغييرات كبيرة في تقنيات معالجة المستندات التقليدية. وبالتالي ، فإن USSDOU هي وثيقة تطور وتكمل وتوضح متطلبات USSD فيما يتعلق بالتغييرات التي مر بها العمل المكتبي بحلول ذلك الوقت.
في عام 1991 ، تم تطوير نظام إدارة وثائق الدولة (GSDM) ، والذي لا يزال قيد التشغيل.
يحدد نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة متطلبات موحدة لتنظيم العمل مع المستندات (بما في ذلك تلك التي أنشأتها تكنولوجيا الكمبيوتر) في الهيئات الحكومية والمحاكم والمدعين العامين والتحكيم والمؤسسات والمؤسسات و المنظمات العامةوهو استشاري.
تشمل الأهداف الرئيسية لل GSDO ما يلي:
تحسين عمل جهاز الإدارة.
✓ تبسيط سير العمل وتحسين جودة الوثائق.
✓ تقليص عدد الوثائق.
✓ بناء أنظمة استرجاع المعلومات.
تهيئة الظروف لاستخدام التقنيات الحديثة في جمع المعلومات وتخزينها ومعالجتها.
بناءً على أحكام GSDOU ، يتم إنشاء تعليمات للعمل المكتبي والأساليب والتوصيات حول مختلف جوانب العمل المكتبي.
يتضمن نظام الدولة لدعم التوثيق للإدارة عدة أقسام.
يحدد قسم "توثيق أنشطة الإدارة" تكوين مستندات الإدارة ، والتوجيهات والإجراءات الرئيسية لتوحيد المستندات وتوحيدها ، ومعالجة تفاصيل مستندات الإدارة ، بما في ذلك المستندات المقروءة آليًا ، وكذلك المتطلبات العامةلصياغة الوثائق. هذا القسمعفا عليها الزمن الآن بسبب إصدار المتطلبات الجديدة لقواعد إعداد وتنفيذ المستندات.
أقسام أخرى من GSDOU ، على الرغم من حقيقة أنها تتطلب المراجعة ، هي ذات أهمية لا شك فيها عند إنشاء مكتب العمل في منظمة معينة.
يحدد قسم "تنظيم العمل مع المستندات" المبادئ والإجراءات لتنظيم تدفق المستندات للمؤسسة ، وبناء نظام لاسترجاع المعلومات لوثائق المؤسسة ، ومراقبة تنفيذ المستندات وإعداد المستندات لنقلها إلى أرشيف القسم للتخزين .
بالإضافة إلى ذلك ، تم تسليط الضوء على التوصيات المتعلقة بإنشاء واستخدام نظام استرجاع المعلومات (IPS) وفقًا لوثائق المؤسسة في قسم فرعي منفصل من GSDOU. يناقش هذا الجزء قواعد إنشاء IPS في ظروف الأنظمة التقليدية والآلية. تم تحديد تكوين IPS. يتضمن التسجيل وفهرسة المستندات وتخزينها التشغيلي ومصفوفات استرجاع المعلومات (خزانات الملفات اليدوية والمصفوفات على وسائط الآلة). وهذا يعني أن متطلبات المحاسبة وتنظيم المستندات وتخزينها تستند إلى استخدام نظام معلومات واحد ، يجب أن تكون مصفوفات المعلومات الخاصة به متوافقة. لتحقيق هذا التوافق ، يتم استخدام المصنفات التي تم تطويرها في المؤسسة (على سبيل المثال ، تسمية الحالات ، ومصنف المراسلين ، ومصنف التقسيمات الهيكلية (مجالات النشاط) ، ومصنف أنواع المستندات).
يتناول القسم الثالث من GSDOU قضايا الميكنة وأتمتة العمل المكتبي ، وخصائص العمل مع المستندات أثناء التنفيذ أنظمة مؤتمتةإدارة.
في القسم الرابع ، يتم تقديم مفهوم خدمة العمل المكتبي ، ومهامها الرئيسية ووظائفها وحقوقها. يوفر GSDOU إنشاء العديد من خدمات المكاتب القياسية ، اعتمادًا على فئة المنظمة أو المؤسسة: إدارة الحالة ؛ مكتب؛ القسم المشترك السكرتير الرئيسي
تحتوي ملاحق GSDOU على لائحة تقريبية بشأن خدمة الدعم الوثائقي للإدارة ( خدمة المؤسسة التعليمية لمرحلة ما قبل المدرسة). توصي بخيارات نموذجية ل الهياكل التنظيميةاعتمادًا على نوع المنظمة ، وكذلك صياغة أهدافها وأهدافها ووظائفها.
تشمل ملاحق GSDOU أيضًا:
1) قائمة تقريبية بالوثائق المطلوب الموافقة عليها ؛
2) قائمة تقريبية بالوثائق التي تم لصق الختم عليها ؛
3) قواعد ملء تفاصيل استمارات التسجيل والرقابة (RKF) ؛
4) نماذج من تسميات القضايا ؛
5) قائمة بالمواعيد النهائية النموذجية لتنفيذ المستندات ؛
6) شكل غلاف ملف دائم ومؤقت (فوق 10 سنوات) فترات التخزين.
في عام 1993 ، تم تطوير أحكام GSDOU في التعليمات الموحدة للعمل المكتبي في الوزارات والإدارات في الاتحاد الروسي (2005) ، ثم في قواعد العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية (2009).
1.3 الإجراءات التشريعية والتنظيمية والمنهجية في مجال العمل المكتبي
يتم بناء نشاط أي منظمة على أساس قواعد القوانين التشريعية التي تنطوي على التعامل مع المعلومات الموثقة.
الإطار القانونيالعمل المكتبي - هذه هي القوانين والوثائق التنظيمية والمنهجية التي تساعد في إنشاء تقنية لمعالجة المستندات وتخزينها واستخدامها في عمل هيئة حكومية.
حكومة الاتحاد الروسي ، السلطات التنفيذية الفيدرالية هي المسؤولة عن تنظيم دعم التوثيق في السلطات التنفيذية ، وتطوير الإجراءات القانونية التنظيمية ذات الصلة.
تذكر!يتم تنفيذ التوجيه المنهجي العام في مجال الأرشفة في روسيا من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية (Rosarchiv) ، التابعة لرئيس الاتحاد الروسي. مقدم منظمة علميةفي هذا المجال ، معهد عموم روسيا للبحث العلمي للتوثيق والأرشفة (VNIIDAD).
يمكن تقسيم القاعدة المعيارية والمنهجية للعمل المكتبي إلى عدة مجموعات من الوثائق. الأول فدرالي أنظمةليس له تأثير مباشر بدرجة أو بأخرى على تنظيم وتكنولوجيا توثيق أنشطة الإدارة وتنظيم العمل بالوثائق. من بينها القانون المدني ، قانون المخالفات الإدارية, قانون العمل(TC RF).
بالنسبة للأعمال الورقية ، فإن قسم القانون الاتحادي "بشأن المعلومات وتقنيات المعلومات وحماية المعلومات" ، الذي يحدد النظام القانونيتوثيق المعلومات. وفقًا للقانون ، يتم توثيق المعلومات المتطلبات المسبقةتضمينها في مصادر المعلومات. يحدد القانون إجراءات توثيق المعلومات ويسمي سلطات الدولة الملزمة بضمان هذا الإجراء. وفقًا للقانون ، يتم تعيين هذه المهمة إلى سلطات الدولة المسؤولة عن تنظيم العمل المكتبي وتوحيد المستندات وأمن الاتحاد الروسي.
تنص المادة 327 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي "التزوير ، أو إنتاج أو بيع المستندات المزورة ، أو جوائز الدولة ، أو الطوابع ، أو الأختام ، أو الأوراق الرسمية" على معاقبة هذا النوع من النشاط. يرجى ملاحظة أن هذا المزيف يجب أن يكون له غرض - منح الحقوق أو الإعفاء من المسؤولية.
مقال آخر مهم للمتخصصين الذين يعملون مع الوثائق هو Art. 292 من القانون الجنائي للاتحاد الروسي. تتعلق هذه المقالة بالتزوير الرسمي ، والذي يُعرَّف بأنه "تقديم مسؤول ، وكذلك موظف مدني أو موظف في هيئة حكومية ذاتية محلية غير رسمية ، إلى المستندات الرسمية التي تحتوي على معلومات خاطئة عن قصد ، وكذلك إدخال تصحيحات على هذه المستندات تشوه محتواها الفعلي ، إذا تم ارتكاب هذه الأعمال بدافع أنانية أو مصلحة شخصية أخرى.
مادة 24 قانون الضرائبيوفر RF ذلك وكلاء الضرائبملزمون بضمان سلامة المستندات اللازمة لحساب الضرائب وخصمها وتحويلها لمدة أربع سنوات ، ووفقًا للجزء 2 من الفن. 13.25 من قانون المخالفات الإدارية للاتحاد الروسي ، عدم وفاء شركة ذات مسؤولية محدودة بالالتزام بتخزين المستندات المنصوص عليها في التشريع الخاص بالشركات ذات المسؤولية المحدودة واللوائح المعتمدة وفقًا لها الأعمال القانونيةوتخزينها إلزاميًا ، وكذلك انتهاك الإجراءات المعمول بها وشروط تخزين هذه المستندات غرامة إداريةللمسؤولين بمبلغ 2.5 إلى 5 آلاف روبل ؛ للكيانات القانونية - من 200 ألف إلى 300 ألف روبل.
المجموعة الثانية من الأعمال المعيارية هي الأعمال القانونية للإدارات المتعلقة بالعمل المكتبي والتي لها طابع مشترك بين الإدارات. وهي تشمل: نظام الدولة للدعم الوثائقي للإدارة (M.، 1991)؛ قواعد العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية (2009) ؛ معايير الدولةللتوثيق ، على سبيل المثال ، GOST 6.30-2003 "نظام التوثيق الموحد. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق")؛ المصنفات الروسية بالكامل للمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية ، بالإضافة إلى عدد من اللوائح الخاصة بوزارة العمل في روسيا ، ولجنة الإحصاء الحكومية في روسيا ، والمحفوظات الفيدرالية ، إلخ.
المجموعة الثالثة من الأعمال المعيارية هي معايير مختلفة و تعليمات نموذجيةبشأن العمل المكتبي لإدارات الكيانات المكونة للاتحاد الروسي والتعليمات من منظمات محددة ، على سبيل المثال ، التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في إدارة المدينة
سمولينسك (تمت الموافقة عليه بأمر من إدارة مدينة سمولينسك بتاريخ 15 فبراير 2013 برقم 82-r / adm).
يتم توفير تنظيم الدولة للعمل المكتبي من قبل وكالة المحفوظات الفيدرالية ، والتي توفر التوجيه التنظيمي والمنهجي المشترك بين القطاعات والرقابة على تنظيم الوثائق في العمل المكتبي للهيئات الحكومية الفيدرالية ، وتنسق تطوير نظام الدولة للعمل المكتبي وأنظمة التوثيق الموحدة .
تقوم لجنة الاتحاد الروسي للتقييس والمقاييس وإصدار الشهادات (Gosstandart) بإدارة الدولة للتقييس في الاتحاد الروسي ، بما في ذلك العمل على توحيد وتوحيد الوثائق وأنظمة التوثيق ، وتطويرها وتنفيذها وصيانتها. المصنفات الروسيةالمعلومات التقنية والاقتصادية والاجتماعية.
حكومة الاتحاد الروسي ، السلطات التنفيذية الفيدرالية هي المسؤولة عن تنظيم دعم التوثيق في السلطات التنفيذية ، وتطوير الإجراءات القانونية التنظيمية المناسبة.
في الهيئات الحكومية بالولاية والبلدية ، يتم تطبيق قوانين مختلفة لتنظيم عمل المكتب:
✓ القانون الاتحادي رقم 79-FZ بتاريخ 27 يوليو 2004 (بصيغته المعدلة في 31 ديسمبر 2014) "في الولاية الخدمة المدنيةالاتحاد الروسي "؛
✓ القانون الاتحادي رقم 25-FZ بتاريخ 2 مارس 2007 (بصيغته المعدلة في 30 مارس 2015) “بتاريخ خدمة البلديةفي الاتحاد الروسي "؛
✓ القانون الاتحادي رقم 210-FZ بتاريخ 27 يوليو 2010 "بشأن تنظيم تقديم خدمات الدولة والبلديات".
✓ القانون الاتحادي رقم 59-FZ بتاريخ 02.05.2006 "بشأن إجراءات النظر في الطعون المقدمة من مواطني الاتحاد الروسي" ؛
✓ القانون الاتحادي رقم 58-FZ بتاريخ 27 مايو 2003 "بشأن خدمة عامةالاتحاد الروسي "؛
✓ القانون الاتحادي رقم 229-FZ المؤرخ 2 أكتوبر 2007 (بصيغته المعدلة في 6 ديسمبر 2011) "في إجراءات الإنفاذ»;
✓ القانون الاتحادي رقم 77-FZ بتاريخ 29 ديسمبر 1994 ، "بشأن نسخة إلزامية من المستندات".
يتم إصدار اللوائح ذات الطبيعة المعيارية في شكل قرارات صادرة عن حكومة الاتحاد الروسي وهي ملزمة. يتم إصدار الإجراءات المتعلقة بالمسائل التشغيلية وغيرها من القضايا الحالية التي ليس لها طبيعة تنظيمية في شكل أوامر من حكومة الاتحاد الروسي. تصدر الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية الفيدرالية على أساس القوانين والتعليمات والأوامر الفيدرالية الصادرة عن رئيس الاتحاد الروسي ووفقًا لها ، وقرارات وأوامر حكومة الاتحاد الروسي ، وكذلك بناءً على مبادرة اتحادية السلطات التنفيذية في نطاق اختصاصها.
يتم تنفيذ تسجيل الدولة للقوانين المعيارية من قبل وزارة العدل في الاتحاد الروسي ، والتي سجل الدولةالقوانين المعيارية للهيئات التنفيذية الاتحادية. يجوز للسلطات التنفيذية الاتحادية إرسال الإجراءات القانونية التنظيمية الخاضعة للتنفيذ تسجيل الدولة، فقط بعد تسجيلها ونشرها رسميًا.
دعونا ننظر في بعض أعمال السلطات التنفيذية الاتحادية التي تؤثر كليًا أو جزئيًا على قضايا التوثيق وتؤثر على تنظيم العمل المكتبي ، وتنظيم عمل موظفي خدمة العمل المكتبي في الجهات التنفيذية.
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي رقم 477 بتاريخ 15 يونيو 2009 "بشأن الموافقة على قواعد العمل الورقي في الهيئات التنفيذية الاتحادية" ، بصيغته المعدلة. المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 26 أبريل 2016 رقم 356. القواعد ، تمت الموافقة عليها بالقرارتحتوي الحكومات على تكوين تفاصيل وثائق الإدارة ، لكنها لا تعكس قضايا تكنولوجيا المكاتب. الوثيقة مخصصة لخدمات إدارة السجلات للجهات التنفيذية الاتحادية ، والمتخصصين في مجال الدعم الوثائقي للإدارة المشاركة في تطوير الوثائق التنظيمية في مجال العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية.
قرار الأرشيف الاتحادي بتاريخ 23 ديسمبر 2009 رقم 76 "بشأن الموافقة على المبادئ التوجيهية لتطوير التعليمات الخاصة بالعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية". القواعد الارشاديةمخصصة لخدمات العمل المكتبي للجهات التنفيذية الاتحادية ، والمتخصصين في مجال الدعم الوثائقي للإدارة المشاركين في تطوير الوثائق التنظيمية في مجال العمل المكتبي.
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 27 كانون الأول / ديسمبر 1995 رقم 1268 (بصيغته المعدلة في 14 كانون الأول / ديسمبر 2006) "بشأن تبسيط تصنيع واستخدام وتخزين وتدمير الأختام والورق ذي الرأسية مع نسخ شعار الدولة الروسي الاتحاد ". يحدد المرسوم إجراءات استخدام الأختام والطوابع على المستندات وأشكالها وأحجامها وتفاصيلها.
حدد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 13 أغسطس 1997 رقم 1009 "بشأن الموافقة على قواعد إعداد القوانين المعيارية للسلطات التنفيذية الاتحادية وتسجيل دولتها" تكوين الإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات التنفيذية الاتحادية ، إجراءات إعدادها ونشرها.
يحدد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 222 (بصيغته المعدلة في 31 يناير 2012) "بشأن الموافقة على قواعد توفير خدمات الاتصالات البرقية" إجراءات إصدار أنواع مختلفةالبرقيات.
يحدد مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 15 أبريل 2005 رقم 221 "بشأن الموافقة على قواعد تقديم الخدمات البريدية" ، على وجه الخصوص ، قواعد كتابة العناوين على العناصر البريدية.
دليل تأهيل مناصب المديرين والمتخصصين والموظفين الآخرين ( تمت الموافقة عليها بالقراروزارة العمل الروسية بتاريخ 21 أغسطس 1998 رقم 37). الدليل هو وثيقة معيارية. على أساس خصائص التأهيليجري تطويرها وصف الوظيفةلموظفين محددين ، وكذلك يتم عمل السجلات في كتب العملعلى المسمى الوظيفي للموظف.
مرسوم وزارة العمل الروسية بتاريخ 26 مارس 2002 رقم 23 "بشأن الموافقة على قواعد الوقت للعمل على الدعم الوثائقي للهياكل الإدارية للهيئات التنفيذية الفيدرالية".
مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 04.09.1995 رقم 870 "بشأن الموافقة على قواعد تصنيف المعلومات التي تشكل سرًا للدولة بدرجات متفاوتة من السرية". تم تطوير القواعد وفقًا لقانون الاتحاد الروسي المؤرخ 21 يوليو 1993 رقم 5485-1 "بتاريخ سر الدولة»وملزمة لسلطات الدولة ، التي يحق لرؤسائها تصنيف المعلومات على أنها أسرار دولة ، عند قيامهم بوضع قائمة مفصلة بالمعلومات التي سيتم تصنيفها ، وكذلك سلطات الدولة الأخرى والحكومات المحلية والشركات والمؤسسات والمنظمات عند إعداد مقترحات حول إدراجها في قائمة المعلومات ، أصحابها هم.
مرسوم حكومة جمهورية روسيا الاتحادية الاشتراكية السوفياتية رقم 35 بتاريخ 1991/12/05 "بشأن قائمة المعلومات التي لا يمكن أن تكون سرًا تجاريًا" (بصيغته المعدلة في 03.10.2002). لا ينطبق هذا القرار على المعلومات المتعلقة وفقًا لـ المعاهدات الدوليةإلى سر التجارة، وكذلك معلومات حول أنشطة المؤسسة ، والتي ، وفقًا لـ التشريعات الحاليةتشكل سرا من أسرار الدولة.
مرسوم مجلس إدارة صندوق المعاشات التقاعدية للاتحاد الروسي بتاريخ 30 أغسطس 1996 رقم 123 "بشأن الموافقة على قائمة المعلومات التي تشكل معلومات سرية". على سبيل المثال ، وفقًا لقائمة معلومات سريةيشار إلى المعلومات الواردة في قواعد بيانات دافعي أقساط التأمين.
الوثائق المنظمة لتنظيم الأرشفة تشمل ما يلي.
أمر صادر عن وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 31 مارس 2015 رقم 526 "بشأن الموافقة على قواعد تنظيم تخزين وحيازة وحساب واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي والمستندات الأرشيفية الأخرى في الدولة السلطات والحكومات والمنظمات المحلية "(يشار إليها فيما بعد بالقواعد). القواعد هي وثيقة معيارية ومنهجية. تستند القواعد على التيار الإطار القانونيفي مجال المعلومات وإدارة الوثائق والأرشفة ، تجميع تجربة الأعمال الأرشيفية المحلية ، مع مراعاة الإنجازات الحديثة في استخدام الوسائل التقنية وتقنيات المعلومات في التعامل مع المستندات. تنطبق هذه القواعد على أرشيفات المنظمات الحكومية ، وهي أيضًا إلزامية لجميع المنظمات غير الحكومية من حيث ضمان سلامة ووصف ومحاسبة واستخدام وثائق صندوق المحفوظات التابع للاتحاد الروسي المصنفة كممتلكات للدولة.
لا تنطبق القواعد على وثائق العمل التي ينظمها قانون الاتحاد الروسي المؤرخ 21 يوليو 1993 رقم 5485-1 "بشأن أسرار الدولة" ومرسوم رئيس الاتحاد الروسي المؤرخ 30 نوفمبر 1995 رقم 1203 "الموافقة على قائمة المعلومات المصنفة كأسرار دولة". منظمات الدولة، غير المدرجة في تكوين مصادر الحصول على أرشيف الدولة ، وكذلك منظمات غير حكوميةقد تسترشد بهذه القواعد عند تنظيم وضمان عمل أرشيفها. يحتوي ملحق القواعد على نماذج موحدة للوثائق التي تضمن تشغيل الأرشيف: تسمية الحالات ، وقوائم الجرد ، والجرد الداخلي ، وقانون تخصيص المستندات للتدمير ، وصحيفة شهادة الحالة ، وغطاء القضية ، وما إلى ذلك.
الموقف التقريبي للأرشيف معهد عام، المنظمات والمؤسسات (التي تمت الموافقة عليها بأمر من أرشيف الدولة في 18 أغسطس 1992 رقم 176) تعمل كأساس لتطوير اللوائح الخاصة بأرشيف كل من الشركات الحكومية وغير الحكومية.
تحدد اللائحة التقريبية بشأن لجنة الخبراء الدائمة لمؤسسة أو منظمة أو مؤسسة (تمت الموافقة عليها بأمر من المحفوظات الفيدرالية بتاريخ 19 يناير 1995 رقم 2) الأحكام القانونيةووظائف لجنة الخبراء وإجراءات العمل والعلاقة مع CEC & EPC.
تحتوي اللائحة التقريبية للجنة الخبراء المركزية التابعة لوزارة (إدارة) الاتحاد الروسي (التي تمت الموافقة عليها بأمر من الأرشيف الاتحادي في 17 مارس 1998 رقم 19) على حقوق ووظائف تقريبية للجنة الخبراء المركزية ، وإجراءات تعيينها ، التكوين ، النطاق ، يمكن استخدامها كنموذج لإنشاء اللائحة على منظمات اللجان الخبيرة.
يتم تحديد شروط تخزين المستندات وفقًا لأمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 "عند الموافقة على قائمة المستندات الإدارية المعيارية الأرشيفية التي تم إنشاؤها في سياق أنشطة الدولة الهيئات والحكومات والمنظمات المحلية ، مع بيان فترات التخزين ".
أيضًا ، لتحديد فترات تخزين المستندات ، يمكنك استخدام قائمة المستندات الأرشيفية النموذجية التي تم إنشاؤها في الأنشطة العلمية والتقنية والإنتاجية للمنظمات ، مع الإشارة إلى فترات التخزين ، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة الروسية بتاريخ يوليو 31 ، 2007 رقم 1182 (بصيغته المعدلة في 28 أبريل 2011).
فيما يتعلق بتطوير تقنية المعلومات ، تم اعتماد عدد من الوثائق التي تؤثر على ميكنة العمل المكتبي والأرشفة. لذلك ، في عام 2013 ، وضع معهد عموم روسيا لبحوث التوثيق والأرشفة (VNIIDAD) توصيات لاقتناء ومحاسبة وتنظيم تخزين وثائق الأرشفة الإلكترونية في أرشيفات المنظمات والتوصيات لاقتناء ومحاسبة وتنظيم تخزين وثائق أرشيفية إلكترونية في أرشيفات الدولة والبلديات. يمكن استخدام هذه الوثائق في التنظيم تخزين الأرشيفالمستندات الإلكترونية في المنظمات.
وافق رئيس الاتحاد الروسي على استراتيجية تطوير مجتمع المعلومات في الاتحاد الروسي في 7 فبراير 2008 برقم Pr-212.
هذه الإستراتيجية هي وثيقة تحدد الهدف والمبادئ والتوجهات الرئيسية سياسة عامةفي مجال استخدام وتطوير تكنولوجيا المعلومات والاتصالات والعلوم والتعليم والثقافة للنهوض بالبلد على طريق مجتمع المعلومات.
يتمثل أحد الاتجاهات الرئيسية في تنفيذ استراتيجية تطوير مجتمع المعلومات في الاتحاد الروسي في زيادة كفاءة الإدارة العامة والحكم الذاتي المحلي والتفاعل المجتمع المدنيوالعمل مع السلطات العامة ، وجودة وكفاءة تقديم الخدمات العامة ، بما في ذلك من خلال إنشاء الحكومة الإلكترونية. أصبح تشكيل الحكومة الإلكترونية في الاتحاد الروسي ممكنًا بسبب الاستخدام الواسع لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات في المجال الاجتماعي والاقتصادي والسلطات العامة.
في عام 2010 ، تم إصدار معيار يستخدم في تنظيم التفاعل الإلكتروني بين المنظمات: GOST R 53898-2010 “أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية. تفاعل أنظمة إدارة الوثائق. متطلبات البريد الإلكتروني. يحدد المعيار تنسيق الرسالة الإلكترونية وتكوينها ومحتواها التي توفر تفاعل معلومات لأنظمة إدارة المستندات.
في عام 2010 ، بأمر من حكومة الاتحاد الروسي في 20 أكتوبر 2010 رقم 1815-r ، تمت الموافقة على البرنامج الحكومي "مجتمع المعلومات (2011-2020) للاتحاد الروسي".
هدف، تصويب برنامج الدولةيتعلق "مجتمع المعلومات (2011-2020)" بجني الفوائد للمواطنين والمنظمات من استخدام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات من خلال توفير فرص متساوية للوصول إلى مصادر المعلومات، وتطوير المحتوى الرقمي ، واستخدام التقنيات المبتكرة ، وزيادة جذرية في كفاءة الإدارة العامة مع ضمان الأمن في مجتمع المعلومات.
في 2010-2012 ، تم اعتماد عدد من الإجراءات القانونية التي تعمل على أتمتة العمل مع الوثائق على المستوى المشترك بين الإدارات. وبذلك يتم تنفيذ برنامج "الحكومة الإلكترونية" بنجاح. يتضمن إنشاء الحكومة الإلكترونية إنشاء نظام إدارة عامة موزع على الصعيد الوطني ينفذ حل مجموعة كاملة من المهام المتعلقة بإدارة المستندات وعمليات معالجتها.
تعريف:الحكومة الإلكترونية هي نظام إدارة الوثائق الإلكترونية للإدارة العامة يعتمد على أتمتة مجموعة كاملة من عمليات الإدارة في جميع أنحاء البلاد ويخدم الغرض من زيادة كفاءة الإدارة العامة بشكل كبير وتقليل تكاليف الاتصالات الاجتماعية لكل فرد من أفراد المجتمع.
بحلول عام 2018 ، وفقًا لمرسوم رئيس الاتحاد الروسي المؤرخ 7 مايو 2012 رقم 601 "بشأن الاتجاهات الرئيسية لتحسين نظام الإدارة العامة" ، ينبغي توفير 70٪ من جميع الخدمات العامة إلكترونيًا.
تعريف:الخدمة العامة - أنشطة السلطة التنفيذية التي توفر خدمة عامة، يتم التعبير عنها في أداء الإجراءات و (أو) اعتماد القرارات التي تستلزم ظهور أو تغيير أو إنهاء العلاقات القانونية أو ظهور معلومات موثقة (وثيقة) فيما يتعلق باستئناف مواطن أو منظمة من أجل ممارسة حقوق، المصالح المشروعةأو الوفاء بالواجبات الموكلة إليهم من خلال الإجراءات القانونية التنظيمية.
وبالتالي ، في الوقت الحاضر ، يتطور الإطار التنظيمي للعمل المكتبي نحو تنظيم إدارة المستندات الإلكترونية.
1. ما هو الفرق بين "الوثيقة" و "المعلومات"؟» ?
2. ما هي أنظمة التوثيق الموحدة التي تعمل على أراضي الاتحاد الروسي؟
3. ما هي الجهة المنظمة لتنظيم العمل المكتبي في السلطات التنفيذية الاتحادية؟
4. ما هي القوانين المعيارية التي تنظم تنظيم العمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية؟
5. ما هي الأهداف والغايات الرئيسية للتنمية نظام الدولةدعم إدارة الوثائق.
مهام عملية
1. قارن بين مفاهيم "العمل المكتبي» و "وثائق الإدارة". ابحث عن أوجه التشابه والاختلاف.
2. قارن بين الأهداف الرئيسية لإنشاء ووظائف الهيئات البلدية والهيئات التنفيذية الاتحادية.
* * *
المقتطف التالي من الكتاب اساسيات العمل المكتبي بالولاية و حكومة البلدية(إل أ دورونينا ، 2018)مقدم من شريك الكتاب لدينا -
(بالأحمر. المراسيم الصادرة عن حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 07.09.2011 برقم 751 بتاريخ 26.04.2016 برقم 356)
أولا - أحكام عامة
تحدد هذه القواعد إجراءات موحدة للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الاتحادية.
لا تنطبق هذه القواعد على تنظيم العمل بالوثائق التي تحتوي على أسرار الدولة.
على أساس هذه القواعد ، تضع الهيئة التنفيذية الاتحادية ، مع مراعاة شروط وخصوصيات أنشطتها ، تعليمات حول العمل المكتبي ، يوافق عليها رئيس الهيئة التنفيذية الاتحادية بالاتفاق مع الهيئة التنفيذية الاتحادية في مجال الأرشفة. .
II. المصطلحات والتعريفات
()
طلب
لقواعد العمل
في الوكالات الفيدرالية
قوة تنفيذية
قائمة المعلومات المطلوبة حول المستندات ،
تستخدم لغرض المحاسبة والبحث عن الوثائق
في أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية
السلطات التنفيذية الاتحادية
(بالأحمر. مرسوم حكومة الاتحاد الروسي المؤرخ 26 أبريل 2016 رقم 356)